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  • Christophe COUPEZ

Tirez parti des licences Microsoft 365 que votre entreprise a achetées

Lors d’une de mes interventions dans le CODIR d’une entreprise, un Directeur Général m’a demandé quel serait le retour sur investissement en euros s’ils faisaient appel à mes collègues d’Abalon et à moi-même pour les aider à déployer les usages de Microsoft 365.


Ma réponse avait été simple : “impossible de chiffrer en euros le retour sur investissement (*), mais par contre, je peux vous chiffrer le coût de ne rien faire, puisque c’est globalement le montant des licences que vous payez chaque mois à Microsoft pour n’en utiliser que 5% de la puissance”.

(*) le retour sur investissement de Microsoft 365 ne se calcule pas sur un plan purement financier, comme je l’explique dans mon livre “le digital interne en entreprise” et dans cette rubrique du site


Dans cet article, nous allons donc évoquer ce grand gâchis des licences inutilisées, et je vais vous présenter une solution pour l'éviter.


Microsoft 365 : une puissance (largement) sous-estimée

C’est un fait, une très grande majorité des entreprises n’ont qu’une connaissance très réduite du produit Microsoft 365 qu’elles ont acheté. Pour beaucoup, Microsoft 365 se résume à Teams et SharePoint. Et encore, même dans les entreprises qui se disent être de très bons utilisateurs, les scénarios d’usage restent souvent très pauvres : des réunions en ligne, quelques documents dans des SharePoint mal ficelés, et toujours beaucoup d’échanges de mails … Rien qui ne soit de nature à révolutionner le quotidien.


Si vous avez vous-même des doutes sur ce que contient une licence Microsoft 365, je vous invite à voir ma vidéo “d’outboxing” (cliquer ici) d’une licence Microsoft Business depuis l’achat de la licence à la découverte de ce qu’elle contient.


Dans un grand nombre de cas, l’introduction de Microsoft 365 n’a finalement pas changé grand-chose dans le quotidien des collaborateurs. En tout cas, le retour sur investissement des licences est souvent décevant. Pourtant, quand la solution est bien déployée, Microsoft 365 est de nature à révolutionner l’entreprise dans au moins six domaines :

  • Révolution de la collaboration entre les collaborateurs : collaboration zéro mails en interne de l’entreprise en utilisant exclusivement Teams, dont les usages sont plus efficaces comme je l’ai expliqué dans cette vidéo, ce qui apporter des gains considérables : travail transversale facilité, nouvelles postures managériales, agilité, réactivité, etc.

  • Révolution de la communication interne : réinvention complète de la communication avec Microsoft 365 pour une communication plus ciblée et choisie (en alternative au spamming d’entreprise) et construction rapide et économique d’un intranet digne de ce nom : c’est l’objet de mon projet livre et d’une prochaine conférence.

  • Révolution de la gestion documentaire et de la connaissance : Microsoft 365 vous donne toutes les cartes pour ENFIN définir une stratégie documentaire digne de ce nom, qui permette de rendre l’entreprise “lisible”, comme je l’explique dans cet article.

  • Révolution de la sécurité et de la maîtrise de la conformité : dans plusieurs domaines, Microsoft 365 vous apporte toutes les solutions pour renforcer la sécurité et la confidentialité, et vous donne tous les outils pour répondre aux exigences du RGPD, comme je l’explique dans cette rubrique du site.

  • Révolution de la réponse aux besoins métier : avec la Power Platform, il est désormais possible de digitaliser des processus dans des délais courts et de façon économique. C’est toute la force du Lowcode, avec notamment Power Automate et Power Apps. Voyez dans cette vidéo un exemple de réalisation tiré de notre propre expérience chez Abalon.

  • Révolution dans l’expérience collaborateur : c’est la grande promesse des produits de la ligne “VIVA” de Microsoft 365, qui s’appuient sur Teams, au travers de plusieurs solutions orientées sur l’expérience du collaborateur (bien être, efficacité, etc).

Alors, pourquoi il ne se passe rien de révolutionnaire dans certaines entreprises qui ont pourtant acheté des licences ?


Pour que Microsoft 365 donne toute sa puissance...


