Vous en avez certainement entendu parler : une nouvelle expérience d’utilisation arrive dans Microsoft Teams. Depuis huit ans que Microsoft Teams existe, il y a eu de nombreuses évolutions, certaines majeures, d’autres mineures. Mais à mon sens, jamais il n’y a eu d’évolution qui change autant l’expérience utilisateur, avec autant d’implications. En tout cas, en huit ans, jamais je n'avais ressenti le besoin comme aujourd'hui d'en faire une analyse si critique.
Si vous avez vu des vidéos, vous avez certainement vu des commentaires souvent très positifs, notamment sur une nouvelle fonctionnalité : les sections personnalisables. Beaucoup trouvent aussi très positive cette nouvelle façon d’accéder aux conversations et aux équipes au travers du seul icône « conversations » (l’icône « équipes » a disparu 🫣).
Personnellement je ne suis clairement pas fan de cette nouvelle expérience et je vais vous expliquer pourquoi.
Pour bien comprendre cette nouvelle expérience et en mesurer (vraiment) les impacts, il faut aller au-delà des simples fonctionnalités qui peuvent sembler cool et revenir aux concepts qui sont ceux de Teams et que cette nouvelle expérience bouscule en partie.
C’est ce que j’ai essayé de faire dans cette vidéo ci-dessous, que je vous invite à visionner complètement pour bien comprendre mon analyse. Elle commence par un retour sur l’histoire, un rappel des concepts de Teams (conversation privée versus conversation de canal), puis sur une présentation / démonstration de la nouvelle expérience, avec mes remarques.
Dans cette vidéo, je reviens justement sur l’historique de Teams, ses évolutions, et cette fameuse fonctionnalité de « messages enregistrés » (cliquer) dont je faisais tant la promotion pendant mes formations, qui a malheureusement disparu en 2023, à mon grand désespoir. C'était pourtant très pratique de pouvoir, en un clic, revenir sur un message important d'un de mes canaux.
En résumé, je ne suis pas fan de cette nouvelle expérience, pour les raisons suivantes, comme je l’explique dans la vidéo :
Mélanger les choux et les carottes : mettre sous la seule appellation « conversation », les conversations privées, les équipes, canaux et conversations de canaux, c’est à mon sens mélanger les choux et les carottes comme je l'explique ici dans la vidéo. Cela met au même niveau des concepts et des usages très différents. Cela complique surtout énormément le narratif d’explication de Teams. Or pour que l'adoption soit bonne il faut que le narratif soit le plus simple possible et surtout, le plus logique. Tout mélanger derrière une seule icône, ça ne simplifie rien.
Mise en avant des conversations privées : à mon sens, cette nouvelle expérience met en avant les conversations privées, en reléguant en second plan les équipes et les canaux, moins visibles, moins accessibles. Or les personnes qui accompagnent les entreprises savent que beaucoup de collaborateurs abusent de ces conversations privées, au lieu d’utiliser des équipes et canaux. Il y a des conséquences en termes notamment de pérennité de stockage des fichiers comme je l'explique ici dans la vidéo. Encourager l'usage des conversations privées n'est donc pas sans conséquence.
Exemple : une entreprise m’avait expliqué que Teams n’était pas fiable, car les documents de leurs projets « disparaissaient » régulièrement. Pour élucider ce mystère, ils m'ont missionné pour faire un audit : très vite, je m'étais aperçu que faute d'accompagnement, les collaborateurs utilisaient massivement "le chat", c'est à dire les canaux privés pour gérer leurs projets au lieu des équipes. Or ils ne savaient pas que les documents partagés dans ces conversations privées sont stockés dans les OneDrive des utilisateurs, lesquels OneDrive sont supprimés au départ de l’entreprise. La société souffrant d'un gros turn-over, cela expliquait ces disparitions mystérieuses.
Les conversations de canaux : bizarrement, autant cette expérience est focalisée sur « la conversation » (tout est accessible sous cette unique icône), autant les conversations de canaux sont complètement oubliées : aucune solution pour retrouver les « conversations enregistrées » n'est proposée dans cette nouvelle expérience, ce qui était pourtant si pratique dans l’ancien Teams. Cela confirme la mise en avant de l’utilisation des conversations privées au détriment des conversations de canaux.
