Planner
Pour gérer les tâches d'équipe
La gestion de qui-doit-faire-quoi-et-quand représente un vrai enjeu dans les entreprises.
Souvent, au cours des réunions des décisions sont prises et des actions décidées, mais sans solution pour suivre la bonne exécution de ces solutions. Planner est l’outil typiquement dédié à la gestion des tâches d’une équipe : équipe projet ou autre.
Un outil inspiré de Trello
Microsoft s’est grandement inspiré de l’outil Trello lancé en 2011 et qui avait bien percé dans les entreprises. Trello s’inspirait lui-même de la méthode Kanban de Toyota.
Planner permet le management visuel des tâches à l’aide de « post-its » que l’on classe par compartiment.
Planner, le mal nommé
Le nom Planner fait souvent penser aux utilisateurs que cette solution sert à « planifier » les tâches comme permettrait de le faire MS Project dans un diagramme de Gantt.
Planner n’est pas un outil de gestion de projet mais une solution de gestion des tâches d’équipe. D’ailleurs, Microsoft a corrigé le tir depuis, en le nommant « tasks » dans Teams.
Un outil riche en fonctionnalités
Planner est particulièrement riche en fonctionnalités : pour chaque tâche, vous pouvez indiquer la ou les personnes qui doivent la réaliser, donner un statut, associer une ou plusieurs « étiquettes », définir une date d’échéance, mettre des pièces jointes, des descriptions, ajouter des commentaires au fur et à mesure de la réalisation de la tâche.
Un système de reporting vous permet ensuite d’avoir une vision précise sur les tâches réalisées, par qui, quand. Bref, Planner révolutionne la gestion des tâches au sein d’un groupe (projet ou autres) par rapport aux solutions comme le bon vieux fichier EXCEL.
Gare aux dérives
Lorsque les équipe découvrent Planner, cela suscite souvent une explosion de création de planners. Mais l’outil ne fait pas tout.
Pour fonctionner, il faut une certaine rigueur aux seins des équipes et des scénarios solides. Ce qu’on constate bien souvent, c’est que les planners créés ne sont plus mis à jour au bout de quelques jours et/ou que des tâches sont affectées par dizaine sans discernement ni discussion.
Tutoriels
Vous pouvez accéder aux tutoriels Planner en cliquant sur la vignette ci-dessous :
Planner en vidéo
Voici une démonstration de planner pour un projet, intégré dans un Teams, puis ouvert dans l'application Planner. Vous pouvez voir rapidement les principales fonctionnalités, comme les statistiques de suivi, etc.