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  • Christophe COUPEZ

Pourquoi et comment Microsoft 365 peut aider vos transformations d'entreprise ?

De tout temps mais plus particulièrement dans ce monde actuel qui change à toute vitesse et sur tous les fronts, les entreprises lancent de grands plans stratégiques de transformation. Quelle qu'en soit la nature, toutes les transformations reposent sur les mêmes principes fondamentaux que nous allons brièvement évoquer.


Reste à animer cette transformation et surtout à atteindre les objectifs fixés. Et sur ces deux points les entreprises ont encore énormément de difficultés à réaliser que Microsoft 365 peut jouer un rôle majeur.


Pourquoi et comment les entreprises doivent tenir compte de Microsoft 365 dans leurs démarches de transformation : c’est ce que je vais essayer de vous expliquer dans ce billet.


Pourquoi mener des démarches de transformation ?

Pour faire simple, les démarches de transformation visent à modifier « le logiciel de fonctionnement de l’entreprise ». Il s’agit par exemple de moderniser la culture d’entreprise, d’être plus performant / plus réactif / plus agile, d’optimiser les ressources et les coûts, d’améliorer le service client, de changer radicalement de business plan avec tout ce que cela comporte d’ajustements à tous les étages de l’entreprise, etc. Les objectifs sont souvent multiples et liés entre eux et cette liste est donc très loin d’être exhaustive.


Les raisons de se transformer ne manquent pas. C’est la conséquence souvent d’une nécessité vitale et stratégique d’adapter l’entreprise à un changement brutal ou latent du contexte général. Le plus souvent ces transformations sont vitales à la survie à courts ou moyens termes. En tout cas, on lance rarement une transformation sans raison valable.


Par exemple, lorsqu’une entreprise est confrontée à une concurrence disruptive, une démarche de transformation est essentielle pour changer de cap le plus rapidement possible et être capable de conserver une part de marché suffisante pour ne pas faire faillite. C’est ce à quoi ont été confrontées les entreprises historiques de la téléphonie mobile lors de l’arrivée de Free mobile.


Mais une démarche de transformation peut avoir aussi pour origines des changements de contraintes majeures. Les exemples ne manquent pas : changement climatique, contraintes en émission d’empreinte carbone, bouleversements géopolitiques (les entreprises qui travaillaient avec la Russie par exemple), crises sanitaires, crises énergétiques, ruptures technologiques majeures et soudaines (IA, chatGPT,…?). La bascule du secteur automobile vers le tout électrique à moyen terme est un bon exemple.


Les fondamentaux de la transformation

Tous les projets de transformation, quelques soient les objectifs, reposent sur des fondamentaux immuables. Chacun a sa propre vision de l’art et la manière de réaliser une démarche de transformation. J’ai apprécié celle d'Ali Armand (Polytechnique Executive Education) et Dominique Poisonnet (Alaska consulting) exposée à l’occasion d’un webinaire le 24 janvier 2023 et qui repose sur 6 leviers fondamentaux : le sens, l’inclusion, la réalisation et la création de valeur pour soi, la confiance, l’appartenance à une communauté, l’importance de la démarche.


Mais au delà de l’orientation stratégique donnée à la démarche, il y a deux axes supplémentaires importants qui sont le moteur de cette transformation : la communication et la collaboration pour animer cette transformation.


La communication interne est essentielle. Comme je l’explique dans ma conférence du 7 février 2023 en évoquant l’image du paquebot (voir l'extrait en cliquant ici). Quand on lance une transformation il faut réussir à embarquer tout le monde dans la nouvelle orientation et tout cela passe par une communication interne qui doit être efficace et bien ciblée.


La collaboration est également fondamentale. Il n’y a guère que les systèmes soviétiques qui imposent des décisions sans concertation ni implication des salariés. Aujourd’hui, les transformations sont co construites au travers de chantiers de réflexion lancés avec des objectifs à atteindre. Les actions à mener pour atteindre ces objectifs sont décidées à l’occasion de chantiers collaboratifs impliquant un nombre plus ou moins grand d’acteurs de l’entreprise. Cette co construction est importante pour impliquer les collaborateurs et décider des actions à entreprendre qui correspondront au mieux à la réalité du terrain. Mais avoir l'ambition d'impliquer les collaborateurs ne suffit pas : il faut aussi leur expliquer comment échanger, travailler ensemble et partager dans ce cadre, de manière simple et efficace.


Informer les salariés, leur permettre de s’impliquer et de participer, c’est ce que j’appelle « mettre en mouvement l’entreprise », une expression qui n’est pas de moi mais de David Porcheron de Covea (lire son interview).


Microsoft 365, pour animer la transformation...

Communiquer et collaborer pour accompagner la transformation c’est bien, mais n’oubliez pas que pendant ce temps là, les salariés continuent de travailler. Quand j’entends parler d’un grand projet de transformation d’entreprise et que je constate que Microsoft 365 ne fait pas partie de l’équation, cela signifie que tout va se faire « à l’ancienne », avec la seule messagerie pour communiquer et collaborer sur les différents chantiers de co construction.


