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L'entreprise du 21ième siècle

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Cela fait plus de vingt ans que nous sommes entrés dans le 21ieme siècle. On pourrait donc penser que ce sujet est clos depuis longtemps, mais ce n’est pourtant pas le cas. Une majorité de sociétés, petites et grandes, continuent de fonctionner sur des schémas similaires à ce qu’on connaît depuis plus de de trente ans. 

Devenir une entreprise moderne n’est pas uniquement 
une question d’outils
 : c'est une question d'ambition

Acheter des licences de Microsoft 365 ne fera pas forcément entrer votre entreprise dans le 21ieme : c’est plutôt ce que vous en ferez.  

 

Par exemple, beaucoup de sociétés font le choix de Microsoft 365 uniquement pour externaliser leur messagerie et minimaliser les coûts d’administration. Mais miser uniquement sur la messagerie de Microsoft 365 en termes d’usages, en occultant volontairement les autres outils pour éviter de perturber les collaborateurs dans leurs habitudes ne changera en rien le « logiciel » de fonctionnement de l’entreprise. 

 

Être une entreprise du 21ieme siècle, C’est plutôt une question de culture d’entreprise, de postures,  de scénarios de travail et d’usages. Dans cet ordre.  

  • Les nouveaux usages permettent de définir de nouveaux scénarios de travail

  • Ces nouveaux scénarios génèrent de nouvelles postures des collaborateurs, des managers et des dirigeants (entraide, innovation, agilité, recherche de la simplicité...)

  • Toutes ces nouvelles postures modifient la culture d’entreprise pour une entreprise plus moderne dans son fonctionnement, dans ses approches, dans ses manières de fonctionner.  

Une culture d'entreprise moderne est orientée vers la collaboration, l'agilité, la recherche de l'efficacité et de la simplicité. C'est un culture qui fait la part belle à la transversalité entre les directions, les équipes. Une culture qui donne aux managers un rôle de facilitateur et de guide, et non un simple rôle de donneur d'ordres, etc. 

Ce qui définit l'entreprise du 21ième siècle 

L'entreprise moderne s'oppose à la vieille entreprise des années 1990 sur plusieurs points. En voici quelques exemples parmi les plus importants :

  • une entreprise décloisonnée : les équipes et les directions doivent travailler ensemble facilement de manière fluide. Sur ce point, Teams est un outil qui permet de rendre cette collaboration transversale concrète, comme expliqué ici dans cette vidéo. Mais l'outil ne fait pas tout : il rend simplement les choses possibles et plus simples. En parallèle, il faut aussi faire évoluer les postures internes, identifier les baronnies internes pour les aider à adopter plutôt une culture de la collaboration.
     

  •  une entreprise plus agile et réactive : dans l'entreprise moderne, la communication doit être fluide et rapide pour être en mesure de faire aux startups beaucoup plus agiles. Condition pour cela : mettre en place des canaux d'échange et de dialogue plus efficaces qu'aujourd'hui avec le mail, complètement saturé. Là aussi, Teams va apporter des gains de réactivité et de fluidité indéniables face aux mails, comme cela est expliqué dans cette vidéo. Mais sur ce sujet également, l'outil ne fait pas tout : si Teams permet d'être plus efficace dans les dialogues et plus réactif, les postures doivent également évoluer dans ce sens, pour mettre la priorité sur la réactivité et sur la pédagogie.
     

  • une entreprise plus efficace collectivement et individuellement : Microsoft 365 propose un nombre important d'outils que vous pouvez découvrir en cliquant ici qui permettent d'améliorer l'efficacité collective et individuelle . Quelques heures gagnées chaque jour, chaque semaine, ce sont des points gagnés sur la concurrence. Encore faut-il connaître ces outils, en faire la promotion et accompagner les collaborateurs.
     

  • une entreprise ouverte au télé travail : en janvier 2020, certaines grandes sociétés refusaient encore l'idée même du télétravail. La crise sanitaire a complètement changé les choses comme expliqué dans cette vidéo. Aucune entreprise ne peut plus faire l'impasse sur le télétravail, avec ou sans crise sanitaire. Ce n'est plus une question de choix ou de posture, c'est une question de survie. Mais comme expliqué dans la vidéo, si Microsoft 365 rend possible le télétravail, il n'en faut pas moins un accompagnement auprès des collaborateurs.
     

  • une entreprise plus outillée et plus mobile : lorsqu'une entreprise a des salariés itinérants, qui se déplacent sur le terrain ou chez les clients, des outils mobiles sont importants pour communiquer mais aussi pour travailler. Exemple : des applications smartphone pour les techniciens sur les chantiers pour saisir les données du terrain en temps réel, ce qui alimente des données qui seront analysées au central.

    Réservées jadis aux grands groupes à cause des coûts prohibitifs, Microsoft 365 offre des réponses complètes rapidement et économiquement : des applications pour chaque outil (Teams, etc - découvrir en cliquant ici), mais aussi la possibilité de créer des applications informatiques sans développement via les outils de Power Platform à découvrir en cliquant ici
     

  • une entreprise plus simple : la transformation digitale interne est un très bon prétexte pour simplifier l'entreprise. Il s'agit de revoir les règles qui sont souvent héritées du passé mais qui ne correspondent plus réellement au contexte actuel. Simplifier permettra de revoir les scénarios de travail et de digitaliser les processus. Mais c'est avant tout une ambition d'entreprise avant d'être une question d'outils.
     

