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  • Christophe COUPEZ

Le retard des entreprises dans les usages Microsoft 365

Plus le temps passe et plus le retard des entreprises dans l'adoption des usages de Microsoft 365 me saute aux yeux.


Le contraste est saisissant entre les annonces des possibilités quasi futuristes de la solution Copilot (IAG de Microsoft - lire mon article) et la réalité des usages dans les entreprises. Tandis que l'on voit dans les annonces de Microsoft des personnes épanouies et souriantes utilisant l'IAG dans leur quotidien au travers de toute la gamme des outils Microsoft 365, dans certaines entreprises, le vrai problème c'est de réussir à monter correctement une réunion dans le calendrier (vécu).


J'ai un poste d'observation idéal puisqu'en tant que consultant, je rencontre beaucoup d'entreprises, de toutes tailles et de tous secteurs d'activité. On pourrait m'opposer que ce sont justement des entreprises qui ont des problèmes d'adoption, mais ce constat m'arrive de partout, y compris de collaborateurs de grandes entreprises avec qui j'échange régulièrement et qui cherchent auprès de moi (et réciproquement) un certain réconfort face à cette situation.


Prenons juste l'exemple de Teams. L'outil existe depuis plus de sept ans aujourd'hui. Pourtant, la quasi totalité de mes missions consistent à tenter de convaincre mes interlocuteurs que Teams n'est pas uniquement qu'un outil de visioconférence et qu'il est possible de remplacer les échanges internes de mail par des équipes & canaux Teams, pour une plus grande efficacité (pour vous en convaincre voyez cette vidéo). Les freins sont tenances : la messagerie est tellement ancrée dans nos gênes depuis plus de 30 ans, que l'idée de faire autrement semble encore aujourd'hui complètement irréaliste à tout le monde, managers et collaborateurs.


Je ne parle même pas du Réseau Social d'Entreprise, avec Viva Engage (ex-Yammer) qu'une grande majorité d'entreprises n'arrive toujours pas à positionner sur l'échiquier des solutions. Pourtant, ce type d'outil existe depuis longtemps : j'ai participé au déploiement du premier RSE chez Bouygues Telecom il y a 13 ans et il avait joué un rôle important dans le lancement de la 4G en 2011 comme expliqué dans cette page. Si ce sujet vous intéresse, j'en parle en détail dans le livre et la conférence que vous trouverez en cliquant ici.


Même SharePoint n'est pas encore bien compris dans les entreprises. Le produit existe pourtant depuis bientôt 23 ans. Et lorsque, par exemple, j'évoque la capacité (et l'intérêt) de gérer des fonds documentaires sans dossier ni sous dossier (comme je l'explique dans cette vidéo), je surprends toujours mes interlocuteurs qui disposent pourtant de SharePoint depuis plus de dix ans pour beaucoup.


Dans un grand nombre d'entreprise, le Cloud pose toujours question. Il arrive souvent que des entreprises achètent des licences Microsoft 365 mais sans oser y confier ses données : peur d'un piratage depuis internet, peur que les américains piochent dans les données (les PME sont les plus frileuses, paradoxalement). Résultat, les serveurs de fichiers restent en service, anéantissant l'intérêt de Teams pour collaborer.


Heureusement, les solutions de la Power Plaform de Microsoft 365 sauvent l'honneur. Ces solutions sont de plus en plus plébiscitées par les Directions informatiques qui ont vite compris l'intérêt de ces solutions low-code, no code, dont mon collègue Ludovic Perrichon parle dans sa dernière interview. Ce succès s'explique facilement : l'utilisation de la Power Platform nécessite "juste" un changement de posture et de méthode des équipes métier informatiques. Adopter la Power Platform ne nécessite pas une transformation générale de l'entreprise, et encore moins la mobilisation des dirigeants & managers comme dans le cas d'une démarche de transformation correctement orchestrée, comme expliqué dans cet article. Et puis le Retour sur Investissement (ROI) est simple à calculer. Réaliser une application en 2 semaines à 2 personnes versus 2 mois à 4 personnes : les comptes sont vite faits. Par contre, estimer le Retour sur Investissement des usages collaboratifs, c'est plus délicat comme je l'explique dans cette rubrique de mon site.


