En octobre 2016 Facebook lançait sa solution de réseau social d'entreprise : Facebook Workplace.
Je ne m'étais jamais penché sur ce produit jusque maintenant pour deux raisons :
la première est que je suis spécialisé sur l'offre Office 365 globale et que Yammer couvre ce domaine fonctionnel. La seconde raison est que je manque de temps.
Et puis, j'ai tellement entendu d'avis passionnés sur Facebook Workplace par des amis fans de la marque que j'avais peur de découvrir une espère de "Yammer Killer" en puissance. J'avais l'angoisse de celui qui vient d'acheter une belle voiture et qu'on n'a pas envie de découvrir le lendemain qu'il y en avait d'autres beaucoup mieux pour le même prix.
Et récemment, un client m'a demandé mon avis sur le produit, et je n'ai pu qu'avouer mon ignorance. Du coup, le soir même, je me créais un compte TRIAL pour pouvoir découvrir ce concurrent de Yammer, et comprendre si, oui ou non, Facebook Workplace est mieux que Yammer, ou pas.
Avant de comparer les fonctionnalités, voici quelques petites choses essentielles à comprendre avant de faire votre choix.
Pensez d'abord à votre projet collaboratif !
Avant de parler outil et de débattre lequel des deux outils est le meilleur pour vous, entre Facebook Workplace ou Yammer, il faut que les décideurs de la solution aient une idée très claire du projet collaboratif qu'ils souhaitent mener pour leur entreprise.
En tant que consultant je suis souvent frustré de voir que les décisions sont prises sans que les décideurs n'aient au final une vision très claire des opportunités de productivité que tous ces outils leur offrent.
Par exemple, vous devez vous poser les questions suivantes
Quel est votre ambition digitale ?
Quels gains souhaitez-vous apporter à vos collaborateurs, à votre entreprise ?
Quel rôle doit jouer votre outil de Réseau Social d'Entreprise ?
Quels sont vos objectifs d'amélioration d'efficacité,
Quelle est votre stratégie d'accompagnement (avec les RH, la DSI, la DIR COM, les métiers, ...) ?
Quelles synergies souhaitez-vous développer entre les directions,
Quels usages professionnels digitaux souhaitez-vous développer ?
....
Déployer un Réseau Social d'Entreprise (RSE) n'est pas un projet en soi. Le RSE est juste un des nombreux outils nécessaires pour transformer les modes de travail de l'entreprise et atteindre des objectifs d'efficacité dans l'entreprise, de transversalité, de promotion de l'innovation, etc.
Lorsque vous choisissez une solution RSE, vous devez donc penser à tout l'écosystème autour duquel va graviter la solution RSE que vous retiendrez : à la fois les solutions de gestion des documents, de l'information, les solutions pour produire ces documents, etc...
Comparons ce qui est comparable
Quand on ne connaît pas trop le sujet, on a vite fait de faire des erreurs de jugement, et de comparer ce qui n'est pas comparable. Il serait par exemple complètement absurde de choisir entre Facebook Workplace et Office 365, en mettant les deux produits sur un pied d'égalité. Car ces produits ne sont en rien comparables.
Pour pouvoir utiliser Yammer, il faut acheter une licence Office 365, car Yammer n'est au final qu'un des nombreux outils de la suite. Facebook Workplace n'est quant à lui qu'un outil dédié au Réseau Social d'Entreprise, tandis qu'Office 365 est un écosystème complet d'entreprise clé en main, embarquant toute une infrastructure onCloud et un nombre important d'outils qui offrent des opportunités considérablement plus larges que le simple Réseau Social d'Entreprise.
Encore faut-il les connaître et avoir conscience de leurs potentiels pour vos collaborateurs. Et c'est justement ma mission et celle d'Abalon de vous les expliquer.
Combien ça coûte ?
Lorsque j'étais auditeur informatique en début de carrière, les missions de type "calcul du TCO informatique" n'étaient pas mes missions préférées. Elles consistaient à définir un coût total de possession de l'outil informatique, incluant toutes les sources de coût possibles et imaginables, liées à l'usage de l'outil informatique.
TCO = Total Cost Ownership
Lorsque vous comparez les prix d'un produit, vous devez comparer tous les coûts associés. Si vous recherchez la solution RSE la moins chère entre Facebook Workplace et Yammer, le gagnant est Facebook. Mais en termes de coût total d'une solution collaborative complète, est-ce vraiment le cas?
