OneDrive
Pour gérer les documents individuels
Pour vos fichiers individuels
Alors que SharePoint (seul ou au travers de Teams) est l’outil de stockage des fichiers collectifs (d’une équipe, d’une direction, d’un projet), OneDrive est résolument l’outil de gestion de vos fichiers individuels.
Ce qu’on appelle « fichiers individuels », ce sont les fichiers que vous conservez pour vous, ou les fichiers que vous êtes en train de créer avant de les partager à toute une équipe via un site SharePoint et/ou une équipe Teams.
Un espace OneDrive est rattaché à chaque utilisateur
Chaque espace OneDrive est lié à chaque utilisateur et à son compte propre. Bien entendu, c’est un espace de stockage pérenne pour chaque collaborateur dans la mesure où cet espace perdurera tout le temps que cette personne sera salariée dans l’entreprise.
Par contre ce n’est pas un espace de stockage pérenne pour l’entreprise dans la mesure où l’espace OneDrive d’un salarié est détruit quand ce salarié quitte l’entreprise.
N’utilisez donc pas OneDrive pour stocker et partager des fichiers au niveau de toute l’entreprise (exemple : les fichiers de travail d’une équipe, d’une direction ou de toute l’entreprise). Attention également si vous partagez des fichiers dans des conversations privées dans Teams, car vos fichiers sont stockés dans votre OneDrive.
Pour du partage et stockage pérenne utilisez les équipes Teams et les canaux, et les sites SharePoint.
Synchronisation dans le Cloud
Touts les fichiers stockés sur OneDrive sont synchronisés dans le Cloud.
Vous pouvez utiliser l’interface Web pour naviguer dans votre arborescence de fichier. Elle est accessible depuis le menu Microsoft 365.
Parce que les fichiers sont dans le cloud, vous pourrez les retrouver également depuis l’application mobile OneDrive, que vous pouvez installer sur votre smartphone. L’application mobile vous offre des fonctionnalités très utiles comme la numérisation des fichiers (en utilisant l’appareil photo de votre smartphone).
Tutoriels
Vous pouvez accéder à des tutoriels OneDrive en cliquant sur la vignette ci-dessous
En conclusion, OneDrive vous garantit de ne jamais perdre vos fichiers en cas de casse ou panne de votre ordinateur ou de vol.
Dans un tel cas, il vous suffit d’utiliser un autre ordinateur pour retrouver immédiatement tous vos fichiers individuels.
Utiliser OneDrive plutôt que WeTransfer : démonstration en vidéo
WeTransfer est l'outil (gratuit) principalement utilisé pour partager des fichiers avec des personnels externes. Mais utiliser un outil gratuit et externe n'est jamais une bonne idée : vous n'avez aucune garantie du traitement de ces fichiers.
En revanche, OneDrive permet de faire des partages de façon simple et sécurisés. Vos documents restent dans votre entreprise. Pour découvrir comment procéder, voyez cette vidéo :