Focus sur le hub d'entreprise, avec SharePoint
Dernière mise à jour : il y a 11 heures
Les entreprises ont besoin de connaissances vérifiées et validées pour fonctionner correctement : c'est leur moteur. Ce sont des processus, des documents, des consignes, des explications, etc. Encore faut-il que cette connaissance soit bien gérée, bien exposée, facile d'accès et correctement sécurisée. Mais comment exposer cette connaissance correctement, avec quel outil ?
Depuis plusieurs années, j'accompagne les entreprises dans la mise en place de ce que j'ai appelé des hubs d'entreprise et dans cet article, je vous en dis plus sur ce concept.
La connaissance de l'entreprise : c'est quoi ?
A la fin des années 1980 / début des années 1990 avec l'avènement des premiers serveurs de fichiers, la connaissance au sein de l'entreprise, c'était uniquement et forcément des fichiers Word, Excel, PowerPoint ou PDF. Et c'est normal, puisque le seul outil qui existait à l'époque pour "porter" cette connaissance, c'étaient ces fameux serveurs de fichiers.
Pourtant, la connaissance, ce n'est pas que des fichiers. La connaissance au sein de l'entreprise, ce sont aussi des explications, des consignes. La connaissance, ce sont aussi des listes : listes de contacts opérationnels, de clients ou de projets en cours, qu'on pourrait suivre autrement qu'au travers d'un bête fichier Excel. La connaissance ça peut être aussi des vidéos et beaucoup d'autres choses encore.
Bref, la connaissance au sens large dépasse largement le format de simples fichiers bureautiques.
Les serveurs de fichiers
Encore aujourd'hui, en 2026, dans quelques entreprises que j'ai pu auditer, toute la connaissance est encore et toujours concentrée dans un ou des serveurs de fichiers (ou des sites SharePoint) dont l'arborescence est un lourd héritage des 10, 20 ou 30 dernières années d'existence de l'entreprise.
Cette arborescence est souvent complexe. Certains initiés la connaissent mieux que d'autres - les plus anciens de la société. Ce sont souvent eux qu'on sollicite pour trouver un document.
Quand je pense aux serveurs de fichiers, en forçant le trait, je pense à des fichiers et des classeurs posés ici et là sur un terrain, avec des collaborateurs qui partent en exploration pour tenter de retrouver le document dont ils ont besoin, mais sans être certains que ce soit ni le bon fichier, ni la bonne version.
Dans un serveur de fichiers, la sécurité des documents est parfois / souvent très mal assurée. Elle repose principalement sur le seul fait que certains documents sont introuvables (...) car paumés au fin fond de l'arborescence de dossiers. Comme me l'avait dit un jour une personne auditée : "ok, le doc est mal sécurisé, mais vous avouerez ça ne serait pas de bol que quelqu'un tombe dessus, là où il est". Bref, c'est souvent le grand bazar comme je l'explique dans cet article.
Ce qu'on peut essentiellement reprocher aux serveurs de fichiers, c'est l'impossibilité d'associer un contexte aux documents. Les documents sont là, dans des dossiers, mais sans aucune explication autour. Or il faudrait forcément un narratif pour leur donner du sens.
Pour un fond documentaire commercial, vous expliquerez par exemple ce que contient ce fonds, et quels sont les types de documents qu'on va y trouver.
Pour des documents de processus métier, vous expliquerez l'importance de respecter ces processus et vous indiquerez les personnes à contacter en cas de question.
Autour des documents de la Qualité & sécurité, vous rappellerez les enjeux pour l'entreprise. Enfin, quelque soit le dispositif, vous donnerez quelques consignes d'utilisation et un mode d'emploi, idéalement sous forme d'une petite vidéo.
Toutes ces explications, tout ce narratif autour des documents, c'est ça aussi la connaissance de l'entreprise.
