Comment choisir votre leader Microsoft 365 ?

A tout navire, il faut un capitaine pour donner le cap. Microsoft 365 n’échappe pas à la règle : dans toutes les entreprises mais plus encore particulièrement dans les plus grandes, il faut un leader Microsoft 365.

Sa mission sera d'optimiser le retour sur investissement (ROI) des coûteuses licences Microsoft 365 en faisant en sorte que les collaborateurs utilisent concrètement et correctement les outils pour en tirer tous les gains. Il en va du ROI de ce lourd investissement, mais plus en encore, de l'efficacité et de la productivité de toute l'entreprise.

Mais quels sont les enjeux, quelle est sa mission, quel est le profil idéal de ce « commandant en chef Microsoft 365 » ? C’est l’objet de cet article.

Microsoft 365, une solution largement méconnue

Le plus gros problème de Microsoft 365, en particulier dans les grandes entreprises, c'est que son périmètre, ses enjeux et ses impacts sur l'entreprise sont trop souvent sous estimés par les dirigeants.

Microsoft 365 est une solution très riche dont les impacts sur la vie de l'entreprise sont importants : ses outils (plus d'une vingtaine) peuvent apporter des gains d'efficacité importants. A l'inverse - et c'est moins connu, mal déployés et mal accompagnés, ils peuvent semer une sacrée pagaille partout dans l'entreprise, comme je le constate trop souvent.

Pour beaucoup de décideurs, Microsoft 365 se résume au seul Microsoft Teams qui est perçu comme un simple outil de Visioconférence. Vu sous cet angle, Microsoft 365 ne mérite pas d'attention particulière.

Or chaque licence donne accès à plus d’une vingtaine d’outils : Teams, SharePoint, OneDrive, Outlook pour les plus connus, mais aussi Viva Engage, Forms, Loop, Lists, OneNote, Planner, To Do, Bookings pour les moins connus, ou encore WhiteBoard, Visio, Stream & Clipchamp, et même Sway pour ceux dont on ne parle jamais.

Depuis 2024, Microsoft 365 c’est aussi l’IA avec Copilot. Mais Copilot n’est pas une baguette magique : l’outil nécessite pédagogie, accompagnement et formation. Et l'utilisation de Copilot ne dispense pas de savoir utiliser les outils de Microsoft 365 : bien au contraire, utiliser Copilot sans maîtriser les outils de Microsoft 365, c’est comme conduire une voiture qui roule sur les jantes. J'explique pourquoi dans cet article (cliquer).

Microsoft 365 c'est aussi une plate forme complète pour créer des applications métier en low code avec la Power Platform : Power Apps, Power Automate, Power BI, Power Pages, Copilot Studio, Microsoft Dataverse, ...

Enfin, Microsoft 365 c'est aussi toutes les fonctionnalités qui sont invisibles aux utilisateurs mais sur lesquelles repose toute l'entreprise : la gestion des identités (gestion des utilisateurs, des profils, des licences, ...), les fonctionnalités de cyber sécurité, les règles de conformité (respecter le RGPD et éviter les fuites de données), la gestion des devices (PC, smartphones PRO, ...) et j'en passe.

👉 Bref, mettre en oeuvre Microsoft 365 dans une entreprise nécessite d'avoir au sein de l'entreprise une personne experte qui, à minima, possède au moins la connaissance de tout ce périmètre et idéalement une (très) bonne expertise sur la plupart de ces sujets.

Microsoft 365 : une transformation plutôt qu'un déploiement

Mais la difficulté de Microsoft 365 ne se résume pas simplement à ses outils. Car mettre en oeuvre Microsoft 365 ce n'est pas un simple "déploiement" : c'est surtout une réelle transformation des habitudes et des usages car utiliser pleinement les outils, c'est obligatoirement changer de scénarios, comme je l'explique dans cet article : Adopter Microsoft 365, c’est changer de scénario

On quitte donc le domaine purement IT et technique pour entrer au cœur du quotidien des collaborateurs, sous différents aspects : communication, collaboration, partage documentaire, métier, processus, etc. Bref, on entre au cœur du réacteur et ce n’est plus du tout les mêmes compétences ni les mêmes enjeux.

Le plus important, c'est la collaboration : elle s'appuie depuis les années 1990 sur l'utilisation des mails pour le dialogue et des serveurs de fichiers pour le partage documentaire.

TOUT, absolument tout dans l’entreprise est collaboration. Fluidifier la collaboration et le partage dans les entreprises, c'est mettre de l'huile dans les rouages pour aller plus vite et avec moins de friction.

Mais comme je l'explique dans cet article "Les entreprises toujours accros aux mails", les entreprises ont du mal à passer à autre chose que les mails pour collaborer entre collègues.