La fracture se creuse entre les possibilités offertes par les solutions disponibles et les usages qui en sont faits réellement. Et lorsqu'on pense que les sociétés paient leurs licences chaque mois pour n'en rien faire, c'est frustrant. Au lieu de s'interroger sur le Retour sur Investissement d'une démarche de transformation avec Microsoft 365, les Directions Générales devraient plutôt s'interroger sur le non retour sur investissement d'outils payés mais non utilisés, ou pire encore, sur la perte d'efficacité de l'entreprise s'ils sont utilisés à tord et à travers.


Le souci, c'est que l'écart se creuse, de mois en mois, d'année en année, avec de nouvelles innovations qui apparaissent régulièrement. Comme le dit l'adage populaire : "on n'arrête pas le progrès". Soit on en profite, soit on se met en retrait du progrès.


Le déploiement des premières messageries dans les années 1990 a été le premier choc digital dans les entreprises. Et contrairement à ce qu'on pense aujourd'hui, toutes les entreprises n'ont pas sauté sur cette opportunité. La transformation a été difficile et pénible. Puis de nouvelles opportunités sont apparues, comme le serveur de fichiers, l'intranet, SharePoint, le Réseau Social d'Entreprise, etc.


Je vois ces innovations comme les marches d'un escalier. Chaque innovation nécessite une phase de "digestion" avant de passer à la suivante. Pendant cette phase de maturité, on définit la gouvernance, les bons usages, on accompagne les collaborateurs. Tout cela prend du temps. Alors seulement, on peut envisager la marche suivante quand elle se présente.

Beaucoup d'entreprises aujourd'hui sont tout en bas de l'escalier et réfléchissent pendant de longs mois à l'intérêt de monter ne serait-ce que la marche suivante, avec le risque, à la longue, d'être devant une marche trop haute à gravir le jour où le contexte de l'entreprise les y obligera.

Sylvain Charron complète cette analyse dans un post LinkedIn : "Dans mon quotidien, j'ai remarqué que les "marches du succès" sont mieux éclairées par des personnes fortes en modélisation et en analyse générale. Nous avons tous nos qualités, mais force est de constater que ces deux aptitudes ne sont pas universelles."


Car chaque marche nécessite (généralement) qu'on gravisse la marche précédente. Par exemple, bénéficier des outils Microsoft VIVA nécessite qu'on ait (réellement) déployé Teams, puisque les outils VIVA s'appuient sur Teams. De même, penser utiliser Copilot si on n'a pas déployé correctement SharePoint, Teams, OneDrive, ça n'aurait aucun sens.


Je me sens parfois un peu seul lorsque je présente des scénarios complètement disruptifs comme dans cette vidéo qui explique comment réinventer la collaboration entre les salariés et les managers avec Teams et les canaux partagés, alors que le besoin inavoué de mes interlocuteurs en face de moi est certainement juste de comprendre la différence entre OneDrive et SharePoint.


A mon sens, la raison de ces difficultés, tient à trois facteurs:


> L'absence de prise de conscience, au niveau Direction Générale, des opportunités et des enjeux réels d'une solution comme Microsoft 365 ainsi que de leur rôle (voir cet article sur la posture du dirigeant). Beaucoup abordent toujours ce sujet sous l'angle d'un projet informatique, alors qu'il s'agit en réalité d'une démarche de transformation d'entreprise, qui implique toutes les directions (comme expliqué en cliquant ici). Cette absence de conscience est une conséquence du point suivant.


> L'absence de curiosité, de maîtrise interne au sein des entreprises sur ces sujets. Je dis souvent que la réussite de cette transformation tient à une ou deux personnes qui ont découvert le sujet et qui sont convaincus de l'importance d'en faire un sujet d'entreprise. J'accompagne souvent ces personnes pour approcher les directions générales dans ce but : trouver les bons mots, les bons exemples, les bonnes approches.


> Le troisième facteur, et j'en suis de plus en plus convaincu, c'est le fait que (je pense) les universités et les grandes écoles n'abordent pas ce sujet dans leur cursus (*). Pourtant, ces écoles forment nos futurs cadres et dirigeants, et comme cela est décrit dans cette rubrique "Dirigeants", les managers se doivent de maîtriser les impacts de ces solutions. Au lieu de celà, comme je l'explique dans ce post LinkedIn et dans cet article de 2019, les jeunes diplômés arrivent "vierges" de toute connaissance sur le sujet alors qu'on attendrait d'eux qu'ils soient au contraire le moteur de l'innovation.


(*) si vous êtes une école et que vous avez introduit ce sujet dans votre cursus (autrement que pour expliquer comment faire une visioconférence avec Teams), contactez moi



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