Exemple
Dans une entreprise que j'avais accompagnée il y a quelques années, cinq documents stratégiques décrivaient les doctrines commerciales de l'entreprise. Tout le sens de la stratégie commerciale reposait sur ces cinq fichiers PDF.
Mais ces documents étaient stockés au fin fond d'une arborescence de dossiers, sur un serveur de fichiers. Non seulement tout le monde ne connaissait pas l'importance de ces fichiers, mais ils ne savaient pas dans quel dossier ils se trouvaient. Et surtout, rien, absolument rien dans le dossier n'indiquait la valeur stratégique de ces documents.
Comme je l'avais expliqué à ma cliente : "vous avez des diamants, mais vous les avez mis au fond d'un vulgaire tiroir au milieu de plein d'autres trucs : il manque un écrin pour les mettre en valeur, les rendre visibles, montrer leur vraie valeur et expliquer les enjeux".
Le problème des serveurs de fichiers, c'est qu'en plus de limiter la connaissance aux seuls fichiers physiques, ils ne permettent pas de donner "un écrin" à tous ces documents importants.
Et ne pensez pas que SharePoint est la solution miracle : beaucoup d'entreprises reproduisent dans des sites SharePoint les mêmes arborescences que leurs serveurs de fichiers sans y apporter la moindre plus value, comme je l'explique dans cet article consacré aux migrations de serveurs de fichiers.
Bien entendu, on n'accordera pas ce soin à TOUS les documents de l'entreprise, surtout pas à vos documents de travail (brouillon), ce serait parfaitement idiot. Mais certains fonds documentaires, certains documents de références méritent certainement cet écrin dans votre entreprise.
Malheureusement, définir quelles connaissances de l'entreprise méritent cette mise en valeur est le grand travail de réflexion que peu d'entreprise réalise.
Hier : les intranets
Au début des années 2000, avec l'avènement du Web, les intranets ont commencé à apparaître dans les entreprises. Je l'ai vécu : je suis arrivé chez Bouygues Telecom en février 2000 au lendemain du lancement du tout premier intranet, Wooby. C'était une révolution saluée dans la presse, comme dans cet article de 01 NET du 19 mai 2000.
A cette époque, les intranets étaient essentiellement des outils de communication avec juste des articles et quelques informations basiques. Pour cette raison, ils étaient toujours portés par la Direction de la Communication Interne, dont le périmètre de responsabilité se focalisait logiquement sur... la communication.
Plus de vingt ans plus tard, la situation n'a guère évolué dans de nombreuses sociétés. Le dispositif intranet reste toujours le pré carré de la direction de la communication interne et reste donc logiquement centré sur la seule communication.
Encore faut-il qu'il y ait un intranet... car en 2026, toutes les entreprises n'en disposent pas encore, pour différentes raisons.
Au fil du temps, le concept a un peu évolué, notamment avec l'avènement de SharePoint. Beaucoup d'entreprises ont transformé l'intranet en différentes zones de stockage de type serveur de fichiers, parfaitement silotés avec un sous site SharePoint pour chaque direction dans lequel on retrouve de tout : documents de travail, brouillons, documents de référence, documents de services (internes), documents projets (à partager), etc. Des silos qui génèrent des problèmes d'accès dont je parle dans cet article : Gestion des droits : le grand bazar !
Bref, dans mon esprit, le mot "intranet" désigne un dispositif obsolète du début des années 2000 entièrement orienté communication, alors que les directions générales attendent qu'on leur parle d'efficacité et de productivité et surtout de modernité.
Pour toutes ces raisons, je plébiscite un dispositif plus large que j'ai baptisé le Hub d'entreprise.
Aujourd'hui : le hub d'entreprise
Parler de hub d'entreprise plutôt que d'intranet n'est pas qu'une façon de moderniser la chose. Alors que le mot "intranet" désigne selon moi la pure communication à la mode des années 2000, le hub d'entreprise, c'est bien plus que ça :
Bien entendu, c'est toujours de la communication, mais une communication plus élargie que la seule communication Corporate, en donnant la possibilité aux métiers de diffuser de l'actualité au travers d'articles ou d'évènements. Certains métiers seront ravis de pouvoir le faire, d'autres refuseront (pas le temps, pas les compétences). Parfois, la direction de la communication interne bloquera cette capacité, souhaitant centraliser toute la communication comme on le faisait il y a 20 ans.
