Facebook, le premier réseau social, est né en 2004 mais n’a été accessible à tous qu’à partir de 2006. Très rapidement, des solutions d’entreprise reprenant le même concept sont apparues comme Yammer en 2008. Racheté par Microsoft en 2012, cette solution est aujourd’hui intégrée dans l’offre Microsoft 365.
Les RSE, Réseaux Sociaux d’Entreprise ont fait couler beaucoup d’encre dans les premières années de leur existence. Des experts annonçaient même que le RSE allait complètement remplacer l’intranet, montrant qu’ils n’avaient pas vraiment compris le concept. Les premiers articles étaient souvent très critiques pour ne pas dire moqueurs car à l’époque très peu de personnes en comprenaient réellement les usages, et donc l’intérêt. Et pour être honnête, c’est encore le cas aujourd’hui.
A cette époque, de nombreux éditeurs se sont engouffrés dans la brèche dans l’espoir de proposer LA solution incontournable du RSE pour les entreprises : certaines de ces solutions ont disparu, d’autres existent toujours et se sont durablement installées sur le marché.
Aujourd'hui, on parle beaucoup moins des RSE peut-être parce qu’un autre outil lui fait de l’ombre : Teams. Pourtant les deux solutions ne sont pas sur le même créneau (cliquer ici pour comprendre le positionnement). Cependant des entreprises souhaitent aujourd’hui lancer leur RSE et quand c’est le cas, elles recherchent le meilleur outil.
Dans ce billet je ne ferai pas de benchmark des solutions (d’autres le feront beaucoup mieux que moi et je ne suis clairement pas spécialiste de toutes les solutions existantes) mais je vais vous donner les principales questions à se poser pour faire votre choix en prenant comme outil de référence Yammer, la solution de Microsoft 365 que je connais fort bien.
Qu'attendez-vous d'un Réseau Social d'Entreprise ?
Au fil de mes missions dans de nombreuses entreprises de toutes tailles, de la PME au grand groupe international je constate un manque criant de connaissance sur ce sujet. Or pour choisir une solution il est essentiel d’avoir une idée très claire de ce qu’on en attend et des effets positifs qu'on veut générer. Sinon, comment pourrait-on bien choisir ?
J’expliquerai en détail le rôle central du RSE dans un prochain livre blanc (cliquer ici) consacré à la révolution de la communication interne avec Microsoft 365 mais vous trouverez déjà quelques éléments de réponse dans cette page consacrée à Yammer et ci-dessous :
Personnellement je vois le Réseau Social d’Entreprise comme un outil qui offre de nouvelles opportunités aux entreprises :
La possibilité de proposer une communication d’entreprise "à la carte" plutôt qu’en mode "spamming" par mails, comme c'est trop souvent le cas
La possibilité d’animer des communautés d’expertise métier (permettre par exemple à la communauté des vendeurs de toute l'entreprise d’échanger entre eux, de partager leurs succès, etc)
La possibilité de proposer aux collaborateurs des communautés d’entraide sur des outils ou des processus. Exemple une communauté des utilisateurs de l’ERP : publication des actualités de l’outil (maintenance, nouvelles fonctionnalités, …), question des utilisateurs, conseils d’usage, … Stop aux BAL génériques !
La possibilité de présenter des idées innovantes et de les présenter à toute l’entreprise comme expliqué et montré dans cette page.
La possibilité de « mettre en mouvement l’entreprise », c’est-à-dire de mobiliser tous les collaborateurs dans le cadre d’une démarche d’entreprise stratégique et de les rendre tous acteurs de cette démarche. Pour bien comprendre les enjeux, voyez comment BOUYGUES Telecom s'est appuyée sur son RSE pour préparer le lancement de la 4G en 2013 et comment COVEA s'est appuyée sur le RSE de l'entreprise pour accompagner la construction du Groupe après plusieurs fusions.
…
Tous ces scénarios sont impossibles à jouer efficacement avec la messagerie. Par exemple, vous ne pouvez pas lancer une démarche de transformation stratégique de toute l’entreprise en demandant aux collaborateurs de participer massivement en donnant leurs avis, en proposant leurs idées, en interagissant entre eux… avec des mails. Il y a 30 ans, la messagerie n'avait pas du tout était conçue pour cela.
