top of page
  • Christophe COUPEZ

Comment Copilot va booster vos scénarios de travail

Cette annonce ne vous a certainement pas échappé. Microsoft lance un nouveau service dans Microsoft 365 : Copilot. Avec cet outil, on entre réellement dans le 21ième siècle. J'ai voulu vous donner mon avis sur cette annonce et sur ce que cela m'inspire pour les entreprises.


Préambule : rappel sur les scénarios de travail


Si vous avez l'habitude de me lire, vous l'avez compris, mon cheval de bataille, ce sont les scénarios de travail. Je n'ai que ce mot à la bouche dans toutes mes publications et dans toutes mes missions d'accompagnement des entreprises. Mes clients pourront en témoigner.


Un scénario de travail correspond à la manière de travailler avec des outils disponibles dans l'instant. Et il est incontestable que ces scénarios changent avec le temps, au fil des évolutions technologiques. Ainsi, le travail d'une assistante de direction dans les années 1960, c'était ça :

Aujourd'hui, bien entendu, le scénario de travail a complètement changé, notamment avec la généralisation des ordinateurs de bureau, la messagerie, etc. Mais très clairement, ce ne sont pas les outils qui changent votre quotidien: ce sont les usages que vous en faites. Autrement dit, vous pouvez avoir accès aux outils les plus modernes du monde, à la technologie la plus sophistiquée : si vous ne changez pas votre manière de travailler, si vous ne modifiez pas vos habitudes et vos réflexes pour intégrer ces outils dans votre quotidien, tout cela ne vous apportera rien du tout.


J'ai beaucoup insisté sur ce point dans ma dernière publication "comment éviter de couler Teams dans votre entreprise". J'y explique par exemple que si vous décidez d'utiliser Teams pour animer un projet, vous devez impérativement changer votre scénario d'animation de projet. Dans ce cas précis, c'est renoncer aux mails et au serveur de fichiers pour n'utiliser uniquement que Teams et éventuellement d'autres applications, comme je le montre dans cette rubrique de mon site. Ce n'est qu'à cette condition que vous allez en tirer toute la puissance.


Copilot, la prochaine grande révolution (majeure)


Dans l'histoire des outils de Microsoft, au cours des quarante dernières années, de nombreuses innovations ont révolutionné les scénarios de travail, de collaboration et de partage.


Avec le recul, la première vraie révolution dans les scénarios du plus grand nombre de salariés aura été à mon sens Windows 3.11 for Worksgroup au début des années 1990, qui a permis de généraliser la messagerie et les serveurs de fichiers. Ensuite, on peut évoquer le déploiement des premiers intranets (avec notamment SharePoint dès 2001 uniquement pour la gestion documentaire dans cette première version). Aux alentours de 2010, il y a eu les premiers réseaux sociaux d'entreprise (avec un succès mitigé) qui ont introduit une nouvelle façon de dialoguer au travers de murs de conversations. Et en enfin Microsoft Teams en 2016 au sein d'un Office 365 lancé dès 2011. Je ne parle même pas de la Power Platform qui est également une révolution mais qui touche moins directement les collaborateurs.


Et bien, à mon humble avis, Copilot est de nature à apporter une révolution encore plus importante dans les scénarios de travail que tout ce que je viens de citer.


Pour avoir une idée concrète de ce qui s'annonce, il faut regarder cette vidéo :


En résumé, vous l'avez compris, Copilot, c'est l'intégration du concept à la "ChatGPT" à tous les étages. Si jusqu'à maintenant, les outils de Microsoft vous permettaient de stocker l'information, de la communiquer, de la diffuser, c'était à vous de créer les contenus avec Word, Powerpoint, Excel qui sont l'équivalent du crayon et du papier. Et écrire des textes, créer des supports ça prend du temps et ça demande certaines compétences (rédaction, concision, clarté) qui se font hélas de plus en plus rares.


