cas d'usage

Animer la vie d'équipe 

Lorsqu’on est manager, animer son équipe c’est accompagner ses collaborateurs au quotidien. C’est bien sûr piloter et coordonner l’activité de chaque équipier mais c’est aussi partager avec eux une certaine vision de l’activité, relever les difficultés pour les solutionner. C’est également les informer des actualités de l’entreprise et de la stratégie.

 

Chaque manager a bien entendu sa propre conception de l’animation d’équipe et va développer son propre style qui sera fortement teinté de la culture d’entreprise (bienveillante ou autoritaire par exemple). Cela dépendra également des effectifs de la dite-équipe, du métier et du contexte, de la personnalité du manager et de celle des équipiers. 

 

Une chose est certaine : le rôle de manager change. Le manager à l’ancienne, style « petit chef » cède progressivement la place au manager leader, d’approche bienveillante, qui a un rôle de facilitateur pour son équipe. Il doit encourager ses équipes et leur témoigner de la reconnaissance.

 

Un autre paramètre a changé dans l’équation et on le doit à la crise sanitaire du COVID : c’est le télétravail. Il y un avant et un après confinement. Et même une fois la crise passée plus aucune entreprise ne pourra rejeter le télétravail comme c’était encore le cas jusqu’en février 2020 parce qu'une entreprise qui le ferait donnerait immédiatement d'elle l'image d'une société obsolète.

 

Avec le télétravail, partiel ou total comme on l’a connu pendant les différents confinements, l’art et la manière d’animer une équipe change, notamment dans la façon d’animer les réunions de travail.  

 

Dans tous les cas, l’animation d’une équipe, pour un manager, cela relève de l’humain au point que beaucoup de managers ne voient pas comment le digital interne peut les aider. L'objectif de cette page est de vous donner quelques idées.

Le sujet

L'ancien scénario et ses limites

Parce que manager c’est avant tout une histoire de relations humaines, le contact direct est et restera important dans le rapport entre le manager et son équipe. 

 

Pour autant, ce sera mentir que de dire qu’animer une équipe, ce ne sont que des échanges en face à face et qu'on n'a pas besoin d'outils pour se parler. La preuve, dans l’ancien scénario, la messagerie est largement utilisée par le manager pour remonter des informations à l’équipe, comme les actualités de l’entreprise ou les directives de la hiérarchie.

 

La messagerie est également très utilisée par les équipiers pour échanger entre eux des informations sur leur activité, pour s’entraider ou pour questionner ou informer le manager. Ces mails qui s’échangent dans le cadre de la vie d’équipe s’ajoutent pêle-mêle à tous les autres mails envoyés et reçus : communication interne, information générale, échanges sur les projets, etc, avec tous les inconvénients décrits ici dans cette vidéo.

 

Dans l’ancien scénario les réunions en présentiel sont incontournables. Une fois par semaine, ou deux fois par mois, l’équipe se réunit dans une salle de réunion pour faire le point sur les sujets en cours, l’avancée des tâches de chacun. Ces réunions sont d'autant indispensables que la collaboration est compliquée avec la messagerie et manque à la fois de fluidité et d'instantanéité.

 

Enfin, en complément, le serveur de fichiers, quand il y en a un, est le réceptacle des différents fichiers de la vie d’équipe : modèles de fichiers, fichiers de travail, et les éternels fichiers Excel qui contiennent la plupart des informations sur les projets en cours, le suivi des tâches.

 

D'ailleurs ces fichiers sont toujours très difficiles a utiliser car souvent verrouillés par des utilisateurs qui les ont ouvert en lecture ou en écriture. Mais le principal problème des serveurs de fichiers, c’est le manque de contexte autour des fichiers : il faut explorer une arborescence constituée de dossiers et de sous dossiers sans plus d’explications. Après tout, c'est une technologie vielle de plus de quarante ans.

 

Au final, dans l’ancien scénario, l’animation de l’équipe est très volatile et très peu structurée : il y a d’un côté des échanges de mails qui se perdent dans les centaines d’autres mails reçus sur d’autres sujets, et dont on perd le fil si on ne fait pas un tri rigoureux. Et de l’autre, un serveur de fichiers dont la structure est souvent difficile à comprendre et dont les usages sont obsolètes avec par exemple une co édition impossible. ​

Le nouveau scénario avec Microsoft 365 et ses opportunités

Contrairement aux idées reçues, l'objectif du digital interne n'est pas de supprimer les relations humaines, mais bien au contraire de les faciliter et de les fluidifier, en particulier lorsque les contacts directs ne sont pas possibles (télétravail, confinement) ou qu'il est compliqué de déranger les équipiers tous les 5 min pour les informer en direct ou leur poser des questions.

 

Il est également très rare que toute l'équipe soit dans la même pièce, tout le temps, au coude à coude pour échanger verbalement sur tout ce qui touche la vie d'équipe : il faut alors trouver une solution pour créer une relation asynchrone la plus fluide possible.

Dans le nouveau scénario, le contact humain direct du manager avec ses équipiers reste donc essentiel et prioritaire par rapport à toute autre forme. Pour autant, Cela n'empêche donc en rien de structurer les échanges et les dialogues dans le cas où ce contact direct n'est pas possible, pour les rendre plus pérennes et exploitables et plus simples à consommer.

