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Microsoft 365

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Comprendre Microsoft 365

Microsoft 365 est souvent abordé sous l'angle très réducteur de quelques outils phare très connus, ce qui empêche les décideurs de prendre des décisions à la hauteur des enjeux. L'objectif de cette page est de vous aider à bien comprendre ce que Microsoft 365 recouvre comme sujets.

Cloud or not cloud, that's the question

Tout d'abord, faire le choix de Microsoft 365, c'est fait le choix du Cloud. Applications, données et documents sont stockés dans le Cloud de Microsoft.

Le choix du cloud, dans le cadre de Microsoft 365, apporte beaucoup de gains et d'avantage (lire cette interview de l'expert sécurité Abalon) : meilleure résistance face aux cyber attaques applications toujours à jour, évolutions permanentes, données sauvegardées, très forte disponibilité, multi appareils, mobilité, etc. 

Ce choix a un prix : réussir à faire confiance à un éditeur pour lui confier toutes les données de l'entreprise. Paradoxalement, c'est un choix qu'ont fait de très grands groupes internationaux, mais qui reste difficile à faire pour les petites PME.

Choisir Microsoft 365 pour les bonnes raisons

Il est très courant que des entreprises choisissent Microsoft 365 uniquement pour externaliser la messagerie d'entreprise, dont l'administration peut s'avérer coûteuse quand l'entreprise héberge les serveurs, les applicatifs et les données. La première intention est donc d'abord économique.

Ensuite, l'entreprise découvre les autres outils de Microsoft 365. Il y a alors deux réactions : couper tous les outils pour limiter l'accès à la seule messagerie, ou étudier les usages possibles des autres applications, ce qui peut être complexe s'il n'y a aucune compétence interne sur le sujet.

Idéalement, le choix de Microsoft 365 devrait se faire en réponse à une ambition d'entreprise : celle de transformer l'entreprise pour la faire entrer dans un mode de fonctionnement digne du 21ième siècle.

Dans ce cas, l'angle d'approche est complètement différente, orientée sur les usages et les scénarios dans le cadre d'une démarche de transformation plutôt qu'uniquement sur les outils dans le cadre d'un banal projet informatique. Cela fait toute la différence.

 

Les domaines couverts par Microsoft 365

En pensant Microsoft 365, beaucoup ne voient que les outils phare dont tout le monde parle ou que tout le monde utilise. Par exemple pour les plus connus, Outlook, SharePoint, Teams.

Mais ces outils ne sont qu'un exemple de tous les outils (cliquez ici pour les découvrir) proposés par Microsoft 365 et de tous les services qu'on peut en attendre. En voici quelques exemples :

La collaboration

Avec Teams principalement, Microsoft 365 permet de réinventer la manière de collaborer dans l'entreprise (projets, vie d'équipe, démarches, ...), dans un mode plus fluide et plus efficace qu'avec des mails.

Il s'agit ni plus ni moins que de réinventer des scénarios de travail reposant sur les outils de Microsoft 365 comme Teams, mais aussi SharePoint, Planner, etc, plutôt que sur le mail et le serveur de fichiers.

La com'interne (intranets, ...)

SharePoint complètement changé au cours de ces dernières années. SharePoint Online est aujourd'hui un outil efficace pour réaliser des intranets mais aussi pour diffuser de l'actualité.

Associé à Yammer, le Réseau Social d'Entreprise, à Stream, la solution de diffusion de vidéos, Sway pour créer des pages Web rapidement, ou encore Forms pour faire des enquêtes, les directions de la com' interne disposent de tous les outils pour réinventer leur manière de communiquer en misant plus sur le digital que sur les mails pour informer les collaborateurs.

La gestion documentaire

SharePoint Online n'a rien perdu de sa puissance en matière de gestion documentaire. Avec cet outil l'entreprise est capable de créer des bases documentaires puissantes et faciles d'utilisation, si tant est que l'entreprise prenne le bon angle pour les mettre en place, avec la bonne stratégie.

La vie du salarié

Apparus en février 2021, les outils de la plateforme VIVA ont pour ambition de remettre le salarié au coeur de l'entreprise. Plusieurs solutions sont proposées, dont un module pour agréger les solutions de formation ou encore un système de recommandations pour le bien être des collaborateurs (éviter les burn out, etc).

La recherche

Trouver l'information est le grand besoin de toutes les entreprises. Plusieurs solutions sont proposées au sein de Microsoft 365, dont en particulier Delve et Search, le moteur de recherche de Microsoft 365.

