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Ma lettre au Père Noël (60 propositions d'évolution de SharePoint, Teams, Planner)

  • Photo du rédacteur: Christophe COUPEZ
    Christophe COUPEZ
  • il y a 4 jours
  • 25 min de lecture

Dernière mise à jour : il y a 18 heures

Noël approche ! Les enfants sont en pleine réflexion pour faire leur choix de cadeau, en vue d'écrire de leur plus belle plume leur lettre au Père Noël.

Certains complotistes sèment le doute dans nos esprits, en prétendant que le Père Noel n'existe pas, qu'il n'est que l'invention du lobby des jouets. Je m'insurge. Il existe et je compte le prouver aux yeux de tous en publiant aujourd'hui ma lettre au Père Noel et à ses lutins.

J'y consigne tout ce qui me ferait plaisir, en me limitant un peu quand même car si je sais qu'il ne pourra pas tout exaucer. Je sais aussi qu'il est à notre écoute au travers du Feedback Portal mais je préfère lui écrire cette lettre : c'est la magie de Noel !



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Cher Père Noël

Tout d'abord, je te remercie pour tous les jouets contenus dans la boîte Microsoft 365. Ils sont supers, je les adore. En plus, même en dehors de Noel, il y a régulièrement de nouvelles fonctionnalités, c'est cool. Parfois, c'est même un peu trop, mais bon, c'est super gentil quand même, ça part d'une bonne intention.

Moi, je joue TOUS les jours avec TOUS tes jouets car c'est comme ça qu'on s'amuse vraiment !

Ce n'est pas comme certains copains qui ne jouent qu'avec Outlook seulement alors qu'ils ont payé pour avoir la boîte complète Microsoft 365 ! C'est du gâchis ! Après, ils me disent qu'ils s'ennuient et que Microsoft 365 ne sert à rien, ben c'est normal aussi.

Et en plus, quand ils essaient de jouer avec Teams, ils ne respectent pas les règles du jeu, alors ils se disputent avec leurs copains, parce que personne n'y jouent correctement. Du coup, ils abandonnent Teams en disant que ça ne marche pas. J'essaie de leur expliquer, mais tu sais, ils ne m'écoutent pas toujours.

Cette année, j'ai été super sage. J'ai aidé plein de sociétés à bien utiliser tes jouets. Je leur ai bien expliqué les règles et je leur ai appris à jouer avec tous les jouets Microsoft 365.

Je parle de Microsoft 365 à plein de monde dans LinkedIn, tu sais, le réseau social des gens sérieux. Je leur raconte dans mon site digital-inside.fr tout ce qu'on peut faire de cool avec Microsoft 365.

Cette année, j'ose oser t'envoyer cette grande lettre à laquelle je pense chaque année quand Noël approche. Rassure toi, ce n'est pas pour demander d'autres jouets - on en a déjà bien assez, mais c'est plutôt pour demander des modifications à certains des jouets existants. Oh, ils sont tous très bien, mais on peut encore les améliorer et surtout, corriger quelques défauts qui traînent parfois depuis très longtemps.

Alors, je t'ai fait une liste, ma liste au Père Noël, que tu pourras donner à tes lutins qui pourront peut être en tenir compte. Je m'y prends peut être un peu tard car Noël c'est bientôt. Mais je sais que tu as des lutins magiques gonflés à l'IA, donc je suis confiant.

Voici ce que j'aimerais avoir, en me limitant à seulement 3 outils : SharePoint, Teams, Planner principalement. Les autres, ce sera pour l'année prochaine !

👉 j'ai mis des liens vers des images, des vidéos ou des articles pour que tu comprennes bien mes demandes. N'hésite pas à cliquer ! Peut-être même que tu vas apprendre des choses !


SHAREPOINT

Commençons avec SharePoint. Tu sais, j'y joue depuis bientôt 25 ans ! J'ai été un des premiers à le sortir de sa boîte en 2001.

J'ai été témoin de l'évolution phénoménal de l'outil. Je me rappelle de SharePoint avant 2018: bon courage pour l'utiliser pour faire un intranet qui ressemble à quelque chose, sans faire du développement informatique !

Aujourd'hui, ça n'a plus rien à voir. Je réalise plus de 10 intranets par an. Je fais plein de trucs supers avec, que mes clients n'auraient jamais imaginé possibles : si tu veux que je te montre, contacte moi !

Mais rien n'est jamais parfait, alors comme je connais l'outil depuis des années, j'ai repéré des points de correction et d'amélioration que je te mets ici, du plus simple au plus compliqué. Tu vas dire que je chipote mais... il y a des idées intéressantes je suis sûr !


  • A01 - LIEN POMPAGE.NET 🫣 - Je commence par un truc qui me chatouille depuis des années... Dans la zone "accessibilité" des images (partout où on peut mettre des images - tu peux pas le louper), il y a un lien d'explication intitulé "En savoir plus sur le texte de remplacement". Ce lien pointe ce contenu bizarroïde du site Pompage.net qui semble dater du début des années 2000. Clique dessus, tu vas voir. Je suis sûr que personne ne l'a remarqué, mais corrige vite !

