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Les assistant(e)s et le digital interne : opportunités et postures

August 2, 2019

Les outils digitaux proposés par la Suite Office 365 peuvent radicalement révolutionner le métier d'assistant(e). Mais rares sont encore celles et ceux qui en ont conscience, et en particulier les principales intéressé(e)s.

 

Car pour que la révolution opère, encore faut-il connaître ces outils, savoir les utiliser, et surtout savoir les intégrer dans le quotidien de travail. Cet article se propose de faire un petit tour rapide des opportunités très souvent méconnues.
 

 

 

Mais Office 365, c'est quoi ?

 

Commençons par le commencement. Office 365 a beau être déployé dans un grand nombre d'entreprise, les collaborateurs (et les assistantes) se posent souvent cette question cruciale qui casse le morale de celle ou celui qui est en charge du déploiement depuis plusieurs mois : "c'est quoi Office 365 ?". 

 

Office 365 est ce qu'on appelle "une suite logicielle" proposant plusieurs outils collaboratifs permettant de travailler, de collaborer, de partager. Nous allons en voir quelques exemples dans la suite de cet article. 

 

Pour y accéder (une autre grande question, qui casse encore plus le moral), tapez simplement l'adresse suivante dans votre explorateur internet : https://www.office.com. Identifiez-vous avec les identifiants (adresse email / mot de passe) que votre entreprise vous a fournis pour vous connecter le matin sur votre ordinateur, et vous voici connecté sur Office 365.

 


Une population en plein évolution

 

La première version de cet article était orientée exclusivement au féminin, pour la simple et bonne raison que dans tout mon parcours professionnel de 23 années, je n'ai rencontré que des assistantes, et jamais d'assistants.

 

Mais suite à la première diffusion de cet article, Marie Leroy, une enseignante en économie / droit / management et RH en BTS SAM (Support à l'Appui Managérial - Office Manager), m'indiquait que les choses changent.

 

Ainsi, sur la promotion de 38 étudiants cette année au lycée Carcado saisseval à Paris, 13 étaient des jeunes hommes, et Marie Leroy m'indiquait qu'ils étaient particulièrement motivés. La profession est donc très certainement à la veille de grandes évolutions, et sans nul doute le digital en sera un des leviers importants.

 

Je n'ai pas changé le reste de l'article ; je parle toujours des assistantes au féminin pour ne pas rendre la lecture plus compliquée avec une écriture inclusive "dégenrée" dont je ne suis pas expert. Mais vous aurez compris l'idée ;-).

 

 

Les assistant(e)s : une population précieuse !

 

Les assistant(e)s d'équipe ou de direction jouent un rôle très important dans les entreprises. Elles sont les facilitatrices des équipes et des managers. Elles sont souvent pivot entre le monde des collaborateurs et celui des managers, directeurs et dirigeants. 

 

Sur le plan du déploiement des solutions digitales comme Office 365 (le sujet qui m'intéresse en premier lieu puisque c'est ma mission chez mes clients), les assistantes constituent une population très intéressante car elles sont à la fois en contact avec les collaborateurs mais aussi avec les managers. Vis-à-vis des managers, elles peuvent parfois être de formidables leviers. Ou pas.

 

Elles peuvent donc être de réelles ambassadrices pour faire connaître les solutions du digital ou au contraire des opposantes farouches. Mais pour être ambassadrices, encore faut-il qu'elles soient informées et formées, ce qui est rarement le cas.

 

Les assistantes, tout comme les collaborateurs d'ailleurs, ne sont pas forcément en attente de nouveaux outils de travail. Elles se contentent bien souvent de leur messagerie et de leur serveur de fichiers, même si elles avouent avoir le plus grand mal à s'y retrouver, entre l'avalanche de mails quotidien et les fichiers introuvables dans une forêt de dossiers.

 

Mais changer d'outils, c'est changer d'habitudes acquises depuis que la messagerie et les serveurs existent, c'est à dire depuis bientôt trente ans. Le virage n'est forcément pas simple, même si les gains sont au rendez-vous si cette transformation est bien gérée.