Si vous comparez le prix d'un abonnement à Facebook Workplace avec une licence d'Office 365, cela revient à comparer le prix d'un autoradio Kenwood avec le prix d'une voiture qui contient un autoradio Bose. Du coup, vous allez déduire que le prix de l'autoradio Bose est bien plus élevé que celui du seul autoradio Kenwook. Mais vous ne parlez pas de la même chose. Et quand on y pense, acheter un autoradio sans la voiture, est-ce que cela a vraiment du sens?
Voyons le prix de Facebook Workplace..
Quand vous achetez un abonnement Facebook Workplace, c'est simple, vous n'achetez qu'un ticket d'entrée vers un seul outil : le Réseau Social d'Entrerprise Workplace.
En vous référant au pricing de Facebook, si vous achetez 1000 abonnements à $3 par utilisateur et par mois, cela coûte environ 2500 euros par mois pour votre entreprise. Là, vous vous dites : "Ce n'est pas très cher pour un RSE, c'est parfait !"
Mais est-ce vraiment tout ? Pour travailler, vous avez aussi besoin d'un écosystème complet : une messagerie, une solution pour gérer vos documents, éventuellement de "Slack", l'outil utilisé par les équipes pour collaborer. Si vous n'avez pas de licence Office 365 qui vous fournit le tout, vous devez trouver d'autres solutions à la carte :
Si vous prenez une offre messagerie PRO Gmail correcte, comptez 8 euros / mois / utilisateur (voir les tarifs Gmail Pro)
Si vous regardez les tarifs de Dropbox par exemple, vous devez ajouter 10 euros par mois à chacun de vos collaborateurs.
Quand au pricing de Slack, vous devez ajouter encore 6,25 euros par mois par utilisateur
Au final, pour avoir un écosystème collaboratif très basique, pour chaque employé, cela vous coûtera 3 + 8 + 10 + 6,25 = 27 euros par mois environ.
Pour vos 1000 employés, cela vous coûtera environ 27 000 euros par mois. Et si vous n'avez pas ces solutions, mais que vous en avez d'autres, gérées dans vos équipes, ne dites pas que cela ne vous coûte rien : cela a aussi un coût (humain, matériel, maintenance, ...) à intégrer dans votre calcul de TCO, et qui vous coûtera certainement encore plus cher.
Voyons le prix de Yammer...
Dans un restaurant, nous pourrions dire que choisir Facebook Workplace, Gmail Pro, Dropbox, Slack, c'est choisir son menu "à la carte", tandis que choisir Office 365 c'est prendre la formule entrée / plat / dessert / boisson tout compris.
Il n'existe pas de licence uniquement pour Yammer. Pour utiliser Yammer au sein de votre entreprise, vous devez acheter une licence Office 365 ; il en existe plusieurs types, avec plus ou moins de fonctionnalités associées.
Quand vous achetez une licence Office 365 de type E1 par exemple, vous achetez un ticket d'entrée pour Yammer, le RSE de Microsoft, mais pas seulement : vous achetez un ticket d'entrée vers tout un écosystème collaboratif complet, composé de plusieurs outils intégrés dans une suite globale.
Cela comprend les services de base comme la messagerie, les calendriers, la messagerie instantannée, et tous les outils de la suite office en mode online, comme Word, PowerPoint, Excel. Il y a d'autres outils indispensables, depuis Stream, le "youtube interne" pour les vidéos, en passant par SharePoint, ou encore Teams (la solution Microsoft équivalente à Slack), etc.
Une licence E1 coûte au prix catalogue 6,70 euros par mois et par utilisateur. Pour vos 1000 utilisateurs, la facture est donc de 6 700 euros par mois, mais pour l'écosystème collaboratif complet de l'entreprise, incluant la messagerie, SharePoint, la suite office Online, Teams (l'équivalent de Slack), et d'autres outils encore.
Et si vous optez pour une licence réservée aux "personnels sur le terrain", la licence F1 est faite pour vous pour 4 euros par mois, soit 4000 euros par mois pour vos 1000 employés. Il ne vous manque dans la panoplie quelques outils, comme SharePoint et planner. Mais vous conservez des outils comme Staffhub particulièrement étudié pour les cols bleus.