  • A02 - NOMS DES GROUPES SHAREPOINT - Quand on créé un site SharePoint, trois groupes sont créés : les groupes visiteurs, membres et propriétaires. Les deux premiers s'appellent respectivement NomDuSite - Visiteurs et NomDuSite - Membres.

Mais il y a 20 ans (c'est pas récent) un lutin a du s'endormir sur son clavier car le nom du groupe des propriétaires, lui, ne respecte pas cette règle de nommage. Il s'appelle Propriétaire de NomDuSite.

Tu peux corriger s'il te plaît, pour que ça soit uniforme et l'appeler NomDuSite - Propriétaires ? Ca fait près de 20 ans que je veux te le demander.

  • A03 - MAIL D'AJOUT DANS UN GROUPE - Voici une autre chose qui m'agace depuis l'origine de SharePoint, il y a plus de 20 ans. Quand on ajoute une personne dans un groupe SharePoint, SharePoint envoie par défaut un mail à la personne (ou les personnes) qui sont ajoutées dans le groupe. Il y a moyen d'éviter ça, mais l'option est cachée. Il faut penser à cliquer sur "Afficher les options" pour voir apparaître la possibilité de ne pas envoyer l'invitation par mail. Cela pose trois problèmes.

    • Premier problème, le mail envoyé n'est pas clair. Dans l'exemple que je donne, je n'ai pas donné accès au site : j'ai juste ajouté le nom dans un groupe créé dans le site.

    • Second problème, souvent, les propriétaires des sites mettent les utilisateurs dans les groupes, mais le site n'est pas terminé. Un mail est envoyé à ces personnes sans que le propriétaire ne s'en rende compte. En recevant ce mail, les utilisateurs cliquent sur le lien, et se retrouvent dans un site en chantier. Pas terrible la première impression.

    • Troisième problème, quand on "ouvre" officiellement un site, on doit faire une communication officielle. Les utilisateurs qui ont reçu ce mail, sans communication officielle ni explication, vont se poser des questions. Ca bousille le plan de com'.

Pour ces raisons, dans mes formations, je mets toujours l'accent sur ce piège qui existe depuis l'origine de SharePoint, mais tout le monde tombe dedans les deux pieds en avant. Bref, peux-tu demander à tes lutins de décocher par défaut l'envoi du mail (qui est inutile et même dangereux).

  • A04 - IMAGES D'ARCHIVES - Elles sont superbes les images de "images d'archives" (que tu appelles aussi "images de stock" - personnellement, j'aurais mis plutôt "Photothèque Microsoft 365"). Par contre tu sais, nos clients nous demandent de la diversité : ils veulent des photos avec des hommes et d'autres, avec des femmes. Et bizarrement, j'ai remarqué que la recherche sur le mot "femme" ne fonctionnait plus. C'est l'effet Donald ?

  • A05 - POIDS DES IMAGES - J'ai parfois de sacrées surprises chez mes clients, notamment quand la mise à jour des pages de l'intranet est confié au petit stagiaire qui met 20 images de 30 Méga octets sur la page d'accueil : on m'appelle après en me demandant pourquoi l'intranet (et le réseau) sont si lents 🫣. Bref, pourrais tu mettre un contrôle du poids quand on charge une image, avec une alerte "attention votre image est trop lourde" et une proposition (non obligatoire) de réduction de la résolution et donc du poids ? Proposer une réduction est importante car tu sais, nos utilisateurs, ... ne savent pas retailler les images 🫣.

  • A06 - SECTION "PLEINE PAGE" / SECTION VERTICALE - Tu vas penser que je chipote, mais bon : c'est un point que les responsables de com' me demandent souvent. La "section verticale" permet de mettre une colonne à droite d'une page SharePoint. A gauche, on peut mettre des sections : 1, 2, 3 colonnes... Mais impossible de mettre une section "pleine page". Dans ce contexte, cela permettrait d'intégrer une image qui "remplisse" tout l'espace alors qu'avec une section "colonne", il y a une marge tout autour.

  • A07 - NEWSLETTER ACTUALITÉS - Quand on clique sur "Afficher tout" dans une Web part d'actualité, on peut voir toutes les actualités, en sélectionner quelques unes pour faire un mail, genre "Newsletter". C'est super, mais dans le mails de la Newsletter il y a le logo "SharePoint" partout, du coup, personne ne veut jouer avec (tant mieux remarque, les Newsletters c'est soooo l'an 2000).

  • A08 - TITRE DE WEB PART - Quand je mets une Web part "Liste" ou "bibliothèque de documents" sur une page, j'aimerais ne pas être obligé de mettre un titre. Et si je veux mettre un titre, je voudrais choisir la taille du style. Tu l'as fait récemment pour d'autres Web parts comme "actualités", donc ça ne devrait pas être compliqué à faire.

