Les dirigeants l’ignorent mais les outils de Microsoft 365 sont de nature à apporter de profondes améliorations dans le « logiciel » interne de fonctionnement de leur entreprise. Déployer (réellement) Microsoft 365 c’est l’occasion unique de rebattre les cartes et de remettre beaucoup de choses à plat.
Les opportunités inédites de Microsoft 365 pour l’entreprise
Déployer Microsoft 365, c’est par exemple l'occasion de repenser de fond en comble la stratégie documentaire (lire), la maîtrise et l’accès à la connaissance. C’est la possibilité de réinventer la manière de communiquer (lire) avec des solutions plus efficaces et collaboratives qui n’entrent pas en collision avec la collaboration opérationnelle. C’est la possibilité de fluidifier la collaboration avec de l’ingénierie de la collaboration (lire) qui s’appuie sur Teams et de moderniser la collaboration entre les salariés et les managers (voir la vidéo) qui pose tant de soucis dans les organisations.
C’est également la possibilité de digitaliser des processus avec les outils de la Power Platform. Mais c’est aussi l’occasion de mettre en place des solutions de cyber sécurité efficaces, de revoir les stratégies de confidentialité pour éviter le « grand bazar » des droits sur vos ressources (lire), et de respecter (enfin) la législation en termes de conformité et de délais de rétention des données (lire). C'est aussi l'occasion d'améliorer à peu de frais l'efficacité collective et individuelle. Sacré programme!
Face à ces opportunités inédites, il y a la réalité de ce que les entreprises font réellement de ces outils, c’est à dire, pas grand chose. Dans une immense majorité des cas, la messagerie Outlook est toujours l’outil central tandis que Teams reste cantonné aux visioconférences. Les serveurs de fichiers demeurent et perdurent, véritables totems plantés au cœur de l'entreprise, intouchables vestiges des glorieux premiers temps de l’informatique, interdisant tous les gains en matière de gestion documentaire qu'on pourrait légitimement espérer au 21ième siècle : sécurité, conformité, recherche, versionning, classement, coédition, corbeille, restauration, partage, automatisme, Intelligence Artificielle,… (Lire).
Quant aux autres outils (les découvrir (lire), ils restent souvent inconnus des collaborateurs. Cette méconnaissance est souvent voulue par l'entreprise, pour « ne pas perturber » les collaborateurs, mais plus réellement, parce qu'on ne sait pas comment les expliquer. Souvent, ils sont tout simplement verrouillés, quand c’est possible.
Parce que le déploiement de Microsoft 365 est trop souvent abordé comme un projet informatique au lieu d'une réelle démarche de transformation (lire), le déploiement se fait en suivant les vielles recettes : on envoie tout le monde en formation aux outils, et hop, le job est fait.
Accompagner l’entreprise, c’est plus large que de la simple formation
Former, c’est bien, mais c’est très loin d’être suffisant car utiliser réellement et pleinement les outils de Microsoft 365 au quotidien, c’est une véritable révolution par rapport à ce que vos collaborateurs connaissent depuis 30 ans avec la seule messagerie et les serveurs de fichiers.
On ne parle pas ici de déployer une nouvelle version d’Excel qui va apporter de nouvelles fonctionnalités. On parle de modifier complètement les scénarios de travail (lire), de réinventer complètement les façons de collaborer, de partager et de communiquer.
Si ce n’est pas votre ambition, si vous ne voulez pas bousculer les habitudes de vos salariés, alors Microsoft 365 n’est clairement pas pour votre entreprise. Comme disait Albert Einstein, « La folie, c’est de faire toujours la même chose et de s’attendre à un résultat différent ». Investir dans des licences en exigeant un retour sur Investissement, tout en refusant de collaborer autrement, de communiquer et partager différemment qu’avec des mails et des serveurs de fichiers, ça n’a pas de sens.
Avec Microsoft 365, on demande aux collaborateurs de faire un saut dans le futur, de passer directement des années 1990 à 2024, parfois sans aucune étape intermédiaire (les fameuses marches de l'évolution que j'évoque dans cet article). Envoyer les salariés en formation pour connaître les fonctionnalités des outils (Teams en tête) c’est indispensable mais l'accompagnement ne se résume pas uniquement à leur apprendre où cliquer. Le challenge est bien plus grand.
Accompagner le déploiement de Microsoft 365 dans l'entreprise, c'est surtout préparer l'entreprise à tirer parti de toutes les opportunités que j'évoquais dans le début de cet article. Encore faut-il que quelqu’un dans l’entreprise les connaisse et cherche à mettre l’entreprise en ordre de marche pour atteindre ces objectifs.
