cas d'usage

Animer un projet 

Tout projet implique forcément plusieurs personnes, salariés de l’entreprise ou intervenants externes, qui travaillent ensemble vers un but commun. Un projet se pilote mais il s’anime aussi. 

 

Le pilotage, c’est le contrôle des indicateurs : suivi consommation des ressources, suivi budgétaires, planification et affectation des tâches, contrôle de l'avancement, suivi du diagramme de Gantt, etc.  

 

L’animation c’est autre chose : c’est veiller à la bonne cohésion des membres du projet, à la bonne diffusion des informations, au bon partage des documents. C’est tout mettre en œuvre pour collaborer de manière efficace et pérenne. Autrement dit, animer un projet c’est s’assurer que tout le monde est au même niveau d’information, partage les mêmes versions des documents et collabore de manière efficace,  fluide et réactive. 

Le sujet

L'ancien scénario et ses limites

Dans une grande majorité d’entreprises, le mail et le serveur de fichiers (dans le meilleur des cas) restent les principaux outils de collaboration pour travailler sur les projets.  Cela pose plusieurs problèmes : 

 

  • Tous les acteurs du projet n’ont pas le même niveau d’informations à cause de l’utilisation du mail. Mêlés aux mails sur les autres sujets, des messages peuvent ne pas être vus. Et selon que les personnes trient ou pas les mails, tous les acteurs du projet n’auront pas la même vision des échanges, ce qui peut être très gênant. 
     

  • Le dialogue n’est pas efficace : si un échange s’engage à plusieurs personnes sur un sujet précis, ce sont autant de nouveaux mails qui vont s’entre mêler avec d’autres mails sur d’autres sujets. Or avec le mail il est difficile de gérer les priorités. 
     

  • Le partage des documents pose souci : dans le meilleur des cas, un serveur de fichiers est utilisé. Mais ces serveurs de fichiers ne permettent pas la co édition, ne proposent pas de versionning des documents et surtout ne sont pas accessibles à des personnels externes à l’entreprise. Pire souvent les documents sont envoyés en pièces jointes aux mails. 

 

En conclusion l’ancien scénario de travail n’encourage pas vraiment une réelle animation du projet : d’ailleurs dans les sociétés qui travaillent « à l’ancienne » on ne parle toujours que de pilotage.  

 

Pour éviter de spammer les collègues, chacun hésitera à envoyer des mails à tous les acteurs pour les informer de toute nouvelle information sur le projet, pour se limiter qu’aux messages les plus importants. 

Le nouveau scénario avec Microsoft 365 et ses opportunités

Le nouveau scénario d’animation de projet repose principalement sur l’utilisation de Teams. Selon le contexte, pour chaque projet d’envergure une équipe Teams sera créée, avec différents canaux pour chaque grande phase projet (ou thématique d’échange). Sont invitées dans cette équipe toutes les personnes (internes ou externes) qui vont travailler ensemble sur ce projet. 

Exemple ci-dessous, avec une équipe Teams projet :

 

Dans ce scénario il n’y a plus d’échange par mails : la messagerie est prohibée pour concentrer tous les dialogues dans Teams et éviter de semer la confusion avec une partie des messages dans un outil, et une autre partie dans un autre outil. Il est possible d’échanger autant avec les internes de l’entreprise que les intervenants externes qui sont intégrés en tant qu’invités. 

 

L’usage de Teams permet de simplifier les échanges. Grâce à la notion de « conversation » si un débat s’engage entre tous les membres du projet sur un point en particulier, le nombre d'échange n’aura aucun impact sur l’efficacité collective contrairement à une avalanche de mails qu'il faudra gérer.

 

Tous les documents sont stockés et partagés dans Teams. Il est alors possible de co éditer des documents, de gérer des versions, etc. Les invités externes y ont accès sans aucune difficulté.

 

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Les notifications de Teams permettront aux acteurs du projet de pouvoir gérer les priorités  et traiter en premier les messages relatifs aux projets les plus importants et donc d’être plus réactifs sur les projets critiques. 

 

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D’autres outils peuvent être utilisés en complément, comme par exemple Planner pour gérer les tâches du projet et leur avancement, Forms pour questionner des personnes.

Exemple ci-dessous, avec l'intégration de planner pour gérer les tâches d'équipe

Pour les notes (comptes rendus, notes de réflexions, etc), vous pouvez utiliser OneNote dans votre scénario, qui s'intègrera parfaitement à votre équipe Teams Projet.

Exemple ci-dessous, avec l'intégration de OneNote dans un canal d'une équipe projet :

Et si vous souhaitez partager des KPIs avec les membres du projet, l'intégration dans l'un des canaux de votre équipe Teams d'un tableau de bord dynamique Power BI sera parfait.

Exemple ci-dessous, avec l'intégration de Power BI Dans le canal d'une équipe projet :

En conclusion

Une équipe Teams projet offre un espace digital centralisé pour tout le projet, dans lequel on retrouve à la fois les dialogues, les fichiers, les informations, les données, les tâches, etc. C'est l'espace de référence sur tout ce qui concerne le projet. Transmettre cette connaissance à un nouvel acteur du projet est simple : il suffit de l'ajouter comme membre de l'équipe Teams.

 

En plus d'agréger toutes ces informations, Teams permet d'être le HUB des applications que vous utilisez dans le cadre de l'animation du projet, en intégrant les applications comme OneNote, Planner, PowerBI, et d'autres encore.

Principaux conseils de mise en oeuvre

  • Voyez cette vidéo qui explique les gains de Teams versus Outlook 

  • Décrivez bien les règles d’usage pour toutes et tous (écrire le scénario) et informez tous les acteurs du projet de l’importance de les respecter 

  • Ne pas faîtes pas d’exception dans la manière de communiquer : n'envoyez pas de mails en parallèle pour celles et ceux qui se déclarent réfractaire à Teams, même (surtout) si ce sont des managers  

  • Réfléchissez bien au nom des canaux thématiques en fonction du contexte du projet 

  • Veillez à ce que tous les acteurs du projet maitrisent bien Teams (leur faire visualiser cette vidéo)

  • … (liste non exhaustive)…  

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