C'est aussi un portail central sur tout ce qui est utile tous les jours aux collaborateurs (ressources internes - outils, ou externes - sites Web) - mais là aussi, rien de nouveau puisque les premiers portails web sont apparus dès 2003.
Mais c'est aussi et surtout le lieu de référence où l'on expose toute la connaissance validée, vérifiée, de référence utile à toute l'entreprise : connaissance pratiques, connaissances de la vie quotidienne, connaissances métiers, etc. Ce sont uniquement la connaissance et les documents finalisés, de référence : ce ne sont PAS les documents de travail et les brouillons. C'est là une différence majeure avec ce qu'on trouve actuellement dans les entreprises.
Enfin, c'est également un dispositif qui guide le collaborateur vers le bon "conteneur" de l'information qu'il recherche ou qui fournit directement la personne à une question posée. Pour cela, il y a plusieurs solutions possibles que nous verrons dans la suite de cet article.
Autrement dit, le hub offre à l'entreprise un espace clair, étagé, lisible et fléché qui permet visuellement de savoir où sont les informations, connaissances et documents, un peu comme un immeuble à plusieurs étages, ce qui contraste avec la représentation précédente.
Merci à Pascal Licata (DSI) pour m'avoir soufflé l"idée de cette représentation de l'immeuble.
Chaque étage de l'immeuble est un espace thématique consacré à un sujet et pas spécifiquement à une direction. L'organisation est donc thématique et non organisationnelle, même si certains domaines portent le nom de la direction qui les porte (le cas typique : les infos RH).
Pour cette raison, le Hub devient un outil métier, un dispositif de productivité et d'efficacité bien plus qu'un simple outil de communication. Ses usages et sa visibilité ne sont pas du tout les mêmes.
Plus encore, le hub d'entreprise s'inscrit pleinement dans la stratégie documentaire de l'entreprise dont je parlerai dans le point suivant.
Par rapport à l'intranet historique, le hub d'entreprise dépasse donc largement le seul périmètre de la direction de la communication interne porteur historique de ce type de dispositif. Ce n'est pas sans poser de problème car la recherche d'efficacité et de productivité collective, ainsi que l'optimisation de la stratégie documentaire ne figurent généralement pas dans la fiche de poste des responsables de la communication interne des entreprises.
Il arrive donc que la direction de la communication interne rejette cette approche pour se focaliser sur un dispositif de communication uniquement, ce qui est une perte d'opportunités importante pour l'entreprise.
Fort heureusement, de plus en plus de directions de la communication interne prennent ce virage digital, conscientes que de faire du hub un outil de travail central maximalise la visibilité de la communication d'entreprise.
Mais si la direction de la communication interne ne s'approprie pas ce sujet, il est fort possible que personne ne le fasse, ce qui explique l'état d'abandon de la gestion de la connaissance et sa protection dans beaucoup d'entreprises de toutes tailles.
La construction avec SharePoint
SharePoint existe depuis 2001 mais jusqu'en 2016, l'outil n'était pas (à mon sens) adapté pour faire des intranets exploitables et économiques. Beaucoup d'entreprises ont fait pourtant ce choix pendant des années mais au prix de coûteux développements informatiques pour essayer de tordre le bas de SharePoint afin de proposer une expérience utilisateur potable.
