Chaque entreprise a une manière propre d’aborder son projet d’intranet d’entreprise, selon l’ambition qu’elle donne à ce projet et selon sa culture d’entreprise (conservatrice, innovante, …) qui oriente son approche pour le réaliser.
Depuis vingt ans que je fais des intranets, ma propre approche a complètement évolué. Début 2000, j’abordais ce projet sous l’angle purement informatique, avec des spécifications fonctionnelles et techniques, des développements informatiques, des phases de recette, le tout dans le cadre d’un cycle en V très classique.
Aujourd’hui, mon approche est radicalement opposée : fondamentalement agile, sans aucun développement informatique ni autre solution que SharePoint online, sans même aucune spécification fonctionnelle et technique. Et au début de l’aventure, comme pierre fondatrice, la réalisation d’un démonstrateur SharePoint directement sur l’environnement de production qui sert de socle à l’intranet définitif avec les gains de temps qu’on imagine sans mal.
Cette nouvelle approche a été rendue possible par la révolution de SharePoint online au cours de ces dernières années. Avec ces évolutions, le projet intranet a changé de paradigme en matière d’approche, de coût, de délai, de qualité et de complexité. De sorte qu’en 2021, un intranet n’est plus un projet informatique, mais un projet organisationnel et éditorial. Et ça, ça change tout.
Très rares sont les entreprises qui ont conscience de cette révolution et des capacités du nouveau SharePoint. Encore plus rares sont les entreprises qui acceptent l’idée d’adopter une approche différente de ce qu’elles connaissent depuis vingt ans. Ainsi, pour beaucoup, l’intranet est forcément un projet informatique, complexe, long à concevoir et à réaliser et donc forcément très cher. Dans ce contexte, toute approche plus simple et plus économique qui ne correspondrait pas à un projet informatique classique n’est tout simplement pas pris au sérieux.
Les cahiers des charges que je reçois régulièrement dans le cadre d’appels d’offre reflètent bien la situation : ils décrivent très souvent des intranets et des « exigences » d’un autre temps auxquels je ne réponds même plus, tant la réalité d’un intranet en 2021 est à l’opposé de ce qui y est décrit. A lire cet article que j'ai publié sur ce sujet : « Votre appel d’offres pour votre intranet SharePoint est-il vraiment adapté ? ».
Mais parfois, des entreprises acceptent de briser les codes et d’aborder leur projet d’intranet sous un angle nouveau, en rapport avec les dernières évolutions. Et justement, cette année, ma collègue Anne Beaudouin et moi-même avons eu la chance et le grand plaisir d’accompagner le département support digitaux de la communication interne dans le cadre de la refonte de l’intranet d’entreprise "monespace". L’équipe a été séduite par cette démarche agile qui a guidé tout le projet, jusqu’à l’ouverture du nouvel intranet en novembre 2021.
Pour nous en parler, Laetitia POLI a accepté de répondre à mes questions et de raconter l’aventure de refonte de l’intranet de France Télévisions.
Pouvez-vous vous présenter en quelques mots, ainsi que votre équipe ?
Je suis responsable du département supports digitaux à la direction de la communication interne de France télévisions. Avec mon équipe nous gérons, pilotons et coordonnons les outils de communication interne (l’intranet, le RSE, le mag 100% digital et les newsletters) qui sont devenus aujourd’hui tous digitaux.
Mon activité consiste également à promouvoir auprès des collaborateurs de France télévisions l’image de l’entreprise, en garantissant une ligne éditoriale en accord avec la vision, la mission et la stratégie de l’entreprise.
Dans l’équipe, nous sommes cinq : Claire Gallice et Charley Lansival sont en charge de l’intranet, le RSE, la newsletter Hebdo, la coordination des statistiques et le pilotage de l’éditorial. Frédérique Sayagh gère plus spécifiquement le magazine interne 100% vidéo « C’est dans la boite » et Rodolf Chapeau réalise les sujets vidéos pour le magazine mais aussi pour les autres départements et un autre support interne l’affichage dynamique.