  • A09 - WEB PART RÉSEAUX SOCIAUX - Est ce que tu pourrais nous proposer des Web parts qui permettent de remonter des flux de réseaux sociaux ? Tous mes clients le réclament. Par exemple, LinkedIn c'est fait aussi par tes lutins, non ? On pourrait être avoir une Web part LinkedIn comme on a eu dans le temps la Web part "Twitter" (elle a disparu mais c'est pas plus mal).

  • A10 - WEB PART "CONTENUS MIS EN EVIDENCE - Cette Web part est très appréciée par les utilisateurs, mais mes clients lui reprochent un défaut majeur : le nom de la personne qui a déposé le fichier apparaît forcément. Or parfois, la personne qui dépose le fichier est un prestataire qui réalise l'intranet (par exemple). Ce serait possible d'avoir la possibilité de mettre "ON" ou "OFF" l'affichage de l'auteur du fichier ?

  • A11 - WEB PART FAQ (preview) - Quand j'ai vu que tes lutins nous avaient offert la Web part "FAQ" (en preview), j'étais super content. Jusque là, je faisais mes FAQ avec des sections réductibles. Oui, mais... ta Web part FAQ, elle marche seulement à l'IA. Mais moi, je veux juste créer des rubriques avec mes petits doigts, et mettre mes questions / réponses au fil de l'eau. Si je dois tout mettre dans un document en espérant que l'IA fasse ce que je veux, aucun intérêt. Pourrais-tu demander à tes lutins de prévoir aussi un mode "manuel" ?

  • A12 - RÔLES DES MEMBRES DU SITE - Pourrais tu donner un rôle moins élevé au groupe des "membres du site" ? Tout le monde pense que les membres de ce groupe peuvent juste ajouter des éléments dans une liste ou une bibliothèque alors qu'en fait ils peuvent supprimer des listes complètes, ou en créer, comme je l'explique ici. J'ai des clients qui ont eu de drôles de surprises avec ça !

  • A13 - FILTRE DANS LES AFFICHAGES - Dans le paramétrage des affichages, est-ce que tu pourrais améliorer le système de ET/OU ? Quand on a plusieurs conditions du type ((A et B) OU (C et D)), c'est pas possible. C'est peut être aussi parce que l'interface est un peu ancienne.

  • A14 - AUDIENCES WEB PARTS / SECTIONS - Ce serait super de pouvoir poser une audience sur une Web part. Elle s'afficherait - ou pas, selon l'appartenance de l'utilisateur à un groupe. Dans le temps, avec le vieux SharePoint, c'était possible. Pendant que tu y seras, si on pouvait aussi mettre des audiences sur des sections, et sur les éléments des "bannières principales" ce serait super bien.

  • A15 - ÉVÈNEMENTS - Peux-tu demander à tes lutins de moderniser la liste "évènements" ? Elle est super avec sa Web part, très pratique, mais quand on doit la paramétrer, je fais un bond de 15 ans en arrière, avec le module d'administration de listes de SharePoint 2010. C'est d'autant plus important qu'on est obligé d'y aller pour modifier les catégories.

Euh, d'ailleurs à ce propos, je te conseille de trouver le lutin qui a mis dans les catégories les valeurs "Anniversaire de mariage", "Anniversaire", "cadeaux", "fête" : je crois qu'il boit.

  • A16 - NAVIGATION - Pourrais tu demander aux lutins de corriger le module d'administration des menus de navigation des sites ? Quand on fait une modification, comme ici dans cet exemple quand on supprime une entrée du menu, le menu "saute" et on revient au début du menu : c'est très agaçant surtout quand le menu est très grand.

  • A17 - NAVIGATION (bis) - Quand on cliquer sur "Promouvoir" à partir d'une page puis "Ajouter la page à la navigation", le nom de la page apparaît bien dans le menu. Mais quand on clique juste après sur "Modifier" le menu, le nom de la page n'apparaît pas. Il faut prendre l'habitude de rafraîchir son navigateur. Tes lutins peuvent corriger ?

  • A18 - ACTUALITÉ ETAT PROMU - Quand on "promeut" (du verbe promouvoir) une page SharePoint en tant qu'actualité, impossible de la faire revenir en "page normal". C'est vraiment dommage. Moi, j'ai mis une colonne pour faire apparaître la valeur "Etat promu" et pouvoir la modifier, avec un JSON filé par mon copain Bruce , mais si tu pouvais donner cette possibilité à tout le monde, ce sera sympa.

  • A19 - ACTUALITÉ & MAIL - Avec Microsoft 365, on essaie d'apporter aux utilisateurs une nouvelle façon de communiquer et de collaborer avec des outils plus efficaces que les mails (Engage, Teams). Mais quand on publie une actualité dans un site SharePoint, tes lutins poussent au crime en proposant d'envoyer l'actualité par mail. J'imagine que c'est ce que tes clients ont demandé dans leurs dernières lettres au Père Noël, mais c'est bien dommage : à la place, tu pourrais proposer de poster dans Engage par exemple.

