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Digital Inside est un site dédié à la promotion, sensibilisation et accompagnement du digital interne au seins des petites, moyennes et grandes entreprises.

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SharePoint
le couteau Suisse du Digital Interne

La description

De tous les outils de la suite Office 365, SharePoint est le plus compliqué à décrire. Dans la plupart des entreprises, il est utilisé comme « un serveur de fichiers amélioré », uniquement pour porter des documents. En réalité, SharePoint permet de construire des solutions digitales pouvant répondre à de multiples usages et pouvant porter vos processus métier.

Des exemples d'usage

SharePoint est principalement connu comme étant un outil de Gestion Electronique de données pour gérer les documents de l’entreprise. Mais SharePoint peut être aussi être un outil qui va permettre de dématérialiser à moindre coût la plupart des processus internes., en association avec des outils comme PowerApps par exemple.

 

SharePoint vous permettra aussi de construire des dispositifs digitaux pour porter vos projets, ou la vie de votre direction via des portails métier.

A voir par exemple, ces différents contenus ci-dessous qui décrivent des cas d'usage avec SharePoint :

Les opportunités "métier" du digital interne est encore très souvent ignorée par les entreprises, grandes et petites. Les outils d'Office 365, SharePoint en particulier, sont pourtant de forts leviers pour apporter des solutions métier rapides et économiques, très disruptives par rapport aux réponses des classiques projets informatiques.

Au sein des entreprises, les grandes directions sont de petites entreprises à elles seules, qui recherchent à établir une cohérence entre les collaborateurs, à faciliter le partge et à fluidifier les échanges. Cette rubrique explique en quoi le digital est un axe de performance, et comment aborder ce projet. 

La Directrice commerciale de GRTgaz a souhaité transformer la façon de collaborer et de partager l'information au sein de sa direction. Pour atteindre cet objectif, j'ai pu travailler en complète agilité avec le comité de direction. Découvrez le dossier complet, avec l'aimable autorisation de Catherine Brun, Directrice Commerciale.

Voici comment il est possible de gérer une association et gérer ses memrbres avec SharePoint, de la Suite Office 365. Les utilisateurs : des bénévoles de 70 ans d'âge moyen, ce qui prouve s'il le fallait que l'utilisation de SharePoint n'est pas une question d'âge.

Témoignage d'un manager qui a adopté une application SharePoint imaginée et réalisée en quelques heures pour résoudre un problème métier.

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SharePoint Online ou OnPremise ?

Vous pouvez rencontrer différentes formes de SharePoint dans votre entreprise, selon les choix qui ont été faits ou les volontés de migration, ou non.

Sharepoint OnPremise : hébergé chez vous

Certaines entreprises n'ont pas encore passé le cap du "cloud" pour différentes raisons. Ils continuent donc à héberger leur SharePoint. On dit qu'ils ont un SharePoint "Onpremise".

 

Ce choix a un vrai coût économique, car héberger correctement une "ferme" SharePoint nécessite de vraies compétences techniques, de la maintenance, supervision, sans parler des infrastructures. Mais surtout, la stratégie de Microsoft est clairement orientée "Cloud" : n'espérez donc pas les toutes dernières fonctionnalités sur sur ce type d'installation. Tant mieux d'ailleurs, car pour les obtenir il faut un projet d"upgrade qui a aussi un coût (et des risques).

Ces "upgrades" étant compliquées, chères et risquées parfois, beaucoup d'entreprise se contentent de ce qu'elles ont. C'est ainsi que vous pouvez vous retrouver face à des versions préhistoriques de SharePoint, qui ne sont plus du tout supportées par l'éditeur comme SharePoint 2003, 2007, 2010, ... pour ne siter que les plus anciennes. Dans ces cas de figure, les utilisateurs sont souvent mécontents de SharePoint, ce qui est tout à fait normal, brouillant ainsi pour fort longtemps l'image du produit.

SharePoint Online : hébergé chez Microsoft

D'autres ont fait le choix du Cloud en choisissant Sharepoint hébergé chez Microsoft, intégré dans l'offre Office 365. Ce choix est basé sur des préoccupations économiques très souvent, mais aussi purement opportunistes : des PME ou des TPE n'ont aucune compétence interne pour monter un environnement SharePoint et le gérer. 

SharePoint Online est la toute dernière version de SharePoint : l'outil va évoluer au fil du temps par petites touches successives, apportant différentes nouvelles fonctionnalités ou corrections de problème, sans que l'entreprise n'ait rien à faire.

Cette toute dernière version (on l'appelle "nouvelle expérience") est en rupture totale avec les versions précédentes en termes d'ergonomie et de facilité d'utilisation. Cela implique de réviser votre "gouvernance" qui doit s'adapter au nouveau positionnement de l'outil. 

A lire le billet "Repenser SharePoint au sein des entreprises"

SharePoint est partout dans Office 365

Sachez-le, SharePoint se cache partout dans d’Office 365 : derrière un « groupe Office 365 », derrière un « Teams », et même derrière OneDrive. SharePoint est LE outil pour stocker la donnée dans la Suite, que ce soit de la donnée document ou de la donnée structurée. 


De sorte que déployer Office 365 sans parler de SharePoint n'a pas beaucoup de sens. C'est le message que je fais d'ailleurs passer dans ce billet : "Déploiement Office 365 : ouverture complète ou progressive des outils ?"

La brique "SharePoint"

Dans le menu "SharePoint" apparaît (normalement) le choix "SharePoint". Mais ce n'est pas toujours le cas. Pour ne pas faire trop de publicité à un outil dont elles ne savent pas trop expliquer, certaines entreprises cachent ce choix. 

Ce faisant, ils privent leurs utilisateurs d'un outil important pour réussir à accéder facilement à leurs sites SharePoint, et voir les différentes actualités qui y sont postées.

Pour découvrir cette page, cliquez ici.

Application mobile

SharePoint est utilisable également via une application mobile disponible sur tout les "store" des principales plateformes mobiles.

Cette application mobile permet d'accéder en mobilité à vos sites SharePoint qui sont immédiatement lisibles depuis votre mobile, car 100% responsive design. Un avantage non négligeable dans une époque où le mobile devient un support de travail dans beaucoup de métiers.

Ressources

Pour en savoir plus, ou être informé des dernières nouveautés sur le produit, cliquez sur les liens suivants :