Parler de Teams (plutôt que de Copilot) serait-il ringard ?

Vous êtes nombreux à m’envoyer des messages et je vous en remercie. Un de ces échanges a été particulièrement intéressant : mon interlocuteur qui se spécialise sur Copilot évoquait à très juste titre l’importance de l’IA de façon générale, et de Copilot en particulier dans le contexte de Microsoft 365.

En toute bienveillance et pour donner plus de visibilité à mes publications, il me recommandait de parler beaucoup plus de Copilot dans mes articles, et beaucoup moins des « vieux outils » (ce sont ses mots) comme Teams, SharePoint et autres. Et de conclure en expliquant que continuer à parler de ces sujets aujourd’hui, c’était prendre le risque d’être « dépassé et ringard » aux yeux de mon auditoire.

J’ai trouvé le choix du mot « ringard » très intéressant : il m’a inspiré cet article qui me permettra de donner mon avis de façon circonstanciée, avec l’aimable autorisation de mon interlocuteur, que je remercie ici au passage de m'avoir embarqué sur ce sujet 😊.

Copilot, seul sur la scène

Dans un sens, mon interlocuteur a parfaitement raison. Il suffit de regarder les posts dans LinkedIn pour se rendre compte que, dans le microcosme Microsoft 365, Copilot est actuellement le grand sujet du moment. Et soyons honnêtes, cette profusion de publication est justifiée : l’IA n’est pas une mode mais un profond bouleversement. Et encore, nous n’en sommes qu’au début.

Face au tsunami de publications sur l’IA, les outils historiques de Microsoft 365 semblent effectivement bien désuets, comme passés de mode : ce sont des outils « de l’ancien monde  », le monde d’avant l’intelligence artificielle.

Microsoft lui-même démonétise de plus en plus ses propres outils, pour donner plus de visibilité à Copilot.

Vous en doutez ? Voici trois exemples pour vous le prouver :

• Le nouveau logo de Microsoft 365 positionne Copilot comme le sujet principal. Souvenez-vous, il y a peu de temps Microsoft 365 avait son propre logo, et Copilot qui est un outil de M365, avait le sien. Désormais, le nouveau logo de Microsoft 365, c’est carrément le logo de Copilot, avec un discret « 365 », juste en rappel. Le message ne peut pas être plus clair.

• La page « office.com » n’est plus la porte d’entrée de Microsoft 365, mais celle de Copilot : c’est pourtant ainsi que je la présentais à mes clients pendant les formations que j’animais. Elle affichait la recherche globale, LES APPLICATIONS et les documents récemment ouverts. Désormais, cette URL renvoie sur la page https://m365.cloud.microsoft/chat qui vous positionne directement sur le chat de Copilot, que vous ayez ou pas une licence payante Copilot, que vous ayez ou pas besoin d’utiliser Copilot.

• Le gaufrier disparaît progressivement pour laisser place à Copilot : le gaufrier, c’est ce carré de trois points de côté que l’on voit en haut à gauche des applications Microsoft 365 historiques et qui permet facilement d’accéder aux outils. Depuis quelques temps, ce gaufrier disparaît progressivement pour laisser place à… (devinez)... Copilot. Il a disparu des applications Loop, OneNote, Stream & Clipchamp, Visio et bien entendu de la fameuse page Office.com. Certes, en cherchant bien, il est toujours possible d’accéder aux outils, mais l’option est bien cachée, tout en bas de l’écran (je ne l'avais pas vu moi même du premier coup).

Bref, faciliter l’accès aux outils ou à minima les rendre visibles ne semble plus du tout être la priorité de l’éditeur : c'est Copilot qui doit être en première ligne. C’est d’autant plus dommage qu’une grande majorité des utilisateurs ne connaissent quasiment pas les outils à leur disposition, faute d’accompagnement et de pédagogie de la part de leur entreprise. Sachant cela, Microsoft 365 devrait plutôt les mettre en bonne visibilité plutôt que de les planquer sous le tapis.

Par ses choix, Microsoft confirme donc très concrètement que Copilot est la vraie priorité du moment et que tout le reste est de l’histoire ancienne.