La direction de la communication interne se compose de 5 départements qui ont chacun leur spécificité, comme la communication managérial, la communication des projets, la communication RH et social et le département bien vivre ensemble. Nous sommes tous amenés à travailler ensemble, et mon département se positionne principalement en support, en conseil et coordination éditoriale. Cela demande de la réactivité, de la créativité au quotidien mais aussi de travailler sur le long terme à la stratégie et l’harmonie de nos supports pour répondre au mieux aux usages et besoins de nos collaborateurs.
Le projet a démarré par un démonstrateur SharePoint qui a servi de socle à l’intranet définitif. Pouvez-vous nous en parler ?
C’est la genèse de notre aventure, Christophe 😉
Mai 2020, nous étions alors en plein Covid, France Télévisions venait de se doter d’Office 365, ce qui n’était pas du tout prévu, nous devions donc changer notre stratégie « support » et abandonner la refonte de notre intranet qui était en cours.
L’objectif de cette refonte était de moderniser notre intranet en le rendant plus serviciel tout en développant une curation de l’information plus fine. Cette refonte était également la dernière étape de l’harmonisation de tous nos supports de communication. Enfin, nous voulions tendre vers un véritable « digital workplace ».
Au début, la DSI, nous présentait des solutions toutes faites (surcouche) qui s’adossaient à SharePoint online… mais cela ne nous convenait pas. Compliqué, cher, et très impersonnel ! Nous étions un peu perdus. Pas vraiment convaincus par les solutions proposées. Nous ne souhaitions pas recommencer la rédaction interminable de cahier des charges, des ateliers fonctionnels, des rapports de recettage….
Et c’est en « benchmarkant » à la fois auprès d’entreprises et sur le web que je suis tombée sur le site « digital inside » et j’ai contacté un certain…. Christophe Coupez ! C’est comme cela que j’ai découvert la « démarche prototype » ! Après deux ateliers de cadrage ensemble pour identifier les grands espaces de l’intranet et les principales rubriques, nous nous sommes lancés !
Dix jours plus tard, vous nous aviez construit un « démonstrateur réel", directement sur l’environnement SharePoint de production. Aucun document fonctionnel ou technique : nous sommes passés directement dans le « concret » en créant ce site « prêt à l’emploi », qui illustrait parfaitement ce que l’on voulait en cible.
Une fois ce prototype fabriqué nous avions des arguments tangibles pour convaincre nos sponsors de l’intérêt de la méthode agile et de se lancer sur le SharePoint natif.
Votre démarche c’est aussi le choix de la simplicité : miser sur SharePoint online « natif » (sans développement) plutôt que sur toute autre solution. Quels avantages avez-vous tiré de cette orientation ?
Nous avons fait un atelier découverte SharePoint et nous avons réalisé que l’interface de SharePoint online était vraiment facile d’utilisation comparé à SharePoint 2013, compliqué et peu agile. Ce point était aussi très important pour nous, car nous entrainons dans nos choix une centaine de contributeurs. Or, nous savons tous que le changement c’est souvent mal vécu. Nous avons tous nos habitudes ! Alors il fallait avoir des arguments imparables auprès d’eux.
La simplicité de l’interface et la facilité de l’usage en sont deux, très forts. Au-delà de sa facilité et rapidité d’exécution, on a vite compris aussi que l’outil correspondait en grande partie à nos besoins. Et puis en 2014, lors de la première refonte de notre intranet, nous avions tellement pris de temps et dépensé tellement d’énergie en créant des développements, que nous nous sommes orientés vers le natif.
Les seuls développements informatiques ont concerné des « web parts » qui s’ajoutent aux web parts natives et qui ont permis de créer des services complémentaires comme l’intégration de l’API de notre RSE par exemple, mais ces développements ne concernaient pas « le socle ».
Avec le natif, en seulement 10 jours, nous avions le socle de l’intranet. Cela nous a permis de rattraper le retard dû au changement de solution mais aussi de nous mettre tout de suite au travail assez confiant et l’esprit clair.