Un jour, un DSI qui m’avait sollicité pour une mission d’assistance au déploiement, m’avait posé une condition : “M. Coupez, je vous demande juste une chose : ne bouleversez pas les habitudes de nos collaborateurs, sinon, ils vont être perdus”. Mais c’est juste impossible. On ne peut pas “faire autrement en faisant pareil”, on ne peut pas tirer parti d’outils sans les utiliser réellement.


Par exemple, si vous achetez des pelleteuses mécaniques pour vos chantiers de terrassement, vous ne constaterez aucun gain de productivité si vous ne formez pas vos ouvriers à leur usage, et si vous ne modifiez pas les scénarios de travail en intégrant ces nouveaux matériels dans les méthodes de terrassement. Les pelleteuses ont beau être achetées : si elles restent garées bien sagement près des chantiers et que vos ouvriers continuent d’utiliser leurs pelles pour creuser, tout simplement parce que c’est de cette manière qu’ils travaillent depuis 30 ans, vous ne gagnerez aucun gain de productivité. Et ça sera inutile de rejeter la faute sur les pelleteuses.

C’est exactement la même histoire qui se joue avec Microsoft 365, à un autre niveau plus subtil. Les entreprises achètent des licences Microsoft 365, mais les collaborateurs continuent à s’envoyer des mails et à stocker les fichiers sur les serveurs, en laissant de côté tous les outils qui leur permettraient d’être plus efficaces et surtout de faciliter leur travail quotidien.


Pour que Microsoft 365 donne toute sa puissance, il faut réinventer le quotidien des collaborateurs sous l’angle de Microsoft 365. Et c’est ce que les entreprises & leurs collaborateurs arrivent très difficilement à faire.


Ce n’est pas juste utiliser Teams ; c’est savoir utiliser tout le panel des outils pour les “marier” entre eux pour créer de nouveaux scénarios d’animation de projet, d’animation d’équipes, etc. Si vous voulez découvrir à quoi peuvent ressembler ces scénarios, voyez cette rubrique du site.


Problème : les salariés, mais aussi les managers et surtout les décideurs ne sont pas emballés à l’idée de changer quoi que ce soit aux habitudes. Et pendant mes séminaires “d’ouverture des chakras” pendant lesquels je montre la puissance de ces nouveaux scénarios, j’ai souvent face à moi des personnes très dubitatives, poliment silencieuses. Je vous l’avoue, c’est parfois complètement déprimant et surtout frustrant quand, dans le même temps, je constate chaque jour la puissance de ces outils.


En fait, traiter moins de mails, travailler plus facilement, être plus agile et réactif dans les échanges, savoir (enfin) partager les fichiers correctement, ça, tout le monde est d’accord sur cet objectif. Mais dès qu’on évoque l’idée de lâcher la messagerie et le serveur de fichiers, il n’y a plus personne.


Les Essentiels 365 : ces outils qu’on ne peut/doit pas ignorer


Dans une grande majorité des cas, le grand nombre d’outils (à découvrir en cliquant ici) proposés dans Microsoft 365 fait peur aux entreprises. Plutôt que d’y voir des opportunités, les entreprises y voient des risques et des difficultés :

  • le risque de “perdre” les collaborateurs et de leur faire peur,

  • la difficulté d’apporter un support à tous ces outils (trouver des tutoriels, ...),

  • la difficulté d’expliquer à quoi servent ces outils alors que bien souvent les équipes en charge de Microsoft 365 n’en savent pas toujours plus que les collaborateurs sur les usages de ces outils.

Pour cette raison, de nombreuses entreprises préfèrent déployer graduellement les outils, en faisant le focus sur les outils vedettes (Teams et SharePoint) et en faisant volontairement l’impasse sur tous les autres outils qui leur semblent “secondaires” voir même inutiles (à leurs yeux).


C’est comme interdire à un pianiste débutant de taper sur certaines touches sous prétexte qu’il débute et vous n’avez pas le temps d’expliquer toutes les notes. C’est comme déployer un nouveau kit de perceuse dans les ateliers, en ne donnant les accessoires que petit à petit pour ne pas effrayer les techniciens, alors qu’une perceuse n’est vraiment utilisable qu’avec tous ses accessoires.


Cette approche est une erreur tragique, car les scénarios de travail de Microsoft 365 tirent toute leur puissance de l’utilisation conjointe de l’ensemble des outils, mariés entre eux au sein de Teams, véritable Hub qui donne à l’utilisateur l’impression de n’utiliser qu’un seul outil au final : Teams.