Copilot va au contraire vous aider à créer le contenu, en s'appuyant sur des sources d'information que vous lui donnerez à "consommer" (vos notes de réunions, des présentations, des dialogues, etc) ou qui sont à sa disposition via le Cloud Microsoft de votre entreprise (votre "tenant"). Vous allez lancer ces productions en langage naturel, tout simplement


Exemple, vous allez pouvoir écrire à Copilot les phrases suivantes :

  • "Créer une présentation PowerPoint qui fait un bilan du projet APOLLO en utilisant les notes de ce fichier [Fichier] et le reporting de ce fichier [Fichier Excel]" et Copilot vous construira un support PowerPoint de plusieurs slides en intégrant toutes les données nécessaires, images, textes, tableaux.

  • "Ecrire un message d'annonce de lancement du projet GEMINI en rappelant les grands objectifs et en demandant aux volontaires de se mobiliser pour réussir le projet avant le 12 mars" et Copilot vous rédigera un message d'annonce complet, en utilisant les informations dont il dispose pour savoir de quoi il s'agit.

Vous ne pensez pas que c'est possible ? ChatGPT permet déjà de créer de tels contenus, sans même rien connaître du projet. Copilot, lui, pourra "piocher" dans Microsoft 365 des informations sur la nature du projet, en respectant les droits dont dispose l'utilisateur car bien évidemment, Copilot ne doit pas révéler dans ses textes des secrets auxquels VOUS n'avez pas accès.


A titre d'illustration, ne disposant pas encore de Copilot pour rédiger ce billet, j'ai demandé à ChatGPT de faire cet exercice. Comme il ne connaît pas le projet GEMINI, il a un peu "brodé", veuillez l'en excuser :

Si c'est trop long, demandez lui de faire une version plus courte :


Microsoft n'a pas la prétention (pour le moment) d'affirmer que Copilot va produire à tous les coups un contenu qui sera exact sur la forme et le fond.


Copilot va simplement vous aider à produire une première version du contenu, que vous pourrez ensuite reprendre à votre compte, améliorer, modifier. Il n'empêche que le temps de production sera considérablement réduit pour un résultat bien meilleur que ce que certains de vos collègues seraient capable de produire. Car nous sommes tous témoins dans nos entreprises des difficultés des uns et des autres à rédiger, synthétiser, expliquer.


Plus fort, Copilot vous permettra également de faire des synthèses des échanges que vous avez eu dans une réunion Teams par exemple, en lui demandant quelles sont les décisions qui ont été prises, ou les principaux points de blocage qui sont apparus dans la discussion. Là aussi, ça ne sera pas forcément pertinent dans les premiers temps, mais n'en doutez pas : tout cela va s'améliorer.


Copilot a en tout cas un atout de taille : il a à sa disposition une quantité considérable d'informations sur votre entreprise, au travers des échanges entre les personnes, les experts, les sujets d'intérêt, les dialogues (par mail, Teams, Yammer, ...), et au travers des outils que vous allez mettre en oeuvre comme Viva Topics par exemple. Le tout en s'appuyant sur les mécanismes de confidentialité et de sécurité de la plateforme Microsoft 365 pour ne rien dévoiler de secret.


La dictée, un exemple plus modeste de l'apport de l'IA


Il y a quelques jours, j'ai produit un document Word de 7 pages très dense en 35 minutes top chrono sur un sujet que je maîtrise parfaitement, avec un flow de parole d'une rapidité qui me surprenait moi-même. C'est vraiment magique.


Pour produire ce contenu, j'ai fait les 400 pas dans mon bureau, équipé d'un simple casque / micro sans fil et j'ai parlé, parlé, parlé. Puis j'ai remis en forme et corrigé les quelques coquilles qui s'étaient glissées. Sans la dictée, il m'aurait fallu au moins 2 ou 3 heures de travail pour ce résultat en utilisant simplement mon clavier. J'ai fait une vidéo sur la fonctionnalité de dictée intégrée dans Windows 11 que vous pouvez voir en cliquant ici.


