Teams et les onglets Page & Notes

Imaginez que dans un restaurant vous commandez un simple steak frites - vous ne voulez rien d'autre. Le restaurateur prend commande. Quand il vous ramène votre plat, vous découvrez dans votre assiette qu'avec votre steak frites, vous avez aussi des moules et des huitres.

Vous comprenez vite que le restaurateur aimerait beaucoup que vous mangiez aussi des moules et des huitres alors, il vous les colle dans votre assiette dans l'espoir, qu'à force, vous finissiez par y prendre goût. Le problème, c’est que ça gâche un peu votre steak frites !

Vous trouvez cette histoire dingue ? Hé bien, c'est un peu ce que fait Microsoft avec les onglets dans vos canaux Teams. Je vous explique....

Les onglets Publications et Partagé

Vous le savez, dans un canal Teams, il y a deux onglets indispensables et qu'on ne peut pas supprimer : Publications et Partagé.

En cliquant sur l'onglet Publications, vous retrouvez vos messages sous forme de conversations. En fait, l'onglet Publications peut s'appeler aussi Conversations. Tout dépend de la disposition de votre canal : si vous ne voyez pas de quoi je parle, lisez en urgence cet article. L'onglet s'appelle Publications si votre canal est dans la disposition Publications et il s'appelle Conversations si le canal est dans la disposition Fils de discussion. Encore une blague dont on aurait franchement pu se passer.

Quant à l'onglet Partagé, il donne bien sûr accès aux documents stockés dans le canal. Il y a encore peu de temps, l'onglet s'appelait Fichiers, ce qui était plus clair.

Ces deux onglets ne peuvent pas être retirés, ce qui est normal car ils sont l’alpha et l’oméga d’un canal Teams. Parlons plutôt des deux autres onglets que vous voyez apparaître spontanément et sans rien demander : Page et Notes.

Les onglets Page et Notes

Quand vous créez un canal, vous avez du remarquer que deux onglets s'ajoutent sans que vous n'ayez rien demandé : Page et Notes. Ce sont les fameuses moules & huitres que vous n'aviez pas commandées au restaurant.

L'onglet Page porte mal son nom, pour ne rien arranger. Non, ce n'est pas une page SharePoint : en fait c'est un Microsoft Loop qui ne se créée réellement que si on clique une première fois sur l'onglet. Dans ce cas, un fichier .LOOP est créé dans l'onglet Partagé.

Loop est un très bon outil : c’est un des outils les plus récents de la gamme Microsoft 365 (il existe depuis seulement 3 ans). Mais la quasi totalité des utilisateurs n’en a certainement jamais entendu parler. Surtout, on se demande bien ce qu'il fait ici, alors qu'on n'a rien demandé.

L'onglet Note permet d'accéder à un bloc note OneNote associé à l'équipe Teams. Pareil, ce bloc note n’est réellement créé que si quelqu’un (un membre quelconque de l’équipe) clique sur l'onglet. Dans ce bloc Note, vous trouverez plusieurs sections : une section par canal. Si OneNote est mieux connu dans les entreprises (l'outil existe depuis 23 ans) tous les utilisateurs ne le connaissent pas pour autant, surtout les plus jeunes. Et là aussi, on se demande pourquoi cet onglet est là, alors qu’on n’a rien demandé.

Ce qui est surprenant, c'est que les usages de Loop et de OneNote sont finalement très similaires au sein d'un canal Teams : dans les deux cas, c'est pour prendre des notes. On aimerait beaucoup lire l'argumentaire de Microsoft pour expliquer cette redondance.

Pourquoi ça pose problème ?

A mon sens ces deux onglets non désirés posent plusieurs problèmes.

Ces onglets compliquent la formation

Former à Teams est de plus en plus compliqué parce que l'outil se complique de plus en plus, et pas toujours dans le bon sens.

J'ai déjà décrit tous les problèmes que pose par exemple la "nouvelle expérience" dans cet article (avec la disparition de l’icône Equipes - que vous pouvez refaire apparaître d’ailleurs comme c'est expliqué ici dans ma vidéo), mais aussi les ⚠️pièges⚠️de la nouvelle disposition des canaux (voir cet article et cette vidéo).

Ces évolutions multiplient les expériences utilisateurs : entre ceux qui choisissent l'affichage séparé ou l'affichage combiné, ceux qui choisissent l'affichage en haut ou en bas du dernier message, les canaux qui sont en disposition "fils de discussions" ou "publications", etc. Bref, si vous ne recommandez pas un paramétrage commun, personne n'a la même interface à l'écran et tout le monde est paumé. Ce n’est pas mon avis : c’est un constat.

Avec ces deux onglets qui s'ajoutent, il faut, en plus, expliquer pourquoi ces onglets sont là (moi, j'ai pas d'explications), et expliquer ce que sont les outils Loop et OneNote. Surtout il faut trouver les mots pour expliquer pourquoi il y a ces deux onglets côte à côte pour un usage quasiment similaire.