Pourtant la bonne utilisation de Microsoft Teams partout dans l'entreprise permettrait des gains importants, à condition de bien utiliser l'outil. Par contre, mal utiliser l’outil faute de formation, c’est a coup sûr perdre des points d’efficacité et générer de l’agacement. C’est pour éviter cela que j’ai publié récemment cette Video qui propose un cours complet sur Teams :

https://www.youtube.com/watch?v=dMa-yhKJBzA

Mais toucher aux scénarios de collaboration, c'est modifier les processus mis en place dans l'entreprise, qui reposent massivement sur les mails et les serveurs de fichiers depuis les années 1990. Il s'agit donc de réinventer la manière de travailler, ce qui nécessite l'implication des managers. Mais impliquer les managers, ce n’est pas simple, et ça ne se fait pas sans l’aval ni sans l’aide de la DRH.

👉 Bref, mettre en œuvre Microsoft 365 c'est aussi réussir à opérer une transformation en profondeur au sein de l'entreprise, et si possible massive et rapide, pour que tout le monde utilise les mêmes outils. Et ça, c'est très compliqué à faire car on touche « au logiciel » de fonctionnement de l’entreprise.

Une mission technique, fonctionnelle, pédagogique et politique

Pour faire simple, la personne que vous allez nommer a pour principal objectif de rentabiliser le coût des licences Microsoft 365 supporté par l'entreprise. Pour atteindre cet objectif, sa mission est à la fois technique, fonctionnelle, pédagogique... et hautement politique.

Il doit s'assurer que sur le plan technique, tout est bien réglé, que les gouvernances sont bien en place et que tout est mis en œuvre sur le plan technique pour assurer à la fois le bon fonctionnement de la solution, garantir la sécurité et la confidentialité de la plateforme, garantir la bonne gestion des "devices" (smartphones, PC, etc). C'est la maîtrise de ce que j'appelle les "basses couches de Microsoft 365" et croyez moi, ce n'est pas le sujet le plus simple.

Il a aussi un devoir de promotion de la solution, toujours afin d'optimiser le retour sur investissement, le fameux ROI : c'est ce qu'attendent de lui les dirigeants qui se demandent à quoi servent les millions payés à Microsoft chaque année.

Par exemple, si personne en interne ne connait la Power Platform dans l'entreprise, l'entreprise passe à côté de superbes opportunités pour couvrir à bas coût des besoins métier et gagner ainsi en productivité et en confort de travail. Il faut donc en parler à minima, mais ça ne suffit pas : il faut aussi faire des réalisations pour prouver et démontrer les gains par du concret (en montant une factory par exemple). Généralement, les directions métiers sont friandes de ces solutions et ne se font pas priées pour en profiter.

Il doit aussi faire connaître aux collaborateurs les outils à leur disposition, et pas seulement Teams, SharePoint ou OneDrive : ça peut être Bookings pour gérer les prises de rendez-vous en interne, Forms pour faire des sondages ou encore Planner pour gérer les tâches d'une équipe, et d'autres encore. L'objectif n'est pas de faire de tous les utilisateurs des experts de ces outils, mais simplement leur montrer que ces solutions existent, première condition pour que ces outils soient utilisés. Cela nécessite des efforts de communication très large dans toute l'entreprise, aux internes comme aux externes (prestataires qui travaillent au cours des équipes), et des efforts d'animation.

Il a une mission pédagogique et politique également auprès des dirigeants et des principaux directeurs, pour expliquer ce qu'est réellement Microsoft 365, ses opportunités, ses gains, ses enjeux. C'est une mission compliquée qui nécessite des compétences particulières en termes de relationnel et de prise de parole car il doit aller "prêcher la bonne parole" dans les hautes sphères de la société. Tout le monde n’est pas capable de le faire ni en termes de légitimité (position hiérarchique) ni en termes de compétence.

Il doit réussir notamment à obtenir la collaboration de la direction des ressources humaines, de la communication interne et des principales directions métier.

• Rien de sérieux ne peut se faire sans l’implication active de la Direction des Ressources Humaines : on ne transforme pas les scénarios de travail sans les Ressources Humaines.

• Rien de grand ne peut se faire sans l’aide de la Direction de la Com’ Interne qui détient les clés d’une communication à grande échelle, qui portera fort et haut la voix de la transformation.

• Rien de profond ne se fera sans les Directions métier, qui détiennent les clés des processus métier. Mais elles sont souvent plus simples à mobiliser car elles voient souvent immédiatement les gains métiers apportés par ces solutions.

Bien sûr, le leader Microsoft 365 ne va pas faire ça tout seul : sa mission sera également de constituer une équipe en choisissant les meilleurs experts dans chacun de leurs domaines. Ce sera d'autant plus simple pour lui s'il a un bon réseau professionnel dans ce milieu. Des professionnels qui ont un tel réseau (comme les MVP Microsoft par exemple) sont rares mais leur carnet d’adresses est précieux pour l'entreprise.