Cela s’explique bien sûr par la course à l'échalotte de l'IA entre tous les grands éditeurs, mais aussi parce que l’éditeur estime certainement que tout le monde a déjà digéré la première phase de la transformation digitale (l'adoption des outils de Microsoft 365) et qu’il est grand temps aujourd’hui de passer à la suite de l’histoire.

Face à Copilot, le retard des entreprises avec Microsoft 365

Je dis souvent dans mes publications que Microsoft avance à la vitesse d’un TGV et que ses utilisateurs le suivent en trottinette, en roulant sur le ballaste.

C’est de plus en plus vrai. Il n’y a guère que certains passionnés, consultants et/ou MVP Microsoft qui arrivent à suivre le train, et encore, beaucoup ne suivent que certains wagons en se spécialisant sur certains outils. Quant à moi, je me considère plutôt comme un généraliste de Microsoft 365 avec une vision globale (j’essaie) et une spécialisation sur la transformation et l’adoption.

Il faut vraiment être consultant pour se rendre compte de la réalité de l’adoption dans les entreprises de toutes tailles, de la PME à la grande multinationale, alors même que la plupart disposent de licences Microsoft 365 depuis le début de la crise du Covid. Car acheter des licences ne signifie pas qu’on en exploite la puissance : on peut très bien acheter de coûteuses licences pour ne strictement rien en faire, et continuer à travailler à la mode de papa.

Et ne me dites pas que c'est à cause des outils eux-mêmes : j'ai des exemples contraires de sociétés qui ont adopté les usages de Microsoft 365, en particulier Teams, et qui ne voudraient revenir en arrière pour rien au monde. Dans ce domaine, tout est question de vision, d'ambition et de volonté car la transition n'est pas simple, comme ce fut le cas dans les années 1990 quand il a fallu adopter la messagerie.

Mais globalement, la maturité digitale des entreprises reste basse, et j'en veux pour preuve que j’interviens régulièrement dans les entreprises pour expliquer simplement la différence entre Teams et SharePoint et entre SharePoint et OneDrive. Et près de dix ans après l’apparition de Microsoft Teams, j'anime toujours des séminaires pour démontrer que, NON, Teams ce n’est pas QUE de la visioconférence et que, OUI, on peut dialoguer avec Teams plutôt qu’avec les mails au sein de l’entreprise.

Dans une immense majorité des entreprises, même celles qui possèdent des licences Microsoft 365 depuis plusieurs années, les salariés travaillent comme je le faisais à mon début de carrière en 1996 avec des mails et des serveurs de fichiers. Dans ces sociétés, à part l’abandon du fax, rien n’a vraiment changé en termes de scénarios de travail depuis 30 ans.

Ce qui est frustrant, c’est que dans ce cas, le retour du investissement est proche du néant mais que ça ne choque pas les décideurs qui ont pourtant habituellement - et à juste titre, les yeux rivés sur les ROI. Ce qui est frustrant, c'est de voir les entreprises passer à côté de belles opportunités en n'utilisant pas les outils qu'elles paient chaque mois. Ce qui frustrant, c’est de voir l’éditeur passer d’un chapitre à l’autre à toute vitesse, quand ses clients n’en sont qu’à déchiffrer le titre du livre.

Ringardes, les applications Microsoft 365 ? Vraiment ?

Les entreprise qui achètent des licences Microsoft 365 ont sous la main un trésor insoupçonné d’outils à leur disposition. Ces solutions sont de formidables leviers de performance, de productivité et d’efficacité. Et pourtant, ils restent largement méconnus à la fois des simples utilisateurs mais aussi - et c’est plus grave, des dirigeants. Faisons un petit survol de ces applications « ringardes » face à Copilot. Vous jugerez.

Au centre du jeu, il y a Microsoft Teams dont l’importance est majoritairement ignorée.

Teams permet de fluidifier, d’accélérer et de décongestionner la collaboration (voir mon livre blanc sur l'ingénierie de la collaboration). C’est d’autant plus important que dans l’entreprise, « tout est collaboration » : les dialogues dans le cadre des projets, des processus, des démarches internes, de l’entraide, de la vie d’équipe et de direction.