En conclusion, pour avoir juste accès à 4 services essentiels pour votre entreprise, voici ce que cela vous coûte :
Attention au mythe Facebook
Il y a un vrai mythe autour de Facebook Workplace. Les entreprises ont tellement peur que leur projet de RSE soit un flop qu'elles pensent qu'en choisissant Facebook, leader inconstesté des Réseaux Sociaux sur Internet, et chouchou du grand public, elles ne prennent aucun risque.
Ces entreprises se disent : "comme ça marche dans le public, ça doit forcément marcher dans l'entreprise". Ah, si seulement c'était si simple...
J'ai lu quelques articles sur Facebook Workplace, et je me suis étranglé en lisant un expert de la question donner comme avantage certain à l'outil le fait "qu'il ne faut aucune formation pour l'utiliser", puisque "tout le monde connaît Facebook".
C'est faire preuve d'une certaine méconnaissance du terrain que de faire cette affirmation, pour trois raisons.
1. La première c'est que tous les collaborateurs ne sont pas utilisateurs de Facebook. Et d'ailleurs ce n'est pas qu'une question d'âge. J'ai croisé des collaborateurs qui ressentent une vraie défiance face aux Réseaux Sociaux grand public et qui se font un point d'honneur de ne pas en être utilisateur.
2. La seconde, c'est que l'utilisation d'un réseau social dans le monde de l'entreprise est très différent de l'usage que l'on en fait dans le domaine public. Vous pouvez êtes grand utilisateur de Facebook dans votre vie privée pour poster des blagues ou des hommages à Johnny, et vous retrouver complètement démuni face au même outil dans votre vie professionnelle, parce que vous ne savez pas vous en servir dans ce contexte. Pour preuve, lire cette anecdote que j'ai racontée dans ce billet intitulé "Génération Y : mythe ou réalisté ?".
3. Les fonctionnalités / l'ergonomie ne sont pas les mêmes entre la version internet grand public et la solution Workplace comme nous allons le voir dans la suite de ce billet. L'utilisation de Facebook Workplace ressemble plus à l'utilisation de Page Facebook. Personnellement, je gère 8 pages Facebook différentes et plusieurs "groupes" d'échange. Mais est-ce le cas de tous les utilisateurs Facebook ? Tout cela demande un certain accompagnement.
Et puis, il faut se méfier du mythe selon lequel un RSE sera forcément bien accueilli parce qu'il porte la marque Facebook. C'est peut être vrai pour certains utilisateurs, mais pas pour tous.
Je suis "évangéliste RSE" depuis 2011, et j'ai pu tester bon nombre d'approches avec les collaoborateurs pour leur expliquer l'intérêt d'un Réseau Social d'Entreprise pour travailler.
Très rapidement, j'ai arrêté de dire qu'un Réseau Social d'Entreprise "c'est comme Facebook", pour plusieurs raisons :
je donnais du grain à moudre aux détracteurs du RSE (les managers, les dirigeants, ...) qui estimaient qu'un RSE était contre-productif. En faisant référence à Facebook, je confirmais leur vision d'outil de loisir, très éloigné du travail quotidien
je troublais les collaborateurs, qui ont déjà des difficultés à comprendre comment un Réseau Social d'Entreprise pourrait leur être utile au quotidien. En parlant de Facebook, ils pensent évidemment aux dernières blagues qu'ils ont postées sur leur page Facebook, et ils se posent des questions
je braquais les opposants aux Réseaux Sociaux grand public, qui se sont jurés de ne jamais mettre les pieds dans Facebook. J'ai déjà eu le cas lors d'un séminaire d'une mère de famille dont le fils adolescent passait sa vie sur Facebook et qui vouait une haine féroce contre cette plateforme.
Bref, si vous faites le choix de Facebook Workplace, faites-le pour de bonnes raisons et non dans l'espoir de bénéficier de son hypothétique aura.
Entre Workplace et Yammer, lequel protège le mieux vos données (RGPD) ?
RGPD c'est le Réglement Général pour la Protection des Données
C'est une nouvelle réglementation qui se mettra en place en 2018. Les conséquences financières de non respect de ce réglement peuvent être très lourdes, sans aucune mesure avec les amendes que risquaient les 'entreprises avec la CNIL, jusqu'à aujourd'hui. Tout décideur d'une solution comme un RSE doit obligatoirement savoir ce qu'il en retourne, pour choisir l'outil qui puisse le mieux répondre à cette réglementation, car les enjeux sont énormes.