Par exemple, pour animer un projet de développement d’une nouvelle application informatique, on utilisera dans un même scénario tous ces outils, au travers d'un seul outil : Teams.

  • Teams pour dialoguer,

  • SharePoint pour stocker les fichiers,

  • Planner pour gérer les tâches d’équipe,

  • OneNote pour les compte-rendus et les notes de travail,

  • Lists pour gérer les données structurées du projet,

  • Forms pour faire des enquêtes auprès des futurs utilisateurs du projet.

En en marge des projets et de tous les échanges transverses au sein d’équipe, les collaborateurs gagneront en efficacité en utilisant To Do pour gérer leurs tâches individuelles, OneDrive pour stocker leurs documents de travail.


Vous l'avez compris, il y a plusieurs causes qui expliquent la sous utilisation de Microsoft 365 dans les entreprises : l'absence de stratégie et de vision, le manque d'ambition, une approche inadaptée, etc. Mais il y a également une raison importante : c'est la difficulté pour les entreprises de faire monter en compétence tous leurs salariés sur tout un panel d'outils aussi important.


L’offre d’accompagnement d’ABALON


Fort de ces constats, et parce que chez Abalon, nous sommes convaincus de l’importance d’utiliser toutes les touches du clavier du piano Microsoft 365 pour faire une belle musique, nous avons imaginé une offre de montée en compétence efficace et économique des entreprises sur ces outils trop souvent méconnus que nous avons appelés “Les essentiels 365”.


Nous sommes partis du constat que tous les collaborateurs / collaboratrices n’ont pas les mêmes facilités pour maîtriser un nouvel outil :

  • Il y a celles et ceux qui sont “à l’aise” avec l’outil informatique, et qui pourront comprendre l’utilisation d’un outil au travers d’une simple vidéo de moins de 30 minutes. Ils sont bien souvent majoritaires dans l’entreprise.

  • Il y a celles et ceux qui maîtrisent moins l'outil informatique, et qui réclameront de vraies “formations” aux outils, à distance ou en présentiel, avec des exercice de mise en pratique.

Nous avons donc conçu une offre « hybride » de montée en compétence sur ces outils qui s’appuie à la fois sur des “sessions live” avec ou sans exercice, en présentiel ou à distance, mais aussi sur un catalogue de vidéos qui reprennent très exactement les mêmes enseignements.


Ces vidéos sont utiles à toute l’entreprise :

  • elles sont utiles pour celles et ceux qui auront suivi une “vraie formation” animées par un.e consultant.e Abalon : ces vidéos constituent un support très riche pour revoir en replay et rapidement les explications et les démonstrations.

  • elles sont utiles pour celles et ceux qui n’ont pas le temps ni le besoin de passer 2h à 3h en formation : ces vidéos leur permettront de comprendre chaque outil et d’en connaître toutes les bonnes pratiques en moins de 30 minutes dans la plupart des cas.

Ces vidéos sont sans abonnement. Une fois achetées, les vidéos peuvent être intégrées dans un site SharePoint ou dans Microsoft Stream pour être utilisées par toute l’entreprise. Idéalement, elles s’intègreront parfaitement dans un site d’adoption SharePoint que nous pouvons vous aider à construire.


Ces vidéos ont été construites en grande partie par ma collègue d'Abalon Anne Beaudouin avec mon concours. C’est Anne qui a finalisé les supports, monté les vidéos et qui a fait la “voix off” des vidéos. C’est également Anne qui anime avec talent les sessions live.


Anne Beaudouin n ‘est pas uniquement formatrice et c’est bien là toute sa force : elle est surtout consultante et accompagne les entreprises dans l’adoption des outils et la transformation des scénarios de travail, ce qui lui donne toute la légitimité dans son approche pédagogique des outils. Elle m’accompagne également dans la construction des intranets et hubs d’entreprise.


Si vous voulez en savoir plus sur cette offre « Les Essentiels 365 », je vous invite à découvrir ce Sway (un des outils Microsoft 365 intégrés dans l’offre) : https://bit.ly/LesEssentiels365


Découvrez l'offre au travers de cette vidéo :



Contactez moi si vous souhaitez en savoir plus : nous serons ravis de vous expliquer toutes les modalités pour en profiter et ainsi offrir à vos collaborateurs l’opportunité de réellement tirer parti de Microsoft 365.

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