  • A20 - RETOUR VERS UNE PAGE APRES OUVERTURE DE DOCUMENTS - Quand on utilise par exemple la web part "liens" rapides pour pointer un doc, quand on clique sur le lien le document s'ouvre, mais quand on clique sur la croix pour fermer le document, on est redirigé vers la liste qui contient le document. En fait, il faudrait plutôt revenir sur la page d'où est parti le lien. J'ai essayé de jouer avec le paramètre "&source=" dans l'URL, mais rien à faire. C'est un problème souvent remonté par mes clients. Tes lutins pourraient y jeter un coup d'oeil ?

  • A21 - MULTI LANGUE - Je sais que tu as plein de projets pour SharePoint (j'ai pas le temps de lire toute la roadmap - c'est un travail à plein temps), mais note quelque part qu'il faudra un jour améliorer le multi langue des sites SharePoint. C'est compliqué, et le fait que l'IA ne nous aide pas à traduire, c'est dommage.

  • A22 - COLONNES - Quand on fait un filtrage dans une liste documentaire sur des valeurs de colonne, et qu'on y dépose un fichier par drag and drop, je rêve que le fichier hérite des valeurs du filtre. Tu penses que c'est possible ? En tout cas, les gens avec qui je joue en rêve toutes les nuits !

  • A23 - COLONNES & DROITS - En parlant de rêve, j'en ai un complètement fou. Allez, j'ose te le raconter car il obsède mes nuits depuis plus de 15 ans : quand on créée une colonne de site, comme une liste déroulante par exemple, ce qui serait super c'est de pouvoir préciser face à chaque valeur les groupes des gens qui ont le droit de voir & d'accéder (=sécurité) aux fichiers qui auraient cette valeur.

Imagine ce cas d'usage : je créé une colonne "type document" et je dis que seuls les personnes de tel ou tel groupe peuvent voir et accéder aux fichiers dont "type document = contrat". Ce serait fabuleux.

A la place je suis obligé de tricher avec des dossiers que je "gomme" dans mes affichages en affichant "sans les dossiers", mais c'est du bricolage.

  • A24 - LISTE & BIBLIOTHÈQUE - Dans la série "soyons fou", je rêve qu'une liste ou bibliothèque de documents puisse avoir une portée au delà de son site. Imagine : dans une site A, je mets une Web part qui afficherait le contenu d'une liste hébergée sur le site B. Bien évidemment, il faudrait que les droits soient respectés. Ce serait sympa non ? Alors oui : tu vas me dire qu'il y a des solutions pour le faire nous-mêmes, mais ce n'est pas à la portée de tout le monde.

  • A25 - TAGS THÉMATIQUES TRANSVERSES SUR LES PAGES - Voici une fonctionnalité très demandée par les responsables de communication, et que proposent "clés en main" certaines outils concurrents de SharePoint. L'idée : poser un ou des "tags" thématiques sur des pages (pages simples ou actualités), quelque soit le site, de manière transverse à toute l'entreprise, afficher cette valeur sur les pages et pouvoir retrouver tous les pages faisant référence à un même tag.

Exemple de cas d'usage : si une page parle de "veille" et de "RSE", le contributeur lui associe les deux valeurs, issues d'une liste de valeurs d'entreprise. Ces valeurs seraient affichées dans les pages ainsi que dans les Web part d'actualité : en cliquant sur un Tag, on pourrait retrouver toutes les pages parlant de ce sujet, quelque soit le site SharePoint.

Créer une "colonne de site" transverse à tous les sites, on peut le faire (difficilement - il faut s'y connaître), mais ça ne sert pas à grand chose car ces "tags" ne sont ensuite affichés nulle part.

Peux-tu demander à tes lutins de: (1) plancher sur un système de "colonne(S) de site "clés en main" transverse(S) à tous les sites du tenant (sans obliger à des paramétrages compliqués via la banque de termes), (2) afficher les valeurs associées à une page dans le haut de la page comme dans cette image, (3) afficher ces valeurs dans la Web part d'actualité, comme dans cette image, (4) en cliquant sur une valeur, orienter vers une page de recherche qui montre toutes les pages (de tous les sites SharePoint) ayant cette valeur.

  • A26 - AUDIENCES & GROUPES - Les audiences ne marchent qu'avec des groupes de sécurité ou Microsoft 365. Mais c'est parfois compliqué de créer de tels groupes juste pour cacher un menu. Il suffirait de pouvoir créer une audience avec un groupe SharePoint local qu'on peut créer facilement. Je sais : tes lutins vont te dire "c'est pas si simple" mais ce serait super cool.