Il faut surtout avoir défini des scénarios précis d’usage : par exemple animer une communauté d’entraide ou une communauté de partage d’expertise comme je viens de l’évoquer. C’est uniquement en « jouant » ces scénarios et comparant comment chaque outil les met en musique que l’on comprend leur puissance ou leur faiblesse, pas simplement en regardant leur look.
Quel est votre écosystème digital interne ?
Dans mes publications, je parle beaucoup d’écosystème digital de l’entreprise. Que ce soit Microsoft 365 ou toute autre solution (Google Workspace par exemple), le terme d’écosystème évoque tous les solutions digitales mises en œuvre dans l’entreprise pour travailler, collaborer, partager.
Très souvent, cet écosystème n'est pas réellement le fruit d'une stratégie, mais la conséquence d'évolutions historiques au cours des vingt dernières années. Il est constitué de solutions différentes (pour ne pas dire hétéroclites) ajoutées les unes sur les autres (pour ne pas dire empilées) sans réelle intégration entre elles, ce qui génère des problèmes : des outils qui ne communiquent pas entre eux, qui forment des « ilots » dans l’entreprise et limitent les scénarios d'usage. Des solutions qui ne partagent pas le même système de compte utilisateurs (souvent des login / mot de passe pour chaque outil). Des solutions qui n’ont pas de gouvernance cohérente entre elles, etc.
Dans un monde Microsoft 365, cet écosystème intègre toutes les solutions de gestion des comptes, de sécurité et de conformité, d’outils spécialisés mais interfacés entre eux, qui reposent tous sur un socle technique et fonctionnel identique et sous la responsabilité d’un seul éditeur.
Quand une entreprise cherche à lancer son réseau social d’entreprise elle doit tenir compte de l’écosystème qui existe dans l’entreprise : Microsoft 365 ou autre chose ?
Votre entreprise ne dispose pas de licence Microsoft 365 : si votre entreprise n’a pas de licence Microsoft 365, votre choix va pouvoir s’orienter tout azimut vers toutes les solutions de RSE du marché ! Toutes, SAUF Yammer.
En effet contrairement à des solutions de RSE spécialisées "Réseau Social d’Entreprise", Yammer est un outil parmi toute une plateforme complète intégrant une trentaine d’autres outils (Teams, Outlook, Planner, SharePoint, … voir la liste en cliquant ici) mais aussi toute une infrastructure de gestion des comptes, sécurité, conformité, etc.
Autrement dit, acheter des licences Microsoft 365 pour uniquement utiliser Yammer reviendrait à acheter un camion semi-remorque pour uniquement utiliser son autoradio. Ca n'aurait aucun sens.
Votre entreprise dispose déjà de licence Microsoft 365 : si vous avez déjà Microsoft 365, l’approche est différente. Une solution de Réseau Social d’Entreprise est déjà intégrée dans le prix de vos licences : c’est Yammer que nous verrons plus en détail dans ce billet.
Pour autant, si vous avez des licences Microsoft 365 rien ne vous interdit de choisir une autre solution pour votre RSE. Dans ce cas il vous faut désactiver Yammer pour ne pas avoir deux RSE en parallèle, ce qui ferait brouillon.
Mais rappelez-vous que, parce que Yammer est au cœur de Microsoft 365, choisir un autre RSE que Yammer dans un contexte Microsoft 365 aura un impact sur votre stratégie digitale interne globale. Car si ce choix vous offre peut-être d'autres possibilités que celles proposées par Yammer, il fermera la porte à certains scénarios d’usage rendus possibles justement par son intégration dans Microsoft 365, comme je le décris dans la suite de ce billet.
Une chose est sûr : si vous avez acheté des licences Microsoft 365 mais que vous préférez Slack plutôt que Teams, DropBox plutôt que OneDrive, Alfesco plutôt que SharePoint, Trello plutôt que Planner, …il faut peut-être repenser votre stratégie digitale car Microsoft 365 n’était peut-être pas le bon choix.
Attention cependant, car si vous additionnez toutes les licences de ces produits différents choisis "sur étagère" (à la place ou en complément de Microsoft 365) votre facture mensuelle des licences sera salée. Tiens, d'ailleurs, à propos d’argent…
Quelle est votre enveloppe budgétaire ?
Sur ce point aussi, la question budgétaire s'adresse différemment selon la composition de votre écosystème digital interne.