Le profil idéal

Le profil idéal pour votre leader Microsoft 365 est le fameux mouton à cinq pattes dont on parle souvent dans ce genre de situation. Il est rare de trouver un profil qui coche toutes les cases dont on vient de parler. Personnellement, je n'en ai connu qu'un seul, pour qui j'ai eu l'honneur de travailler.

Impérativement, le candidat doit être convaincu par la solution et être utilisateur des outils. Idéalement, il/elle est expert Microsoft 365 : s’il ne l’est pas, il cherchera en tout cas à monter en compétence car on ne peut pas mener cette mission sans savoir de quoi on parle.

Le candidat doit avoir le sens du management s’il doit piloter une équipe pluridisciplinaire de plus d’une dizaine de personnes, comme c’est le cas dans une grande société, pour couvrir tous les domaines qui touchent Microsoft 365 de près ou de loin.

Surtout il doit avoir une vision Microsoft 365 pour l'entreprise : si lui n’en a pas, personne ne l’aura pour lui et pire encore, personne n’en aura pour l’entreprise. Cette vision c’est à la fois un objectif, une ambition et des moyens d’y parvenir au travers d’actions et d’initiatives qui peuvent parfois sortir de l'ordinaire, car on parle ici d'innovation. Il va promouvoir cette vision auprès de la Direction Générale et du management et il mettra tout en œuvre pour l’accomplir, car telle est sa mission.

Il doit être engagé, promoteur, je dirais même plus : activiste car les vents contraires sont puissants. Il doit avoir le courage de porter son sujet, de le défendre. Il doit nécessairement avoir une forte personnalité pour ne pas se décourager face aux obstacles qui vont forcément se dresser sur sa route (fort frein au changement oblige,à tous les niveaux). Mais pas une personnalité trop forte quand même, pour être assez souple face à ses interlocuteurs : la compatibilité des personnes et des égos va beaucoup jouer dans la réussite de la mission.

Comme je le disais, il est rare de trouver une seule et même personne capable de couvrir tous ces domaines et d'avoir toutes ces compétences : techniques, pédagogiques, politiques.

Pour cette raison, former un tandem est souvent une bonne solution, entre le leader Microsoft 365 d'un côté et un porteur de la transformation de l'autre, plus proche et plus écoutée (plus acceptée aussi) par la Direction Générale.

Cette seconde personne sera le « proxy » de la DG : c’est parfois un(e) responsable de la transformation, un(e) responsable de la communication interne ou des ressources humaines, une personne en charge de l’expérience employé par exemple. Dans mon propre cas, chez Bouygues Telecom, j'étais le porteur des solutions digitale interne côté DSI, en tandem avec l'équipe de la Com' interne qui portait le digital interne, elle-même faisant partie à cette époque de la DRH : le tiercé gagnant. Cette DreamTeam nous a permis de réaliser de grandes choses, comme je le raconte dans ma "brochure de départ" de Bouygues Telecom.

Une mission à haut risque

Cette mission n’est pas simple car toutes les entreprises, sans le dire ni l’avouer, recherchent avant tout la stabilité. Etre stable, c’est ne rien changer, alors qu’utiliser (vraiment) les outils Microsoft 365 c’est nécessairement changer les habitudes des collaborateurs et pire, de leurs managers.

Pour réussir cette mission, il doit y avoir une prise de conscience au niveau de la DG :

• La Direction Générale doit avoir conscience que les licences payées chaque mois ne sont pas là pour faire joli : cet investissement n’a de sens que si on utilise les outils, réellement, concrètement et surtout correctement.

• Surtout, la DG doit comprendre que cela nécessite de changer les scénarios de collaboration et de partage hérités de 35 ans d’habitude depuis le déploiement des premières messageries & serveurs de fichiers et que ça implique de changer de paradigme. Car si rien ne change dans le quotidien des collaborateurs, il n'y a aucune chance de voir apparaître des gains.

👏 En mai 2026, au cours d’une mission j’ai croisé le chemin d’un Directeur Général adjoint dans le milieu bancaire qui a compris les enjeux et qui s’est fait le porte parole de cette transformation : au travers d’une vidéo remarquable, il a expliqué à ses collaborateurs sa vision et son ambition, dans des termes parfaits. Un cas quasi unique à ma connaissance, dont j’espère pouvoir parler dans ce site un prochain jour.

Si la Direction Générale a compris les enjeux et porte cette ambition, les astres s’alignent d’eux-mêmes :

• la Direction des Ressources Humaines s’impliquera pour accompagner ces changements, donner accès aux managers pour les accompagner, intégrer les formations dans le catalogue de formation et dans le meilleur des cas, donner des objectifs annuels à tout le personnel, comme je le recommande dans cet article. 👉 lire l'implication de la DRH en cliquant ici.