TEAMS

C'est mon jouet préféré ! Je l'utile depuis plus de 9 ans, depuis sa sortie. On peut faire plein de choses avec : j'ai donné des exemples de "scénarios" dans cette rubrique de mon site.

Je sais, Père Noël, que Teams c'est de l'histoire ancienne pour toi : ton truc en ce moment c'est Copilot. Mais il faut que tu saches Teams reste compliqué à faire adopter car comme je l'explique dans cet article "les entreprises restent accros aux mails". De belles opportunités gâchées.

Mais bon, voici ce que je voudrais pour Noël pour Teams et pour améliorer l'adoption :


J'ai une seconde demande sur ce sujet. Si mon message supprimé mentionnait une personne, une balise, un canal ou une équipe, dans les "activités" des personnes mentionnées apparaît une "activité" indiquant que le message a été supprimé. Dans le passé, c'était pire : on voyait les premiers mots du message supprimé 🫣. Il n'empêche : quand un message est supprimé, il devrait être supprimé partout, y compris dans les activités. Il m'est déjà arrivé de poster un message par erreur, et d'être appelé par les personnes que j'avais mentionnées pour que je leur explique ce que j'avais supprimé. Gênant.

  • B04 - POST A LA CRÉATION D'UN ONGLET - Quand on créé un onglet dans un canal d'équipe Teams, l'interface propose (case cochée par défaut) la publication d'un message pour signaler la création de l'onglet. Ce message n'est ni clair, ni utile, ni même souhaitable : mieux vaut poster un vrai message avec une explication. C'est ce que j'explique dans mes formations. Pourrais-tu demander à tes lutins de décocher la case, par défaut ?

  • B05 - AJOUT DES MEMBRES A LA CRÉATION - Mes formations consistent souvent à déminer tous les pièges tendus par l'outil. En voici un sur lequel j'insiste dans mes formations aux propriétaires d'équipe. En effet, à la création d'une équipe, Teams propose tout de suite d'ajouter des membres. Grave erreur ! Car une fois les membres ajoutés, ils sont immédiatement notifiés. En voyant la notification, ils cliquent pour savoir dans quelle foutue équipe on les a encore intégrés sans aucune explication ! Ils cliquent et que voient-ils ? Rien. L'équipe n'est pas encore construite : aucun canal, aucun message, rien. Leur conclusion : encore une équipe qui ne sert à rien ! Vraiment, Teams, c'est nul !

Donc, pour aider à l'adoption de ton outil, peux-tu demander à tes lutins de retirer l'intégration des membres dès la création de l'équipe. A la rigueur, à la plage tu peux afficher ce message "Bravo ! L'équipe est créée. Pensez à intégrer les membres dès que le paramétrage sera terminé".

  • B06 - ONGLET "NOTES" - Quand on créé un canal, Teams créé sans nous le demander un onglet "Notes" qui ouvre un One Note. Pourquoi donc créer cet onglet par défaut ? Dans la plupart des cas, les utilisateurs ne savent pas ce que c'est et ne l'utilisent pas. Par contre, ça prend une place dans le menu du haut qui est assez réduit. Peux tu demander à tes lutins de supprimer cette création par défaut ?

  • B07 - DISPOSITION DE CANAL PAR DÉFAUT - Sans demander notre avis, tu as mis la nouvelle disposition "fils de discussion" par défaut quand on créé un canal. Euh, ok, mais comme j'en parlerai bientôt, du haut de ton Pôle Nord, tu ne vois pas les utilisateurs se prendre les pieds dans le tapis 🫣. Pourrais tu demander à tes lutins de laisser par défaut la disposition classique : libre à ceux qui le souhaitent d'expérimenter la nouvelle disposition. Inutile de pousser les gens dans le grand bain quand ils ne savent pas encore nager.

  • B08 - ACCROCHE D'UNE PAGE : quand je colle dans un post Teams un lien vers une page internet (article d'un site internet par exemple), Teams fait une belle accroche en récupérant les informations de la page (titre, image, texte d'accroche). Par contre, quand je colle le lien vers une page SharePoint, il n'affiche pas d'accroche. Pourtant, SharePoint fournit bien les mêmes infos : titre, miniature, description. C'est le même problème dans Viva Engage d'ailleurs, si tu peux regarder aussi. C'est vraiment gênant quand on essaie de faire basculer les copains de la com' interne dans Teams ou Engage : ça ne facilite pas l'adoption. Tu peux demander aux lutins de corriger ?

  • B09 - ARRIÈRE - PLANS TEAMS : j'utilise plusieurs "arrière plans" (fonds d'écran) pour mes réunions, selon le client avec lequel je travaille. Mais les fonds d'écran personnalisés sont affichés tout au bout de la liste. Peux-tu demander à tes lutins de mettre plutôt nos fonds d'écran personnalisés tout au début de la liste ? Ce sera plus rapide pour y accéder.

