Dans une grande majorité d’entreprises, le mail et le serveur de fichiers (dans le meilleur des cas) restent les principaux outils de collaboration pour travailler sur les projets.  Cela pose plusieurs problèmes : 

 

• Tous les acteurs du projet n’ont pas le même niveau d’informations à cause de l’utilisation du mail. Mêlés aux mails sur les autres sujets, des messages peuvent ne pas être vus. Et selon que les personnes trient ou pas les mails, tous les acteurs du projet n’auront pas la même vision des échanges, ce qui peut être très gênant. 
   

• Le dialogue n’est pas efficace : si un échange s’engage à plusieurs personnes sur un sujet précis, ce sont autant de nouveaux mails qui vont s’entre mêler avec d’autres mails sur d’autres sujets. Or avec le mail il est difficile de gérer les priorités. 
   

• Le partage des documents pose souci : dans le meilleur des cas, un serveur de fichiers est utilisé. Mais ces serveurs de fichiers ne permettent pas la co édition, ne proposent pas de versionning des documents et surtout ne sont pas accessibles à des personnels externes à l’entreprise. Pire souvent les documents sont envoyés en pièces jointes aux mails. 

 

En conclusion l’ancien scénario de travail n’encourage pas vraiment une réelle animation du projet : d’ailleurs dans les sociétés qui travaillent « à l’ancienne » on ne parle toujours que de pilotage.  

 

Pour éviter de spammer les collègues, chacun hésitera à envoyer des mails à tous les acteurs pour les informer de toute nouvelle information sur le projet, pour se limiter qu’aux messages les plus importants.