La méthode Parmentier pour développer l’adoption de Microsoft 365
- Christophe COUPEZ
- il y a 6 jours
- 7 min de lecture
Il y a quelques années, j’avais mis en place chez un client un service d’accompagnement au changement des scénarios de collaboration.
C’était beaucoup plus qu’une simple formation aux outils : il s’agissait d’aider des équipes à modifier leur manière de travailler pour passer du « tout mail avec les serveurs de fichiers » à une collaboration plus fluide et structurée avec Microsoft Teams (entre autres). C’est un changement radical d’habitudes, un vrai changement de paradigme.
L’idée générale : écouter les collaborateurs d'une équipe, connaître leurs « cailloux dans la chaussure », et imaginer avec eux un nouveau scénario de travail avec les outils pour gommer toutes les difficultés qu’ils rencontrent au quotidien. J’avais appelé cette approche « le Digital Working » (cliquer pour découvrir).
L’objectif au passage était aussi de leur faire découvrir les autres outils de Microsoft 365 largement méconnus mais qui permettent d’être plus efficaces et de se simplifier la vie : Planner, To Do, Forms, Lists, etc.
La démarche a eu un vrai succès grâce au bouche à oreille de managers à managers, et aux différentes présentations que des managers faisaient pendant des réunions de direction pour mettre en valeur leur esprit d’innovation. A tel point que rapidement, j’ai eu une liste d’attente, faute de temps pour m’occuper de tout le monde.
Un jour, le DSI qui m’avait missionné m’a convoqué, assez mécontent : « Christophe, j’ai des plaintes : des directions se plaignent que tu ne t’occupes pas d’eux et que tu les laisses poireauter trop longtemps ». Ma réponse l’a surpris. J’ai dit « Formidable !! ».
Il a cru que je n’avais pas compris qu’il me réprimandait, mais je lui ai expliqué : « Quand je suis arrivé, personne ne s’intéressait à ces outils, et maintenant, les équipes se plaignent qu’on ne s’occupe pas d’elles : on a gagné leur intérêt et c'est vraiment ça le plus difficile. ».
Bref, cet article est consacré à cette méthode que j’ai baptisée « la méthode Parmentier ». Mais avant de vous expliquer cette méthode, faisons quelques petits rappels.
Microsoft 365, ce n’est pas (encore) gagné !
A l’heure de l’IA, on ne parle quasiment plus des usages premiers de Microsoft 365 : collaboration, partage, documentaire, communication. C’est comme s’il était acquis que les outils de base de Microsoft 365 étaient connus, compris et adoptés par toutes les entreprises et que le sujet du jour, c’était l’IA, juste l’IA et rien que l’IA.
La réalité est toute autre. A l’occasion de mes audits, quand j’échange avec des collaborateurs et des managers, 90% de mes interlocuteurs ne connaissent QUE SharePoint et Teams – et encore, Teams uniquement comme outil de Chat et de visio conférence, et SharePoint comme un vulgaire serveur de fichiers.
Très peu connaissent les vrais usages de ces outils et leurs opportunités. Par exemple, quand j’évoque les « colonnes » des listes documentaires SharePoint (cliquer ici pour en savoir plus) la majorité découvre le sujet et pensent que c’est la dernière nouveauté de l’outil alors que la fonctionnalité existe… depuis plus de 20 ans.
Et je ne parle même pas des autres outils comme To Do, Planner, One Note, OneDrive, Lists, Forms, Engage, … Généralement, mes clients me demandent carrément de ne pas en parler à leurs salariés, de peur de les « perdre » selon l’expression habituelle. C’est comme si un professeur de piano n’évoquait que les touches blanches du clavier à son élève pour ne pas « le perdre » en lui parlant de l’existence des touches noires.
Or Copilot, l’IA de Microsoft 365, repose sur les usages de Microsoft 365, en particulier sur le stockage des fichiers et données dans Teams, SharePoint, OneDrive, etc. Vouloir utiliser Copilot sans rien connaître de Microsoft 365 et de ses usages, c’est comme vouloir faire du vélo sans pneumatiques ni pédales.
