Focus sur les outils

Une très grande majorité d'entreprises et d'utilisateurs n'ont qu'une vue très parcellaire des outils qui sont à leur disposition pour offrir tout un ensemble de services : les outils sont inconnus ou leur utilité mal comprise.

Le nombre important d'outils fait peur, mais plutôt qu'être un problème, c'est une chance car chaque solution permet de couvrir de manière efficace certains usages très précis. Découvrez ces usages au travers des présentations de chaque outil accessibles depuis cette page.

Vous pouvez retrouver toutes ces informations dans le livre blanc de Microsoft 365 (cliquer ici)

Les outils pour dialoguer et communiquer

 

Le dialogue est l'essence même de la collaboration. Informer, questionner, communiquer, échanger, ... Le dialogue prend plusieurs formes selon le contexte. Depuis le début des années 1990, il y a 30 ans, la messagerie était l'outil unique. D'autres alternatives plus efficaces sont aujourd'hui disponibles. 

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L'outil collaboratif phare, alternative efficace à l'utilisation de la message pour collaborer

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La messagerie d'entreprise qu'on ne présente plus, pour communiquer par emails

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L'outil de Réseau Social d'Entreprise, pour réinventer l'entraide et la com' interne

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L'outil "WhatsApp like" pour collaborer via smartphone entre membres d'une équipe

 

Les outils pour être plus efficace au quotidien

Souvent fort méconnus, de nombreux outils de Microsoft 365 permettent d'améliorer l'efficacité individuelle et collective. Voici quelques outils qui ont cet objectif.

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Montez facilement vos réunions en proposant des créneaux aux participants.

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Gérer des listes de données structurées (comme des mini bases de données)

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Proposer des agendas pour permettre aux utilisateurs de s'inscrire eux-mêmes.

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Gérer vos tâches personnelles au travers de listes thématiques 
 

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Créer des enquêtes et des questionnaires et gérer les réponses facilement

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Réaliser des dessins à la main levée avec une tablette et les partager.

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Gérer les tâches d'équipe et faire un suivi au travers de tableau de bord

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Prendre des notes, intégrer des schémas. Structurer les notes par bloc notes et les partager.

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Créer des contenus avec les outils de la Suite Bureautique bien connue (Word, Excel, ...)

 

Les outils pour stocker les documents, publier des contenus / intranet

Microsoft 365 est surtout connu au travers de SharePoint qui lui-même est essentiellement connu pour être une solution de gestion documentaire. Mais SharePoint permet bien plus que ça. Ce n'est pas non plus le seul et unique outil pour stocker des documents et publier des contenus.

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Réaliser des espaces intranet, gérer les documents de l'entreprise, ...

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Partager et publier des vidéos au sein de l'entreprise, au travers de chaînes thématiques

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Gérer vos documents individuels de travail, synchronisez les dans le cloud et partagez les

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Partager et publier de l'information au travers d'une page Web moderne

 

Les outils pour digitaliser les processus

Microsoft 365 propose aux entreprises un panel complet d'outils pour digitaliser les processus de l'entreprise. Dynamics est l'ERP/CRM de Microsoft qui vous permettra de couvrir plusieurs besoins métier. Plus largement, c'est la Power Platform qui offre une large gamme d'outils, au travers des outils "Power" (Power Apps, Power BI, Power Automate, etc).

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Digitaliser les processus métier de l'entreprise avec le CRM/ERP Dynamics

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Pour visualiser et exploiter les données de l'entreprise

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Réaliser des applications informatiques low code pour les PC, Smartphones, tablettes.

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Pour créer des chatbots

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Réaliser des opérations automatiquement selon des éléments déclencheurs

 

Les outils VIVA pour une nouvelle expérience des salariés

Les outils VIVA ont été annoncés en février 2021. Les outils sont présentés par Microsoft comme une plateforme dédiée à l’expérience collaborateur, conçue pour favoriser l’engagement, la formation, le bien-être et le partage de connaissances au sein de l'environnement de travail. Intégrée à Microsoft 365 et Microsoft Teams, Viva a vocation à accélérer la collaboration en entreprise et à permettre à chaque collaborateur de se développer et de s’épanouir dans son environnement professionnel. 

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Viva Learnings - centraliser la formation au sein de l'entreprise.

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Viva insights - proposer des recommandations de bien être aux salariés

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Viva connections - agréger les informations, actualités à un seul endroit

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Viva Topics - Agréger la connaissance sur les principaux sujets

 

Les outils pour trouver l'information

A termes, Microsoft 365 va contenir une grande majorité de l'information de l'entreprise. Encore faut-il êstre capable de retrouver facilement cette information. C'est l'objectif de ces deux outils.

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Trouver de l'information qui pourrait nous intéresser, au travers du contexte

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Chercher des documents, des sites, des personnes selon leurs compétences, etc.