Pour ce qui concerne Facebook...
En recherchant sur Internet, je n'ai pas trouvé d'élément d'information sur les conditions de conformité avec la RGPD de Facebook Workplace. Rien non plus sur le site de la solution Workplace : pas de moteur de recherche pour rechercher des ressources sur la RGPD.
Quels dispositifs propose l'outil pour gérer cette conformité ? Où sont stockées les données, dans quel pays ? Est-ce que les données transitent par les USA ? Ce sont des informations essentielles à savoir.
Je n'ai trouvé sur ce sujet que cet article qui relate une sanction de Facebook par la CNIL le 27 avril 2017 pour de nombreux manquements à la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée. Pas du meilleur effet.
Pour ce qui concerne Microsoft...
Concernant office 365, la question est beaucoup plus claire. Microsoft a déployé de grands moyens pour aider les entreprises à être conforme avec la RGPD ainsi que pour mesure cette conformité.
Déjà, il vous suffit de rechercher "RGPD" (cliquer ici) sur le site de Microsoft pour tomber sur une liste importante de ressources pour vous aider à être conforme avec Office 365. Je n'ai trouvé aucun équivalent côté Facebook pour leur outil.
Yammer, solution de la suite Office 365, s'inscrit bien sûr dans cette démarche. Qui plus est, les documents d'un groupe Yammer pouvant désormais être stockés dans un site SharePoint, vous pouvez bénéficier de tous les leviers proposés par l'outil.
Pour en savoir plus sur ce sujet, lisez l'interview ci-dessous que Sébastien Paulet m'a récemment accordé. Sébastien est MVP, expert sur tous les sujets SharePoint et Office 365 :
Entre Workplace et Yammer, au final, faites votre choix !
Il peut arriver que des entreprises aient acheté des licences Office 365 à leurs employés pour disposer de certains outils comme la messagerie, Skype for business, SharePoint, .. mais que leur choix se soit tourné au final plutôt vers Facebook Workplace que vers Yammer pour des raisons diverses.
Dans ce cas, il est impératif de fermer l'accès à l'outil Yammer disponible via la licence Office 365, car en aucun cas votre entreprise ne doit proposer plusieurs outils de réseau social d'entreprise.
Les conséquences négatives en seraient multiples :
une situation complètement impossible à expliquer aux utilisateurs dans les différentes phases d'accompagnement (comment expliquer cette aberration ?)
des efforts d'accompagnement en double
une perte total des gains apportés par le RSE, puisque toute l'entreprise ne partageraiet pas le même outil. Certains seraient dans Workplace, d'autres dans Yammer. La synergie entre les métiers, et entre les collaborateurs serait réduite à néant.
Au final, entre Workplace et Yammer, qu'importe du moment que vous ne proposez qu'un seul outil de RSE au final.
Passons au vif du sujet
et comparons les deux outils !
Nous y voilà enfin. Nous allons maintenant comparer les deux outils sur le plan de des fonctionnalités, et de leur usage. Je vais essayer de donner un avis le plus honnête possible, sachant que j'ai une préférence de base pour Yammer, par le simple fait que je l'utilise depuis plus de trois ans déjà.
Je ne vais pas faire une analyse en détail de l'outil, parce que je n'en ai pas le temps et parce que comparer sur des micros fonctionnalités n'est pas le plus important. Je vais me contenter de faire un focus sur les points qui me semblent les plus différentiants et les plus importants.
L'aspect général
Workplace se différencie de la solution grand public en termes d'ergonomie. Mais c'est normal : nous sommes ici dans une utilisation plus proche des "pages Facebook". Les utilisateurs qui penseront retrouver l'environnement de leur page personnelle seront donc un peu perdus.
Comme dans la version grand public, la largeur réservée à la zone des messages est assez petite : normale, car la page est constituée de 4 colonnes en tout, ce qui fait au final une page assez chargée et pleine d'infos. Du coup, pour un usage professionnel, c'est très étroit ; c'est peut être suffisant pour poster des photos amusantes pour les amis, mais c'est un peu juste pour travailler.