Pour déployer Microsoft 365, il faut développer l’intérêt
Pour réussir le déploiement de Microsoft 365, il faut développer de l’intérêt sur le sujet. L’objet de cet article n’est pas de décrire tout ce qu’il faut faire pour y parvenir : j’ai publié plusieurs livres sur le sujet, dont « Le digital interne en entreprise » aux éditions Mardaga, qui reste valable.
Il faut développer cet intérêt à toutes les strates de l’entreprise, sous différents angles.
Au niveau des collaborateurs bien entendu, en leur expliquant pourquoi et comment ces outils peuvent leur faciliter la vie et alléger leur charge mentale.
Au niveau des managers surtout, en leur expliquant comment ces outils peuvent rendre leurs équipes plus performantes,
Au niveau des dirigeants enfin, en leur expliquant les enjeux stratégiques pour leur entreprise, en matière de productivité, d’efficacité, d’image et de préparation pour l’avenir.
Développer l’intérêt passe par de la pédagogie. Il est indispensable de faire découvrir aux utilisateurs de nouvelles façons de travailler et de collaborer. Tant que vous ne leur montrez pas concrètement, ils ne peuvent pas deviner comment il est possible de faire autrement. Et si dans votre démonstration, vous répondez à toutes les difficultés qu’ils rencontrent au quotidien, c’est gagné.
Mais pour que la pédagogie touche son public, encore faut-il avoir une certaine visibilité dans l’entreprise, ce qui est compliqué à obtenir tant que les dirigeants ne sont pas eux-mêmes convaincus. Car ce sont les dirigeants qui décident ce qui est important à évoquer dans l'entreprise, et ce qui n'en vaut pas la peine.
Promouvoir l’adoption… de la patate
Parlons maintenant de ce fameux Parmentier… Antoine Parmentier, 1737 – 1813, était un pharmacien militaire et agronome, qui est connu principalement pour ses efforts visant à faire accepter la pomme de terre comme aliment de base en France, à une époque où le tubercule était méprisé, voir considéré comme dangereux pour la santé.
Si aujourd’hui la pomme de terre est un aliment de base dans le monde, promouvoir ce légume n’a pas été facile. Les ruses déployées par Antoine Parmentier pour réussir à convaincre de l’intérêt de la pomme de terre sont nombreuses et fameuses. Parmi celles-ci, notons les recettes qu’il a inventées à base de pommes de terre et qu’il servait à l’occasion de dîners auxquels étaient conviés des invités de marque, comme Benjamin Franklin et Lavoisier. Notons également son talent à séduire et rallier Louis XVI à sa cause, ce qui a entraîné par effet de domino l’adhésion des courtisans et du reste de la France.
La tactique la plus connue de Parmentier fut surtout de faire clôturer un champ de pommes de terre sur la plaine de Sablons, à Paris, qu’il faisait garder le jour par des hommes en armes. Mais la nuit, le champ n’était pas gardé, intentionnellement. Faire garder le champ a éveillé l’intérêt de la population et très vite, la nuit, le peuple Parisien venait voler les tubercules. C’était gagné.
Si on résume ce qui a permis la réussite de l'adoption de la pomme de terre :
La vision d’un homme (Antoine Parmentier) qui a compris avant les autres (et contre tout le monde) qu’il y avait une autre manière de s’alimenter.
La recherche de nouvelles recettes culinaires pour répondre aux besoins de base et donner de la valeur : alimentation des populations et plaisir (goût, recette).
Des dîners de démonstration pour convaincre et démontrer, même auprès des plus récalcitrants qui avaient des aprioris tenances pour des raisons parfois peu avouables (jalousie, ignorance, bêtise, ...).
La recherche du soutien du Roi Louis XVI, et par ricochet, l’adhésion des courtisans (car si le Roi dit que c'est une bonne idée, personne ne dira le contraire et ne cherchera à mettre des bâtons dans les roues).
