Microsoft 365 : et si on se donnait des objectifs?

Les entreprises sont souvent schizophrènes. Elles investissent dans des outils mais n’ont pas toujours l’ambition de réellement les utiliser. Elles courent après le retour sur investissement sans se donner les moyens d’en avoir. Elles veulent gagner en performance, mais surtout sans rien changer aux habitudes. Et gare à ceux qui voudraient trop faire bouger les lignes...

Microsoft 365 est un bel exemple. Les licences coûtent cher, mais souvent, elles n’apportent pas grand chose : pas utilisés, mal utilisés, les outils de Microsoft 365 (plus d'une vingtaine) restent rangés au fond du placard. Les collaborateurs continuent à s’envoyer des mails et à utiliser les serveurs de fichiers, comme dans les années 1990. Au mieux, ils utilisent Teams, mais seulement pour les visioconférences et pour s'inviter à prendre un café.

Mais les dirigeants ont l’esprit tranquille : « Nous sommes une société digitale & moderne, la preuve : on a des licences Microsoft 365 et même des licences Copilot ». Ouf, rassuré.

Sauf que sans réelle ambition de transformation, l’adoption ne prend pas et les gains de productivité tant espérés ne sont pas au rendez-vous. Pourtant il ne suffirait pas de grand chose pour créer une dynamique : simplement se donner des objectifs.

Les objectifs annuels

Dans toutes les entreprises qui se respectent, chaque année, les collaborateurs ont un rendez-vous particulier avec leur manager. C’est ce qu’on appelle « les entretiens annuels d’évaluation » ou EAE pour les intimes.

C’est l’occasion de faire un point d’étape : faire un bilan de l’année écoulée et l’inventaire des réussites comme des difficultés. Enfin, c'est l'occasion de fixer les objectifs pour les 365 prochains jours.

Les managers aussi ont des objectifs chaque année, qui ont été fixés par leur responsable. Selon le niveau hiérarchique, de l’atteinte des objectifs dépendent ces fameuses « primes d’atteinte des objectifs ». Si vous vous demandez parfois d’où vient cet empressement soudain d’un manager à la réalisation d’un projet sorti du chapeau, c’est peut être un objectif oublié qui se rappelle à son bon souvenir un mois avant son EAE - et sa prime en dépend. Vous voyez comme c’est motivant !

Bref, les objectifs annuels sont un outil important pour donner une direction aux collaborateurs d’une entreprise et montrer concrètement et sans ambiguïté quels sont les sujets importants de l'année.

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Se donner des objectifs pour déployer les usages de Microsoft 365

Il est important de le rappeler : Microsoft 365 n’est pas un projet informatique mais bien une démarche de transformation d’entreprise. C'est une transformation des habitudes et des usages, une transformation des stratégies de collaboration et de partage, et même une transformation des processus.

Exemple: dans une entreprise que j’accompagne, toute la collaboration entre la société mère et les usines qui fabriquent leurs produits va être complètement transformée avec de nouveaux scénarios de collaboration et de partage reposant sur Teams, SharePoint, Planner. Finis les mails et les fichiers en pièce jointe qui se perdent dans les messageries - et qui sont souvent accidentellement envoyés aux mauvaises personnes (sécurité!!).

Mais une telle transformation ne peut pas se faire sans une réelle ambition et l'inscription de ce sujet dans les objectifs annuels des salariés en est une preuve concrète.

Les objectifs se déclinent sur 4 niveaux : (1) l’objectif de l’entreprise, (2) les objectifs des directeurs, (3) les objectifs des managers et enfin, (4) les objectifs des collaborateurs.

(1) EXEMPLES D’OBJECTIFS POUR L’ENTREPRISE

Gagner en efficacité, en agilité et en productivité avec les outils Microsoft 365 acquis par l’entreprise. Améliorer le niveau de protection de l’entreprise en matière de cyber sécurité. Améliorer la sécurité des données (fichiers, informations, dialogues, communications) et leur conformité avec la loi. Rationaliser la gestion et le partage des données, faciliter leur accès et leur partage en adoptant une stratégie claire. Préparer l’entreprise vers l’avenir en explorant toutes les opportunités des solutions modernes comme l’IA avec Copilot. Etudier les solutions pour outiller de façon économique les métiers, avec les outils de la Power Platform.

(2) EXEMPLES D'OBJECTIFS POUR LES DIRECTEURS

Mettre en oeuvre au sein de la direction des stratégies de transformation des métiers, en s'appuyant sur les managers des différents pôles. Lancer des études d’opportunités des nouveaux outils en vue d'améliorer les performances de la direction et faire mener des expérimentations sur les outils de Microsoft 365 dont Copilot ; rendre compte à la Direction Générale. Garantir la formation des collaborateurs au sein de la direction. Donner des objectifs aux managers en matière de transformation digitale de leurs équipes au travers de nouveaux scénarios de travail mettant en oeuvre ces outils. En tant que Directeur, être utilisateur des solutions et exemplaire dans les usages.