 

 

Des outils et des usages souvent méconnus des assistantes

 

Je suis évangéliste digital interne depuis plus de quinze ans. Et je constate souvent que les assistantes sont finalement très rarement informées des outils mis à leur disposition et surtout des usages et opportunités qu'elles peuvent en tirer.

 

Je fais régulièrement des sessions de formation et d'accompagnement des assistantes, dans différentes entreprises. Et je constate souvent que les assistantes découvrent complètement les outils que je leur présente. D'un côté, ça justifie ma présence, mais de l'autre, quand ces solutions sont déployées depuis plusieurs années, ça pose question sur la stratégie d'accompagnement aux outils.

 

Je recommande donc toujours des sessions de sensibilisation dédiées aux assistantes pour leur présenter les usages et les opportunités apportés par ces outils.

 

J'accompagne actuellement quelques uns de mes clients qui ont fait ce choix au travers de ces fameuses sessions ou d'atelier de digital Working, ce qui m'a inspiré cet article. Au début, mes auditrices sont sur la défensive : elles se demandent ce que je vais encore inventer pour les empêcher de faire comme d'habitude. Mais à la fin de l'intervention, elles sont souvent ravies et surprises de découvrir toutes ces possibilités qui étaient à leur disposition sans le savoir.

 

 

Quelques exemples d'outils et d'usages

 

Il serait possible de faire un livre complet pour expliquer comment les outils du digital pourraient être utilisés par les assistantes. Ce livre serait à écrire avec l'aide d'une vraie assistante de direction pour imaginer tous les cas d'usage du quotidien. Mais à défaut d'un livre, voici quelques exemples pour vous donner quelques idées.
 


L'outil OneNote est encore sous utilisé ou mal utilisé en entreprise. Il offre pourtant de belles opportunités, à la fois en prise de notes, d'organisation de ces notes au travers de "bloc notes" faciles à créer et à organiser en sections / pages, mais aussi en termes de facilité déconcertante de partage de ces notes avec d'autres personnes. Les assistantes peuvent s'en servir pour prendre les notes en réunion, mais aussi pour organiser leur propre travail, seule ou avec leurs collègues.
 


Monter une réunion avec plusieurs personnes aux plannings chargés est un vrai casse tête. C'est aussi la mission première bien souvent des assistantes de direction. La connaissance des disponibilités ne suffit pas : généralement, les participants souhaitent choisir parmi plusieurs possibilités. 

 

Beaucoup d'assistantes continuent toujours d'envoyer par mails des propositions de créneaux et de gérer laborieusement les retours. Mais si vous posez la question à plusieurs personnes, la gestion des mails de réponse peut s'avérer une véritable prise de tête.

 

D'autres assistantes, plus modernes, utilisent la solution gratuite Doodle sur Internet (ou équivalent) : les participants peuvent alors cocher sur une page Web les créneaux qui les arrangent le mieux. La bonne date / la bonne heure est celle qui aura été cochée par tous les participants. 

 

Le problème de Doodle (et de toutes les solutions gratuites), c'est qu'il s'agit ici d'une solution tierce avec laquelle l'entreprise n'a généralement signé aucun engagement contractuel. Comme cette solution est souvent utilisée pour montrer des réunions importantes (parfois avec des personnalités), elle pose problème sur le plan du Règlement Général de la Protection des Données et du traitement potentiel qui est fait de ces précieuses données. Sans compter que dans la version gratuite, de multiples publicités s'invitent sur les pages, ce qui n'est pas du meilleur effet sur le plan professionnel.

 

FindTime est la solution Microsoft Office 365 qui rend le même service, tout est restant dans le domaine des outils de l'entreprise, au travers d'un contrat dûment signé avec l'éditeur, qui s'engage. Je ferai prochainement un sujet sur cet outil.
 