Vous ne disposez pas de licence Microsoft 365 : comme je l’ai expliqué, si vous ne disposez pas de Microsoft 365, vous avez le choix entre plusieurs solutions d’outils spécialisés dans la fonction de Réseau Social d’Entreprise (sauf Yammer). Vous pouvez alors les tester chacun pour choisir celui qui répond le mieux à vos scénarios.
Aujourd’hui, ces solutions sont généralement uniquement dans le Cloud : vous allez donc payer une licence par utilisateur et par mois, comme pour Microsoft 365. Les prix se situent généralement autour de 3 euros par mois et par utilisateur selon la solution et selon la négociation avec l’éditeur. Mais à ce prix, souvenez-vous que vous ne disposez que de la fonctionnalité "Réseau Social d’Entreprise" uniquement.
Vous disposez déjà de Microsoft 365 : vous l’avez compris, si vous disposez de Microsoft 365, Yammer est intégré dans le prix de votre licence, à la condition bien entendu que vous disposiez de licences adaptées.
Par exemple, si vous optez pour des licences P1 pour 3,40 euros /mois, vos utilisateurs n’auront qu’un seul outil : la messagerie Outlook. Mais faire le choix de cette licence, c’est en même temps renoncer à toute transformation digitale interne puisque, seule, la messagerie ne pourra apporter aucune transformation dans l'entreprise (lire ce dossier pour savoir de quoi il s'agit). Du coup, dans cette configuration, vous pouvez choisir n'importe quel autre RSE d'un éditeur tiers puisque vous ne disposez pas de Yammer. Certes, mais le coût final sera mécaniquement de 3,40 + environ 3 euros environ, soit presque 7 euros/mois/utilisateur. Soit le coût d'une licence Microsoft 365 qui vous propose toute la gamme des outils Microsoft 365. Avec Yammer.
Si votre objectif est de transformer les usages et moderniser l’entreprise avec Yammer, c’est possible à minima pour 80 centimes de plus, soit 4,20 euros et sous certaines conditions, avec des licences Microsoft 365 Business Basic qui vous offrent l'essentiel de toute la panoplie des outils Microsoft 365 et bien entendu, le fameux Yammer, le Réseau Social d’Entreprise.
Il existe bien évidemment toute une gamme de licences Microsoft 365, comme la licence E5 grand luxe à 35 euros qui offrira différentes possibilités et opportunités, en particulier Power BI, un usage plus riche de la Power Platform, la sécurité, ou les applications bureautiques (Word, Excel, ...) à installer sur le PC ainsi que des fonctionnalités de sécurité plus larges. Le choix des licences est une science précise qui doit trouver le bon compris entre votre budget et vos besoins d'entreprise.
Si Yammer ne vous convient vraiment pas, pour les raisons qui sont les vôtres, vous pouvez bien entendu choisir une autre solution parmi celles proposés par d'autres éditeurs. Mais au prix des licences Microsoft 365 que vous payez chaque mois, vous devrez bien entendu ajouter le prix des licences du produit que vous aurez choisi pour remplacer Yammer.
Si votre entreprise compte par exemple 6 000 collaborateurs, c’est au bas mot 18 000 euros par mois qui s’ajouteront au coût de vos licences Microsoft 365, soit 216 000 euros par an. Une somme conséquente quand on pense qu'il ne s'agit que de remplacer un seul outil de l’écosystème Microsoft 365 qui est déjà payé. Vis à vis de vos décideurs, les raisons de ce choix devront s'avérer réellement stratégiques et indiscutables.
Quelle ergonomie, quel look recherchez vous ?
En matière de réseau social d’entreprise, comme tout autre logiciel, l’ergonomie est importante. La manière dont les informations sont affichées, l’aspect moderne ou vieillotte, la facilité avec laquelle on peut poser des informations / des questions, tout ceci compte forcément dans le choix.
Mais la notion d’esthétisme et l’appréciation de l’ergonomie est souvent une question assez suggestive. Certains trouveront l’ergonomie de tel outil parfait, alors que d’autres auront une appréciation radicalement différente. Tout dépend des goûts et de l’expérience que chacun.e.