(3) EXEMPLES D'OBJECTIFS POUR LES MANAGERS

Prendre connaissance des opportunités des outils digitaux pour la performance et la productivité des équipes. Suivre les séminaires proposés par la Direction de la transformation sur les postures des managers dans le cadre de la transformation digitale interne. Expliquer les enjeux et gains aux collaborateurs, être capable d’expliquer la démarche. Identifier des « pionniers » dans l’équipe. Promouvoir l’expérimentation de scénario, avec l’aide des équipes supports ; rendre compte à la Direction. S’assurer de la bonne formation de tous les équipiers. En tant que manager, être utilisateur des solutions et exemplaire dans les usages.

(4) EXEMPLES D'OBJECTIFS POUR LES COLLABORATEURS

Suivre les formations essentielles proposées sur les outils : Teams, SharePoint, OneDrive, Copilot, à minima. Etre ouvert aux nouveaux usages proposés par les outils de Microsoft 365. Participer aux expérimentations qui pourraient être proposés au travers de nouveaux scénarios de travail. Etre force de proposition dans l’identification et l’amélioration de nos processus, notamment avec les nouveaux outils.

Ainsi posés, ces objectifs montrent une chose : la transformation digitale interne est un vrai sujet d’entreprise, avec des réels enjeux en termes de productivité. Et surtout, ces objectifs montrent que tous les salariés sont impliqués, des directeurs aux collaborateurs en passant par les managers intermédiaires.

Et en modifiant les clés de répartition des primes pour bien intégrer ces sujets, vous motivez toute la strate de management sans que cela ne coûte plus cher à l'entreprise.

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La nécessaire implication de la Direction des Ressources Humaines

Pouvoir définir des objectifs annuels aux salariés de l’entreprise nécessite bien entendu une implication majeure de la DRH et son total soutien, ce qui est rare et difficile à obtenir car dans l'immense majorité des cas, les RH ne se sentent pas concernés par ce qu'ils considèrent comme un sujet de la DSI.

Avec la Direction de la Communication interne et la DSI, l'implication de la Direction des Ressources Humaines est pourtant indispensable. J’en parle dans le chapitre 7 de mon dernier livre « Les opportunités de Microsoft 365 expliquées aux dirigeants et décideurs ».

Dans cet article (cliquer), j'évoque également les 13 sujets qui impliquent naturellement les Ressources Humaines.

Il y a cependant quelques prérequis pour que l'entreprise soit en capacité de fixer des objectifs :

1. Que ce sujet soit bien identifié comme une démarche stratégique et importante pour l'entreprise en termes d'efficacité opérationnelle, de productivité, de sécurité & conformité, et de préparation pour l'avenir. C'est une condition essentielle pour que les RH soient pleinement impliqués.

2. Que cette démarche ait été posée et initiée, avec un porteur dynamique qui aura mis en place tous les dispositifs de sensibilisation et d'accompagnement.

3. Que des séminaires destinés aux managers soient prêts et disponibles, pour être en mesure d'expliquer le sujet aux directeurs & aux managers, afin de leur permettre d'atteindre leurs objectifs.

4. Enfin, que toute la structure d'assistance des utilisateurs soit en place, avec les tutoriels et formations utiles et une petite équipe prête à venir accompagner les entités à transformer leur quotidien en intégrant correctement les solutions à leur disposition : outils Microsoft 365 et Copilot.

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Conclusion

L'idée est simple et efficace, mais on ne va pas se mentir, les sociétés qui suivent ce conseil se comptent sur le doigt d'une main. Et pourtant : on parle bien ici de productivité, d'efficacité, de réactivité, de sécurité, ... Quel dirigeant pourrait affirmer que ces sujets sont sans importance ?

La réalité est que, trop souvent, les entreprises manquent de maturité sur ces sujets. Il n'y a personne dans les petites, moyennes et grandes entreprises pour expliquer clairement les opportunités aux décideurs. Pour eux, Microsoft 365 est un projet informatique comme un autre, pire, un simple outil qu'ils résument parfois simplement à Teams, lui-même réduit à une solution de visioconférence, comme Zoom. Aucune raison de s'y intéresser. Quant à Copilot, si l'outil suscite plus d'intérêt, ce n'est pas au point de donner des objectifs aux salariés, ni de réellement les accompagner.

Autre problème : en 2026, Microsoft 365 est un vieux sujet. De nombreuses entreprises disposent de licences depuis le début de la crise du COVID et n'en ont rien fait depuis. L'intérêt s'est estompé, si il y en a eu un jour. Mais Copilot pourrait bien relancer le sujet, car Copilot sans Microsoft 365, c'est comme un poisson sans son bocal (lire cet article).

Si votre ambition est de tirer réellement profit des licences que vous payez chaque mois, vous savez maintenant quoi faire. Pour en savoir plus sur ce sujet, lisez mon dernier livre "les opportunités de Microsoft 365 expliquées aux dirigeants et décideurs" : j'évoque le rôle des différentes directions dans la réussite de cette démarche et cette idée des objectifs (page 69). Et si vous avez besoin d'aide pour cadrer votre réflexion, contactez moi : je serai ravi de vous aider.

PS : dans cet article, j'allais parler de l'outil Microsoft Viva Goals qui permet de définir des objectifs d'entreprise, et de les décliner sur toutes les strates depuis la Direction Générale jusqu'au collaborateur. Mais... Viva Goals est décommissionné depuis le 31 décembre 2025.