  • une entreprise au management plus participatif : le manager moderne n'est plus un petit chef mais un leader, un guide pour son équipe, un facilitateur. Son changement de posture a un impact sur la manière d'animer l'équipe. Teams apporte dans ce domaine également une bonne réponse pour une animation dynamique de l'équipe. Découvrez en cliquant ici, le scénario digital de l'animation d'une vie d'équipe.
     

  • une entreprise qui permet à chacun d'être innovant : dans une entreprise moderne, l'innovation ne doit pas se cantonner à l'équipe chargée de la R&D. Chacun.e dans l'entreprise peut avoir une idée d'amélioration (d'un produit, d'un outil, d'un processus interne) et doit pouvoir la présenter et la défendre. Bien sûr : impossible de faire un mail à toute l'entreprise pour expliquer son idée. Yammer par contre, est un excellent outil, comme en témoigne Thibault Godard dans ce témoignage. Découvrez en cliquant ici le scénario digital de l'animation de l'innovation.
     

  • une entreprise qui fait la promotion de l'entraide : tous les collaborateurs d'une entreprise sont potentiellement utilisateurs d'un processus ou d'un outil interne, pour lequel il aura des questions, ou besoin d'avoir des informations (maintenance, nouvelles fonctionnalités, etc). Dans une entreprise moderne, ces sujets pouvant générer de l'attente et des questions sont identifiés et des canaux sont mis en place (sans faire usage du mail) : des communautés d'entraide sont créées pour les porter, avec l'outil Yammer notamment.  
     

  • une entreprise qui se met rapidement en mouvement : le temps de la stabilité des marchés est révolu. Aujourd'hui, une entreprise qui ne tiendrait pas compte des évolutions permanentes du marché et du contexte peut disparaître rapidement. Les risques n'ont jamais été aussi nombreux : arrivée d'un concurrent disruptif sur le marché, évolution brutal des besoins des clients, changement des habitudes de consommation (crise sanitaire ou adaptation au changement climatique). Quand le risque apparaît, il faut savoir réagir vite et mettre rapidement "l'entreprise en mouvement", selon l'expression de David Porcheron, directeur dynamique interne de Covea (lire son interview). Or on ne mobilise pas l'entreprise en envoyant des centaines de mails. Découvrez en cliquant ici le scénario digital de la communication interne.
     

  • une entreprise plus sûre et plus conforme : jamais le risque de cyber attaque n'a été aussi fort depuis des années, et jamais les conséquences n'ont été aussi lourdes en termes d'image de marque, en termes d'activité, de pertes de chiffre d'affaire. Le RGDP (règlement général sur la protection de la donnée) s'ajoute à ce risque, avec des amendes très dissuasives si l'entreprise s'est rendue coupable de manquement grave au traitement des données personnelles. Sur ces deux points, Microsoft 365 propose des solutions complètes comme cela est expliqué dans cette page.
     

  • une entreprise plus empathique : les patrons tyrans ne sont plus à la mode et c'est tant mieux. La bienveillance devient de plus en plus une norme sociale dans les entreprises. La collaboration digitale avec Teams ou Yammer, le réseau social d'entreprise, permet de nouvelles opportunités pour récompenser les collaborateurs et leur donner de la reconnaissance, comme cela est expliqué dans cet article.
     

  • (...) la liste n'est pas exhaustive

Réinventer les scénarios

"On ne peut pas faire autrement en faisant pareil."

Bon nombre d'entreprises cherchent à éviter au maximum de déranger les habitudes de leurs salariés lorsqu'ils déploient des solutions de digital interne, comme Microsoft 365. C'est la cause d'un grand nombre des échecs.

Car les gains d'efficacité se trouvent dans les nouveaux scénarios de travail, qui s'appuient sur les usages rendus possibles par les outils de Microsoft 365. Garder les mêmes scénarios en essayant d'y greffer de nouveaux outils, c'est aller vers un échec assuré. Par exemple, animer des projets en utilisant TEAMS et la messagerie en plus pour conserver les mêmes habitudes, c'est ajouter de la complexité sans avoir le moindre gain.

Mais un scénario c'est quoi ? C'est une manière de travailler avec de nouveaux outils et de nouvelles postures. Les postures ce sont par exemple de nouveaux réflexes de collaboration plus transverse. Ces postures ne seront possibles qu'avec des outils qui apportent de nouveaux usages en phase avec cette nouvelle posture. En effet, la messagerie déjà saturée ne peut pas devenir une solution viable aux nouvelles attentes en termes de collaboration plus agile et efficace. 

Le digital Working est le nom que je donne à l'art et la manière de réécrire avec les équipes les nouvelles façons de travail avec ces nouvelles postures, ces nouveaux usage et ces nouveaux outils. Dans le cadre de l'animation d'un projet par exemple, il s'agira de revoir complètement la manière de collaborer sur le projet, sans utiliser la messagerie. Le nouveau scénarios reposera plutôt sur des usages proposés par Teams pour dialoguer entre les acteurs du projet, Planner pour gérer les tâches, Forms pour sonder les futurs utilisateurs, Power BI pour gérer les KPIs, Yammer pour créer une communauté des utilisateurs, etc.