digital interne
Retour sur investissement
Déployer Microsoft 365 représente un coût pour l'entreprise. Au delà des coûts de licence, il y a les coûts de l'accompagnement des collaborateurs, des formations. Mais pour gagner quoi ?
"Combien rapporte le digital interne" ?
Une réponse difficile
La question du retour sur investissement est la question récurrente des CODIRs, à juste titre. Face aux investissements à consentir, que va gagner l'entreprise ?
Le réflexe est d'apporter une réponse économique chiffrée. Souvent, on fait des calculs un peu simplistes, du style "chaque utilisateur" gagne 10 min par jour, ce qui équivaut sur 10 000 salariés à une économie de X milliers d'euros par jour". Mais un décideur lucide vous répondra que si les outils lui libèrent 10 min par jour, il en profitera pour passer plus de temps à la pause café avec ses collègues. Ce n'est donc pas la bonne approche.
Autant le retour sur investissement d'une nouvelle machine est facile à calculer, soit en termes d'augmentation de la production, de baisse de consommation d'énergie ou même de diminution des effectifs, autant Microsoft 365 touche à l'humain. Pour cette raison, un ROI calculé de manière financière est impossible à donner, à l'exception des économies réalisées en passant "dans le cloud" des outils comme la messagerie et SharePoint, avec les économies d'échelle associée.
Un chapitre complet a été consacré au sujet dans le livre "le digital interne en entreprise", que je vous invite à lire pour avoir tous les détails. Mais donnons tout de même ici quelques pistes...
Quelle valeur donnez-vous aux choses ?
Cette question résume à elle seule la clé de la réponse à apporter au sujet du retour sur investissement.
En fait, Microsoft 365 va apporter de nouvelles opportunités à l'entreprise. Mais toutes les entreprises n'accordent pas les mêmes valeurs aux choses. Permettre aux collaborateurs de pouvoir partager des idées et réagir aux actualités de l'entreprise peut être considéré comme une opportunité de grande valeur pour certaines entreprises alors que d'autres rejetteront cette opportunité.
Exemple, que vaut cette banane pour vous ?
Pour vous, ça vaut le prix du fruit, pour d'autres c'est une oeuvre d'art au prix de 150 000 dollars (lire l'article).
Dans cette équation, vous connaissez une des deux inconnues : c'est tout ce que vous coûte le déploiement, en termes de licence, en accompagnement, en formations, etc.
Pour évaluer le retour sur investissement, il faut mettre en face des coûts tout ce que le digital interne va rapporter pour juger si l'investissement est rentable, pas uniquement en termes d'argent mais en termes de stratégie d'entreprise. Et sur ce sujet, l'entreprise est la seule à évaluer la valeur que ce que peut apporter le digital interne.
Par exemple :
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que vaut pour votre entreprise la possibilité de fluidifier et d'optimiser les échanges, de rendre les dialogues plus réactifs au sein de l'entreprise ? Pour certaines entreprises c'est une priorité qui vaut à elle-seule les coûts d'investissement.
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que vaut pour votre entreprise la possibilité de donner la parole aux collaborateurs, au travers de communautés du réseau social d'entreprise par exemple ? Pour certaines sociétés, cela fait partie de la stratégie de modernisation de la culture d'entreprise, c'est donc inestimable. Pour d'autres, cette possibilité n'est carrément pas souhaitée : pire, cela va contre la culture d'entreprise qui est très conservatrice.
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que vaut pour votre entreprise la possibilité de "mettre en mouvement l'entreprise" en réinventant une stratégie de communication interne ? Pour certaines sociétés, c'est indispensable dans un contexte de transformation, de fusion, de changement d'orientation, ... Pour d'autres, ça n'a aucun intérêt.
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que vaut pour votre entreprise la possibilité de se protéger contre les cyber attaques et d'être conforme au RGPD ? Pour certaines, la cyber protection est une garantie de survie, de même que le respect de la RGPD. Pour d'autre, ce n'est pas un sujet (pour le moment).