Yammer, au contraire, propose une page divisée en 3 colonnes, avec une part plus grande réservée à la zone des messages. Du coup, la page est beaucoup plus légère et plus claire, moins chargée. Personnellement, je préfère la version de Yammer, parce qu'il me semble important de donner de la place aux messages dans les échanges professionnels.
bilan : Au final, ceux qui pensent que les utilisateurs de Facebook vont rertouver l'exacte même ergonomie dans Workplace vont être déçus ; mais c'est aussi complètement normal car l'usage PRO d'un Réseau Social diffère de l'usage d'une RSE.
La principale différence entre les deux outils c'est lourdeur ou la légèreté des pages : c'est lourd côté Workplace avec 4 colonnes, et c'est plus léger (et donc plus lisible) côté Yammer avec 3 colonnes. Et conséquence : une plus grande place dans Yammer pour les messages, contrairement à Workplace.
Les bots
Avec l'intelligence artificielle, les "bots" envahissent les outils. Bien réalisés ces agents permettent de simuler des interactions en langage naturel, de réaliser des actions, de faire des recherches, de poser des questions.
Workplace permet d'intégrer des bots dès maintenant. Cette possibilité de créer des bots est décrite dans cette page d'assistance à l'usage des développeurs.
Yammer ne permet pas de manière native d'intégrer des bots dans ses groupes, contraitement à Teams. Mais c'est une fonctionnalité prévue dans la Roadmap. Mais il est possible d'ajouter des connecteurs vers des applications tiers (plus d'information dans cette page)
La création des groupes de discussion
Le nerf de la guerre, ce sont les groupes de discussion. Ces groupes vous permettont d'échanger sur des sujets d'ordre général, faire de l'entraide sur un outil ou animer des équipes, des projets. Les cas d'usage sont innombrables.
| Voir les cas d'usage chez GRTgaz, présentés lors de l'intervention aux MS | EXPERIENCES 2017 que j'ai coanimé avec mon client : cliquer ici
Workplace permet de choisir un type de groupe à la création. Apparemment, on ne peut pas changer la dénomination des groupes (en tout cas, je n'ai pas vu comment faire). Un type de groupe comme "achat-vente" est très étrange, et va nécessiter quelques explications aux collaborateurs.
Il m'a été précisé que ces types de groupe sont paramétrables. Je n'ai pas trouvé comment, dans le module d'administration, mais ça semble logique qu'on puisse les paramétrer. Dont acte.
Ensuite on donne le nom, et on définit si le groupe est ouvert, fermé (seuls les membres peuvent participer, mais tout le monde voit qu'il existe) ou secret (personne d'autres que les membres ne voient son existence). Puis l'outil propose des personne à ajouter dans le groupe.
Une fois que c'est fait, Workplace propose de poster un premier message. Le groupe est ensuite prêt à l'usage. Il est possible de personnaliser un peu son look en chargeant une image de bandeau, ce qui est plutôt pas mal (Yammer ne permet de saisir qu'un logo, pas un bandeau).
Vidéo de démonstration :
Yammer propose un parcours sensiblement identique, mais en beaucoup plus simple. La création d'un groupe commence par la saisie du nom du groupe, et par la confidentialité qu'on souhaite lui donner (avec les trois possibilités, comme pour Workplace).
La différence ici est qu'on choisit pas un type de groupe ; mais au final, qu'importe puisque les types de groupe proposés par Workplace ne sont pas très pertinents, et non modifiables. Mieux vaut aucun type de groupe, que des mauvais types de groupe.
A noter que dans cette première étape, vous pouvez choisir si vous voulez un groupe "interne" ou "externe" (c'est à dire dans lequel vous pourrez inviter des personnes externes à l'entreprise). Cela permet de cloisonner les groupes ; visuellement, dans la liste de vos groupes, vous verrez très clairement ceux qui sont partagés avec des personnes extérieures à l'entreprise. Workplace permet de créer des groupes externes aussi, via le choix "Groupe inter entreprise".
Une fois que c'est fait, c'est fini. Votre groupe est créé et utilisable. Vous pouvez le personnaliser en choisissant un logo ; pas possible cependant de charger une image pour un bandeau personnalisé, ce qui est dommage.
Vidéo de démonstration :
bilan : 6 étapes pour créer un groupe personnalisé, contre 3 seulement pour Yammer. Mais chacun peut y trouver du positif, dans la longue création d'un groupe Workplace, car la création est "plus assistée".
La possibilité de rattacher des "types" de groupe pour Workplace est une bonne chose (c'est apparemment paramétrable), et ça manque à Yammer. Le paramétrage de l'image du bandeau d'un groupe Workplace est très apprécié ; la personnalisation est moins importante côté Yammer, mais est-ce vraiment important?