Sur ce domaine particulier, Yammer a bénéficié en mai 2020 d’une refonte de son ergonomie qui lui a redonné un coup de jeune. Il en avait bien besoin. Aujourd’hui, Yammer n’a pas à rougir de ses concurrents – dont certains ont pris du coup un sérieux coup de vieux. Son ergonomie est plutôt bien réussie et moderne. Les pages d’accueil des communautés sont particulièrement esthétiques, avec une belle image d’introduction et un logo qui est bien plus mise en valeur.
En complément de l’ergonomie et de l’esthétisme, certaines entreprises veulent également pouvoir personnaliser leur Réseau Social d’Entreprise, leur donner un petit nom, intégrer un beau logo et habiller l’outil avec la charte graphique de l’entreprise.
Mais comme Teams et tous les outils de la solution Microsoft 365, Yammer s’appelle Yammer. Vous ne pouvez pas changer son nom, ni intégrer votre logo, ni modifier ses couleurs. C’est la même chose pour Teams et pour tous les autres outils de Microsoft 365.
Pour certaines entreprises, cette limite est rédhibitoire et une autre solution lui sera d'emblée recherchée sans aller plus loin. Sur ce point, ce sont souvent les Directions de la Communication interne qui ont le dernier mot. Mais cette décision doit être prise en pleine connaissance des impacts sur l’intégration au sein de l’écosystème digital global, ce qui n'est bien souvent jamais le cas.
Pour le dire plus clairement cela revient à mettre la customisation devant les usages et les scénarios que Yammer propose au travers de son intégration dans Microsoft 365 et qui seront pourtant la clé de l'adoption à moyen et long terme.
Quels sont vos besoins d'accès en mobilité ?
Parmi les entreprises qui ont réussi leur déploiement, le Réseau Social d'Entreprise est l'organe de communication principal en remplacement de la messagerie. Il doit donc être facilement accessible en toutes occasions : au bureau sur son PC, sur une tablette et surtout sur son Smartphone.
La solution de RSE que vous retiendrez doit obligatoirement proposer une application mobile pour permettre à vos utilisateurs de voir les messages et d'apporter une réponse (ou réagir par un like) avoir à accéder à l'ordinateur (et dans la limite des heures de travail).
C'est ce que propose Yammer au travers d'une des applications mobiles de toute la solution Microsoft 365 (découvrir les solutions mobiles) : l'application Yammer sur Smartphone Android et Apple vous donne accès à tout le mur des actualités, à vos communautés et messages privés Yammer. Une application "lourde" installable sur PC est même possible : cliquer ici
Quelles sont vos attentes en termes d'intégration de votre RSE dans l’écosystème digital de votre entreprise ?
Nous y voilà, c'est le point qui me semble essentiel à bien comprendre.
Comme je l’ai dit, sur un plan purement esthétique et fonctionnel, Yammer n’a pas à rougir des autres solutions. Est-il pour autant le meilleur RSE de la planète, le plus riche fonctionnellement et le plus efficace? A vous de répondre car tout dépend des critères que chaque entreprise se fixe pour répondre à cette question. Mais une chose est sûre c’est la solution la mieux intégrée dans Microsoft 365 et c'est à bien prendre en compte quand on fait son choix.
Bien souvent les entreprises n'ont pas idée des avantages d'une bonne intégration : le choix de l'outil s'oriente souvent sur des choses rapidement visuelles et compréhensibles, comme le look et la possibilité de personnaliser l'interface à la charte graphique de l'entreprise.
Mais une solution intégrée dans Microsoft 365, cela veut tout et rien dire. Beaucoup d'éditeurs de RSE mettent en avant cette faculté dans leurs caractéristiques techniques sans que cela ne se concrétise dans les faits. Le risque est d’avoir un Réseau Social d’Entreprise qui soit « à côté » de l’écosystème digital interne : en termes de gestion des comptes et de la sécurité, de stockage des documents, etc. Ce point est essentiel et il ne faut pas hésiter à y consacrer un peu de temps et réclamer des démonstrations pour prouver la réalité de cette intégration et sa réelle profondeur.
Pour toucher du doigt ce que veut dire l’intégration de Yammer dans Microsoft 365, voyons ce que Yammer propose sur ce sujet :
Yammer apparaît dans le lanceur d'applications Microsoft 365
A minima, Yammer est bien entendu intégré dans les menus de Microsoft 365, accessible depuis n’importe quelle application de la solution. Cela lui donne une place bien visible et montre visuellement que Yammer fait partie des outils du quotidien.