Ainsi, chez Bouygues Telecom, jusqu'en 2015 nous n'avons jamais utilisé SharePoint pour faire les différentes versions de l'intranet, alors que nous étions parmi les premiers à avoir déployé SharePoint dès 2001. Nous avions plutôt opté pour le développement spécifique des différentes versions du portail Wooby en technologie ASP.net. Notre logique à l'époque était de se dire que, quitte à devoir faire du développement spécifique dans SharePoint, autant le faire directement pour avoir exactement ce qu'on voulait. Bien nous en a pris puisque cela nous a permis à l'époque de gagner de nombreux prix : plusieurs prix CEGOS / Entreprises & Carrière et le fameux Nielson Norman Group en 2011.
Mais depuis la nouvelle expérience dite "moderne" en 2016, les choses ont sacrément changé. SharePoint a offert de nouvelles possibilités notamment en communication avec un système de publication d'articles et d'évènements très efficace mais encore largement méconnu.
Plus récemment, la fonctionnalité de "section flexible" a permis d'améliorer le look en offrant de nouvelles possibilités graphiques en positionnant (presque) où on les souhaite les différentes Web parts. Mine de rien, cela permet de faire quelque chose de très esthétique dans un site SharePoint, ce qui était difficile à faire il y a peu de temps.
Et puis en 2018 une nouvelle fonctionnalité, la fonctionnalité hub, a changé ma façon d'aborder ce sujet et a donné son nom à ma nouvelle approche que j'ai baptisée hub d'entreprise.
Cette fonctionnalité hub permet de créer des écosystèmes de plusieurs sites SharePoint agrégés autour d'un site SharePoint central qu'on appelle site hub. Cette fonctionnalité donne l'impression d'un espace unique à l'utilisateur, alors qu'il est composé de plusieurs sites SharePoint thématiques différents, ce qui apporte de nombreux avantages que je n'ai pas le temps de développer ici.
Le Hub remplace avantageusement les anciens sous sites SharePoint dont la gestion était particulièrement complexe. Il permet une construction pas à pas : chaque nouvel espace créé vient se raccrocher au menu du Hub, comme un wagon qu'on accroche à un train, ce qui permet une construction progressive au fil des besoins. C'est ma doctrine et le fondement de mon approche.
Les possibilités de SharePoint restent pour autant sous estimées et largement méconnues et il y a plusieurs raisons à cela.
La première raison, c'est que beaucoup de décideurs ont de mauvais souvenirs des vieux intranets sous SharePoint. Comme ils n'ont aucune connaissance des améliorations apportées depuis, ces souvenirs ont un impact sur les décisions.
La seconde, et cela contribue au point précédent, c'est qu'à l'heure du choix de l'outil, les différents éditeurs se déplacent gratuitement et avec grand plaisir pour présenter leurs outils et faire des démonstrations. Tous sauf Microsoft puisque la solution est déjà vendue au travers des licences Microsoft 365. Les autres éditeurs ont donc le champ libre pour faire la promotion de leurs outils face à SharePoint que le client ne connaît pas du tout.
La troisième raison, c'est que le coût de SharePoint est déjà intégré dans les licences de Microsoft 365 : bref, la solution ne coûte rien de plus, et ne nécessite aucune licence supplémentaire payante. Vous allez me dire qu'au contraire, c'est un avantage financier décisif mais en fait, c'est souvent l'inverse : pour beaucoup de décideurs, et même en temps de crise, ce qui ne coûte rien ne vaut rien.
SharePoint a complètement démocratisé ce type de dispositif qui était jadis réservé à de grosses sociétés.
Aujourd'hui, même une TPE peut construire son hub d'entreprise avec les mêmes outils qu'une grande entreprise, à partir de licences Busihness premier prix. Pour preuve, je suis intervenu au cours des deux dernières années auprès de nombreuses associations pour les aider à mettre en place ce type de dispositif. J'ai même construit un hub familial 😉 pour ma famille composée de ma femme et de mes deux enfants de 14 et 17 ans, qui disposent de licences Business.