Poster un message
Un réseau social d'entreprise c'est avant tout la capacité de poster des messages dans des groupes, et de communiquer. Comparons les différentes possiblités entre Workplace et Yammer.
| Lire ce billet "dix conseils pour poster dans un RSE" : cliquez ici
Workplace a pour le coup un fonctionnement très "facebook", avec des fonctionnalités que l'on retrouve sur la version grand public. On sent par contre qu'une grande place est donnée aux images et aux vidéos, usage incontournable dans la version grand public de Facebook.
Il y a des fonctionnaliés "exclusives" que vous ne retrouvez pas sur Yammer :
- la programmation programmée, qui permet de poster à une date / heure donnée un message dans un groupe (pratique quand on prépare un plan de com à l'avance)
- la possibilité de "punaiser" une conversation en haut du mur pour la garder en visibilité le temps que vous le voulez
- l'accès aux "trendings posts" au sein de l'entreprise.
Vidéo de démonstration :
Yammer propose des fonctionnalités similaires à Workplace, à l'exception de la possibilité de programmer une publication, et de pouvoir désactiver les commentaires à un post. Comme Workplace, Yammer permet disposer d'un lien vers une conversation, mettre une conversation en favori (signet), ...
Vidéo de démonstration :
bilan : au final, peu de différences entre les deux outils sur l'usage du post d'un message et des fonctionnalités proposées, à l'exception des deux fonctionnalités indiquées : la programmation, et la possibilité d'empêcher les commentaires sur un post.
La gestion des documents
Lorsque vous utilisez un groupe du réseau social d'entreprise pour animer un projet (par exemple), vous devez impérativement gérer la documentation associée à ce projet. Les solutions disponibles pour gérer les documents font la différence entre un RSE utilisé pour travailler, et un RSE utilisé simplement pour des groupes d'échange sur des sujets généraux. C'est sur ce point que les différences sont essentielles entre les deux outils.
Workplace est très basic sur ce point. Et c'est normal, quand on y pense, car la version grand public ne propose pas cette possibilité ; n'avez-vous jamais voulu partager un PDF via un post Facebook ? C'est impossible, et pour cause : la solution Facebook est avant tout conçue pour un usage de loisir, orientée vidéos et images.
Du coup, lorsque vous publiez un doc, c'est très simplifié. Pire, si vous voulez modifier le document, en cliquant sur le lien, le document se télécharge sur votre poste ; à vous, après modification, à le recharger sur le groupe Workplace. Et ne comptez sur aucune fonctionnalité avancée pour gérer vos documents, comme créer des dossiers : les docs sont alignés sur un seul niveau.
Workplace permet aussi de créer des "documents en ligne" (l'équivalent des "notes" de Yammer, qui sont plutôt des pages Web, qui s'ajoutent également dans l'onglet "fichiers").
Facebook Workplace permet de compléter la solution avec Onedrive (la solution disponible quand vous disposez d'une licence Office 365), Dropbox, ou la solution Box.
La solution OneDrive est clairement inappropriée : OneDrive est l'espace personnel de stockage d'un employé, pas d'un groupe. Quant aux solutions Dropbox et Box, je n'ai pas testé la manière dont les fonctionnalités s'intègrent ; mais il vous faudra ajouter le coût des licences (qui est supérieur au coût de Workplace).
Vidéo de démonstration :
Yammer, de part son intégration dans Office, apporte des solutions bien plus puissantes pour la gestion documentaire. Dans un mode d'utilisation "de base" vous pouvez poster des documents ou des vidéos qui iront se ranger dans un espace de partage très simple, où tous les fichiers sont à plat (comme Workplace).
Mais en cliquant sur un document, le contenu du doc s'ouvre en plein écran (alors que Workplace se contente de vous le télécharger sur votre poste). Vous pouvez modifier les fichiers bureautique "en ligne" avec la suite Office en ligne (Word, Excel, Powerpoint) ... Un clair et net avantage par rapport à Workplace pour gérer les documents.
Mais il y a mieux. Depuis quelques mois, Yammer s'est complètement intégré dans la suite Office 365. Désormais, lorsque cette intégration a été paramétrée par les administrateurs, les groupes Yammer créés sont associés à des "ressources d'office 365", dont un site SharePoint.