Notez que vous pouvez également ajouter dans le lanceur d'applications Microsoft 365 (lire) un lien vers une autre application (un autre RSE par exemple).
Yammer utilise le profil utilisateur de Microsoft 365
Cela a l'air évident dit comme ça, mais pendant de longues années, Yammer avait son propre profil utilisateur qui était différent de celui d'Office 365. La raison était historique : Yammer était une solution rachetée par Microsoft et sa totale intégration laissait à désirer. Ce n'est plus le cas aujourd'hui.
Depuis avril 2020, les profils Yammer et Microsoft 365 sont les mêmes. Votre photo de profil Microsoft 365 se retrouve alors dans tous les outils dont Teams et Yammer pour lesquels ces photos sont importantes. Cela facilite grandement les campagnes de promotion de mise à jour des profils des collaborateurs (description des compétences, des expertises, etc).
Yammer peut être intégré dans Teams
Peut-être qu’aujourd’hui vos collaborateurs ne travaillent pas encore tous avec Teams et que la messagerie conserve toujours une place importante dans leur quotidien. Mais n’en doutez pas, à terme, Teams deviendra leur HUB collaboratif à partir duquel ils vont accéder à un grand nombre d’outil, de documents, d’informations et de données. A ce moment là, votre RSE ne doit pas à part, mais bien intégré dans ce quotidien qui tournera autour de Teams.
Dans cadre, Yammer s’intègre parfaitement dans Teams au travers d’une icône Yammer intégrée (si vous activez la fonctionnalité) dans la barre à gauche de Teams. L’accès à Yammer reste alors toujours visible et accessible. Les activités Yammer (publications importantes) peuvent également remonter dans Teams via la fonctionnalité « activité » de Teams.
Yammer s’intègre dans les pages de vos intranets SharePoint
Dans le prochain livre blanc consacré à la communication interne avec Microsoft 365, nous verrons qu’il est important de pouvoir « marier » un site intranet thématique réalisé avec SharePoint avec le Réseau Social d’Entreprise.
Un exemple typique : un site intranet SharePoint consacré aux outils informatiques, avec ses actualités, des pages d’explications, ses documents. Et associée à ce site, une communauté Yammer dans laquelle il est possible de faire des micro-publications, relayer des actualités, poser des questions, réagir, etc. Pouvoir intégrer le mur de discussion dans l'intranet associé améliore grandement l'efficacité de l'ensemble et offre de beaux scénarios d'usage.
Avec Yammer cette intégration dans les pages SharePoint se fait en quelques clics via deux Web part SharePoint natives qui offrent deux manières différentes d’intégrer Yammer dans la page, soit en faisant le focus sur des posts en particulier, soit en intégrant dans la page SharePoint le mur de discussion complet d'une communauté comme dans cet exemple ci-dessous :
Ces Web parts permettent également de choisir la source des posts à afficher :
les posts de la page d'accueil Yammer de l'utilisateur connecté,
les posts publiés par un utilisateur en particulier,
les posts d’un sujet en particulier (exemple le sujet #innovation)
ou le mur d’une communauté Yammer précise, comme dans les exemples précédents, y compris le mur de la communauté "Toute la compagnie"
Ces différents choix donnent la possibilité de scénarios d’usage très intéressants. Si vous recherchez une solution alternative à Yammer, n'oubliez pas de demander une démonstration d'une intégration dans un site SharePoint. Parfois annoncée, cette intégration s’avère au final n'être qu'une possibilité avec un développement à réaliser par le client, à ses frais, en utilisant les APIs de l'éditeur et de Microsoft.
SharePoint permet de promouvoir les actualités dans Yammer
SharePoint propose d'utiliser Yammer pour « promouvoir » une actualité SharePoint dans un post Yammer. Il suffit alors de cliquer sur « Promouvoir », sélectionner la bonne communauté pour poster un message dans Yammer qui pointe un billet d’actualité de SharePoint. Cette promotion des actualités SharePoint via Yammer sera détaillée dans le prochain livre blanc.
Stream s’intègre parfaitement dans Yammer
Stream, c’est la solution de publication interne de vidéos. Vous pouvez créer des chaînes thématiques de vidéos, disposer de retranscriptions automatiques et même de la reconnaissance faciale des intervenants, etc.
