Il y a quelques mois, j’avais eu d'intenses discussions avec des internautes autour du choix des outils pour digitaliser l’entreprise. En effet, il n’y a pas que Microsoft 365 dans la vie, mais une multitude d’autres solutions proposées par des éditeurs plus spécialisés sur des fonctionnalités bien précises, comme Slack, Zoom, Trello, Dropbox et autres. Mais il y en a beaucoup d’autres tout aussi intéressants.
Quand une entreprise décide de moderniser sa façon de communiquer en interne, de collaborer et de partager, elle doit choisir une stratégie et des outils pour la porter. La difficulté généralement à cette étape, c’est que les entreprises n’ont souvent pas une vision très claire du sujet, ni du champ des possibles et des enjeux et encore moins de la stratégie à mettre en place. Dans ces conditions, comment choisir et que choisir ?
Un livre blanc pour aider à choisir sa stratégie
Celles et ceux convaincus (comme moi) par Microsoft 365 vont forcément plébisciter cette solution. Mais Microsoft 365 n’a pas que des partisans et beaucoup peuvent lui préférer d’autres solutions pour différentes raisons : fonctionnelles, esthétiques, usage. Parfois c’est juste l’éditeur lui-même (Microsoft) que l’entreprise rejette pour différentes raisons ou simplement par principe.
Ces discussions (parfois animées) m’ont fait prendre conscience d’une chose : nous avons toutes et tous des besoins différents, des approches, des contextes, un vécu, des priorités, des contraintes parfois à l’opposé les uns des autres. Dans ce contexte, il est normal que chacun trouve midi à sa porte. De sorte que juger un outil par rapport à un autre est un exercice compliqué. Comment juger et par rapport à quelle grille de valeur ?
Pour comparer les outils entre eux et faire son choix, il est donc primordial de définir sa propre grille de choix qui aboutira à une décision. Cette grille sera conditionnée par votre contexte, par l'ambition dans cette démarche, par vos besoins (sujet pas simple !!), par les priorités que vous vous êtes données, les contraintes qu’il vous faut respecter (sécurité, cloud ou pas), votre capacité budgétaire (limitée ou pas).
J’ai identifié trois approches différentes :
“tout intégré” pour qualifier les solutions comme Microsoft 365 qui proposent un écosystème complet clé en main. Dès la première licence, en quelques minutes, vous disposez de tous les outils et d’un environnement (console) pour en gérer la stratégie.
“sur étagère” pour évoquer les achats séparés d’outils pour créer l'écosystème digital interne, outil par outil, séparément : Slack, Trello, DropBox, pour ne citer que ces solutions.
“mixte” pour qualifier le choix d’acheter des licences Microsoft 365 mais d’utiliser d’autres outils pour certains usages, que ceux proposés par Microsoft 365. Exemple, utiliser une autre solution de Réseau Social d’Entreprise que Yammer, ou utiliser Trello plutôt que Planner.
Selon ma propre grille de choix, Microsoft 365 est la solution que je retiens et qui répond à tous mes critères. Mais selon la vôtre, la décision sera peut-être différente, et c’est normal.
Vous trouverez le fruit de ces réflexions dans un nouveau livre blanc à découvrir dans la rubrique “Livres blancs” de ce site : cliquer ici pour y accéder directement.
Une vidéo “outboxing” d'une licence Microsoft 365
Ces échanges m’ont également montré que, bien souvent, mes interlocuteurs avaient une vision très parcellaire de Microsoft 365, ce qui brouillait leur jugement du produit. Par exemple un de mes interlocuteurs comparaît Slack et... Microsoft 365, réduisant ainsi une licence Microsoft 365 à son outil phare, Teams. C'est la vision qu'il avait du produit. Dans ces conditions, impossible de faire un choix éclairé car Teams n’est bien sûr qu’un outil parmi une vingtaine d’autres de Microsoft 365, même s’il est central dans la solution.
Il m’a semblé alors important de rappeler ce que contient concrètement une licence Microsoft 365. Dans cette vidéo d’outboxing, j’ai filmé la création en ligne d’une licence d’essai de Microsoft 365 et juste après la création, j’en ai exploré le contenu, pour montrer (très sommairement) à la fois la console d’administration et les outils associés, en expliquant les scénarios que ces outils permettaient de créer.
Pour cet exercice, j’ai choisi une licence parmi les moins chères, réservées aux TPE et PME de moins de 300 personnes : la licence BUSINESS STANDARD (10,50 euros HT/par utilisateur/par mois). Il y a moins cher encore avec la licence BUSINESS BASIC à 5,10 euros HT/par utilisateur/par mois : mais à ce prix, vous ne disposez que de la version ONLINE de la suite bureautique Word, Excel, PowerPoint, pas des applications à installer sur les PC, que vous aurez avec la Business Standard.
Par ce choix, je voulais montrer que ces solutions s’étaient démocratisées et qu’elles sont aujourd’hui accessibles aux PME mais aussi aux TPE de quelques personnes. Pour ces tarifs, vous disposez d’un écosystème digital complet d'une vingtaine d'outils, clé en main, avec toutes les consoles d'administration, disponible en moins de 2 minutes.
La révolution est bien là, comparé à ce qui existait il y a encore quelques années, quand ces solutions étaient réservées aux plus grandes entreprises, capables de déployer des moyens techniques et humains importants, et quand l'installation d'un nouveau produit était un projet technique de plusieurs semaines.
Vidéo à découvrir dans la rubrique “vidéos” du site Digital-inside.fr : cliquer ici
Que vous soyez une TPE, PME ou une grande entreprise, si vous souhaitez approfondir ce sujet, comprendre comment tirer parti de ces solutions en mettant en œuvre une stratégie de déploiement et un plan d'adoption de ces outils ou simplement pour mettre en œuvre toutes les solutions de cybersécurité et de conformité RGP, déployer un intranet avec SharePoint inclus dans vos licences, mettre en place une stratégie de gestion documentaire, digitaliser vos processus et plus encore, contactez moi pour que nous en parlions ou contactez Abalon.
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