• La direction de la Com’ interne s’impliquera aussi et deviendra un puissant allié pour porter haut et fort les efforts de communication et de pédagogie : communication générale, évènements, affichage, … 👉 lire l'implication de la DIR COM' en cliquant ici

• Les directions métier s’intéresseront au sujet et étudieront les opportunités : mais comme je l’ai déjà dit, il n’est pas nécessaire de trop les pousser car elles sont souvent naturellement clientes de tout ce qui peut aider leurs équipes. 👉 lire l'implication des métiers en cliquant ici.

⚠️ La mission devient à haut risque si les astres ne sont pas alignés, car dans un tel cas se développent ce que j’appelle « des anticorps » à tous les étages de l’entreprise, et en particulier aux plus hauts niveaux : c'est un phénomène que j’observe depuis plus de quinze ans et qui se confirme régulièrement.

Toutes les initiatives du porteur de Microsoft 365 seront alors perçues comme des atteintes à l'équilibre de l'entreprise et aux pré carrés de chaque direction.

Le problème, c’est que, comme je l'ai dit, pour réussir le porteur de Microsoft 365 doit être forcément un fervent activiste pour réussir « à décoller la pulpe du fond ». Il doit forcément tenter de nouvelles choses, chercher de nouveaux angles, essayer de faire bouger les lignes, tester les limites qui bloquent toute innovation. Il doit rapidement montrer et démontrer les gains et ça, ça ne se fait pas sans prendre d'initiatives qui sortent souvent des sentiers battus.

Moins le leader Microsoft 365 aura l’adhésion de la direction générale, plus ses actions risquent d'être jugées illégitimes.

Même si elles ne souhaitent pas s’impliquer activement dans la démarche, la Direction de la Communication Interne verra les actions de communication large (indispensables efforts de pédagogie et de promotion) auprès de tous les utilisateurs comme une prise de liberté inadmissible en matière de communication. Tandis que la Direction des Ressources Humaines sera agacée par la promotion de nouveaux scénarios de travail (avec Copilot notamment) qu’elle n’a pas validés - et pour cause puisqu'elle n'adhère pas à cette démarche de transformation avec Microsoft 365.

A l'opposé, les directions métier qui vont bénéficier des aides et du support dans leurs processus, n'y verront rien à redire, bien au contraire : elles seront même demandeuses de cet accompagnement qui leur permet d'optimiser leurs processus grâce à Microsoft 365.

La fracture numérique se fait à ce niveau dans les entreprises : entre ceux qui ont compris ces sujet et qui ont besoin de ces innovations pour être plus efficaces, et les autres.

Seulement, à force de secouer la ruche, on risque de se faire piquer. En m'appuyant sur ma propre expérience, il est difficile de trouver la bonne position du curseur entre « ne pas en faire trop pour ne pas s'attirer de problème » et « vouloir faire avancer les choses, mais au risque d'agacer » au travers d'actions de communication & de promotion.

Ne pas en faire assez, c’est ne pas atteindre les objectifs et ne pas développer les ROI des licences chèrement payées - et donc être accusé de ne pas réussir sa mission. En faire trop, c’est risquer de déplaire en haut lieu avec toutes les conséquences que ça implique. C'est ce qu'on appelle "des injonctions contradictoires".

Conclusion

Si vous travaillez dans une grande société, recherchez qui, dans votre entreprise, mène cette mission. S'il n'y a personne d'identifié, vous aurez une idée de la place de Microsoft 365 dans la stratégie de l'entreprise.

Si on vous propose un tel poste, cherchez tout de suite à savoir comment la Direction Générale se positionne par rapport à Microsoft 365. Si la création de poste est sa décision, foncez. Au contraire, si on vous répond que la Direction Générale n'est pas concernée ou pas au courant, ou pire, qu'elle n'est pas convaincue, méfiance : votre mission ne sera pas un long fleuve tranquille, vous devrez nager à contre-courant.

Consacrez vos premières semaines à la pédagogie auprès de la Direction Générale et des principales directions, en particulier Communication interne et Direction des Ressources Humaines. Essayez de comprendre si ces directions seront vos alliées ou vos adversaires. Si elles se présentent comme vos alliées, posez d'emblée les bases d'une collaboration étroite et bienveillante, car rien de grand dans ce domaine ne peut se faire seul et sans solidarité.

Pour en savoir plus sur l’impact de Microsoft 365 sur l’entreprise et les bonnes manières d’en parler aux dirigeants et décideurs n’hésitez pas à lire mon dernier livre « les opportunités de Microsoft 365 expliquées aux dirigeants et décideurs".