  • Le stockage et le partage des fichiers avec OneDrive (cliquer ici)


Les assistantes produisent des documents qu'elles doivent souvent faire relire ou compléter par d'autres personnes. Cela peut être des managers ou des collaborateurs.  OneDrive est la solution idéale pour partager en quelques clics des documents de travail ou carrément des dossiers comprenant plusieurs fichiers. C'est aussi la solution idéale pour faire parvenir des fichiers lourds à des correspondants externes, sans passer par des solutions tierces gratuites du Web (comme WeTranfer) qui présentent les mêmes risques que ceux que j'ai exposés pour Doodle).
 

  • La publication des fichiers ou actus avec SharePoint (cliquer ici)


Une fois ces documents de travail finalisés, il faut les diffuser auprès des équipes ou les archiver. La solution SharePoint offre des opportunités illimitées pour cela, sans rapport avec la pauvreté fonctionnelle des vieux serveurs de fichiers que beaucoup d'assistantes (et de collaborateurs) utilisent toujours, 35 ans après leur invention.

 

Dans la nouvelle version de SharePoint, une place d'honneur est faite aux actualités, ce qui permet facilement de pouvoir publier des news aux collaborateurs d'une direction. Mais bien entendu, disposer d'une solution technique simple n'implique pas forcément de savoir écrire la news, ce qui est une autre compétence qu'on a, ou qu'on n'a pas.
 


Être assistante, c'est être capable de gérer ses propres tâches et bien souvent, celles de son propre patron. La solution To-Do permet de gérer des listes simples de tâches, qu'il est possible de partager avec d'autres personnes (son patron, ou d'autres assistantes par exemple, pour monter un événement).

 

La solution Planner permet de gérer des tâches d'équipe de façon plus structurée, comme le permet de faire la solution Trello pour celles et ceux qui connaissent.
 


Régulièrement, les assistantes doivent sonder les collaborateurs. Le cas typique : proposer des restaurants ou des menus dans le cadre d'un déjeuner d'équipe. Beaucoup continuent encore aujourd'hui à sonder les collaborateurs par mail : elles gèrent ensuite le retour de chaque personne en remplissant manuelle un fichier Excel pour y noter les réponses. Un calvaire !

 

Le bon réflexe c'est bien sûr d'utiliser la solution forms qui permet de créer en quelques clics une enquête et d'accéder facilement à un reporting très détaillé des réponses. A ne pas confondre avec Google Forms, qui est une solution "gratuite" si votre entreprise a opté pour Office 365, et qui présente donc les mêmes risques que les outils du Net dont j'ai parlés.
 


La vie des assistantes tourne encore essentiellement autour de la messagerie. Si c'est compréhensible pour les échanges avec les contacts externes à l'entreprise, ça l'est beaucoup moins pour les échanges avec leurs administrés (les collaborateurs) et encore moins avec les patrons qu'elles assistent.

 

Dans ces deux derniers cas, l'utilisation de l'outil Teams permet de canaliser les échanges et de fluidifier la collaboration et le partage. L'application mobile facile encore plus les échanges, notamment pour les patrons souvent en déplacement.

 

Typiquement, sur des sujets récurrents (échanges avec son patron sur des sujets de déplacements, de montage de réunions, etc), je le clame haut et fort à m'en briser les cordes vocales : plus aucun mail ne devrait être échangé : tout devrait passer par Teams tant les avantages sont nombreux.
 


De plus en plus, c'est Teams qui est retenu pour animer la vie de la direction ou de l'équipe. Mais même si le centre de gravité de Yammer glisse vers Teams, Yammer garde encore selon moi une belle place dans ce domaine, par la simplicité du canal (unique) de diffusion et de collaboration.

 

Je connais par exemple des assistantes qui ont stoppé les mails à toute la direction pour communiquer une information, pour ne privilégier que les posts dans le groupe Yammer. La condition essentielle de réussite est que le manager ait été clair sur SA politique de communication qui passe par Yammer et non plus par le mail.
 