En termes de gains, l’adoption de SharePoint online est un triplé gagnant : nous avons réalisé des gains économiques (pas d’autres licences à acheter), des gains en termes de développement (pas de code à écrire – donc gain économique aussi), en termes de délais (pas de développement, de recette, de bugs à corriger, etc).
Un intranet avec SharePoint online c’est aussi la possibilité d’être très autonome ensuite pour mettre à jour et faire évoluer l’intranet. Comment s’est passée la montée en compétence ?
Pas de codage, pas de fonctionnalités délirantes… nous étions sereins pour commencer à travailler dessus avant de commencer à faire les ateliers avec nos contributeurs.
Après une rapide formation qui est plus une présentation, dès la fin du mois de mai 2021, nous étions dans les starting-blocks pour réaliser des ateliers avec les contributeurs pour revoir avec eux leurs espaces. De mai à fin juillet, nous avons réalisé plus de 150 ateliers éditoriaux ou nous avons co-construit à peu près 50 sites selon les besoins de nos contributeurs.
A France télévisions, les contributeurs sont aussi bien des communicants que des référents dédiés. On y trouve l’ensemble de la communication interne, les délégués des stations régionales de France 3, les délégués à la communication des Outre-mer, mais aussi des directions qui ont besoin de communiquer via leurs référents métiers comme les RH, la production, les journalistes, les achats, les moyens généraux, l’informatique.
Cela représente à peu 100 collaborateurs et nous étions 6 personnes, 4 collaborateurs de mon équipe et une collaboratrice transverse pour les réaliser.
Lors des ateliers, il nous fallait leur expliquer la philosophie « user centric » du nouvel intranet monespace, les convaincre de se mettre au service des intranautes et non pas de leur direction, les aider à structurer leur site, transférer leur contenu avec le nouvel agencement, et les former pour qu’ils deviennent autonomes sur leur site dès la sortie de notre intranet. Nous avons terminé ces ateliers fin juillet 2021.
Puis en septembre, pour les rendre autonomes : on a mis à leur disposition sur Teams des tutoriels vidéos réalisés sur mesure pour expliquer les bases des fonctionnalités, comme par exemple la mise en ligne d’une actualité, la mise en valeur de documents, de fichiers, de vidéos, etc ; on a créé un guide line interne, mis en place une hotline sur teams.. Fin septembre les formations étaient terminées.
Puis nous nous sommes laissés à tous un mois pour peaufiner du 15 octobre au 15 novembre 2021, nos sites, nos visuels, nos vidéos… C’était assez confortable en fait. Typiquement aujourd’hui, avec ce SharePoint, on se sent plus maître à bord, on peut tenter des choses, les supprimer… Rien n’est gravé dans le marbre, et avoir le droit à l’erreur, cela permet d’être confiant et audacieux.
Le bon déroulement d’un projet d’intranet dépend de l’efficacité et de la mobilisation des équipes internes mais aussi de la bonne entente entre les parties prenantes et en particulier entre la com’ interne et l’équipe DSI. Pouvez-vous nous en parler ?
Dès l’appropriation de la méthode prototype, l’équipe a été super enthousiaste. On a rapidement crée une équipe projet : l’équipe cœur.
Cette équipe était constituée d’un noyau dur. Pour la partie communication : Claire Gallice en charge de l’intranet, qui a commencé l’aventure avec nous puis est partie en congé maternité et Charley Lansival alors alternant que l’on a eu la chance de pouvoir embaucher grâce à ses prouesses et son intuition web, ont été moteurs sur les aspects éditoriaux et organisationnels des présentations et des ateliers. En renfort, Frédérique Sayagh et Marjorie Planade, alors alternante, ont réalisé aussi des ateliers et se sont attelés plus précisément à la partie icono, photo, bandeaux…
Pour la coordination transverse et la conduite de projet, Emilie Niquet qui travaille au département de la communication des projets était sur toute la partie espaces projets (plus d’une centaine), leur migration et faisait le go-beetween avec les référents office 365 en interne.