Les sections personnalisables : beaucoup se félicitent de la nouvelle fonctionnalité des « sections personnalisables ». Personnellement, j’y vois surtout un moyen d’encourager la multiplication des canaux privés en permettant de les classer. Ainsi, plutôt que de dire aux utilisateurs d’utiliser plutôt les équipes / canaux pour structurer leur collaboration, on leur donne les moyens de structurer leurs conversations privées, ce qui va les encourager dans cette voie. Notons au passage que, si il est possible dans une section personnalisée d'ajouter des conversations privées et des canaux, en revanche, il n'est pas possible d'ajouter de conversations de canaux, ce qui confirme la priorité donnée aux conversations privées.
Le masquage des équipes : ici dans la vidéo, j'évoque la disparition de la fonctionnalité de masquage des équipes 🫣 au profit du "masquage de tous les canaux".
Ce choix est à mon sens une pure hérésie. Avant, nous avions une fonctionnalité («masquer l’équipe") qui était très simple à expliquer aux utilisateurs. La voici remplacée par une fonctionnalité plus complexe à utiliser et surtout, plus complexe à expliquer. Or le narratif doit être simple et logique pour favoriser l'adoption. Là, franchement, je n’ai pas compris ce choix et je le déplore.
Une interface plus complexe : avec la nouvelle expérience (appelée l’expérience « combinée ») je trouve l’interface très compliquée à utiliser, comme je le montre ici dans la vidéo. Il faut jouer sur les « filtres » comme on le voit sur la vidéo. Rien de simple. Si en plus on ajoute des sections personnalisées, l’interface se complique davantage encore. Heureusement, il y a quelques points positifs que je montre ici dans la vidéo, comme le lien «Mentions».
Il est heureusement possible de revenir à l'ancienne expérience (ou presque)
Comme expliqué ici dans la vidéo, en choisissant la vue « séparée » dans la personnalisation de la vue faire revenir l’icône «équipes» et retrouver un semblant d’ancienne expérience. Ouf ! Mais pourvu que cette option reste disponible.
Mais le plus gros problème selon moi, c’est que pour la première fois, on a aujourd’hui réellement deux expériences très différentes au choix des collaborateurs, et chacune des expériences fait la promotion d’usages très différents :
La vue « combinée » (nouvelle expérience) met en avant les conversations privées avec les risques associés (stockage non pérenne des documents), etc.
La vue « séparé » (ancienne expérience) met en avant les équipes et les canaux. C'est celle que je vais recommander à mes clients pour avoir le narratif le plus simple en termes d'usage.
A mon sens, les entreprises vont devoir choisir quelle expérience recommander à leurs utilisateurs, et sur laquelle elles vont investir en termes de formation, car ces deux modes sont trop différents en termes d'usages.
Surtout le mode "combiné" (nouvelle expérience) me semble inadapté pour une entreprise qui souhaite promouvoir la structuration de sa collaboration interne avec des équipes Teams et les canaux. Or c'est avec les équipes et des canaux que les entreprises vont obtenir des gains, pas avec les conversations privées, comme je le montre dans mon livre blanc "l'ingénierie de la collaboration".
En guise de conclusion, je terminerai pas cette analyse que m'a envoyée il y a quelques jours un de mes plus éminents clients (grand compte français), qui est un vrai spécialiste de l'adoption, et que j'ai l'honneur d'aider régulièrement dans ses bonnes œuvres (Merci RC) :
"Microsoft génère ici non-pas une évolution mais un changement... et changer pour changer... ça n'apporte pas grand chose... Une évolution, c'est un changement réussi alors qu'un changement, c'est juste un élément de "stress" (au sens scientifique du terme) qui génère du rejet s'il n'est pas porteur de sensation positive (simplification, extension de fonctionnalité, gain de temps, etc...).
Microsoft me semble avoir créé ici un bon gros changement bien inutile dont l'effet ne me semble être que de la charge de travail pour ceux qui documentent et qui forment, et de la charge mentale pour ceux qui ont déjà adopté Teams."
Comments