Mais après plus de 30 ans d’usage débridé, la messagerie a atteint ses limites : pour dialoguer plus rapidement, on ne peut décemment pas demander aux collaborateurs… de répondre plus vite aux mails. Il faut donc changer de paradigme et seul Microsoft Teams le permet. Quand j’explique ça dans les entreprises on me regarde avec des yeux tous ronds car pour la grande majorité de mes interlocuteurs, Teams c’est uniquement l’outil de visioconférence : par quel miracle un outil de visio pourrait-il décongestionner la collaboration ?

Cette réalité ne plait pas car comme je l’explique dans cet article « les entreprises sont toujours accros aux mails ». Cette situation est paradoxale car, si dans le monde professionnel lâcher la messagerie passe pour une hérésie, dans la sphère privée, plus personne ne l'utilise. Au contraire, tout le monde trouverait absolument « ringard » d’envoyer des mails à leurs amis pour raconter leurs vacances. Faites le sondage autour de vous.

Si « tout est collaboration » dans les entreprises, on peut ajouter aussi que « tout est document ».

Dans ce domaine, SharePoint et OneDrive règnent en maître. Avec Teams bien sûr, mais indirectement, car les documents de Teams sont dans des sites SharePoint.

Ces outils permettent une mise en oeuvre de votre stratégie documentaire. Si tant est que vous en ayez définie une, car rares sont les entreprises qui réalisent que le documentaire est un précieux patrimoine pour l’entreprise. Et encore plus rares sont celles qui comprennent comment les outils de Microsoft 365 peuvent les aider à pérenniser ce patrimoine et à le sécuriser.

Et puis, il y a tous les outils « spécialisés » qui apportent efficacité, productivité et qui permettent de réduire la charge mentale.

Personne n’en parle, comme si c’était anecdotique. Moi qui les utilise au quotidien, je peux affirmer que ces outils sont essentiels. Non seulement ces outils sont méconnus des utilisateurs et des décideurs, mais plus grave encore, certaines entreprises essaient de les désactiver et/ou de les cacher aux utilisateurs pour « ne pas leur faire peur ». Une bonne intention à la base, mais qui justifie souvent une décision de ne pas faire d’accompagnement.

Conséquence, les collaborateurs passent à côté de véritables pépites : To Do, pour gérer vos tâches individuelles et réduire votre charge mentale, Planner pour gérer les tâches d’équipes, Forms pour faire des enquêtes, OneNote pour vos notes, Lists pour gérer des listes de données, Loop pour créer des environnements de travail et de collaboration, Bookings pour créer des « doctolib » internes (prises de rendez-vous - par exemple avec une équipe de support), WhiteBoard pour partager des schémas, Visio pour créer des diagrammes, Engage pour créer des communautés d’intérêt. Et je ne parle même pas de la Power Platform (Power Apps, Power Automate, …) ou de la famille Viva.

Copilot s’invite de plus en plus dans ces domaines mais pour apporter une assistance, pas pour remplacer. Par exemple dans Forms, Copilot vous aide à créer un formulaire à partir d’un prompt. Dans Power Automate, Copilot peut créer un traitement avec une simple description, etc.

Bref Copilot ne remplace pas ces outils : Copilot les augmente et au passage, Copilot augmente les capacités à faire de ses utilisateurs.

Autrement dit, affirmer que ces outils sont ringards par rapport à Copilot ça n’a réellement aucun sens. Comme l'explique Renaud Series dans ce commentaire dans LinkedIn : "Copilot est la cerise sur le gâteau - sans la pâtisserie en dessous, c'est juste une cerise". Ou encore Anne-Dominique Badin dans ce commentaire : "Copilot est juste un turbo qui permet d'accélérer mais il ne remplace en rien la voiture !"

Tant qu’il y aura des humains, il y aura du dialogue. Et tant qu’il y aura du dialogue entre humains, Copilot ne fera qu’apporter une aide, sans remplacer les outils, sans remplacer Teams. Mais attention : c’est une aide à utiliser avec modération pour ne pas sombrer dans le ridicule. Récemment, j’ai vu dans un post LinkedIn des idées surprenantes de prompts, du style « analyse les mails reçus ce jour et apporte une réponse polie et professionnelle ». Mais répondre quoi ?