C'est parfois l'assistante de la direction ou de l'équipe qui doit publier, à la demande de son responsable, des vidéos ou diffuser des actualités. Pour cela, de multiples solutions modernes s'offrent à elles, comme Stream pour publier une vidéo interne, Sway pour publier une page Web toute simple comprenant image, texte et vidéo, ou encore les actualités d'un site SharePoint (nouvelle fonctionnalité de la version moderne de SharePoint - j'en ai parlé un peu avant).

 

 

Digitaliser le processus de traitement

des sollicitations des assistantes

 

Nous abordons ici un stade bien plus avancé qui n'est pas à la portée des assistantes, mais plus des équipes qui accompagnent les collaborateurs au travers d'un accompagnement que j'appelle "digital working" et qui pourront mettre en place en quelques jours des dispositifs digitaux. 

 

Il s'agit ici ni plus ni moins que de digitaliser certains processus qui sont encore souvent manuels et portés à bout de bras par les assistantes. Par exemple, l'arrivée d'un nouveau collaborateur ne devrait plus être une démarche par papier ou via un mail : cette opération devrait se faire par simple déclaration dans un formulaire électronique qui déclenchera des actions, soit manuelles dans un premier temps, soit automatiques dans un second.

 

Une telle démarche de digitalisation n'est même pas envisagée dans bon nombre d'entreprise, tout simplement parce qu'on imagine que c'est un projet coûteux et très technique. Avec des solutions comme PowerApps (cliquer ici), Flow (cliquer ici) et SharePoint (cliquer ici), ce n'est plus le cas. Si tant est qu'il existe au sein de votre entreprise une équipe spécialisée dans ce domaine.

 

Chez un mes clients (GRTgaz), j'ai mis en place tout récemment un "portail de sollicitation des assistantes" pour canaliser via un portail toutes les demandes qui atterrissent généralement pèle mêle dans les boîtes de réception des assistantes, avec toutes les difficultés ensuite à la fois pour les demandeurs et les assistantes de savoir où en sont les traitements des demandes. 

 

Dans le portail ci-dessous, les collaborateurs disposent d'un "portail de services" dans lequel ils choisissent le service dont ils ont besoin : déclarer l'arrivée d'un nouveau collaborateur par exemple. 

 

Images publiées avec l'aimable autorisation de Khadija R'GHIGHA, responsable d'une équipe d'assistantes dans une grande direction chez GRTgaz, pour qui j'ai réalisé ce dispositif.

 

page d'accueil du portail de sollicitation des assistantes

 

En cliquant sur la vignette du service dont ils ont besoin, on affiche aux utilisateurs l'historique de leurs propres demandes, avec une vision claire des statuts de leurs demandes (déposé, en cours de traitement, ...). Cette seule fonctionnalité réduit les appels pour avoir une information sur le statut de traitement et évite aux utilisateurs de rechercher l'historique de leurs demandes dans leurs mails.

 

Mais plus important, on en profite aussi pour rappeler les consignes importantes concernant ce processus, ce qui est très difficile, voir impossible à faire quand les demandes sont traitées manuellement.

 

Page personnelle des demandeurs pour le service "arrivée du collaborateur"
avec l'affichage des consignes

 

En cliquant sur "nouvelle demande", un formulaire électronique réalisé avec PowerApps s'ouvre pour permettre aux utilisateurs de saisir toutes les données utiles, en respectant quelques règles de saisie simples. En validant, la demande est adressée à l'équipe des assistantes qui va traiter.

 

Utiliser un formulaire électronique pour déposer une demande, plutôt que le mail, permet de structurer la demande, en évitant d'oublier des informations. Par exemple, il est commun pour une assistante d'être sollicitée pour monter une réunion avec un directeur, sans que le demandeur ne précise le sujet ni même les personnes qui y participeront, ce qui génère des échanges de mails complètement stériles.

 

formulaire électronique en PowerApps pour déclarer l'arrivée d'un nouveau collaborateur

 

Avec le portail des demandes, les demandeurs ont une trace précise de leurs demandes et de leur statut de traitement. C'est important car de cette manière, le dispositif apporte une plus-value aux utilisateurs qui y trouvent donc des avantages à son utilisation.