Parce que Yammer est intégré dans Microsoft 365, il intègre parfaitement Stream. Il est par exemple possible de publier dans un message Yammer une chaîne complète de vidéo, comme on peut le voir dans cet exemple :
Yammer s’appuie sur les groupes Microsoft 365
Si vous ne connaissez pas les groupes Microsoft 365, vous n’allez certainement pas réaliser l’importance de ce point et passerez ce paragraphe : ce serait une erreur.
Les groupes Microsoft 365 constituent une brique fondamentale de Microsoft 365. Il faut voir ces groupes comme des « conteneurs » qui rassemblent plusieurs choses : des membres bien sûr, mais aussi des instanciations d’outils Microsoft 365 qui partagent le même contexte d’utilisateurs et d’utilisation.
Par exemple, lorsque vous créez une équipe Teams, vous créez sans le savoir un groupe Microsoft 365 qui va contenir bien entendu les membres de votre équipe Teams mais aussi l’équipe Teams elle-même (avec vos canaux) ainsi qu’un site SharePoint associé à votre équipe Teams pour stocker vos documents. Si au sein de cette équipe, vous créez un Planner, il sera lui aussi associé à cette équipe Teams. Idem si vous créez, dans un canal de cette équipe, un bloc note « OneNote ».
Vous l’avez compris cette notion de groupe Microsoft 365 est fondamentale dans la solution Microsoft 365 car elle vous permet de « marier » les outils entre eux autour d'un contexte en garantissant une cohérente total des droits entre les outils utilisés dans ce contexte, ce qui n’est pas possible à faire sur des outils différents, d’éditeurs différents.
Ainsi, lorsque vous créez une communauté Yammer, cette communauté s’inscrit dans cette logique, comme pour toutes les applications : un groupe Microsoft 365 est créé pour votre communauté, avec toutes les autres applications associées. Vous pouvez par exemple créer un espace Stream de stockage de vidéos dont la sécurité d'accès reposera sur la même logique que votre communauté Yammer, car intégré dans le même groupe Microsoft 365.
Votre communauté de Réseau Social d'Entreprise n’est donc pas « à côté » de votre écosystème Microsoft mais bien réellement au coeur.
Les documents de vos communautés Yammer sont stockés dans SharePoint
En créant une communauté Yammer, vous créez sans le savoir un groupe Microsoft 365. Et comme pour Teams, en créant une communauté Yammer vous créez également (sans vous en rendre compte - l'opération est parfaitement transparente) un site SharePoint d’équipe pour y stocker vos fichiers.
Les avantages sont multiples. Principalement, vous bénéficiez de tous les mécanismes du site SharePoint en matière de gestion documentaire, à la fois en termes de gestion, d’exploration (propriétés, affichage SharePoint, …), de sécurité, de filtrage, de notification. Vos bibliothèques de documents peuvent être associées à des traitements Power Automate pour automatiser certaines actions comme on le verra dans la suite de ce billet.
Les documents de vos communautés sont intégrés dans le moteur de recherche
Le moteur de recherche Microsoft 365 recherche dans tout l’écosystème digital interne Microsoft 365. Parce que les fichiers de vos communautés sont stockés dans des sites SharePoint ils sont intégrés nativement dans le périmètre de recherche de Microsoft Search.
Les documents de vos communautés Yammer répondent à vos critères de conformité
Les capacités de Microsoft 365 à aider l'entreprise à maîtriser la conformité de ses données sont très souvent ignorées. Mais quand les entreprises les découvrent, elles les adoptent très souvent tant les enjeux sont importants.
Pour simplifier, Microsoft 365 permet de créer des étiquettes MIP (Microsoft Information Protection) qu'il sera possible d'accoler aux fichiers mais aussi aux mails. Associés à ces étiquettes, des scénarios permettent de définir les actions autorisées ou interdites. Par exemple, si on accole à un fichier l'étiquette [Interne uniquement], ce fichier ne pourra techniquement pas sortir de l'entreprise, ni par mail, ni par partage, ni par clé USB. C'est un frein important à la fuite de données, intentionnelle ou par erreur.