Créer un hub d'entreprise n'est plus un projet informatique puisqu'il n'y a aucun développement de code informatique. C'est avant tout un projet organisationnel et de structuration de la connaissance de l'entreprise. Bref, on consacre l'énergie à la question principale : que veut-on en faire, que souhaite-t-on exposer et quels services souhaite-t-on rendre ? La difficulté se résume principalement à la définition de la manière de structurer, mais la construction technique est rapide.
Concevoir un hub d'entreprise c'est aussi une démarche agile qui consiste à créer directement (en production) le prototype fonctionnel (avec des contenus en latin) qui devient le dispositif réel dès qu'on le décide. Plus besoin de cahier des charges, comme je l'évoque dans cet article de 2019. Montrer quelque chose de réel et d'immédiatement utilisable, c'est beaucoup plus simple pour convaincre le CODIR. C'est mon approche avec tous mes clients, comme par exemple la société UFF (voir l'article et la vidéo) mais aussi France TV en 2022 (lire le témoignage).
Le Hub et la stratégie documentaire
Ce que les entreprises doivent comprendre, c'est que tout est lié: le hub d'entreprise, Teams, SharePoint, OneDrive, et les autres outils de Microsoft 365 (moins connues, moins utilisées).
Ainsi, quand il faut réaliser une migration de serveurs de fichiers, mais qu'il n'est pas possible de créer un hub d'entreprise, l'opération s'avère compliquée, car le Hub est l'un des réceptacles et le plus visible.
En résumant et en forçant le trait, ces réceptacles sont les suivants :
Mes documents à moi : pas de discussion, c'est dans OneDrive et nul part ailleurs.
Les documents de mes projets, de mon équipe : leur place sur des équipes Teams, au travers de canaux qui seront organisés non pas comme des dossiers de stockage, mais comme des canaux thématiques (pour en savoir plus sur ce sujet voir ici dans ma dernière vidéo).
Quant aux connaissances / documents de référence, finalisés, validés : ils ont leur place dans le hub, au travers d'espaces thématiques.
Définir une stratégie documentaire, c'est expliquer tout cela clairement et facilement avec des exemples parlant. Bref, le hub d'entreprise fait forcément partie de l'équation.
L'interaction du hub avec Teams
Parfois, les entreprises qui possèdent déjà des licences Microsoft 365 recherchent d'autres outils que SharePoint pour faire leur intranet. C'est mal connaître les interactions possibles entre le hub et les autres outils de Microsoft 365, en particulier Teams.
Pour avoir travaillé sur les intranets depuis plus de 20 ans, les scénarios proposés par le mariage entre Teams et le hub d'entreprise sont particulièrement inédits et puissants. Et pourtant, ces opportunités très souvent parfaitement méconnues.
Il est par exemple tout fait possible d'intégrer votre hub d'entreprise dans la page de démarrage de Microsoft Teams ; par une icône, chacun peut y revenir à volonté. Sachant que Microsoft Teams est (ou le sera prochainement dans votre entreprise) l'outil principal de communication et de collaboration, c'est un avantage indéniable.
Au delà, dans les différents canaux de vos équipes, vous pouvez consulter des rubriques de votre hub d'entreprise via un simple onglet.
C'est le cas dans cet exemple vidéo : une équipe Teams de communication d'entreprise propose différents canaux, dont l'un d'entre eux est dédié aux informations RH. En cliquant sur l'onglet Espace RH, l'espace correspondant du hub s'ouvre dans le canal.
Ce n'est qu'un exemple parmi bien d'autres, la richesse de ce mariage entre le hub (SharePoint) et Microsoft Teams étant bien plus large. Contactez moi si vous voulez explorer d'avantage ce sujet pour votre entreprise.
Le Hub et l'intelligence artificielle (Copilot)
Les solutions d'intelligence artificielle (Copilot) étaient à peine arrivées dans les entreprises que des experts prédisaient déjà la fin des intranets ou de tout ce qui y ressemble.
Moi, je pensais qu'au contraire, l'avènement de l'IA allait rendre encore plus pertinente la mise en place d'un hub d'entreprise.