Serait-il aussi possible de "pousser" des fonds d'écran d'entreprise dans les fonds d'écran des utilisateurs, pour éviter les questions récurrentes du style "c'est où déjà les fonds d'écran de la société ?".

  • B10 - PARAMÉTRER UNE "EXPÉRIENCE" PAR DÉFAUT - Pourrais-tu faire en sorte que l'administrateur du tenant puisse paramétrer facilement la même expérience utilisateur à tout le monde, par défaut. Car en ce moment, selon les choix de chacun, personne n'a la même expérience utilisateur, ce qui complique les formations : les personnes voient pendant les formations des captures d'écran qui ne ressemblent pas forcément à ce qu'ils ont eux-mêmes comme interface. D'autant plus que les dernières complexifications & choix par défaut ne sont pas top (c'est mon avis que j'explique dans mes articles).

  • B11 - MASQUER / DÉMASQUER UNE ÉQUIPE - De la même manière que tes lutins ont fait revenir les "enregistrements de message" qui avaient disparu il y a 2 ans (super merci), pourrais tu remettre la fonctionnalité "masquer une équipe" comme elle était avant? Car maintenant, "masquer une équipe" c'est compliqué : masquer une équipe revient à masquer tous les canaux (ce n'est pas immédiat) et pour démasquer l'équipe, il faut... démasquer au moins un canal : pas facile à expliquer aux utilisateurs !

  • B12 - DÉMASQUER UN NOUVEAU CANAL - Pendant que tu y es, peux-tu demander à un lutin de remettre la possibilité de "forcer" le démasquage d'office d'un nouveau canal : c'était bien pratique car beaucoup me disent "mais elle est vide l'équipe", parce que personne ne leur explique que par défaut, les nouvelles équipes sont masquées. J'en parle à la fin de cet article, dans les "compléments".

  • B13 - VIDER LES ACTIVITÉS : peux-tu nous permettre de supprimer tout ce qui est dans "Activités" ? Ca serait génial. Actuellement, je supprime une par une les "activités" dont j'ai pris connaissance, j'aimerais bien pouvoir tout supprimer de temps en temps, pour repartir sur une base claire.

  • B14 - EX CANAL GÉNÉRAL - Tes lutins ont fait une modification il y a quelques mois : le premier canal par défaut ne s'appelle plus "Général", chacun peut choisir le nom qu'il veut. C'est bien, mais as-tu remarqué que ce premier canal créé n'a pas les mêmes propriétés que les autres canaux en termes de modération ? C'est pour cela que je dis à mes clients de se méfier quand ils choisissent leur premier canal, surtout si c'est un canal de communication général dont ils veulent maîtriser les publications. Peux-tu demander à tes lutins de faire en sorte que le premier canal créé ait les mêmes fonctionnalités de modération ?

  • B15 - DÉFINIR L'ORDRE D'AFFICHAGE LES CANAUX - Les canaux d'une équipe s'affichent par ordre alphabétique. Pour donner un ordre précis d'affichage aux canaux, on doit bidouiller en mettant un numéro dans le nom du canal. Mais si je dois intercaler un canal entre deux canaux, ...

Ce qui serait génial, c'est que le propriétaire de l'équipe puisse définir l'ordre d'affichage des canaux simplement par du drag and drop, comme on le fait pour définir l'ordre d'affichage de ses équipes. Tu penses que c'est possible?

  • B16 - NOTIFICATIONS ACTUALITÉS SHAREPOINT : quand on publie une actualité dans SharePoint, une notification apparaît dans les activités de Teams. Parfois, c'est gênant : ce serait super de pouvoir paramétrer ON ou OFF pour tout le monde.

  • B17 - PASSER EN MUTE UN CANAL - Il est possible de couper les notifications d'un canal ou au contraire de les activer : bravo.

Par exemple, si un canal est SUPER important pour moi, je peux demander à voir apparaître dans "Activités" tout message déposé, même si je ne suis pas mentionné. A l'inverse, si ce canal ne m'intéresse pas forcément et que je ne veux pas être dérangé, je devrais pouvoir "couper" les notifications de ce canal et ne jamais avoir de notifications.

C'est la théorie, mais en pratique, ce n'est pas ce qui se passe. Si on me mentionne, ou si le canal ou toute l'équipe est mentionné(e), une notification apparaît bien dans mes "activités" même si je me suis désinscrit des notifications sur ce canal.

Exemple : dans un canal, si un utilisateur a pris la mauvaise habitude de "mentionner" tout le temps toute l'équipe ou "tout le canal", j'ai beau me désinscrire des notifications du canal, je serai toujours notifié. Et ça, ça pose un gros problème à mes clients (et à moi qui utilise beaucoup d'équipe et de canaux).

Du coup, peux tu demander à tes lutins de faire en sorte que si je "désinscris" les notifications d'un canal, je ne reçois aucune notification venant de ce canal, y compris si quelqu'un mentionne tout le canal, toute l'équipe ou une balise. Tu peux "laisser passer" par contre les mentions directes (quand on mentionne mon nom - là, oui, ça peut être utile). De toutes façons, visuellement, je verrai toujours qu'il y a eu de nouveaux messages dans le canal, car il apparaîtra en gras.

