Vous en avez certainement entendu parler : une nouvelle expérience d’utilisation arrive dans Microsoft Teams. Depuis huit ans que Microsoft Teams existe, il y a eu de nombreuses évolutions, certaines majeures, d’autres mineures. Mais à mon sens, jamais il n’y a eu d’évolution qui change autant l’expérience utilisateur, avec autant d’implications. En tout cas, en huit ans, jamais je n'avais ressenti le besoin comme aujourd'hui d'en faire une analyse si critique.
Si vous avez vu des vidéos, vous avez certainement vu des commentaires souvent très positifs, notamment sur une nouvelle fonctionnalité : les sections personnalisables. Beaucoup trouvent aussi très positive cette nouvelle façon d’accéder aux conversations et aux équipes au travers du seul icône « conversations » (l’icône « équipes » a disparu 🫣).

Personnellement je ne suis clairement pas fan de cette nouvelle expérience et je vais vous expliquer pourquoi.
Pour bien comprendre cette nouvelle expérience et en mesurer (vraiment) les impacts, il faut aller au-delà des simples fonctionnalités qui peuvent sembler cool et revenir aux concepts qui sont ceux de Teams et que cette nouvelle expérience bouscule en partie.
C’est ce que j’ai essayé de faire dans cette vidéo ci-dessous, que je vous invite à visionner complètement pour bien comprendre mon analyse. Elle commence par un retour sur l’histoire, un rappel des concepts de Teams (conversation privée versus conversation de canal), puis sur une présentation / démonstration de la nouvelle expérience, avec mes remarques.
Dans cette vidéo, je reviens justement sur l’historique de Teams, ses évolutions, et cette fameuse fonctionnalité de « messages enregistrés » (cliquer) dont je faisais tant la promotion pendant mes formations, qui a malheureusement disparu en 2023, à mon grand désespoir. C'était pourtant très pratique de pouvoir, en un clic, revenir sur un message important d'un de mes canaux.
En résumé, je ne suis pas fan de cette nouvelle expérience, pour les raisons suivantes, comme je l’explique dans la vidéo :
Mélanger les choux et les carottes : mettre sous la seule appellation « conversation », les conversations privées, les équipes, canaux et conversations de canaux, c’est à mon sens mélanger les choux et les carottes comme je l'explique ici dans la vidéo. Cela met au même niveau des concepts et des usages très différents. Cela complique surtout énormément le narratif d’explication de Teams. Or pour que l'adoption soit bonne il faut que le narratif soit le plus simple possible et surtout, le plus logique. Tout mélanger derrière une seule icône, ça ne simplifie rien.
Mise en avant des conversations privées : à mon sens, cette nouvelle expérience met en avant les conversations privées, en reléguant en second plan les équipes et les canaux, moins visibles, moins accessibles. Or les personnes qui accompagnent les entreprises savent que beaucoup de collaborateurs abusent de ces conversations privées, au lieu d’utiliser des équipes et canaux. Il y a des conséquences en termes notamment de pérennité de stockage des fichiers comme je l'explique ici dans la vidéo. Encourager l'usage des conversations privées n'est donc pas sans conséquence.
Exemple : une entreprise m’avait expliqué que Teams n’était pas fiable, car les documents de leurs projets « disparaissaient » régulièrement. Pour élucider ce mystère, ils m'ont missionné pour faire un audit : très vite, je m'étais aperçu que faute d'accompagnement, les collaborateurs utilisaient massivement "le chat", c'est à dire les canaux privés pour gérer leurs projets au lieu des équipes. Or ils ne savaient pas que les documents partagés dans ces conversations privées sont stockés dans les OneDrive des utilisateurs, lesquels OneDrive sont supprimés au départ de l’entreprise. La société souffrant d'un gros turn-over, cela expliquait ces disparitions mystérieuses.
Les conversations de canaux : bizarrement, autant cette expérience est focalisée sur « la conversation » (tout est accessible sous cette unique icône), autant les conversations de canaux sont complètement oubliées : aucune solution pour retrouver les « conversations enregistrées » n'est proposée dans cette nouvelle expérience, ce qui était pourtant si pratique dans l’ancien Teams. Cela confirme la mise en avant de l’utilisation des conversations privées au détriment des conversations de canaux.
Les sections personnalisables : beaucoup se félicitent de la nouvelle fonctionnalité des « sections personnalisables ». Personnellement, j’y vois surtout un moyen d’encourager la multiplication des canaux privés en permettant de les classer. Ainsi, plutôt que de dire aux utilisateurs d’utiliser plutôt les équipes / canaux pour structurer leur collaboration, on leur donne les moyens de structurer leurs conversations privées, ce qui va les encourager dans cette voie. Notons au passage que, si il est possible dans une section personnalisée d'ajouter des conversations privées et des canaux, en revanche, il n'est pas possible d'ajouter de conversations de canaux, ce qui confirme la priorité donnée aux conversations privées.
Le masquage des équipes : ici dans la vidéo, j'évoque la disparition de la fonctionnalité de masquage des équipes 🫣 au profit du "masquage de tous les canaux".