Le souci c’est que la messagerie est un outil des années 1990, une époque très différente d’aujourd’hui : les flux de communication et de collaboration et le débit d'information d'aujourd'hui n’ont rien à voir avec ceux de cette lointaine époque. Or dans les entreprises qui travaillent encore « à l’ancienne » la messagerie est le seul et unique canal de collaboration. Si vous ajoutez au flux de mails du quotidien (déjà difficile à gérer), un flux supplémentaire de mails pour « mettre en mouvement l’entreprise » dans le cadre de cette transformation, vos salariés vont crier grâce.


C’est ce à quoi j’ai assisté dans une entreprise qui avait lancé en grandes pompes une démarche de transformation majeure. Du jour au lendemain, l’équipe en charge du projet qui voulait créer une grande dynamique, avait inondé tous les salariés de mails d’information pour « battre la mesure » et les motiver. A ces flots de mails s’étaient ajoutés tous les mails des chantiers de co construction. Résultat : les messageries des personnes impliquées étaient complètement saturées : l’activité quotidienne s’était retrouvée affectée et le projet de transformation avait été perçue comme une sorte d’usine à gaz ingérable qui empêchait de travailler. La démarche de transformation avait beau être pertinente et bien préparée, la mise en oeuvre était impossible avec la seule messagerie.


J’ai toujours trouvé troublant de parler aux salariés de transformation d’entreprise, de changement, de modernité, d'évolution, tout en utilisant les mêmes scénarios qu’il y a trente ans. Si on veut montrer que le changement est en marche, adopter un scénario moderne pour communiquer me semble plus cohérent.


Pour cela, Microsoft 365 apporte plusieurs solutions pour gérer correctement communication et collaboration. J’en donne des exemples dans mon dernier livre « réinventer la communication interne avec Microsoft 365 » que je vous invite à lire pour approfondir :

  • SharePoint par exemple sera un excellent outil pour créer rapidement un espace digital esthétique « qui donne envie » et qui sera l’espace de référence de la démarche. On y trouvera toutes les explications qui donneront le « sens » de cette transformation, avec des vidéos (Microsoft Stream), des actualités, des dates clé, etc.

  • Pour questionner les collaborateurs, Forms sera un outil précieux pour faire des enquêtes par exemple et "prendre la température".

  • Yammer, le réseau social d’entreprise permettra d’informer, de notifier les collaborateurs de façon non invasive (= sans les noyer sous des mails et boucher leur messagerie) et de leur permettre de réagir et de poser des questions : une chose absolument impossible avec une communication 100% mails.

  • Pour les chantiers de co construction, Teams sera bien entendu l’outil idéal, notamment couplé avec Planner par exemple pour gérer les tâches d’équipe par exemple et OneNote pour les compte rendus. Chaque chantier pourra être une équipe Teams avec ses canaux d’échange thématiques.

  • Les solutions Microsoft Viva offrent également des outils efficaces dans le cadre d’une démarche, notamment avec Viva Goals (pour décliner les objectifs de l’entreprise depuis l’objectif macro de niveau entreprise jusqu’à l’action individuelle de chaque équipe et collaborateur pour atteindre cet objectif) ou encore viva pulse pour « prendre le pouls » régulièrement des salariés sur différents sujets (compréhension des objectifs, sens dans le travail, bien être, etc). Je parle en détail de ces solutions dans mon dernier livre sur la com' interne.

Bref, il est aujourd’hui possible d’animer toute une démarche de transformation d’entreprise, de « mettre en mouvement » tous les salariés sans échanger aucun mail. J’évoquerai l’intérêt de réduire l’usage de la messagerie dans le paragraphe suivant.


Le problème est que le schéma de pensée des entreprises est souvent coincé 30 ans en arrière et que pour une grande majorité de décideurs une communication sans mail n’est pas imaginable. J’aborde également toutes les « croyances » sur ce sujet dans mon dernier livre. Bref, la vraie transformation commence déjà sur ce sujet.


... et Microsoft 365 aussi pour atteindre les objectifs de la transformation


On ne lance pas des projets de transformation d’entreprise pour changer la couleur de la moquette. Dans une immense majorité des cas les objectifs affichés, plus ou loin dans ces termes, sont ambitieux. Il s’agit souvent de promouvoir l’innovation, d’améliorer l’efficacité individuelle et collective, de rendre l’entreprise plus réactive (réagir, décider, produire plus vite face à des startups qui vont direct à l’essentiel), de moderniser le style managérial, pour au final améliorer la productivité de l’entreprise (même si le mot « productivité » est tabou bien souvent).


Bien entendu, tous ces objectifs nécessitent des adaptations d’organisation et de processus, et c’est bien là le cœur des projets de transformation. Mais le moteur des entreprises, plus aujourd’hui encore qu’hier c’est la collaboration et l’échange entre les équipes. Si la collaboration est grippée, c’est toute l’entreprise qui tourne au ralenti. Il suffit de couper tous les moyens de communication dans l'entreprise pendant une seule journée pour en prendre conscience.


