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Pour trouver des créneaux de réunion

Le casse tête des créneaux !
Monter des réunions avec plusieurs personnes, qu’elles soient internes à l’entreprise ou externes est un vraie casse tête. Même si vous avez une visibilité sur les disponibilités des participants internes (via Outlook), cela ne veut pas dire que tous les créneaux apparemment libres sont des créneaux qui conviennent.

 

Quant aux intervenants externes, la question ne se pose pas : vous n’avez aucune vision de leurs disponibilités. Alors, comment se mettre d’accord pour trouver le bon créneau qui conviendra à tout le monde?

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Gare aux solutions gratuites Internet

Beaucoup d’assistantes vont encore à la pêche aux informations à grand coup d’échange de mails entre les différents intervenants.

D’autres, plus modernes, utilisent des solutions gratuites sur Internet comme Doodle. Cette solution permet de créer une enquête dans laquelle on propose plusieurs créneaux possibles : chaque participant choisit le créneau qui lui convient le mieux. La réunion est montée sur le créneau qui convient à tous les participants.

 

Sur le fond, c’est parfait. Mais les outils intranet gratuits ne sont pas des solutions d’entreprise : aucun accord de confidentialité n’a été signé avec votre entreprise. L’éditeur de la solution n’a donc aucun engagement de confidentialité vis-à-vis de l’utilisateur.

Ainsi, quand l’assistante du PDG d’un grand groupe monte des réunions avec des personnes VIP, le sujet de la réunion, les noms & emails des participants et les dates se baladent sur Internet, accompagnées souvent de publicités car l’outil est gratuit. En termes de confidentialité et de sérieux, on peut trouver mieux.