Ce choix est à mon sens une pure hérésie. Avant, nous avions une fonctionnalité («masquer l’équipe") qui était très simple à expliquer aux utilisateurs. La voici remplacée par une fonctionnalité plus complexe à utiliser et surtout, plus complexe à expliquer. Or le narratif doit être simple et logique pour favoriser l'adoption. Là, franchement, je n’ai pas compris ce choix et je le déplore.
Une interface plus complexe : avec la nouvelle expérience (appelée l’expérience « combinée ») je trouve l’interface très compliquée à utiliser, comme je le montre ici dans la vidéo. Il faut jouer sur les « filtres » comme on le voit sur la vidéo. Rien de simple. Si en plus on ajoute des sections personnalisées, l’interface se complique davantage encore. Heureusement, il y a quelques points positifs que je montre ici dans la vidéo, comme le lien «Mentions».
Il est heureusement possible de revenir à l'ancienne expérience (ou presque)
Comme expliqué ici dans la vidéo, en choisissant la vue « séparée » dans la personnalisation de la vue faire revenir l’icône «équipes» et retrouver un semblant d’ancienne expérience. Ouf ! Mais pourvu que cette option reste disponible.
Mais le plus gros problème selon moi, c’est que pour la première fois, on a aujourd’hui réellement deux expériences très différentes au choix des collaborateurs, et chacune des expériences fait la promotion d’usages très différents :
La vue « combinée » (nouvelle expérience) met en avant les conversations privées avec les risques associés (stockage non pérenne des documents), etc.
La vue « séparé » (ancienne expérience) met en avant les équipes et les canaux. C'est celle que je vais recommander à mes clients pour avoir le narratif le plus simple en termes d'usage.
A mon sens, les entreprises vont devoir choisir quelle expérience recommander à leurs utilisateurs, et sur laquelle elles vont investir en termes de formation, car ces deux modes sont trop différents en termes d'usages.
Surtout le mode "combiné" (nouvelle expérience) me semble inadapté pour une entreprise qui souhaite promouvoir la structuration de sa collaboration interne avec des équipes Teams et les canaux. Or c'est avec les équipes et des canaux que les entreprises vont obtenir des gains, pas avec les conversations privées, comme je le montre dans mon livre blanc "l'ingénierie de la collaboration".
En guise de conclusion, je terminerai pas cette analyse que m'a envoyée il y a quelques jours un de mes plus éminents clients (grand compte français), qui est un vrai spécialiste de l'adoption, et que j'ai l'honneur d'aider régulièrement dans ses bonnes œuvres (Merci RC) :
"Microsoft génère ici non-pas une évolution mais un changement... et changer pour changer... ça n'apporte pas grand chose... Une évolution, c'est un changement réussi alors qu'un changement, c'est juste un élément de "stress" (au sens scientifique du terme) qui génère du rejet s'il n'est pas porteur de sensation positive (simplification, extension de fonctionnalité, gain de temps, etc...).
Microsoft me semble avoir créé ici un bon gros changement bien inutile dont l'effet ne me semble être que de la charge de travail pour ceux qui documentent et qui forment, et de la charge mentale pour ceux qui ont déjà adopté Teams."
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Compléments
Mardi 10 décembre 2024 - Voici un complément sur cet article originalement consacré à la nouvelle expérience. Les deux exemples ci-dessous décrivent des modifications bien antérieures à cette nouvelle expérience. Mais ces exemples illustrent bien la complexification ressentie de Teams dont je parlais dans cet article, avec à la clé une difficulté croissante de l'apprentissage.
Exemple 1 : les canaux affichés pour tous les membres
Je ne sais pas si vous aviez remarqué cette petite modification de fonctionnement apparue à priori l'an dernier. Mais cette petite modification qui n'a l'air de rien a un gros impact si vous êtes formateur ou si vous êtes "propriétaire" d'une équipe Teams.
Dans une ancienne version, quand on créait un canal, on pouvait cocher la case ""Afficher automatiquement ce canal dans la liste des canaux de tous les membres". Si vous cochiez cette case, vous étiez assuré que le canal serait "affiché" (=démasqué) par défaut pour tous les membres. Vous pouviez même vérifier ensuite via "gérer l'équipe", onglet "canaux" l'état d'affichage des canaux par défaut pour tous les membres. Si vous en aviez loupé un, vous pouviez juste cocher. Ainsi, pas de risque que des utilisateurs ne voient pas un canal important le premier jour où ils accèdent.