Comme je l’ai déjà évoqué, bien souvent les entreprises continuent à fonctionner « à l’ancienne » avec uniquement la messagerie et les serveurs de fichiers, même si elles ont acheté des licences Microsoft 365. Le souci c’est que les salariés croulent déjà sous les mails. Vouloir améliorer la collaboration et la réactivité avec des outil des années 1990, ça n’a aucun sens. Ça reviendrait à se donner l’objectif de voler à 900 km/heure et 300 passagers avec un avion biplan à hélice alors qu’il faut bien évidemment changer d’avion et de technologie de propulsion.


Adopter les outils de Microsoft 365, avec Microsoft Teams en tête, c'est passer du biplan à l'avion à réaction. On peut aller plus vite, plus loin, de manière plus agréable. Mais pour réussir à échanger plus, plus vite, avec plus de monde, il faut nécessairement changer de paradigme : il faut une évolution majeure de scénario de travail.

Et si vous ne savez pas pourquoi utiliser Teams plutôt que la messagerie est plus efficace, voyez cette vidéo en urgence car c'est le prérequis pour comprendre le sujet.


Pour cette raison, quand je vois qu'un projet de transformation d’entreprise ne fait fait nulle part mention des transformations des habitudes de collaboration et de partage pour atteindre les objectifs, je trouve que ça pose question. C’est un peu comme si, d’une vieille voiture 2CV on voulait faire une voiture de course et qu’on se contentait juste de changer la carrosserie. Mais le moteur, ne faudrait il pas le changer aussi ?


Les solutions Microsoft 365 sont justement le moteur de l’entreprise. Généraliser Teams pour animer les vies d’équipe, les projets, les sujets transverses à l’entreprise contribue à rendre les équipes plus réactives et plus efficaces (découvrez les nouveaux scénarios de travail avec ces outils en cliquant ici).


Par exemple, un hub d’entreprise (avec SharePoint) bien pensé permettra aux collaborateurs de trouver facilement l’information de référence et leur évitera de longues et frustrantes recherches. Un outil comme To Do (que j’utilise tous les jours, même pour ma vie perso) va décharger la charge mentale en permettant de tracer et de rappeler toutes les tâches individuelles à réaliser. Des outils comme Bookings ou FindTime simplifieront les prises de rendez-vous. Il y a encore d’autres outils méconnus (Lists, etc).


On peut aussi évoquer les outils de la Power Platform qui vont permettre à l’entreprise de digitaliser des pans entiers de processus en quelques semaines, quand il fallait des mois et des années avec les solutions traditionnelles de développement. Au delà de la digitalisation et de l’automatisation de ces processus (avec les gains associés), ce sont aussi des occasions uniques de les simplifier et donc mécaniquement de rendre l’entreprise plus efficace.


Ce ne ne sont ici que quelques exemples des apports de Microsoft 365 dans la transformation des entreprises. La liste est très loin d’être exhaustive.


Conclusion


Si Microsoft 365 n’apparait souvent jamais dans les grands projets de transformation des entreprises c’est tout simplement parce que les décideurs n’ont eux-mêmes aucune idée des gains de Microsoft 365 dans ce contexte car pour beaucoup, Microsoft 365 = Teams = outil de visioconférence.


Pourtant une licence Microsoft 365 c’est plus d’une vingtaine d’outils complémentaires, tous plus importants les uns que les autres pour améliorer l’efficacité individuelle et collective, et plus encore (voir cette vidéo qui explore le contenu d’une des licences les moins chères de Microsoft 365).


Ce sont surtout des outils qui sont de nature à modifier profondément les postures au sein de l'entreprise, à rendre possible le travail transversal, à moderniser le style managérial et la culture d'entreprise, à uniformiser les règles, à rendre l'entreprise "plus lisible" (voir mon livre), etc.


Par contre, une chose est sûre : acheter des licences Microsoft 365 ne suffit pas pour en tirer tous les gains. Des entreprises peuvent disposer de licences Microsoft 365 depuis plusieurs années et continuer pourtant à travailler de la même manière que dans les années 1990, en s’envoyant des mails et en continuant à utiliser des serveurs de fichiers qui n’auront jamais été décommissionnés.


Or une licence Microsoft 365 n’est pas une baguette magique : il faut réaliser une vraie démarche de transformation des usages pour en tirer pleinement partie car adopter Microsoft 365, c'est changer de scénario comme je l'explique dans cet article.


Pour cette raison, quand une entreprise lance un grand projet de transformation profonde mais que les outils Microsoft 365 n’ont pas encore été correctement déployés au travers de la transformation des usages, on se retrouve dans la situation où on doit partir en voiture mais avec les 4 pneus à plat : avant de démarrer il faut passer du temps à gonfler les 4 pneus, ce qui retarde le départ. Ou sinon, partir sur les jantes, mais ne pas aller bien loin et dans la douleur.


Accompagner les collaborateurs dans la transformation des scénarios de communication et de collaboration, c'est donc préparer le terrain à toutes les prochaines transformations de l'entreprise. Mais c'est aussi une démarche de transformation en soi, avec des objectifs stratégiques d'amélioration de l'efficacité, de la réactivité, de productivité et de simplification du quotidien. Ce qui ressemble furieusement à une transformation en profondeur de l'entreprise, sans en dire le nom.



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