Si votre rêve le plus fou est que la collaboration en entreprise soit entièrement portée par l’IA pour remplacer Teams que vous jugez carrément ringarde, alors cela se fera sans vous, car ce ne sera le cas seulement que lorsque les agents Copilot communiqueront ensemble, sans ces satanés humains inefficaces qui ne font que ralentir le processus. Alors seulement, ce jour là, vous pourrez dire que parler de Teams et des autres applications, c’est ringard.

Quand les entreprises s'intéresseront à Microsoft 365 à cause / grâce à Copilot

Pour faire avancer les entreprises, je dois déclencher des prises de conscience sur différents sujets : c’est une condition essentielle pour « cranter » selon mon expression favorite.

J’ai plusieurs arguments dans ce domaine et l’un d’entre eux est d’évoquer ce que j’appelle l’escalier de l’évolution des technologies qui marque les grands virages technologiques :

• L’arrivée des premiers micro ordinateurs ("la grande informatisation" que je raconte dans cet article),

• Le déploiement de la messagerie électronique et des serveurs de fichiers,

• L’avènement des premiers intranet et de SharePoint (2001),

• Les premiers Réseaux Sociaux d’Entreprise et d’Office 365 avec le cloud,

• L’apparition de Teams et de toute la collection d’applications (Planner, To Do, Forms, Lists, etc),

• Jusqu’à la Power Platform dès 2018.

Et tout en haut de l’escalier de l’évolution trône le Roi Copilot apparu en 2023.

Si les entreprises sont de plus en plus intéressées par les promesses de Copilot, beaucoup ne réalisent pas toujours que pour être réellement efficace, Copilot doit baigner dans l’écosystème de leur environnement Microsoft 365 comme un poisson dans l’eau de son bocal. Et viendra un moment où ces entreprises là réaliseront que faute d’accompagnement préalable à Microsoft 365, leur bocal est complètement vide ou que l'eau est croupie (données obsolètes ou mal protégées).

Pour cette raison, quand une entreprise lui prend soudainement l’envie d’investir dans Copilot mais qu’elle se trouve toujours en bas de l’escalier, à travailler comme il y a 30 ans avec les mails et les serveurs de fichiers, ce n’est plus une marche technologique qu’il lui faut monter, mais une falaise abrupte. Les raisons sont nombreuses :

• Le carburant de Copilot, c’est à dire les fichiers et les informations, ne sont pas dans Microsoft 365, mais toujours dans les vieux serveurs de fichiers que Copilot ne peut pas exploiter. Tirer pleinement parti de Copilot nécessite donc, en amont, de réaliser une migration des serveurs de fichiers dans Microsoft 365. Mais comme je l’explique dans cet article, on ne peut pas migrer de A vers B : certaines données iront dans OneDrive, d’autres dans un « hub d’entreprise » ou des sites de fonds documentaires (avec SharePoint), d’autres dans des équipes Teams. Conclusion, avant la migration, il faut définir des stratégies documentaires et de collaboration, former les utilisateurs à minima a OneDrive, Teams, SharePoint (dans ses fonctionnalités documentaires basiques au moins), … bref il faut engager une démarche de transformation, de A à Z. L’enjeu est important : il en va de l’expérience utilisateur de vos salariés et donc de leur efficacité comme je l’explique dans cet article.

• Le peu de fichiers qui sont peut être déjà dans Microsoft 365 sont stockés « au petit bonheur la chance » par chaque utilisateur (faute de stratégie, de règles et d’accompagnement) avec des risques importants en termes de droits d’accès. Or avec Copilot, il n’y a plus de droit à l’erreur car l’IA se nourrie des infos accessibles à l’utilisateur pour lui répondre. Si des infos confidentielles sont stockées dans un SharePoint ouverts à tous vents, attendez vous à des surprises si un utilisateur pose la question fatale : « quels sont les projets RH confidentiels prévus pour cette année? ».

• L’intérêt de Copilot réside en grande partie dans son intégration dans les outils de Microsoft 365 (Teams, Forms, SharePoint, etc). Si ces outils ne sont pas connus, mal maîtrisés ou pire pas utilisés du tout, l’intérêt de Copilot n’est plus du tout le même.