 

Dans le même temps le pool des assistantes sait précisément qui-fait-quoi et quelles demandes ont été traitées. Pour cela, elles disposent d'un tableau de bord complet et général, et peuvent s'attribuer le traitement des demandes, pour être en mesure de savoir qui-traite-quoi.

 

La responsable de l'équipe des assistantes (Khadija R'GHIGHA) pour qui a été réalisé ce dispositif, explique :

 

" Chez les assistantes comme chez tous les collaborateurs, les outils ne sont utilisés que si on y trouve un intérêt. Comprendre l'intérêt n'est pas simple parce que la solution est radicalement différente de ce qu'on connaît depuis des années.

 

On ne découvre l'intérêt qu'au travers l'accompagnement au changement, la sensibilisation des équipes, d'où l'importance de cet accompagnement.

 

Une fois que la magie opère, l'engagement des personnes peut être surprenant. Mon équipe s'est personnellement beaucoup investie auprès de Christophe Coupez pour mettre au point ce dispositif. Ce n'était pourtant pas dans leur mission ni dans leurs objectifs de fin d'année. Elles se sont investies parce qu'elles ont très vite compris, grâce à l'accompagnement, l'intérêt qu'elles pourront en tirer : faciliter le travail au quotidien, apporter un bien être ergonomique et pratique, ...

 

Elles constatent aussi que ce dispositif leur apporte une certaine reconnaissance au travers des félicitations des collègues pour leur investissement. Cela prouve qu’une assistante, si elle est accompagnée, est capable de bien plus qu’organiser des réunions.

 

C’était mon double objectif car je suis convaincue qu une personne bien dans son travail est beaucoup plus performante."


 

Réinventer les scénarios de travail

 

Le plus compliqué pour les assistantes n'est pas de découvrir les outils, mais bien de réussir à les intégrer dans leur quotidien. C'est difficile parce qu'il faut carrément réécrire le scénario de travail, réinventer de nouvelles habitudes : on n'utilise pas les nouveaux outils comme on utilise le mail et le serveur de fichiers. On les utilise autrement. Mais comment ? Ça ne s'invente pas si personne ne vous explique.

 

C'est également compliqué parce que les assistantes ne sont pas les seules concernées. Il faut également que les autres personnes, qui collaborent avec elles, changent d'habitude et adoptent aussi ces outils.

 

Par exemple, si une assistante de direction propose à son patron d'utiliser Teams pour collaborer avec elle plutôt que le mail et le serveur de fichiers mais qu'il refuse, l'histoire s'arrêtera avant même de commencer. Et si il accepte, il ne s'agit pas que l'assistante propose un usage qui n'est pas le bon et qui n'apporte aucune plus value, ce qui va ruiner d'office la démarche aux yeux du manager. Il faut au contraire que le scénario d'usage qu'elle proposera à son patron soit bien pensé par un expert, avec elle.

 

Autre exemple, si l'assistante utilise Yammer pour informer les collaborateurs de la Direction, mais que le directeur/directrice n'a pas été assez clair au sein de sa direction sur l'importance d'utiliser Yammer pour rester informé, ça ne fonctionnera pas non plus. Dernier exemple, si un portail digital est mis en place pour canaliser les sollicitations faites aux assistantes (voir mes explications juste avant), mais que ce déploiement se fait sans explication ni sponsoring du directeur, il n'y aura aucune adoption à espérer.

 

Enfin, seule, l'assistante aura de grandes difficultés pour adopter les outils du 21ième siècle. Elle aura besoin de l'aide d'experts pour mettre en place les bons dispositifs, et surtout de l'appui de son manager pour qu'ils puissent s'intégrer complètement dans le quotidien.

 

C'est pour cette raison que dans certaines sociétés, la sensibilisation des assistantes se fait en duo : l'assistante avec le directeur / directrice qu'elle assiste.

