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FindTime
Pour trouver des créneaux de réunion

Le casse tête des créneaux !
Monter des réunions avec plusieurs personnes, qu’elles soient internes à l’entreprise ou externes est un vraie casse tête. Même si vous avez une visibilité sur les disponibilités des participants internes (via Outlook), cela ne veut pas dire que tous les créneaux apparemment libres sont des créneaux qui conviennent.

 

Quant aux intervenants externes, la question ne se pose pas : vous n’avez aucune vision de leurs disponibilités. Alors, comment se mettre d’accord pour trouver le bon créneau qui conviendra à tout le monde?

Gare aux solutions gratuites Internet

Beaucoup d’assistantes vont encore à la pêche aux informations à grand coup d’échange de mails entre les différents intervenants.


D’autres, plus modernes, utilisent des solutions gratuites sur Internet comme Doodle. Cette solution permet de créer une enquête dans laquelle on propose plusieurs créneaux possibles : chaque participant choisit le créneau qui lui convient le mieux. La réunion est montée sur le créneau qui convient à tous les participants.

 

Sur le fond, c’est parfait. Mais les outils intranet gratuits ne sont pas des solutions d’entreprise : aucun accord de confidentialité n’a été signé avec votre entreprise. L’éditeur de la solution n’a donc aucun engagement de confidentialité vis-à-vis de l’utilisateur.


Ainsi, quand l’assistante du PDG d’un grand groupe monte des réunions avec des personnes VIP, le sujet de la réunion, les noms & emails des participants et les dates se baladent sur Internet, accompagnées souvent de publicités car l’outil est gratuit. En termes de confidentialité et de sérieux, on peut trouver mieux.

FindTime, la solution d’entreprise

FindTime est la solution de Microsoft 365 pour proposer des créneaux. FindTime s’appuie sur Outlook dont il est un complément à installer au préalable (cliquer ici). Pour cette raison, FindTime n’apparaît pas dans la liste des applications Microsoft 365, ce qui est fort dommage, car le tableau de bord serait plus simple à consulter.


Pour proposer des créneaux, il faut préparer un mail aux participants, puis choisir des créneaux dans l’interface FindTime.

 

Un tableau de bord accessible à l’adresse ci-dessous permet de voir toutes les propositions de créneau:
 

Tutoriels

 

Vous pouvez accéder à des explications d'utilisation en cliquant sur l'image ci-dessous :

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Démonstration en vidéo

Découvrez comment utiliser FindTime en visionnant cette courte vidéo de démonstration.