Autrement dit, pour gérer de façon formelle les documents de votre groupe Yammer, vous disposez automatiquement d'un espace SharePoint complet, lié à votre groupe Yammer, dans lequel vous pouvez créer des dossiers, mais aussi bénéficier de toutes les fonctionnalités de SharePoint, comme le versionning, les propriétés, les notifications, etc.
Vidéo de démonstration :
Bilan : les fonctionnalités liées à la gestion des documents, dans le cadre du milieu professionnel est un point capital. Ici, clairement, l'avantage est pour Yammer, à tous les points de vue.
Yammer et la suite Office Online apporte un gain de productivité très clair à l'usage, alors que Workplace se contente d'obliger les utilisateurs à télécharger les documents pour les lire, et les modifier. Le fait que Yammer propose en outre un site SharePoint associé permet de gérer les documents de façon très fine, avec du versionning, des dossiers, des notifications, etc.
L'intégration des vidéos
Les vidéos sont de plus en plus utilisées dans le milieu professionnel. J'ai testé l'intégration dans le mur de trois types de vidéo : une vidéo Youtube, une vidéo directement téléchargée dans le mur, et une vidéo téléchargée dans Stream, la plateforme vidéo collaborative d'Office 365.
Workplace m'a réservé une grosse surprise en affichant la vidéo de Youtube sous forme quasiment de vignette, alors que dans la version grand public de Facebook, les vidéos Youtube sont bien affichées. Pas de souci pour la vidéo chargée directement.
Par contre, aucune possibilité apparemment de visualiser directement dans le mur une vidéo postée dans la plateforme Stream. Autrement dit, si vous utilisez Office 365 et Stream pour les vidéos, n'espérez pas une publication de qualité dans Workplace.
Une fonctionnalité offerte par Workplace, et que ne propose pas Yammer : la publication en live Streaming, c'est à dire la possibilité de filmer et de publier la vidéo en direct dans un groupe Workplace.
Vidéo de démonstration :
Yammer gagne la partie en affichant correctement les vidéos provenant de ces trois sources Youtube, téléchargement direct, et Stream. Dans les trois cas l'intgération est parfaite dans le mur.
Vidéo de démonstration :
Bilan : alors qu'on pourrait penser que Facebook est le spécialiste des contenus multimédia, la qualité des intégrations des vidéo dans les murs est vraiment décevante par rapport à Yammer.
L'intégration des murs dans des sites Web
L'intégration des "murs de discussion" d'un groupe Yammer dans un espace Web comme un site SharePoint par exemple, est une opportunité importante pour mettre en valeur le réseau social d'entreprise en "portant" des communautés du Réseau Social d'Entreprise au coeur d'un intranet.
C'est typiquement que ce qui a été réalisé dans le portail métier de la Direction Commerciale de GRTgaz, comme c'est décrit dans ce dossier.
Workplace n'offre pas apparemment cette possibilité. En tout cas, je ne l'ai pas trouvé. Contactez moi s'il existe une solution, que je puisse corriger ce billet.
Yammer par contre, offre bien cette possibilité, directement depuis un lien affiché dans chaque groupe Yammer. Dans la "nouvelle expérience SharePoint", l'intégration d'un groupe Yammer est même encore plus simple.
Cela permet de porter "au coeur" de l'entreprise l'usage de Yammer, et d'intégrer des groupes d'échange directement dans des pages de l'intranet, comme dans cette page ci-dessous de l'Intranet de notre société Abalon, consacrée aux échanges techniques internes sur les produits Office 365 :
Bilan : si il se confirme qu'il est impossible d'intégrer le mur d'échange d'un groupe Workplace dans un site Web (Sharepoint ou autre), l'entreprise se prise d'un très bon levier pour "porter" l'usage du Réseau Social au coeur de l'entreprise. Par contre, Yammer leur permet ; et la nouvelle version de SharePoint rend l'opération encore plus simple.
Les outils collaboratifs connexes au groupe
Je le disais dans la première partie de ce billet : le Réseau Social d'Entreprise n'est finalement qu'une brique parmi toutes les briques des outils collaboratifs qui vont apporter des gains de productivités à tous les collaborateurs.
Nous allons voir maintenant quels sont les outils collaboratifs connexes liés aux groups des deux solutions.