Parallèlement, je travaillais avec la DSI, Isabelle Serre et Eric Molins qui avaient été convaincus par la méthode et le prototype et qui ont accepté de travailler en mode agile avec nous, plutôt que d’aborder cette refonte comme un projet informatique classique. Au passage, merci à eux pour leur ouverture et leur souplesse.
Nous avions donc de notre côté des points réguliers avec Isabelle pour piloter les différents ateliers « éditoriaux » et les ateliers plus techniques et fonctionnels. Comme chacun avait une bonne idée de la cible, grâce au démonstrateur qui était notre fil conducteur, cela nous a permis de bien comprendre chacun nos rôles et d'alimenter l'équipe ABALON composée de Christophe Coupez et d'Anne Beaudouin pour la construction au fur et à mesure de l’intranet aussi bien au niveau du paramétrage, des fonctionnalités et des contenus. Et par la même occasion de comprendre l’outil et de savoir s’en servir, je parle ici pour Charley le plus geek d’entre nous ! Depuis, il est incollable sur SharePoint.
J’aimerai aussi ajouter que pour la coordination globale du projet nous avions une comitologie allégée, qui ne consistait finalement qu’en un point de synchro hebdomadaire pour bien informer et coordonner tout le monde ensemble. C’est important car dans certains projets je sais que c’est proprement délirant !
Et puis l’alchimie a pris en partie grâce au dynamisme et à la bonne entente de l’équipe com interne et de la DSI. Mais aussi grâce à la confiance et le dynamisme de notre directrice, Anne Daroux qui a été notre ambassadrice auprès du Comex et une véritable alliée durant toutes les étapes de validation du projet. Nous avions d’ailleurs des points réguliers ensemble pour dénouer certains blocages inhérents à certains process internes et faire avancer tous les aspects stratégiques du projet.
Pour réussir à embarquer toutes les directions de l’entreprise vers un seul et même objectif : répondre au mieux aux besoins des collaborateurs, il faut s’armer de beaucoup de patience et d’énergie, savoir trancher et argumenter, parfois au plus haut niveau. Convaincue par la démarche et nos avancées, notre directrice n’a jamais hésité à intervenir quand il fallait convaincre.
Ce projet a été un projet zéro mails : tous les échanges se sont faits dans Teams, à la fois pendant toute la durée du projet mais aussi pour animer les contributeurs. Comment l’avez-vous vécu ?
Pour tout te dire Christophe et pour prévenir tes prochains clients : au début je râlais un peu dans mon coin car c’est quand même toi qui nous a configuré notre teams pour le projet. Et c’était la première fois que nous travaillions un projet sur teams, très habituée aux mails j’avais aussi peur du changement 😉.
J’avoue que n’avais pas vraiment envie de m’y mettre et puis au début j’avais un peu de mal à me repérer, même des digital native comme Charley était dubitatif sur ce changement radical. Donc, après quelques égarements, ratages et fous rires entre nous, nous nous y sommes tous mis et j’avoue que maintenant je trouve cela pratique, rapide, structuré et bien plus collaboratif que le mail. En fait, tellement plus simple pour suivre les échanges et les discussions, tout est regroupé dans la même discussion.
Nous avons donc travaillé sur teams à 100% avec la création d’une équipe teams monespace, structurée par des canaux thématiques comme : conception et couleurs, démonstrateur, sujets techniques, formations – supports, etc. Et par la suite, Charley nous a confectionné une équipe teams contributeurs, avec les tutos, les réponses aux questions… En plus d’être rassurant car tout se trouve dans un seul et même endroit, c’est hyper transparent.
Au final pouvez-vous nous décrire l’intranet qui a été réalisé, au travers de quelques chiffres ?
Quoi de mieux qu'une vidéo pour vous donner quelques chiffres !
cliquez sur la vidéo ci-dessous pour la lancer
Vidéo réalisée par Charley Lansival
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