• Copilot n’est pas une baguette magique : tout comme pour tous les outils de Microsoft 365, tirer partie de Copilot nécessite de changer d’habitudes. Autrement dit, cela nécessite d’adopter de nouveaux scénarios de travail comme cela est aussi nécessaire pour utiliser pleinement Teams. Si l’entreprise n’a jamais entamé jusque-là de démarche d’accompagnement à la transformation, tout reste à faire et à apprendre.

Pour toutes ces raisons de nombreuses entreprises commencent à s’intéresser plus sérieusement à Microsoft 365, de peur d’avoir bientôt, non pas un train de retard, mais deux : celui des usages de Microsoft 365 ET celui de l'IA avec Copilot.

Au final si il est vrai qu’actuellement Copilot fait de l’ombre aux outils de Microsoft 365 en occultant toute promotion de leurs usages au profil de l’IA, Copilot en sera probablement un formidable produit d’appel, comme me le disait très souvent et si justement Nathalie Guimonet.

Conclusion

L’intérêt pour l’IA en général et pour Copilot en particulier est parfaitement justifié aux vues des capacités stupéfiantes de cette technologie. L’IA n’est pas une mode qui va passer mais une révolution dans bien des domaines. Ce qui relève de l’effet de mode par contre c’est de penser que plus rien d’autre n’a d’importance et que de parler d’autre chose est forcément ringard ou que cela révèle d’un manque de vision des auteurs.

Retenez que Copilot baigne dans l’écosystème de votre environnement Microsoft 365 comme un poisson dans son bocal. Mais si votre bocal est vide ou presque vide, ou si l'eau est croupie, votre poisson risque fort de se retrouver le ventre en l'air.

Les applications de Microsoft 365 n’ont rien de ringard par rapport à Copilot : elles sont essentielles à l’efficacité des entreprises et complémentaire de Copilot, tant que les humains resteront dans les processus car Copilot ne remplace pas ces outils mais les augmente.

On ne peut pas faire l’économie de l’accompagnement à Microsoft 365 si on veut que l’entreprise tire réellement et complètement profit de Copilot autrement que pour pondre des mails vides de sens ou pour générer en 10 secondes des documents que personne ne lira. Préparer l’utilisation de Copilot demain nécessite de gagner en maturité sur Microsoft 365 aujourd’hui.

Depuis 25 ans que j’accompagne des équipes et que je publie sur ces sujets j’ai pris l’habitude de suivre mes convictions. Et ma conviction actuelle est que la maîtrise du « socle » de Microsoft 365 est selon moi une base indispensable et qu’il faut continuer à marteler ce message. Dans une entreprise bloquée dans les années 1990 avec ses mails et ses vieux serveurs de fichiers, on aurait l’air fin de promouvoir Copilot.

Pour cette raison, je suis convaincu que Copilot va relancer l’intérêt pour Microsoft 365 chez les entreprises qui ont déjà loupé le premier virage des "vrais" usages de Microsoft 365 (Teams, SharePoint et Cie) mais qui se disent que louper le second, ça commencerait quand même à faire un peu beaucoup. Bonne nouvelle : les approches pour développer l’adoption de Microsoft 365 et de Copilot sont quasiment identiques avec les mêmes pré requis (sponsoring, pédagogie, accompagnement, nouveaux scénarios, formation, etc). Sur ce sujet, je peux vous aider, n’hésitez pas à me contacter.

Reste à savoir si le soufflet se l’IA ne retombera pas aussi vite qu’il est monté. Même si la technologie est bluffante et pleine d'opportunités, faute d’accompagnement sérieux des collaborateurs pour intégrer correctement ces solutions dans leur travail quotidien, le retour sur investissement risque de ne pas être au rendez-vous (lire mon article sur le ROI de Copilot). Dans certaines sociétés, le taux d'utilisation des licences Copilot ne crève pas les plafonds.

Mais est-ce surprenant ? Après tout, OneDrive existe depuis 18 ans et de nombreux utilisateurs, faute d'accompagnement, n’en comprennent toujours ni l’intérêt ni le fonctionnement. Même si la promesse est belle, retenez que rien n’est jamais gagné d’avance dans ces domaines.