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... la liste est loin d'être exhaustive
Nous pourrions poursuivre les exemples dans ce sens sur un grand nombre de sujets, comme je l'ai fait dans mon livre "le digital interne d'entreprise".
Gare au retour sur investissement négatif !
On n'en parle jamais, mais c'est pourtant une réalité. Mal déployés, mal utilisés, les outils de Microsoft 365 peuvent semer la pagaille dans une entreprise et donc générer des pertes d'efficacité plutôt que des gains. Alors qu'on attend des outils un retour sur investissement positif, le ROI peut s'évérer négatif ! Voici quelques exemples :
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Avant Microsoft 365, les documents sont stockés dans les serveurs de fichiers. Ce n'est pas efficace ni forcément bien organisé, mais au moins, tout est à un seul endroit et tout le monde est habitué. Avec Microsoft 365, sans stratégie claire, des équipes Teams et de sites SharePoint risquent de se créer en totale anarchie sans explication ni scénario clair, EN PLUS des serveurs de fichiers qui resteront actifs, ce qui risque de considérablement gêner la gestion documentaire.
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Avant Microsoft 365, le seul outil de collaboration et de communication, c'est le mail. Ce n'est pas efficace, mais c'est en tout cas le seul outil utilisé. Avec Microsoft 365, s'ajoutent aux mails les équipes Teams (conversations privées, conversations d'équipes / canaux, Viva Engage - réseau social d'entreprise). Sans accompagnement, certains continueront à utiliser les mails pour collaborer, d'autres utiliseront Teams ou Viva Engage, mais sans réelle stratégie commune, ce qui risque de considérablement gêner la collaboration et créer des tensions.
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Avant Microsoft 365, il n'y avait que le serveur de fichiers, mais qui ne dispose pas de moteur de recherche. Du coup, si certains dossiers sont mal protégés, ce n'était pas bien grave tant que ces dossiers sont "cachés" par la profondeur de l'arborescence des dossiers. Avec Microsoft 365, les utilisateurs disposent d'un moteur de recherche global qui recherche PARTOUT dans l'entreprise et remontent les contenus auxquels vous avez des droits d'accès mais aussi... les contenus qui sont mal protégés et que vous n'auriez jamais du voir.
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Avant Microsoft 365, les outils sont limités essentiellement à la messagerie et au serveurs de fichiers. Avec Microsoft 365, les équipes disposent d'un panel complet de solutions, comme Planner, Lists, Loop, etc. Autant d'outils que des utilisateurs avertis peuvent utilisés, mais qui ne seront pas bien compris ni bien utilisés par leurs collègues, moins bien formés, ce qui va générer des pertes d'efficacité et des tensions.
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... la liste n'est pas exhaustive.
Bref, acheter des licences Microsoft 365 ne garantit pas des gains immédiats et automatiques s'il n'y a pas un accompagnement assuré autour de ces outils.
Pire, si ces outils ne sont pas encadrés et accompagnés, ils peuvent générés des pertes d'efficacité ou générer tension et frustration.
La condition : connaître le digital interne
Souvent, les décideurs dans les entreprises se prononcent sur la pertinence du déploiement du digital interne sans avoir une lecture complète du sujet, ce qui est souvent troublant.
Pour savoir si les investissements sont pertinents, il faut comprendre exactement de quoi on parle. Il faut connaître tous les apports du digital interne et non pas se contenter de regarder le sujet sous l'angle très réducteur d'un projet informatique ou d'un outil connu, comme Teams ou SharePoint.
La difficulté dans les déploiement des solutions Microsoft 365 n'est pas tant d'accompagner les collaborateurs que d'aider les membres des comités de direction générale à bien comprendre le périmètre complet du sujet.
A lire pour tout savoir sur ce sujet, le livre destiné aux dirigeants et décideurs :
Pour en savoir plus sur le retour sur investissement (ROI) du digital interne et de Microsoft 365, lisez le chapitre 6 de mon livre "Le digital interne en entreprise" qui est entièrement consacré au sujet.
A lire également sur le sujet du ROI :