 

Reste que les managers / directeurs et dirigeants sont souvent les plus réticents à l'idée de changer leurs habitudes, même s'il n'est pas rare (et c'est paradoxal) que ce soient eux qui poussent les équipes vers la digitalisation (sans être client eux mêmes).

 

 

Une opportunité pour les assistantes,
encore faut-il qu'elles en aient conscience

 

Comme tous les collaborateurs qui ne connaissent encore rien aux opportunités du digital interne, les assistantes sont souvent méfiantes quand on leur parle d'outils digitaux. Elles y voient, pour certaines, des outils qui vont les remplacer, alors que dans la réalité, ce sont essentiellement des outils qui vont augmenter leurs capacités et leur faciliter la vie au quotidien.

 

Parmi les arguments que je place en avant lors de mes interventions, il y a celui de l'employabilité. Le virage digital se fait doucement et se fera de toutes façons. Teams qui se déploie de plus en plus sera un levier important pour que les solutions digitales deviennent des incontournables : c'est l'outil qui manquait jusqu'à maintenant pour séduire réellement les équipes.

 

Déjà, des premières annonces d'emploi apparaissent faisant mention de Teams, ou des solutions d'Office 365. Les assistantes qui ont la chance d'avoir accès à ces outils doivent donc se demander si elles souhaitent en profiter pour acquérir un profil moderne et digitale, ou si elles veulent rester ancrées dans le passé, avec la messagerie et le serveur de fichiers comme dans les années 90.

 

Elles doivent aussi se demander quelle posture elles veulent avoir dans leur entreprise et dans leur structure. J'ai par exemple croisé des assistantes qui ne souhaitaient pas (par simple posture) découvrir ces outils alors que les équipes dont elles avaient la charge avaient massivement adopté Teams et Yammer. Elles se retrouvaient donc isolées des équipes et pour tout dire ringardisées (même si je n'aime pas ce mot).

 

Aujourd'hui, parce que nous sommes encore au début du virage, elles ont l'opportunité de se positionner comme pionnières vis à vis des équipes, et vis à vis surtout du directeur / directrice qu'elles assistent, ce qui peut leur donner une image toute autre. 

 

Enfin, le digital n'est pas une question d'âge. J'ai animé différentes sessions sur ce thème, avec différentes entreprises. Un jour j'ai été surpris par l'intérêt et l'enthousiasme d'une assistante de direction d'une soixantaine d'années aux cheveux grisonnants qui part à la retraite l'an prochain, et qui avait déjà adopté plusieurs des outils sans aucune aide. A sa droite, sa jeune collègue de 25 ans ne semblait au contraire porter aucun intérêt au sujet.

 

 

Animer une communauté des assistantes

 

J'ai eu l'occasion ces dernières semaines d'apporter mon aide à trois assistantes de direction qui souhaitaient mettre en place une solution pour animer une "communauté d'assistantes" au sein de leur entreprise.

 

Une telle communauté a pour objectif de créer un mouvement de partage et de solidarité entre les assistantes. La communauté doit permettre de partager des informations d'entreprise importantes (des prochains comités importants, ...) mais aussi de partager des informations pratiques (les bonnes adresses des restaurants et hôtels par exemple, ...). Mais une communauté doit surtout permettre de promouvoir l'entraide entre les assistantes.

 

L'entraide, c'est exposer un problème à ses pairs ou poser une question à la communauté pour avoir en retour des réponses et des conseils. Mais c'est aussi dans l'autre sens, vouloir faire profiter ses collègues d'une bonne pratique ou de conseils sur l'utilisation d'un outil ou d'un processus.

 

L'entraide, sans un outil digital comme Yammer ou Teams, c'est juste mission impossible : vous ne pouvez pas demander aux assistantes de s'envoyer des mails pour dialoguer. Tout d'abord parce que la messagerie n'est pas adaptée à ce type d'échanges, mais surtout parce que les assistantes croulent déjà sous le déluge des mails reçus de leurs administrés. Développer une communauté des assistantes n'est donc possible qu'avec et grâce aux solutions du digital.

