Des URL courtes pour faciliter l'adoption digitale

Améliorer l’adoption des outils digitaux au sein de l’entreprise, c’est ce dont rêvent tous les responsables de la transformation digitale des petites et grandes sociétés.

On peut imaginer de grandes choses, des actions de communication très onéreuses, des moyens importants en accompagnement mais très souvent, tout le monde oublie une seule et toute petite chose : faciliter l’accès aux dispositifs digitaux de l’entreprise.

Si l’accès est compliqué, l’adoption sera moins forte

Le cas typique, c’est la mise en place d’un espace digital pour une direction métier, c’est à dire un portail (souvent un site SharePoint) vers l’information, les données, les documents, les outils de toute une direction.

Un tel portail, s’il est bien fait va permettre de structurer le mode de fonctionnement de tous les acteurs de la direction et de ceux qui travaillent avec eux.

On déploie beaucoup d’énergie pour réaliser un dispositif clair, à la fois simple et complet. Mais quand tout est terminé et que la démarche est lancée, quelques semaines plus tard, vous vous rendez compte que certains collaborateurs ne l’utilisent pas. Vous les interrogez pour en connaître la raison et la réponse tombe comme un couperet : « je ne sais pas comment y aller ».

Dans la plupart des cas les accès aux intranet métier ne sont pas intégrés dans l’intranet Corporate de l’entreprise. Pour que les collaborateurs trouvent la porte d’entrée il ne vous reste plus qu’une pauvre solution : diffuser (par mail ...) l’adresse URL du dispositif comme on le faisait à la grande époque de la naissance du web.

Et pour accéder à leur portail certains utilisateurs que j’ai rencontrés m’expliquaient qu’ils recherchaient le mail d’annonce d’ouverture envoyé plusieurs semaines plus tôt pour y retrouver l’adresse…

L’URL de vos espaces : un argument de simplicité

De façons générales, les URL des dispositifs posent problèmes, car soyons franc : très souvent, il est très difficile de les retenir. Si votre société s’appelle MaCompagnie, l’URL de l’espace digital Sharepoint Online de la structure DRH sera au mieux :

https://MaCompagnie.SharePoint.com/sites/DRH

Impossible à comprendre et encore moins à retenir. C’est un peu comme si une grande société comme Uber, dont le nom est pourtant si simple à retenir et à écrire, avait un site internet uniquement via une adresse incompréhensible. Les pubs donneraient ça :

Un obstacle dans la démarche de digitalisation

Lorsque j’accompagne une entreprise dans le déploiement de Microsoft 365, ma première action est de construire pour eux un espace digital (sharepoint) qui va porter la démarche de transformation digitale et dans lequel les collaborateurs pourront retrouver toutes les informations relatives aux outils.

Généralement je donne un nom à la démarche.

Dans toutes mes interventions de sensibilisation, sur toutes les affiches que nous allons certainement produire ou dans toutes les petites vidéos que nous allons publier en interne, je vais mentionner une URL pour que les utilisateurs puissent chercher toute l’information et le support dont ils ont besoin pour en savoir plus.

Plus important encore, lorsque je rencontre des collaborateurs et des managers au sein de l’entreprise et que nous échangeons sur ce sujet, si ces personnes veulent en savoir plus, je m’empresse de leur indiquer, à l'oral, où ils peuvent trouver toute l’information utile, en indiquant l’URL de l’espace digital de référence.

Seulement voilà : l’adresse est rarement simple. Au mieux votre interlocuteur ne fera même pas l’effort de la retenir, au pire, dans sa tête il se dira : « encore un truc foireux » et il aura pleinement raison. Car la simplicité ne s’arrête pas à la porte de l’outil : elle commence bien avant.

Ça a l’air simple à faire, mais en fait pas toujours…

La solution s’impose donc : il faut proposer des adresses courtes vers les principaux dispositifs digitaux de l’entreprise. Ça a l’air simple dit comme ça, mais en fait, pas toujours.

J’ai plusieurs sites internet en ligne dont je gère les noms de domaine avec OVH. Créer un alias ne me prend que quelques secondes. Mais dans les grandes entreprises, on ne joue pas avec les DNS aussi facilement et non sans raison.

J'ai toujours le plus grand mal à convaincre une équipe technique de me créer ces fameuses URL courtes si indispensables pour faire une communication soignée. Mes interlocuteurs ont toujours mille raisons pour refuser, que ce soit avec des arguments ou sans raison particulière.

Souvent, les équipes butent sur le sujet SharePoint : mais le sujet SharePoint n'a rien à voir avec le problème : ce qu'on recherche c'est juste une redirection vers une URL. Que ce soit l'URL d'un Site SharePoint ou de n'importe quel autre site, ça ne change rien.

Au lieu d'avoir l'adresse SharePoint : https://NomSociete.SharePoint.com/sites/NomSite On veut simplement avoir l'adresse https://NomSociete.NomSite.com

Exemple, si votre démarche de transformation s'appelle BOOSTER et que votre société s'appelle Geona, l'adresse de votre site s'accompagnement sera tout simplement :

https://Booster.geona.fr

Ce qui est beaucoup plus efficace que https://Geona.sharePoint.com/sites/Geona

De belles opportunités en perspective

La mise en place d’une URL simplifiée pour accéder aux principaux dispositifs digitaux de l’entreprise est selon moi un besoin majeur. C'est utile pour ce sujet mais aussi pour beaucoup d'autres, pour simplifier l'accès.

Mais les entreprises restent rétives malheureusement à leur mise en place. Dommage.

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