C'est ce que j'avais expliqué en décembre 2023 dans cet article : Copilot va-t-il remplacer l'intranet ? Et trois ans plus tard, j'en suis de plus en plus convaincu.
Pour comprendre ma position, il faut revenir aux besoins fondamentaux et aux usages associés.
Pour simplifier, face à la connaissance globale de l'entreprise, il y a deux trois besoins principaux :
La recherche: j'ai une question précise et je cherche une réponse. Cette réponse, ça peut être le document qui contient l'information, ou mieux, carrément l'information elle-même. Par exemple : "combien de jours de RTT avons-nous chaque année". Un agent IA peut me donner carrément la réponse dans un texte généré, tout en m'indiquant la source de l'information pour me permettre de contrôler et d'en savoir plus (exemple : les contacts, les liens vers l'outil permettent de déposer une demande de RTT, etc).
La découverte : c'est un autre usage que beaucoup oublie carrément parce qu'on pense aujourd'hui que l'IA est la solution à tout. Le cas d'usage typique : je viens d'être embauché et dans mon cycle d'onboarding on me propose de parcourir le Hub d'entreprise pour tout savoir sur l'entreprise. Je visite alors les différents espaces thématiques, à mon rythme, en prenant connaissance des explications fournies par les responsables de ce domaine. Et dans l'espace vie du collaborateur, je découvre le nombre de jours de RTT dont nous disposons chaque année, avec toutes les explications associées, les formulaires et les liens vers les outils de demande de congés. Mais ça peut être aussi un espace consacré à la Qualité & Sécurité au sein de l'entreprise, qui rassemble tout ce qu'il faut savoir sur le sujet.
La veille : faire de la veille c'est se tenir au courant de tous les évènements intéressants dans l'entreprise. Ce sont par exemple des actualités : les actualités Corporate de l'entreprise (une réorganisation, le mot du PDG, ...) mais aussi les actualités métier ou pratiques (modification d'un processus, nouveau tutoriel disponible, résultat de la campagne de testing phishing, etc). La veille c'est aussi connaître les dates importantes : la prochaine conférence de presse du PDG, mais aussi les prochaines dates des tables rondes consacrées à Teams, les prochaines dates de campagne des entretiens individuels, etc. Tout cela, c'est aussi de la connaissance d'entreprise.
L'Intelligence Artificielle est réellement pertinente pour répondre au besoin de la recherche. Par contre, pour ce qui concerne la découverte et la veille, c'est une démarche volontaire de chaque salarié.
Bien entendu l'IA peut aider, via un prompt du style "dis moi ce qui a de nouveau depuis hier", mais ça reste volontaire et il faut que ça reste volontaire : il ne faut pas demander à l'IA de gaver chaque collaborateur comme une oie en poussant tous les 5 minutes des notifications d'informations prémâchées pêchées ici et là, selon son bon vouloir. En fait, Microsoft le fait déjà trop, sans Copilot mais avec Graph, au travers de trop nombreuses notifications comme je l'évoque dans cet article : Ces notifications par mails qui plombent l'adoption de Microsoft 365
Mais Copilot n'a rien de magique. Quand je lui pose une question, il ne va pas inventer la réponse : il doit s'inspirer d'une base de connaissance fiable pour répondre sans se tromper. Encore faut-il que cette base existe.
Mettre en place un agent Copilot dans l'espoir de remplacer un hypothétique intranet, sans aucun dispositif clair qui rassemble la connaissance fiable, vérifiée et validée et en espérant qu'il répondra correctement comme par magie à toutes les questions de l'entreprise, ça revient à croire au Père Noël.
Si l'IA doit utiliser sans discernement toute la connaissance (fichiers, pages, ...) à laquelle l'utilisateur a techniquement accès, elle va se nourrir de tout et de n'importe quoi : des documents de travail non finalisés, de ses propres brouillons dans son OneDrive, des documents obsolètes ou de documents sensibles mal protégés auxquels l'utilisateur a accidentellement accès : bref, ça risque d'être un beau foutoir.