L'outil Teams est bien sûr central dans ce nouveau scénario. Au travers de différents canaux thématiques, manager et équipiers pourront échanger et dialoguer via Teams. Dans ce scénario, les échanges internes de mails au sein de l'équipe sont prohibés pour éviter de disperser l'information. Ainsi, grâce à Teams, les échanges sont pérennes et simples à retrouver, par thématique d'échange, comme cela est expliqué ici dans cette vidéo.

 

Teams permet également facilement de témoigner de la reconnaissance professionnelle pour le travail fourni, via des likes ou des messages, comme cela est abordé dans cet article.

 

Un équipier rentrant de vacances n'a plus de mails à dépiler, mais juste à consulter les différents canaux de l'équipe Teams pour voir les informations qu'il a pu manquer. Aucun "tri des messages" n'est plus nécessaire pour avoir une vue exhaustive, et tout le monde partage la même vision des échanges.

Exemple de canaux, pour une équipe classique :
 

  • "réunions d'équipe" pour monter les d'équipe, échanger en amont sur l'ordre du jour, retrouver le CR ou la vidéo de la réunion,

  • "processus internes" pour échanger sur les processus à respecter, retrouver les exemples de fichiers, etc,

  • "infos entreprise" pour permettre au manager de partager les dernières informations et de les commenter et d'engager un échange avec les équipiers s'ils ont des questions.

  • Ou même une thématique "coin café" pour échanger des informations conviviales d'équipe (naissances, mariage, humour, ...).

Exemple ci-dessous, avec une équipe Teams de vie d'équipe :

Bien entendu, Teams apporte une solution de Visio conférence essentielle pour les réunions à distance que ce soit dans le cadre très particulier des confinements sanitaires, que dans le cadre du télétravail. C'est la fonctionnalité la plus connue de Teams depuis le premier confinement mondial de mars 2020.

 

Les réunions peuvent être montées directement dans les canaux pour y être centralisées : vous pourrez ainsi retrouver les vidéos des réunions mais aussi les commentaires échangés.

Exemple ci-dessous, les réunions sont montées directement dans le canal dédié aux réunions d'équipe :

image Teams reunion.jpg

En utilisant l'outil Microsoft LISTS, il est possible de dématérialiser des listes d'informations traditionnellement stockées dans des fichiers Excel, ce qui apporte de nouvelles opportunités (versionning de chaque ligne d'information, automatismes avec Power Automate, etc).

Exemple ci-dessous, avec une liste des projets, intégrée dans le canal dédié au suivi d'activité

En utilisant Planner, il devient simple de définir des tâches pour chaque équipier et de suivre l'avancée de ces tâches au travers d'un tableau de bord. L'utilisation de Planner permet de réinventer les réunions d'équipe : (1) avant la réunion, mettre à jour les informations dans le Planner (2) la réunion d'équipe permet simplement alors de constater les avancements et de résoudre les problèmes.

Exemple ci-dessous, avec un planner intégré dans un canal d'une équipe Teams de vie d'équipe :

Vous pouvez utiliser OneNote pour structurer les notes et compte rendus rédigés dans le cadre de la vie d'équipe. Vous pourrez ainsi y saisir tous les comptes rendus des réunions et les partager directement.

Exemple ci-dessous, avec un OneNote intégré dans un canal d'une équipe Teams de vie d'équipe :

Avec Teams, il devient possible également d'intégrer dans l'équipe de travail des informations provenant directement de l'intranet d'entreprise, comme par exemple les consignes RH pour les prises de congés, etc. Et bien entendu, les documents de l'équipe seront accessibles depuis Teams.

Exemple ci-dessous, avec l'intégration de la rubrique RH directement dans le canal Teams dédié aux échanges sur le sujet RH au sein de l'équipe :

Avec Power BI, vous pouvez intégrer dans le canal de votre équipe Teams des tableaux de bord que que les membres de l'équipe pourront utiliser pour analyser des données.

Exemple ci-dessous, avec l'intégration d'un Power BI dans d'analyse des données RH dans un canal d'échange dédié aux Ressources Humaines : 

En conclusion

Une équipe Teams de vie d'équipe offre un espace de vie digital concret à toute l'équipe, un espace structuré et simple d'utilisation contrairement à l'ancien scénario où les échanges sont volatiles et les informations dispersées et très faiblement structurées. L'équipe Teams permet au contraire de centraliser les échanges, les documents, les connaissances. Elle facilite l'arrivée d'un nouvel équipier

Principaux conseils de mise en oeuvre

  • Voyez cette vidéo qui explique les gains de Teams versus Outlook 

  • Définissez la structure de l'équipe Teams de vie d'équipe ensemble, lors d'un atelier. Réinventer la manière de réaliser les réunions d'équipe (renseigner le planner en amont, etc) : définir les droits et devoirs

  • Décrivez bien les règles d’usage pour toutes et tous : comment s'exprimer, poster un message, où stocker les documents, etc

  • Tout le monde dans l'équipe doit être utilisateur : les équipiers et surtout le manager qui doit être exemplaire en termes de bonne pratique

  • Réfléchissez bien au nom des canaux thématiques en fonction du contexte de la vie d'équipe pour que le scénario d'usage soit clair

  • Veillez à ce que tous les acteurs du projet maitrisent bien Teams (leur faire visualiser cette vidéo)

  • … (liste non exhaustive)…  

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