  • B18 - METTRE EN MUTE UNE CONVERSATION - Parfois, ce n'est pas un canal qui est bavard, mais juste une conversation (un thread comme disent tes lutins aujourd'hui pour faire plus cool). J'ai déjà vu des conversations dans des canaux qui ont dépassé la centaine d'échanges. Dans ces cas là, ton Teams fait bing bing bing. Je ne vais quand même pas passer en mute tout le canal, juste pour une conversation qui dérape. Ce qui serait sympa, ce serait de pouvoir "couper le sifflet" d'une conversation, avec les mêmes règles que celles que j'ai expliquées ci-dessous.

  • B19 - RECHERCHE DE CANAUX : ce qui est super pratique, c'est la petite zone de recherche au dessus de la liste des équipes. Dommage qu'elle soit si mal connue ! Si je recherche un canal, je tape un mot, et Teams filtre tous les canaux ou nom d'équipe qui correspondent. Du coup, aucun problème pour trouver mes canaux même si j'ai 100 équipes !

Mais quand je clique sur le canal que je cherchais, Teams ne positionne pas automatiquement l'équipe à gauche de l'écran, ce qui m'oblige ensuite à scroller pour trouver l'équipe correspondante. Dommage : le temps gagné pour trouver le canal, je le perds ensuite pour retrouver l'équipe correspondante en scrollant dans le bandeau à gauche.

C'est possible de faire quelque chose, comme par exemple me positionner automatiquement dans la bonne équipe, à gauche ?

  • B20 - GROUPE COMME MEMBRE D'UNE EQUIPE : on peut ajouter comme "membre" à une équipe Teams un groupe de sécurité (ou Microsoft 365). Quand on essaie la première fois, on se dit "c'est génial !" Oui, mais...Teams se contente juste de recopier une fois les membres du groupe du sécurité dans les membres de l'équipe Teams.

Mon rêve serait que ce groupe de sécurité (ou Groupe M365) soit un "membre" à part entière et que Teams prenne en compte comme membres de l'équipe Teams, les membres du groupe de sécurité ajoutés en membre.

Imagine ce super cas d'usage : je créé un groupe de sécurité des "comptables" (ou j'utilise le Groupe M365 de leur équipe Teams) et je positionne ce groupe dans toutes les équipes Teams auxquelles les comptables doivent accéder. Si une personne est ajoutée dans le groupe des comptables, elle est ajoutée comme membre dans toutes les équipes dans lesquelles ce groupe est positionné. Mais oui, je sais, mettre un groupe comme membre d'un groupe, c'est pas simple. Mais c'est Noël !

  • B21 - CANAUX PRIVÉS & GROUPE : à propos de groupe, de la même manière ce serait super de pouvoir positionner un groupe de sécurité, ou un groupe M365 comme "membre" d'un canal privé. Ce n'est pas possible pour le moment.

  • B22 - CANAUX PARTAGÉS & GUESTS  : un jour, est-ce qu'on pourrait inviter des "guests" (invités externes) dans les canaux partagés ? Pour le moment, ce n'est pas possible sauf en faisant une opération technique d'approbation entre les tenants, ce qu'on peut difficilement faire.

PLANNER

J'aime beaucoup Planner, c'est très pratique. Je m'en sers pour moi seul ou avec d'autres personnes. J'ai quelques demandes à son sujet.


  • C01 - SON NOM : peux-tu demander à tes lutins de se mettre d'accord sur le nom, "planner" ou "planificateur". Ce n'est pas le même nom partout (dans Teams c'est Planificateur et ailleurs, c'est Planner). Mets toi à la place des formateurs : on a souvent la question car les utilisateurs pensent qu'il existe deux outils différents. A part dire que tes lutins se sont plantés, on n'a pas d'autres explications. D'ailleurs dis leur bien que Planner ne planifie rien : c'est juste un outil de gestion des tâches.

  • C02 - COMMENTAIRES : peux-tu demander à tes lutins de donner la possibilité de modifier les commentaires apportées à une tâche ? Pour le moment, on ne peut pas le faire, et c'est bien dommage.

  • C03 - COMMENTAIRES - NOTIFICATIONS PAR MAILS : quand on ajoute un commentaire à une tâche, automatiquement, on reçoit un mail : il est dans "éléments envoyés" de la personne qui a déposé le commentaire. Ca agace tout le monde et, j'ai bien cherché : c'est impossible de désactiver ce mail dans les paramétrages. Image un peu, dans un Plan de 100 tâches, si tout le monde commente les tâches !

Serait-il possible d'ajouter la possibilité de désactiver l'envoi de ce mail au niveau du Plan pour éviter de noyer les utilisateurs de mails souvent inutiles ?