Mais pour atteindre ce résultat, il a fallu que je change mes habitudes de travail. Que je me force à acquérir de nouveaux réflexes. Que j'expérimente, que je découvre dans quels cas la dictée va m'aider, dans quels autres cas, la dictée ne me sera d'aucune aide. Bref, il a fallu que je change de scénario, et ce n'est pas simple.


Autrement dit, même pour cette "simple" fonctionnalité de dictée, profiter de cette révolution n'est pas à la portée de tous. La technologie est pourtant là, disponible, à notre portée, mais de nombreux internautes qui ont vu ma vidéo et qui ont essayé, m'ont expliqué en retour que, certes, en théorie c'est génial, mais qu'ils ne parvenaient pas à lâcher le clavier pour produire des textes. Bref, ils ne parviennent pas à changer leurs habitudes pour profiter de ces nouvelles technologies.


Qu'en sera-t-il avec Copilot ? Est-ce que les collaborateurs parviendront à changer leurs scénarios de travail pour en tirer pleinement parti ?


Des opportunités, mais aussi des risques


Chaque innovation apporte son lot de risque ou de points négatifs. Déjà, ChatGPT a fait couler beaucoup d'encre. Avec Copilot, le recours (massif) à ce qu'on appelle "l'intelligence artificielle" ne va pas échapper à la règle.


Avec Copilot, que peut-on craindre ?

  • Des risques en termes de confidentialité. Par exemple, dans une entreprise, est-ce que Copilot pourrait lâcher un secret d'entreprise bien gardé, en répondant à une question? Genre "oups, je n'aurais pas du dire ça". Personnellement, sauf bug majeur (ChatGPT en a déjà connu un - cliquer ici), je n'y crois pas vraiment. Copilot s'appuie sur toute la mécanique de confidentialité de Microsoft 365 qui est bien robuste. Le seul vrai risque réel et avéré, ce sont les données mal sécurisées par les utilisateurs eux-mêmes. Exemple, un manager qui détiendrait des documents confidentiels qu'il aurait stockés dans un espace SharePoint mal protégé (ouvert à toute l'entreprise), par mégarde ou par manque de maîtrise des conséquences. Mais le risque existe déjà aujourd'hui : via le moteur de recherche global de Microsoft 365 (via la page https://wwww.microsoft365.com), vous pouvez faire une recherche sur tous les contenus de l'entreprise auxquels vous avez accès (ce qui implique hélas aussi les données mal protégées).

  • Des risques d'erreur : c'est tout à fait possible et Microsoft ne s'en cache pas. Il y a même un bouton "réessayer" sur lequel on peut cliquer si le résultat n'est pas à la hauteur des attentes. Dans le discours de l'éditeur en tout cas, c'est clair : Copilot est une aide, et c'est à vous de finaliser vos contenus. C'est un peu comme les régulateurs de vitesse de nos voitures : c'est une aide, mais vous devez rester maître du véhicule. Le risque avec Copilot n'est cependant pas le même qu'avec une IA "grand public" : la source d'information de Copilot, ce sont avant tout vos données et celles de l'entreprise, même si forcément, ses "connaissances" et sa façon de "parler" (son apprentissage) est un résultat de plusieurs sources de données, potentiellement externes à l'entreprise.

  • Des risque de lisser les contenus sur un même modèle : oui, c'est ce qu'on peut craindre. Nous risquons d'avoir des textes et des contenus sur un même modèle, même s'il est possible de moduler le ton, la forme, etc. Mais les collaborateurs les plus créatifs trouveront sans peine la manière de se distinguer. Au moins, Copilot permettra d'aider celles et ceux qui rencontrent le plus de mal à faire les opérations les plus simples, ou simplement à rédiger un texte bien construit, intelligible et sans fôte de franssais. Ce sera déjà pas si mal.

