En 2020, il y a quatre ans aujourd’hui, l’entreprise CORIOLIS COMPOSITES déployait Microsoft 365 au travers de différents dispositifs. Quatre années après, Loïc Gaillard qui a conduit cette transformation nous fait un retour d'expérience.
Pouvez-vous vous présenter ?
Je suis un passionné de technique, qui, gamin, passait une bonne partie de son temps libre à créer, construire et déconstruire des créations lego. Depuis que j’ai rejoint CORIOLIS COMPOSITES fin 2009, j’ai trouvé une entreprise pionnière dans son domaine, utilisant des technologies de pointe pour développer des solutions robotiques de placement de fibre. Vous connaissez ces imprimantes 3D très populaires ces dernières années ? Eh bien, nous faisons cela avec du carbone appliqué à l’échelle des pièces aéronautiques depuis 18 ans.
CORIOLIS COMPOSITES incarne cet esprit d’innovation, apportant passion et expertise technique au service de projets ambitieux et de clients exigeants.
J’ai eu la chance d’évoluer au sein de l’entreprise, commençant par concevoir, au bureau d’études mécanique les composants clés du process CORIOLIS COMPOSITES. Ensuite, j’ai occupé les postes de responsable de projet et de responsable du bureau d’études mécanique. Aujourd’hui, en tant que Directeur de l’ingénierie des produits, je pilote avec une équipe de 15 personnes, toutes très expérimentées, le développement des robots de placement de fibres, de la mécanique, à l’automatisme, en passant par la robotique et l’IHM.
Dans mes fonctions et mes valeurs, j’aime participer à la structuration et l’amélioration des systèmes. Ma curiosité générale sur les outils numériques et mon attrait pour les nouvelles technologies m’ont poussé à creuser un produit qui été utilisé tous les jours chez nous mais exploité que très partiellement, Microsoft 365.
Comment avez-vous découvert Microsoft 365 ?
La pandémie de COVID-19 nous a contraint au télétravail pour la première fois chez CORIOLIS COMPOSITES. À cette époque, notre utilisation de M365 se limitait à Outlook et OneNote, avec seulement quelques équipes créées sporadiquement sur Teams, sans réelle structure.
De retour dans nos locaux après cette période charnière, j’ai exploré l’offre globale de M365, en particulier la structuration des équipes sur Teams. En parcourant des forums et des pages LinkedIn, j’ai découvert qu’Abalon et son offre de transformation digitale via les outils M365 répondaient parfaitement à nos besoins. Leur accompagnement nous a aidés à optimiser l’utilisation des outils que nous possédions déjà.
Quels étaient les attentes ??
Les premiers échanges avec Christophe COUPEZ ont permis de cadrer notre démarche de transformation. Les interviews des différentes parties prenantes et utilisateurs ont aidé à identifier les « Quick-Win » et à définir un plan de déploiement cohérent.
Nous avons travaillé à la création d’un hub d'entreprise (avec SharePoint) et à la structuration des équipes Teams, en lien direct avec notre organisation et nos contraintes. Cette base a depuis évolué grâce aux retours des utilisateurs et aux différents cas d’usage. Aujourd’hui, le télétravail, la collaboration asynchrone, l’utilisation de Teams sont choses communes.
Quels dispositifs ont été mis en place ?
Aujourd’hui, nous utilisons tous quotidiennement Teams, et les e-mails internes sont quasiment inexistants. Chaque projet client dispose d’une équipe Teams dédiée avec une structure définie par canal et discussion.
Notre hub d'entreprise « CORIOLink », est désormais notre porte d’entrée unique pour la diffusion des comptes-rendus de réunions, les notes au personnel, et l’accès aux différents formulaires de demandes internes. La configuration aisée de SharePoint nous permet de faire évoluer notre « Hub» régulièrement pour l’adapter au mieux à nos besoins changeants.
Nous travaillons aujourd’hui pour l’utilisation des autres solutions de M365, telles que les Listes SharePoint avec par exemple la mise en place d’une liste unique pour gérer les actions transverse et l’automatisation des relances via Power Automate.
En quoi l’implication managériale a été importante ?
Ce changement s’est réalisé progressivement, nécessitant l'engagement de toute la chaîne managériale, crucial pour l’adoption des nouveaux outils numériques. Nous avons formé un groupe de travail pour aborder cette question de façon structurée et convaincre d’abord la direction avec des exemples démontrant des avantages stratégiques et financiers concrets afin de soutenir le projet.
Une fois la direction convaincue, l’enthousiasme des managers et de leurs équipes a pris le relais (parfois difficile de les arrêter). Les managers ont proposé des idées et ont relayé les besoins identifiés par les employés.
Quel est le bilan aujourd’hui ?
Aujourd’hui, le télétravail, la collaboration asynchrone et l’utilisation de Teams sont devenus courants. Cependant, l’adhésion des collaborateurs aux différents usages et outils reste un défi quotidien. Changer des habitudes ancrées depuis des décennies n’est pas facile. Il est nécessaire de suivre régulièrement l’utilisation, de créer des règles, de former les utilisateurs, d’écouter leurs besoins et de faire évoluer notre système.
Une équipe dédiée pilote ces évolutions. Chaque mois, ce comité fait le point sur les usages et les retours du terrain, puis met en place des actions.
La théorie du Chaos, souvent associée à l’imprévisibilité et à la complexité des systèmes, peut être appliquée aux outils numériques comme Teams. Bien que ces outils soient facilement accessibles et intuitifs, leur mise en place sans une structure claire peut rapidement mener à une désorganisation et à une surcharge d’informations. La facilité d’accès ne doit pas être confondue avec une utilisation efficace. Pour éviter le chaos numérique, il est crucial de définir des règles d’utilisation, des canaux de communication spécifiques et des processus bien établis. Cela permet de maintenir l’ordre et de garantir que les outils numériques servent véritablement à améliorer la productivité et la collaboration, plutôt que de devenir une source de confusion et de perte de temps.
Comments