Une chose est sûre : on n'envoie personne en formation tant que l'entreprise n'a pas lancé un programme de préparation de l'entreprise destiné à intégrer correctement ces nouveaux usages dans le quotidien. Malheureusement dans une grande majorité des cas, c'est un vœux pieux qui reste sans effet.
L'accompagnement, ça peut simplement commencer par la définition de l'ambition que les dirigeants de l’entreprise placent dans cet investissement. Ca peut se tenir sur une simple note A4 de cadrage qui résume les attentes qu'ont les dirigeants en décidant l’investissement des licences Microsoft 365. Par exemple : moderniser les outils de travail, rendre l'entreprise plus agile, plus réactive, plus attractive aux yeux des collaborateurs actuels et futurs (image d’une entreprise moderne et pas vieux-jeux), améliorer la communication, rendre les collaborateurs capables de s'engager et de s'impliquer, être capable de "mettre en mouvement l'entreprise" de manière plus efficace... La liste est longue.
La Direction Générale a forcément un avis sur la question : on ne valide pas une telle orientation (!!) sans avoir une vision claire de ce qu'on en attend en retour en termes de gains pour l’entreprise. En tout cas, il faut l'espérer.
L'accompagnement, c'est aussi définir une gouvernance des outils qui consiste à définir les règles du jeu. Par exemple, dans un premier temps, est-ce que tous les collaborateurs ont le droit de créer de nouvelles équipes Teams ou des communautés Viva Engage (le réseau social d'entreprise)? Est-ce que les collaborateurs ont le droit de partager des fichiers avec des personnels externes de l'entreprise : si la réponse est non, quelle solution leur propose-t-on pour éviter de les envoyer directement sur des outils non sécurisés comme WeTransfer ? Attention, la gouvernance ne doit pas être une longue liste d'interdits qui va stériliser l'entreprise et interdire toute initiative.
L'accompagnement, c'est aussi réfléchir à la manière dont les usages vont s'inscrire dans "le logiciel interne" de l'entreprise.
> On évoquera par exemple la stratégie documentaire, un point essentiel. Les collaborateurs n'avaient jusque là que les serveurs de fichiers, dont la structure et la confidentialité était déjà un grand bazar. Mais avec Microsoft 365, le bazar peut prendre une dimension encore plus inquiétante car s'ajoutent aux serveurs de fichiers des solutions nouvelles et mal maîtrisées comme OneDrive, SharePoint, Teams, Viva Engage. Il est indispensable de guider vos collaborateurs, au risque de les perdre d'avantage et de disperser vos fichiers aux quatre coins de l'entreprise.
> On définira la stratégie de la collaboration associée au travers de règles qui expliquent comment on doit aujourd'hui collaborer au sein de l'entreprise, en mettant Microsoft Teams au centre du jeu, face à la messagerie dont l'usage doit, à termes, se réduire aux échanges avec des personnes externes à l'entreprise.
> On définira la nouvelle stratégie de la communication comme je l'explique dans mon dernier livre (lire). Par exemple il s'agit de définir clairement la place que l'entreprise souhaite donner au Réseau Social d'Entreprise (Viva Engage), d'avoir une idée claire des postures que l'entreprise attend des salariés (managers et collaborateurs), des effets de bord recherchés (exemple : créer de l'engagement, permettre aux collaborateurs de devenir acteurs dans leur entreprise, promouvoir ce qu’on appelle « l’intelligence collective », etc). Si on ne se fixe pas d’objectifs, comment savoir si a réussi ?
> On définira la stratégie de sensibilisation de toute l'entreprise : ou comment donner du sens à toute cette transformation auprès des salariés. Et je je ne parle pas que des seuls collaborateurs : tout le monde est concerné. Il est par exemple impératif de commencer par les dirigeants, qui doivent comprendre le sens de cette transformation, les enjeux, les impacts, les opportunités. Ils doivent également comprendre l’importance de leur rôle dans cette démarche, et les postures qu’on attend d’eux. Par exemple, dans cet article, j’explique pourquoi l’implication personnelle du dirigeant dans le Réseau Social d’Entreprise Viva Engage est une clé essentielle de réussite.
> On mettra surtout l’entreprise en ordre de marche. Comme expliqué dans cette rubrique, chaque direction, les trois directions piliers de la transformation (RH, DSI, DIR COM) mais aussi toutes les grandes directions opérationnelles (Marketing, finance, …) ont un rôle majeur à jouer. Par exemple la Direction des Ressources Humaines tient un rôle essentiel comme je l’explique dans cet article : si la DRH se tient à l’écart, on perd de grandes chances de réussite. Bref, tous les directeurs et directrices doivent se mettre en ordre de marche pour faire de la transformation soit une réussite rapide. A défaut, vous aurez réussi à déployer les outils, mais vous ne constaterez que très peu d'effets sur le quotidien des collaborateurs, et donc très peu de gains.