 

Pour animer cette communauté, j'ai donc créé un dispositif mettant en oeuvre deux outils :
 

  • un site SharePoint de communication pour proposer des pages de contenu modernes et esthétiques dans lesquelles les assistantes retrouveront des informations de fonds (par exemple, les liens utiles vers les outils, les noms des "référentes" (les assistantes qui sont expertes sur un sujet), etc.
     

  • une équipe Teams pour les échanges et les communications. Cette équipe Teams est là pour les discussions entre les assistantes. Elle propose plusieurs canaux selon les thématiques.

 

Des passerelles sont mises en place pour passer du site SharePoint à l'équipe Teams et intégrer des informations de l'un vers l'autre. Lorsqu'il sera possible d'intégrer les "murs de conversion" des équipes Teams dans des pages SharePoint (comme cela est possible avec Yammer), l'intégration sera encore plus forte.

 

Une telle communauté est essentielle pour promouvoir les nouvelles solutions digitales, au travers de liens dans le site de communication vers les adresses des tutoriels nécessaires, au travers d'articles d'actualité dans lesquels des assistantes expliqueront à leurs collègues comment elles utilisent ces nouveaux outils, les avantages qu'elles en tirent, les conseils qu'elles peuvent donner, etc.

 

Mais la mise en place est difficile. Paradoxalement, ce n'est pas la création technique du dispositif qui pose problème car aujourd'hui, avec des solutions comme Teams ou SharePoint "nouvelle expérience", la mise en oeuvre est assez simple et rapide (en tout et pour tout, j'ai du tout terminer en trois jours de charge). La difficulté, c'est bien l'accompagnement des animatrices pour faire de ce dispositif une réussite.

 

Il faut en effet expliquer aux animatrices comment ... :

  • ... communiquer (comment écrire une actualité, ...) : tout le monde n'a pas l'écriture dans le sang

  • ... lancer la démarche (savoir parler du dispositif, expliquer les enjeux, donner envie d'être actrice du mouvement, ...)

  • ... animer une communauté (comment créer une dynamique, comment donner envie de participer, ...)

  • ... mettre à jour le site SharePoint (avec la "nouvelle expérience SharePoint" tout est plus simple, mais cela mérite des explications)

  • ... utiliser Teams (savoir écrire un post, comprendre qu'il faut répondre, animer, poser des questions, relancer, liker, récompenser celles qui sont actives par des likes, etc). C'est le prétexte pour former les assistantes à l'utilisation de Teams !

  • ...

Bref, comme je l'expliquerai dans un prochain post, le rôle de la DSI ne doit pas se contenter de mettre en place les dispositifs sur le plan technique, mais d'en faire un succès. 

 

 

L'ambassadrice des assistantes : Maeva Chelly

 

Qui d'autre qu'une assistante peut expliquer l'intérêt du digital aux assistantes?

 

En septembre 2018, j'interviewais Maeva Chelly (cliquer ici), une assistante de direction de Microsoft, passionnée de digitale, qui consacre une partie de son temps à la sensibilisation et à l'évangélisation des assistantes. 

 

Régulièrement, Maeva anime des rencontres avec des assistantes de différentes entreprises. Je suis d'ailleurs en train d'en organiser une avec elle et ses collègues de Microsoft une pour un de mes clients.

 

Maeva intervient également comme conférencière.  Vous pourrez l'entendre lors du Modern Workplace Conférence Paris 2019, en décembre (voir l'agenda - cliquer ici). J'y interviendrai également. Elle vous expliquera encore mieux que moi comment les assistantes de votre entreprise peuvent bénéficier de ces solutions, et comment les aider à leur découverte.

 

 

Si vous souhaitez que vos assistantes passent à l'heure du digital, n'hésitez pas à la contacter pour étudier la possibilité d'une rencontre.
(maeva.chelly@microsoft.com)

 

 

 

 

 

 

 

 

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