  • Des risques d'abus et/ou de trop grande confiance : déjà aujourd'hui, plusieurs universités ont interdit l'usage d'une IA par les étudiants pour éviter qu'ils ne fassent faire leurs travaux d'étude par la machine. En entreprise, on peut craindre que des salariés ne se posent pas de question, et voient dans Copilot un moyen de facilité dont ils risquent d'abuser. Au risque (on y revient) de faire trop confiance à l'outil et au final de produire des contenus contenant de grossières erreurs et des imprécisions, sans rien vérifier. En fait, il est clair que l'usage de Copilot devra être encadré par une charte de bonne usage, tout comme devrait l'être également l'usage de Teams, de Yammer, ou des autres outils (comme Planner par exemple, qu'il ne faut pas utiliser à tord et à travers). Mais aujourd'hui, quelles entreprises ont mis en place de telles chartes pour les solutions Microsoft 365 actuelles ? Est-ce le cas dans la votre ?

Bref, le sujet est sensible et le virage est historique. Avant qu'une entreprise (surtout les plus grandes) se lance dans l'aventure, un minimum de réflexion s'impose, pour définir une stratégie et des règles. Mais une grande majorité des entreprises n'ont déjà rien fait de tel pour le déploiement de Microsoft 365, dont elles ont mis les outils en pâture sans règle, ni explication, ni encadrement. Alors, le feront elles pour le déploiement de Copilot ?

"Quand Microsoft fonce en TGV, les entreprises suivent en trottinette"


C'est ce que j'avais dit en blaguant le jour où j'ai découvert les nouvelles briques de Microsoft VIVA qui proposent de formidables nouveaux outils, qui s'intègrent dans Teams. Car si Microsoft multiplie les annonces sur des technologiques de plus en plus sophistiquées et prometteuses, il ne faut pas se le cacher, les entreprises sont loin derrière en termes de maturité...


Par exemple, sept ans après l'apparition de Teams dans l'offre Microsoft 365, l'essentiel de mon énergie consiste encore et toujours à expliquer "pourquoi et comment travailler avec Teams permet d'être plus efficace que de collaborer avec la messagerie et le serveur de fichiers" (voir cette vidéo qui donne tous les arguments si vous même, vous vous posez encore la question).


Et en 2023, après un livre en 2019 sur ce sujet ("le digital interne en entreprise"), j'en suis toujours à essayer de convaincre les dirigeants de s'intéresser un minimum au digital interne, notamment dans le cadre de la transformation de leur entreprise (lire cet article dédié à l'impact de Microsoft 365 sur vos démarches de transformation). Je ne parle même pas des grandes écoles, qui n'ont pour la plupart toujours pas intégré de sessions sur ce sujet dans leur cursus de management.


C'est pourtant la base, le prérequis pour tout le reste. D'ailleurs, les solutions comme Microsoft VIVA ne fonctionnent que dans Teams. Du coup les entreprises qui n'ont pas déployé de façon propre ces briques se privent de toutes les innovations qui s'appuient sur cette fondation. Et Copilot en fera partie.


Or, depuis 8 ans que je suis consultant, je le constate de plus en plus dans mes missions : plus on avance dans le temps, plus les innovations s'ajoutent les unes aux autres, plus il est compliqué d'accompagner les entreprises qui ont loupé les premiers trains de la modernisation digitale et qui en sont encore à se demander comment partager les agendas.


Et copilot, mazette, c'est une sacrée marche !


Déjà aujourd'hui, quand je présente aux entreprises les scénarios de travail qu'il est possible de mettre en place avec tous les outils de Microsoft 365 (voir ces exemples en cliquant ici), c'est comme si je leur racontais des histoires de science fiction : je ne suis quasiment pas audible. Pourtant, on ne peut pas faire de la demi mesure : soit on reste dans les anciens scénarios, soit on les transforme. On ne peut pas faire différemment en faisant pareil. Et le jour où je vais parler de Copilot dans mes présentations, ... je vais passer pour un extraterrestre venu de la planète Zorg.