Dans la version actuelle, il y a toujours une coche, au même endroit, mais ce n'est plus le même message : "Recommander aux utilisateurs d'afficher ce canal dans leurs listes de chaines". Outre le fait que "liste de chaînes" ne veut pas dire grand chose, il faut comprendre simplement que, même si vous cochez cette case, le canal créé sera tout de même masqué par défaut pour tout le monde. Mais si l'utilisateur pense à cliquer sur "Afficher tous les canaux", il aura juste un message de recommandation. Il reste juste à espérer que l'utilisateur connaisse la notion de masquage et qu'il pense à cliquer sur "Afficher" sur tous les canaux de l'équipe. Cela sous entend que l'utilisateur ait bénéficié d'une bonne formation, ce qui est rarement le cas.

Le problème, c'est que les débutants Teams ont du mal à comprendre qu'en accédant pour la première fois à une équipe Teams, on ne voit quasiment rien dedans, sauf un seul canal (anciennement, le canal général - on va en reparler).
Bref, c'est une très bonne illustration d'une complexification d'une fonctionnalité qui permettait pourtant de simplifier l'adoption des équipes Teams en permettant au propriétaire de l'équipe de sélectionner les canaux qu'il juge essentiels à afficher par défaut à ses utilisateurs (et éviter ainsi que des collaborateurs passent à côté parce qu'ils n'ont pas la notion du masquage de canaux).
Pour compenser cette modification étrange, il faut bien expliquer auprès des "propriétaires" d'équipe que seul le premier canal créé est visible (donc, bien le choisir : j'en parle dans la suite) et que tous les autres canaux sont cachés par défaut. Charge aux propriétaires des équipes ensuite d'expliquer ça à leurs utilisateurs, par exemple en postant dans cet unique canal affiché par défaut, une annonce pour expliquer qu'il faut démasquer les canaux (et montrer comment faire) : je donne un exemple à la fin de l'article.
Exemple 2 : anciennement, le canal "Général"
C'est un autre sujet, mais vous allez voir qu'il est lié au sujet précédent.
Trop souvent les équipes Teams que je voyais chez mes clients ne contenaient qu'un seul et uniquement canal : le fameux canal "Général", qui était un canal "fourre tout". Aussi, j'ai été plutôt content quand Microsoft a changé le scénario de création d'une équipe, l'an dernier, en demandant aux propriétaires de saisir le nom du premier canal : ça les obligeait à réfléchir au nom à donner au canal, et donc à réfléchir à son usage réel.

La première fois, j'ai donc directement commencé la création de mes canaux, du premier canal jusqu'au dernier, tout content, sans canal inutile, sans canal "général". Ensuite, j'ai voulu paramétrer la modération sur tous les canaux, et là, oooh, surprise !
En fait, le premier canal que vous créez est "spécial" : c'est vraiment comme l'ancien canal "général" (qui était spécial aussi), mais simplement avec un autre nom, ce à quoi je ne m'attendais pas. Les fonctionnalités de modération par exemple sont très différentes : elles sont très limitées sur le premier canal que vous créez (l'ex canal général) et plutôt très riche pour tous les autres canaux que vous allez créer par la suite ;

Il n'y a pas qu'au niveau des options de modération qu'il y a des différences : le premier canal créé ne peut pas être supprimé, et il ne peut pas être archivé non plus :

Résultat, je veille à ce que le premier canal créé ne sont pas important, car je sais que je n'aurai pas les mêmes options de paramétrage que les autres canaux. Mais ça, ce n'est vraiment pas simple à expliquer en formation, car ce n'est pas du tout logique.
Et parce que, comme je l'ai expliqué précédemment, ce premier canal est le SEUL affiché par défaut et le SEUL que voient les utilisateurs en rejoignant l'équipe, je le nomme...
"Bienvenue" ou plutôt "🟢Bienvenue"
(avec un imoji - touche Windows + ";" pour que ce canal soit affiché en première position)
Ce canal ne contiendra finalement qu'une seule conversation : un message de bienvenue pour donner les consignes d'usage et expliquer l'inexplicable aux utilisateurs, à savoir que pour commencer à utiliser cette équipe, il faut ... démasquer les canaux !

Bref, espérons que les prochaines évolutions de Teams iront dans le bon sens, car pour le moment, j'ai le sentiment que tout se complique et ce n'est pas une bonne chose pour l'adoption.
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