> On guidera également les directions / services / équipes dans la transformation de leurs scénarios de travail. Par exemple, en leur expliquant comment animer un service ou projet avec les solutions Microsoft 365 (voir ces exemples de scénarios) : Teams, Planner, OneNote, etc. Il existe plusieurs solutions pour guider les équipes, depuis de simples supports, des vidéos, des kits de transformation (accompagnement des managers, pas à pas), des formations, etc.
Et ensuite seulement, la formation
La formation est presque la partie la plus simple à mettre en œuvre. C’est la partie « apprentissage » des salariés, de TOUS les salariés, des simples collaborateurs jusqu’aux dirigeants, en passant par les managers, car tout le monde, chaque jour, est utilisateur de ces solutions, sans aucune exception.
Cette apprentissage concerne plusieurs domaines différents.
C’est d’abord la sensibilisation et la formation aux nouveaux scénarios de travail. Par exemple, les managers de premier niveau doivent être formés à ces nouvelles manières de travailler pour être en mesure de transformer leurs équipes. On doit expliquer aux managers les enjeux, les stratégies définies par l’entreprise, les postures qu’on attend d’eux, leurs missions et rôles dans la transformation.
C’est aussi et surtout évidemment la formation aux outils. C’est bien entendu Teams, mais pas uniquement. Former aux autres outils est important également comme Planner, To Do, Forms car ils contribuent à l’efficacité collective et individuelle et parce qu’ils entrent dans la composition des scénarios de collaboration, comme dans cet exemple de scénario d’animation de projet.
On peut proposer aux collaborateurs des formations « à la demande » via des vidéos. Par exemple, chez ABALON, nous proposons à nos clients nos vidéos « Les Essentiels » pour expliquer les usages des outils suivants (pour en savoir plus, cliquez ici) :
Pour les collaborateurs qui souhaitent un accompagnement plus traditionnel, avec un cours et des exercices, on mettra en place des sessions sur demande. A chaque salariés, selon ses capacités et ses besoins, de se former par vidéo ou par cours. Il faut proposer les deux solutions, car tous vos collaborateurs n’ont pas les mêmes appétences, ni les mêmes besoins, ni la même disponibilité. La seule exigence est que chaque collaborateur ait suivi un cursus de formation, sous quelque forme que ce soit : la responsabilité des managers de proximité est de s’en assurer. Encore faut-il qu’ils en aient officiellement la mission.
Ces formations doivent être obligatoires pour tous les salariés de l’entreprise, managers y compris, mais surtout, elles doivent être intégrées dans le processus d’onboarding car vos nouvelles recrues n’ont certainement jamais utilisé les outils de Microsoft 365. Ce sera également l’occasion de leur faire découvrir par la même occasion les stratégies documentaires et collaboratives associées à ces outils.
Toutes ces formations doivent se refléter dans le « catalogue » de formation de l’entreprise, qui doit être dépoussiéré et mis à jour. Exit les formations qui reposent sur les anciens scénarios, et bienvenue aux formations mises à jour pour intégrer ces nouveaux concepts. Par exemple, les formations destinées aux managers doivent intégrer ces nouvelles dimensions. C’est ici un bel exemple de l’importance de l’implication des équipes de la Direction des Ressources Humaines dans cette démarche de transformation.
En conclusion
Vous l’avez compris, ce qu’on appelle « l’accompagnement » dans le cadre du déploiement de Microsoft 365 dépasse largement la seule dimension de la formation, au sens traditionnel du terme.
Comme nous venons de le voir, accompagner l’entreprise c’est avant tout la préparer à intégrer ces nouveaux usages dans le quotidien de la bonne manière, à adapter les manières de travailler, et réussir à créer une dynamique interne. Lancer les formations sans cette première étape, c’est comme construire un immeuble de 40 étages sans creuser de solides fondations.
ACCOMPAGNEMENT = PRÉPARATION + FORMATION
La formation au sens traditionnel du terme est bien souvent le premier réflexe des entreprises, et la seule chose qui soit mise en place lors du déploiement de Microsoft 365, dans le meilleur des cas. Certainement parce que les équipes internes savent créer des programmes de formation à des outils informatiques, depuis bientôt 30 ans.
Mais la vraie raison, c’est que personne dans l’entreprise ne sait ni pourquoi ni comment préparer l’entreprise à ces grands changements. C’est fort dommage car cette préparation est une des clés de réussite du déploiement de Microsoft 365 dans votre entreprise.