J'avais écris un article sur ce sujet, intitulé "Attention à la marche", dans lequel j'expliquais que chaque nouvelle innovation était une marche à monter : SharePoint, Yammer, Microsoft Teams, les outils de Microsoft 365 (Planner, ...), la Power Platform, ... Dans ce cadre, Microsoft VIVA est une nouvelle marche dans ce grand escalier de l'innovation. Mais Copilot représente à mon sens une marche encore plus haute que les autres, mais avec des gains encore plus importants.


Si votre entreprise ne s'est jamais intéressée à ces sujets, ce n'est plus une marche à monter pour être à niveau mais c'est un mur complet à escalader d'un coup. Bonne nouvelle : c'est bien entendu tout à fait faisable de rattraper son retard, mais plus on attend, plus on a loupé de marche, plus il faudra fournir des efforts pour accompagner cette transformation, en termes de stratégie, d'accompagnement, de sensibilisation, de formation. Une maturité dans ces domaines ne s'acquiert pas en 5 minutes, surtout si personne ne maîtrise le sujet en interne.


Le souci, c'est que rares sont les entreprises qui investissent dans cet accompagnement et dans cette préparation. Au contraire, on m'interroge encore et toujours sur le ROI (Retour sur Investissement) de cet investissement d'accompagnement (lire cette rubrique de mon site consacré au ROI), comme si booster l'efficacité collective et individuelle, la réactivité de toute l'entreprise, la collaboration, décloisonner l'entreprise, promouvoir l'innovation, réussir à "mettre en mouvement l'entreprise" ne suffisaient pas en termes de valeur à leurs yeux.


Bref, le train de l'innovation ne s'arrêtera jamais, et l'annonce de Copilot montre qu'au contraire, il prend de la vitesse et qu'il va bientôt y avoir un vrai coup d'accélérateur. L'écart va sans cesse se creuser entre les entreprises qui ont choisi de tirer parti de ces solutions, et les autres qui vont préféré le confort illusoire de l'immobilisme. Mais un jour, travailler en 2023 comme on le faisait en 1990, ça ne sera plus tenable.


Une chose est certaine : Copilot va apporter des changements énormes dans les scénarios de travail, et je suis impatient de les tester.


Et vous savez quoi ? J'ai déjà utilisé ces ressources au travers de ChatGPT, il y a quelques jours seulement, pour créer le contenu d'une rubrique d'un hub d'entreprise (intranet) consacré au RGPD. Mon client n'avait pas de contenu à me fournir, et je n'avais pas le temps d'en écrire un pour respecter ses délais. J'avais donc posé deux questions à chatGPT pour illustrer les sujets que mon client souhaitent voir dans cette page :

  • "Peux-tu m'expliquer en quelques lignes ce qu'est le RGPD"

  • "Peux tu décrire en quelques lignes le lien étroit entre RGPD et Cyber sécurité"

ChatGPT m'a écrit deux textes, et après relecture sur ce sujet que je connais bien (pour vérifier), j'ai intégré les textes dans la page, qui a été construite en quelques minutes seulement.


Bientôt, je pourrai certainement demander cet exercice à Copilot et il pourra peut-être me construire également une belle page SharePoint sur ce sujet, tout comme il est déjà capable de créer une présentation PowerPoint de plusieurs slides. D'ailleurs, c'est certainement une des annonces qui seront faites en mai à Las Vegas, comme cela est expliqué dans ce billet de Microsoft.


Mais tout comme la dictée dont je parlais juste avant, ou même la collaboration avec Teams, ces fonctionnalités impliquent un nouveau mindset et une réelle modification des scénarios de travail et de pensée. Elles impliquent que les entreprises prennent enfin le digital interne au sérieux en prenant conscience que Microsoft 365 c'est bien plus qu'un outil : c'est une démarche de transformation stratégique d'entreprise, et qu'il faut (enfin) y consacrer de l'énergie et de l'attention pour être capable d'accompagner les collaborateurs dans la modification des scénarios de travail.


Mes collègues d'Abalon et moi-même seront là pour les y aider.



Comments


bottom of page