Vous allez peut être défendre Microsoft en me disant qu’au contraire, c'est une formidable occasion de faire découvrir Loop et OneNote. Mais une formation Teams n'est pas le bon moment pour expliquer d'autres outils : il y a déjà assez de choses à expliquer sur Teams. Et dans ce cas, tant qu’on y est, pourquoi ne pas ajouter un onglet Planner, ou un onglet Lists ?

Ces onglets compliquent la compréhension des scénarios d'usage

Dans mes formations à la création des équipes Teams et des canaux, j'insiste toujours sur la nécessité de bien expliquer aux utilisateurs d'une équipe Teams le scénario d'usage des canaux. Il faut expliquer à quoi sert chaque canal, chaque onglet, ce qu'on y met, ce qu'on y partage.

Autant les onglets Publications (ou Conversations) et Partagé ne suscitent pas d’interrogation, autant les onglets Page et Notes posent question : c'est quoi ces onglets, à quoi ils servent, pourquoi ils sont là, comment ils s’inscrivent dans le scénario d’usage, qu'est ce qu'on doit y mettre?

Car si un onglet apparaît, c'est bien pour s'en servir, non ?

Bref, comme je l'ai vécu dans plusieurs expériences chez mes clients, ces deux onglets qui apparaissent spontanément viennent semer le doute dans les esprits et brouiller les scénarios d'usage.

Ces onglets prennent de la place dans le menu

Personnellement, dans mes scénarios Teams, j'ai l'habitude de créer des onglets dans certains canaux pour intégrer des services ou des informations qui sont réellement utiles.

Par exemple, j'intègre souvent des Planner dans les canaux, ou encore des listes structurées (avec l'application Lists) ou même des pages SharePoint ou des listes documentaires provenant d’autres sites SharePoint. L'idée est de créer des scénarios ultra efficaces où les utilisateurs ont tout sous la main dans un canal thématique, sans avoir à sortir de l'outil : dialogue, fichiers, tâches, notes, fonds documentaire, listes de données, etc.

Exemple d'un planner intégré dans un canal, via un onglet

Mais ces deux onglets Page et Notes prennent de la place et gênent l’affichage des onglets utiles qui seront moins visibles. Et pourtant, je constate souvent que personne ne pense à les supprimer même si ces onglets ne servent à rien. Personne n'y pense, personne n'en prend le temps.

Ces onglets contribuent à la pollution de vos applications Loop et OneNote

Si personne ne clique une première fois sur l'onglet Page ou sur l'onglet Notes, aucune page Loop et aucun bloc note OneNote n'est créé.

Mais si, par simple curiosité, un utilisateur quelconque d'une équipe Teams clique sur l'onglet Page ou Notes d'un canal juste voir ce qu’il y a derrière, hop, une page Loop ou un bloc note OneNote est créé.

Ces Loop vide et chaque bloc note vide s'ajoute dans la liste des pages Loop et des OneNote de la personne qui a cliqué. Vous les voyez s'afficher dans vos applications: Loop (cliquer) et OneNote (cliquer) accessibles également via le lanceur d'applications. A priori, ces Loop et OneNote n'apparaissent pas dans les applications des autres membres.

Mon conseil : supprimez ces onglets !

Si ces onglets ne sont d'aucune utilité dans le scénario d'usage de vos canaux Teams, soyez cohérent : supprimez les !

C'est ce que je fais lorsque je me charge de la création d'une équipe Teams chez un client. Je soigne le paramétrage de l'équipe, le nommage des canaux (et leur ordonnancement en mettant des numéros ou des emojis), le paramétrage des canaux (activation de la modération si besoin), etc. Et si il n'y a aucune utilité d'utiliser Loop ou OneNote, je supprime ces deux onglets pour ne pas troubler les utilisateurs.

Pour les supprimer, cliquez bouton droit sur chaque onglet, puis cliquez sur supprimer.

Attention pour l’onglet Page, le choix supprimer n'apparaît pas tant qu'on n'a pas cliqué une première fois sur l'onglet (autrement dit tant que le fichier LOOP n'est pas créé). Donc : cliquez sur l'onglet Page, puis attendez 2 ou 3 secondes, le temps que le fichier soit créé : alors seulement, en cliquant bouton droit sur l'onglet, le choix Supprimer apparaît. Du coup, pensez également à supprimer le fichier .LOOP créé dans "Partagé".

En conclusion

Pour promouvoir l'adoption d'un outil, que ce soit Loop, OneNote, Lists, Planner, la bonne méthode, c'est d'abord d'expliquer ce que l'outil permet de faire, puis d'expliquer comment bien l'utiliser. Une fois que c'est fait, vous pourrez alors montrer comment chacun de ces outils peut s'intégrer dans un scénario d'utilisation de canaux Teams, au travers d'un onglet.

Ici, Microsoft fait l'inverse en imposant de force deux onglets pour deux outils dont les usages sont, en plus, très similaires.

Bref, suivez mon conseil et n'hésitez pas à faire du ménage dans vos onglets pour ne conserver que ce qui est vraiment utile à votre scénario de travail.