Par contre, si l'entreprise a mis en place un hub d'entreprise dans les règles de l'art, ça change tout. Comme exposé précédemment, le hub d'entreprise expose uniquement les connaissances validées et vérifiées, c'est à dire la connaissance de référence. Autrement dit, le hub ne doit contenir aucune information obsolète ni aucun brouillon. Les documents de travail sont ailleurs : idéalement dans les équipes Teams des entités en charge de ces connaissances.
Si un hub d'entreprise existe, on pourra mettre en place des agents dont on focalisera la source de connaissance aux seuls espaces du hub, ce qui garantira un haut niveau de pertinence des réponses. Les agents pourront répondre directement aux questions mais aussi faciliter la recherche de l'information.
Reste que la mise en place d'agents IA n'est pas si simple. La difficulté n'est pas tant technique : elle est plutôt financière. Selon les licences dont vous disposez, selon l'outil que vous utilisez, chaque question posée à l'agent peut générer la consommation de jetons qui seront facturés. Ca peut changer rapidement.
Ce qu'il faut retenir en tout cas sur ce sujet c'est que, non, Copilot ne va pas remplacer les hubs d'entreprise. Au contraire, les agents IA ont plus que jamais besoin d'un hub d'entreprise correctement construit pour y puiser une source d'informations de référence et de confiance, ce qui manque aujourd'hui cruellement dans de nombreuses entreprises.
Dans l'attente de disposer d'agents IA, chez Abalon nous mettons en place une web part maison que nous appelons la recherche guidée. Elle permet de tenir la main des salariés pour les guider exactement là où se trouvent les informations recherchées. Exemple dans cette vidéo :
Les conditions de réussite
Une directrice d'entreprise a fait cette déclaration à ses équipes pendant un séminaire de lancement du hub d'entreprise que nous venions de terminer : "Ce hub c'est une promesse que l'on fait aux salariés : la promesse qu'ils y trouveront toujours l'information de référence, de confiance, validée et vérifiée. A nous de tenir cette promesse".
Elle m'avait scotché : je n'aurais pas mieux dit.
Cette promesse fait peur aux équipes qui s'imaginent qu'elles vont devoir mettre à jour le hub d'entreprise, en plus de leur travail.
Ce n'est pas du tout le sujet : le hub n'est pas un espace en plus, c'est un espace à la place de ce qui existait jusque là. Par exemple avec les documents de référence, plutôt que de les mettre dans la boîte A, vous allez les déposer dans la boîte B. C'est tout, mais pourtant, ça change tout.
Ce n'est donc pas de la charge de travail en plus, mais une autre façon de faire. Mais ça aussi, ça fait peur aux collaborateurs, mais plus encore aux managers et aux dirigeants.
Il y a certaines conditions de réussite pour réunir :
Vous devez avoir l'adhésion de la direction générale pour réussir à mobiliser les équipes, à modifier les habitudes à la fois des futurs utilisateurs mais aussi des personnes qui y déposent la connaissance.
Pour avoir l'adhésion de la direction, il vous faudra expliquer, montrer, démontrer. Si vous ne disposez pas d'un prototype de démonstration, si vous n'avez pas les arguments et si on ne vous accorde que 10 min lors d'un CODIR, il sera difficile de convaincre car comme vous l'avez compris, on dépasse largement le simple sujet de la seule communication d'entreprise. On touche le coeur du réacteur.
La direction de la communication interne est souvent l'entité qui porte ce sujet : dans ce cas, il est important d'obtenir sa complète adhésion. La difficulté est que ses objectifs sont souvent focalisés sur la seule communication en dehors de tout autre objectif, ce qui est normal. C'est un vrai problème car le hub d'entreprise dépasse ce seul périmètre : on parle aussi d'efficacité collective, de stratégie documentaire, d'usages opérationnels, autant de sujets qui ne sont pas dans la fiche de poste d'un(e) directeur/trice de la communication interne.