La cyber sécurité

Comme l'évoque l'expert cyber sécurité d'Abalon Xuan Ahehehinnou dans cet article, Microsoft 365 propose un panel très important de solutions pour protéger l'entreprise contre les cyber attaques et en particulier les ransomwares.

L'humaine reste le point faible de la chaîne de protection, mais Microsoft 365 propose des stratégies pour réduire encore d'avantage les risques.

La conformité

Le RGPD, c'est le Règlement Général sur la Protection des Données (cliquez ici pour en savoir plus). Les sanctions prévues par le RGPD sont importantes en cas de manquement dans la protection de la donnée personnelle. 

En cas de litige, ce qui comptera ce seront les efforts mis en place par l'entreprise pour identifier les informations sensibles et les tracer (exemple, des fichiers Excel contenant des noms de clients). Microsoft propose justement une console dédiée à la conformité des données.

L'efficacité individuelle et collective

De nombreuses pépites inconnues des salariés sont disponibles dans Microsoft 365 comme par exemple To Do pour gérer ses tâches individuelles ou FindTime pour faciliter le montage de réunions.

Dans un contexte de forte concurrence, chaque gain d'efficacité doit être saisi. Pour découvrir ces outils, cliquez ici.

La digitalisation des processus

Réaliser des applications pratiques ou métier pour les équipes, pour une utilisation sur ordinateur, tablette ou Smartphone : ce n'est plus réservé aux grosses entreprises qui disposent de gros moyens techniques et/ou financiers.

Il est aujourd'hui possible de réinventer la réponse aux besoins d'outils métier, en poste fixe ou mobile, avec la Power Platforme, que vous pouvez découvrir en cliquant ici.

La mobilité

De plus en plus, les entreprises ont besoin de solutions pour accéder en mobilité à leurs données : documents, informations, intranet, actualités.

Microsoft 365 propose des solutions mobiles clés en main pour toutes ses applications, permettant de donner des accès en pleine mobilité aux équipes qui vont sur le terrain.

L'exploitation des données

Aujourd'hui plus encore qu'hier, la donnée est essentielle pour les entreprises. Les volumes explosent et le traitement de cette données devient de plus en plus complexe. Microsoft 365 propose des solutions pour analyser et traiter cette données, avec l'application Power BI.

Microsoft 365, c'est tout ça, et plus encore

Ces domaines sont les principaux exemples des domaines couverts par Microsoft 365. Bref, les opportunités ne se réduisent pas à quelques outils mais à presque tous les domaines de l'entreprise.

Choisir les bonnes licences en fonction de vos besoins réels

Plusieurs licences sont proposées, avec pour chaque niveau de licences des capacités ou des services différents accessibles aux salariés porteur de ces licences. 

Les licences dépendront selon votre contexte, PME ou grandes entreprises, selon vos besoins fonctionnels, vos ambitions, selon les dispositifs de sécurité que vous souhaiterez mettre en oeuvre, etc. 

Certaines licences vont inclure également les versions "client lourds" des applications de la Suite Bureautique (Word, Excel, ...) d'autres non (seules les versions mobiles de ces applications de la suite seront utilisables).  Faites-vous accompagner pour faire votre choix de façon éclairée.

Avoir la bonne approche avec des avis éclairés

Microsoft 365, ce sont donc de nombreuses opportunités dans de multiples domaines, de la collaboration à la réinvention de la réponse de la DSI avec la Power Platform, en passant par la cyber sécurité. Ces outils proposent de nouveaux usages qui permettront de réinventer de nouveaux scénarios.

Pour aborder Microsoft 365 sereinement, il est essentiel d'avoir une vision claire sur ce que Microsoft 365 vous permettra de faire pour votre entreprise, afin de prendre des décisions éclairées. 

Point vocabulaire : qu'est ce qu'un TENANT ?

Si vous naviguez dans les eaux de Microsoft 365, vous allez entendre ce mot :
TENANT MICROSOFT 365.

Pour l'expliquer simplement, quand vous allez acheter pour la première fois des licences Microsoft 365, Microsoft va vous créer un environnement Microsoft 365 qui sera le vôtre. Cet environnement disposera de ses comptes utilisateurs, il sera lié à votre nom de domaine. Cet environnement contiendra vos fichiers, vos données, etc.

Bref, cet environnement Microsoft 365 qui sera créé pour votre entreprise et qui sera en quelques sortes le "conteneur" de toutes vos informations, c'est ce qu'on appelle un TENANT.

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