Les efforts pour impliquer des personnages influents et reconnus (les "influenceurs" de l’époque – Benjamin Franklin, …).
Et fin connaisseur de la psychologie humaine, l’astuce de la clôture du champ avec des gardes armés, pour attirer l’attention des Parisiens et donner de la valeur à la pomme de terre, en organisant artificiellement la rareté.
La méthode Parmentier pour développer l’adoption de Microsoft 365
Vous l’avez compris, tous les ingrédients pour réussir l’adoption de Microsoft 365 sont réunis dans l’histoire de la promotion de la patate :
Il faut une personne dans l’entreprise ayant une vision innovante sur Microsoft 365, qui soit persévérante et capable de s’investir sans compter pour démontrer et convaincre, si nécessaire contre vents & marées.
Il faut rechercher des cas usages probants et irréfutables qui apporteront de la plus-value dans le cadre du contexte de l’entreprise.
Il faut faire des démonstrations des usages pour démontrer et convaincre, et prouver qu’il est possible de collaborer autrement, et mieux.
Il faut obtenir le soutien du dirigeant, ce qui entrainera une adhésion en cascade sur le reste de la hiérarchie.
Il faut réussir à convaincre des directeurs et toutes personnes influentes dans l’entreprise, dont la parole compte et qui seront les meilleurs ambassadeurs.
Et il faut attirer l’attention des utilisateurs en donnant de la valeur au sujet.
Proposer un soutien « Digital Working » à quelques équipes et faire de ce soutien un accompagnement rare et personnalisé donne de la valeur à la démarche. On proposera cet accompagnement dans un premier temps aux managers visionnaires qui ont la volonté d’innover dans les méthodes de travail.
Si l’accompagnement est réussi, ces managers se feront un plaisir de mettre en avant leur esprit innovant en présentant leur méthode de collaboration innovante et disruptive auprès de leurs homologues, ou à l’occasion de séminaires d’échanges de bonne pratique. Vous pourrez capitaliser sur ces retours d’expériences et ces cas d’usage pour en faire la promotion en interne.
Bien entendu, si un tel accompagnement personnalisé est possible dans une petite entreprise, cette approche atteint vite ses limites dans une très grande société, faute de temps et de ressources. Mais si les demandes affluent, vous aurez gagné l’intérêt de l’entreprise, et c’est le plus compliqué.
Ensuite, des solutions sont disponibles pour un accompagnement « industriel » des équipes qui souhaitent transformer leurs scénarios de travail : vous pouvez continuer à proposer des accompagnements personnalisés à certaines équipes VIP, et pour d’autres, vous pouvez mettre en place un circuit de réflexion et d’accompagnement en vidéo, en plusieurs étapes qu’un manager pourra dérouler avec son équipe. Si cette approche vous intéresse, n’hésitez pas à me contacter (cliquer) pour en parler.
En conclusion
Cela fait des années que j’évoque auprès de mes clients cette fameuse méthode Parmentier. J’avais promis à beaucoup d’en faire un article. C'est maintenant chose faite.
L'histoire de cet homme m’avait marqué lorsque je l’ai découverte il y a plus de vingt ans, à l’époque où je commençais déjà à faire la promotion de nouveaux usages dans l’entreprise Bouygues Telecom, avec ce tout nouvel outil commercialisé par Microsoft en 2001 : SharePoint !
Beaucoup des « évangélistes » Microsoft 365 doivent se reconnaître en lui. Les difficultés qu’il a rencontrées ressemblent beaucoup à celles que l’on rencontre lorsqu’on essaie de promouvoir les usages de Microsoft 365 dans les entreprises. Sa persévérance et les initiatives qu’il a développées ressemblent beaucoup aux efforts à fournir pour faire décoller l’intérêt de Microsoft 365.
Bref, il ne vous reste plus qu’à vous inspirer de cet homme du 18ième siècle, pour faire (ENFIN) entrer votre entreprise dans le 21ième !
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