Un hub nécessite une supervision pour s'assurer que la promesse est bien tenue. Cette supervision c'est à la fois du contrôle et parfois du recadrage si nécessaire. Mais c'est aussi faire de la veille sur les évolutions à apporter : des espaces à enrichir, de nouveaux espaces à ajouter ou des espaces à fermer.
Mettre en place un hub d'entreprise n'est PAS un projet informatique. La construction technique ne nécessite aucun développement informatique : c'est rapide à réaliser. Par contre, le plus compliqué, c'est de préparer le contenu qui sera exposé au travers du hub. L'opération d'intégration n'est pas complexe, mais rares sont les personnes capables de déterminer quelle connaissance est utile d'exposer et de savoir... où elle se trouve actuellement. C'est du vécu.
Mettre en place un hub c'est aussi un réel changement d'habitude. Il y a un vrai travail pédagogique à faire pour expliquer la place centrale du hub dans l'entreprise. C'est un accompagnement à faire au niveau des utilisateurs finaux mais aussi au niveau des équipes et de leurs managers qui produisent la connaissance et qui vont l'exposer au travers du hub.
Mettre en place un hub d'entreprise réclame aussi une certaine rigueur. Celles et ceux qui possèdent la connaissance doivent avoir avant tout le sens du service, c'est à dire le souci de l'exposer correctement au reste de l'entreprise. Pas simple. Comme dit fort bien Floriane Wurth avec qui je travaille actuellement dans une mission : "La meilleure vitrine du monde ne sert à rien si personne n'y expose".
Enfin, le hub est un changement de posture : plutôt que de demander au collègue "où on range les contrats", il faut penser à taper le mot "contrat" dans la recherche guidée pour avoir la réponse (voir dans le chapitre précédent). Mine de rien, c'est peut être la partie la plus difficile car c'est du pur humain.
En conclusion
Si cet article vous a paru un peu long, sachez que ça n'est qu'un survol du sujet. Il y a beaucoup plus à dire autour de ce sujet, notamment sur l'interaction que votre hub peut avoir avec Teams, les possibilités en termes de profilage, de sécurisation, etc.
Retenez juste ces quelques points :
La notion de hub d'entreprise dépasse désormais le seul périmètre de la communication interne : c'est beaucoup plus large et c'est bien ça qui pose souci, puisque cela dépasse le périmètre de responsabilité de l'entité qui en a historiquement la charge.
Le hub est un composant essentiel de votre stratégie documentaire : le hub vous permet d'exposer clairement, proprement et sans ambiguïté la connaissance validée et de référence au sein de l'entreprise : c'est indispensable si vous voulez en tirer parti avec l'IA.
De ce fait, le hub est un élément important lors de vos migrations de serveurs de fichiers (lire), un sujet sur lequel j'interviens régulièrement pour cette raison. Avec les équipes Teams, le hub d'entreprise est l'un des réceptacles privilégiés de vos fichiers. Si vous n'en mettez pas en place, où mettrez-vous les documents de référence ?
Comme vous l'avez vu, hub et Microsoft Teams sont complémentaires : ils se marient parfaitement ensemble et offrent des scénarios d'usage complètement inédits dont il sera dommage de se priver. Encore faut-il les connaître.
Le hub, c'est de nouvelles habitudes en termes de partage de la connaissance, et qui dit nouvelles habitudes dit pédagogie et accompagnement des utilisateurs.
A propos d'accompagnement, si vous souhaitez explorer d'avantage ce sujet pour votre entreprise, que vous soyez une TPE, PME, ETI ou grande entreprise, n'hésitez à me contacter pour que nous en parlions. Je serai ravi de vous apporter mon aide sur ce sujet.
A lire en complément mon livre Réinventer la communication d'entreprise avec Microsoft 365 dans lequel j'évoque le sujet du hub et des solutions de communication autrement qu'avec le mail.
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