De même, vous pouvez créer des étiquettes pour désigner les fichiers contenant des données sensibles et personnelles. Vous disposez d'une console permettant de tracer ces données sensibles et d'activer des principes de suppression automatique après un certain délai comme vous l'impose la loi. Cette console vous donne d'ailleurs un score de conformité. En cas d'audit RGPD (lire), si l'auditeur voit que vous disposez de Microsoft 365, il vous demandera certainement d'ouvrir la console pour voir les actions que vous avez entreprise. Si le score est de zéro, l'affaire se présentera mal.
Bref, parce que les fichiers de vos communautés sont stockés dans des sites SharePoint, au coeur de Microsoft 365, les fichiers partagés via des communautés vont répondre aux critères de conformité que vous avez défini pour toute l'entreprise.
Power Automate peut automatiser des publications
Power Automate est un outil très puissant de Microsoft 365, un des produits d'un ensemble d'outils désigné sous le nom de Power Platform. Il permet de définir des actions qui seront déclenchées automatiquement, en fonction de déclencheurs, de conditions, etc.
Il est par exemple possible de créer des actions automatiques, comme publier un message dans Yammer automatiquement quand une actualité est publiée dans un site SharePoint, pour la relayer à la communauté. Les cas d'usage peuvent être très intéressants et les possibilités quasi illimitées.
Yammer vous permet de faire des évènements en direct
Depuis une communauté Yammer, il est possible en un clic de monter une événement interne à l'entreprise en direct (le live event). La limite actuelle est de 10 000 participants. Pour rendre cela possible, Yammer se repose sur toutes les briques de Microsoft 365 notamment en termes de gestion des droits d'accès, etc. Plus d'informations dans cette page Microsoft.
Avec Viva connexion, agrégez les publications Yammer à un seul endroit
Annoncés en février 2021, les outils VIVA présentés par Microsoft comme une plateforme dédiée à l’expérience collaborateur, conçue pour favoriser l’engagement, la formation, le bien-être et le partage de connaissances au sein de l'environnement de travail.
Intégrée à Microsoft 365 et Microsoft Teams, Viva connexions est l'un des quatre outils de la famille VIVA. C'est l'outil qui vous permet d'agréger dans une page unique intégré au coeur de Teams, toutes les informations nécessaires aux collaborateurs : les actualités (SharePoint), mais aussi les posts Yammer par exemple, entre autres.
La conclusion
Vous l'avez remarqué, cet article met clairement en avant les opportunités proposées par Yammer, le Réseau Social d’Entreprise de Microsoft 365. Ce n’est pas de la partialité délibérée de ma part (je ne suis pas vendeur de licences Microsoft 365) mais un retour d’expérience sur des scénarios que j’ai pu vivre chez des clients et dont j'ai pu voir l'efficacité. C’est aussi le reflet de ma profonde conviction de l’importance de l’intégration d’un outil dans une solution globale, un point souvent mis de côté au moment du choix.
Au-delà du choix de l’outil, choisir un Réseau Social d’Entreprise doit vraiment répondre à un projet d’entreprise très précis. Les scénarios d’usage qu’on en attend doivent être clairs lorsque vient le moment de décider. Et c’est principalement sur ces scénarios, sur leur fluidité et les opportunités associées que la décision doit se prendre (exemple : pouvoir intégrer le fil de discussion d'une communauté dans l'intranet).
Les questions d’ordre esthétique et de personnalisation (charte graphique, nom, logo …) sont importantes je n’en disconviens pas, mais elles doivent être mises en balance avec les bénéfices d’une réelle intégration dans l’écosystème digital interne de l’entreprise. Cette intégration rendra possible (ou pas) des scénarios d’usage qui seront de nature de positionner (ou pas) votre RSE au cœur de l’entreprise et non à côté. L'objectif de cet article était de vous montrer ce que cette intégration dans Microsoft 365 pouvait offrir comme avantages et ainsi alimenter votre réflexion.
Très souvent, les entreprises étudient les solutions tierces sans vraiment explorer la solution Yammer intégrée, jugée d’emblée plus faible certainement car "gratuite" puisque noyée dans les licences Microsoft 365. Et puis Microsoft se déplace rarement chez ses clients pour montrer ses produits, ce que feront plus volontiers des éditeurs spécialisés sur les RSE.
Dans un contexte Microsoft 365, si le choix définitif se porte sur une autre solution que Yammer, il faut en tout cas bien en comprendre les impacts en termes d’usage et en termes financiers à long terme car il sera extrêmement difficile, plus tard, de faire marche arrière.