  • C04 - DROITS LECTURE / MODIFICATION : pour le moment, toutes les personnes qui peuvent accéder au planner peuvent ajouter / modifier / supprimer des tâches. Ce serait super de pouvoir moduler les droits, pour ne donner qu'un droit de lecture à certaines personnes. Possible ?

  • C05 - CLOTURE D'UNE TÂCHE : pour clôturer une tâche, il suffit de cliquer sur la case "marquer la tâches comme terminée" et hop, elle disparaît. C'est simple. C'est même trop simple : parfois des tâches sont clôturées par erreur parce que l'utilisateur a dérapé avec sa souris. Pourrais-tu demander à tes lutins d'ajouter un message de confirmation ?


DERNIERES DEMANDES GENERALES

Aller, pour terminer quelques petites dernières demandes, au cas où tes lutins auraient encore un peu de temps, sur des sujets divers et variés.


Du coup, il n'y a plus d'uniformité entre les applications : on se demande si certaines font toujours partie de Microsoft 365. Quand on accompagne les gens, on a de plus en plus la question, et c'est difficile à expliquer.

J'ai des clients très en colère à cause de ça, parce qu'on leur promet de fluidifier la collaboration et la communication et qu'au final, les utilisateurs se retrouvent avec des dizaines de mails de notification en plus dans leur BAL chaque jour ! Et bien sûr, pas moyen de désactiver les notifications pour tout le monde en central.

Du coup, pourrais tu demander à tes lutins de faire l'inverse : par défaut, couper les notifications (pour être cohérent avec les promesses) et laisser le choix de les activer ou pas et/ou permettre à l'administrateur du tenant de passer en OFF les mails Microsoft 365 pour tout le monde : libre à chacun des les activer s'ils en ont besoin.

  • D03 - LIENS COURTS - tes outils sont supers, mais les URLs des sites, des partages, etc sont trop longues. Je suis souvent obligé d'utiliser Bit.ly pour les raccourcir, mais ce n'est pas une bonne pratique et l'expérience utilisateur est vraiment moche. Pourrais-tu créer un "bit.ly" interne à Microsoft 365 pour proposer des liens ultra courts, qui ne fonctionnent qu'au sein de l'entreprise ?

Ca nous permettrait peut-être de faire des "liens raccourcis" par exemple pour pointer l'intranet avec une URL personnalisée : c'est important pour améliorer l'adoption comme j'en parle dans cet article.

  • D04 - DICTÉE - j'utilise beaucoup la dictée (WIN+H). J'en ai même fait une vidéo que tu peux voir en cliquant ici. C'est génial pour gagner du temps. Mais voilà : depuis quelques temps, quand on fait une pause de plus d'une seconde dans la dictée, Windows met une majuscule au premier mot que je prononce après la petite pause. Du coup, je suis obligé de retoucher tout le texte après : ça n'a plus aucun intérêt. Pourtant, j'ai bien désactivé la ponctuation automatique. Tu pourrais demander à un lutin de voir ce qui cloche ?

  • D05 - EDGE - AVATAR DU PROFIL - j'utilise toujours EDGE maintenant. C'est très bien mais j'ai juste deux remarques. Quand je créé un nouveau profil je n'ai comme choix d'avatar que des dessins : est-ce que je pourrais mettre l'image de mon choix plutôt (même problème sur Chrome - le moteur de Edge). Comme je travaille pour plusieurs sociétés, je voudrais mettre leur logo, pour mieux les identifier.

  • D06 - EDGE - FAVORIS - Pourquoi cacher au plus profond des menus la fonctionnalité des "favoris" comme je l'évoque dans cet article. Il faudrait la rendre plus visible, comme dans Chrome parce que, tu vas être surpris, mais certains utilisateurs ne savent plus utiliser les favoris qui sont pourtant apparus il y a plus de 30 ans. Du coup, la complexité de EDGE ne les aide pas sur ce sujet.

  • D07 - CAPTURE IMAGE - j'utilise beaucoup la capture d'image de Windows 11, en tapant simultanément sur Win + Shift + S. Dernièrement tes lutins ont apporté une modification : avant, l'outil de capture respectait la zone que je définissait à l'écran, mais maintenant, l'outil veut m'aider en "retaillant" au plus juste la zone. C'est gentil mais je n'ai pas besoin d'aide. Résultat : avant, je faisais une capture en un clic, mais maintenant je dois modifier la définition de la zone. On peut ajouter un paramétrage pour donner le choix de ne pas activer cette "assistance" non sollicitée ?


Voilà, je vais m'arrêter là. Je suis conscient que je te demande beaucoup, mais tu n'auras qu'à choisir dans la liste ce que je pourrai au pied de mon sapin ce 24 décembre. Si tu as des questions, ou si tu as des gens que tu veux que j'accompagne pour utiliser tes jouets, n'hésite pas à me contacter !


Bonnes fêtes de fin d'année !


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