Workplace n'offre aucun outil connexe, rattaché à un groupe Workplace. L'outil reste uniquement un outil de RSE, avec des fonctionnaltiés de RSE simples.
Yammer en revanche, avec son intégration dans les "Offices Groups", propose des fonctionnalités collaboratives connexes extrêmement puissantes.
Outre la bibliothèque de document dont nous avons parlé un peu plus haut, sont associés à chaque groupe Yammer un site SharePoint , un classeur OneNote partagé, et un "Planner", l'équivalent de Trello dans la suite Office 365. Cet outil permet de gérer les tâches au sein d'une équipe sous forme d'un board de "management visuel".
Vidéo de démonstration :
Bilan : l'intégration des outils collaboratifs Office 365 au groupe Yammer illustre bien l'importance des outils d'Office 365 dans le travail collaboratif. Ces outils permettent tout simplement de faire de Yammer un vrai outil de productivité et de travail, et non pas un simple outil de conversation.
Arrêtons là le comparatif ; nous avons regardé l'essentiel.
Nous aurions pu aussi explorer les pages d'administration des deux outils, et voir que Yammer permet de paramétrer le contenu de la page du profil personnel, et de définir des mots clés à surveiller dans les conversations (pour déclencher des alertes si des posts contiennent des mots sensibles - injures, etc).
Nous aurions pu aussi explorer les solutions de reporting, et constater que Yammer permet, via des solutions tierces comme http://www.tryane.com, ou comme les reportings d'usage d'Office 365 d'obtenir des données assez fines sur les usages.
Nous aurons pu aussi comparer les versions mobiles pour smartphone, qui sont toutes deux finalement assez similaires.
Conclusion, entre Facebook Workplace
et Yammer, lequel choisir ?
Cette étude a montré plusieurs choses...
La gestion documentaire : le point faible de Workplace face à Yammer
Comme premier constat, notre essai montre que la gestion des documents est très (trop) légère dans Facebook Workplace, du moins dans cette configuration "stand alone", sans solution connexe comme Dropbox ou Box.
Mais avec un surcoût de 10 euros / mois / user pour Dropbox et 12 euros / mois / user pour Box, cela fait cher en cumulé pour une solution uniquement Réseau Social + gestion documentaire : le double du prix pour des licences Office 365, intégrant tous les outils d'un écosystème digital d'entreprise, y compris la messagerie!
Or pouvoir manipuler des documents, ou à minima les stocker de façon ordonnée, c'est la condition pour que votre Réseau Social soit un outil de travail, et non pas un simple outil de communication pour partager des photos ou des nouvelles insipides.
La page de Workplace (trop) chargée face à une plus grande clarté dans Yammer
Dans un contexte professionnel, la petite largeur de la zone de saisie des messages de Workplace est un vrai handicap. Le choix de Facebook de construire la page sur 4 colonnes contre 3 pour Yammer, alourdit considérablement les pages, et donne moins de place aux messages.
Or les messages sont les informations les plus importantes dans un Réseau Social d'Entreprise, et la clarté des pages apportent une sensation de simplicité plus grande aux utilisateurs, à fonctionnalités égales.
Quelques fonctionnalités sympathiques sur Workplace mais des faiblesses sur les vidéos
J'apprécie sur Workplace la possibilité de "programmer" mes posts, ou de pouvoir retirer la possibilité de commenter un message.
Mais à côté de ça, nous avons vu que l'intégration des vidéos dans le mur n'est pas une force de Workplace : Yammer fait mieux, ce qui a été une grande surprise.
Au final, quel choix faire ?
Il y a en fait deux cas de figure.
Si vous ne voulez pas de licence Office 365 de Microsoft, pour différentes raisons, Facebook Workplace n'est pas un mauvais produit, bien que les faiblesses sur le traitement documentaire pose question.
Il faut donc ajouter des solutions complémentaires pour gérer les documents, ce qui fera grimper votre facture totale bien au delà du coût de licences Office 365 qui pourraient vous donner accès à Yammer. Sans compter la solution de messagerie, à minima.
Si vous disposez déjà de licences Office 365, incluant Yammer, le choix de Facebook Workplace pour remplacer Yammer n'a aucun sens, compte tenu des avantages fonctionnels importants que Yammer oppose face à Workplace : la gestion documentaire, mais aussi l'intégration dans Office 365 avec les solutions connexes évoqués dans ce comparatif.
Les quelques avantages fonctionnels mineurs identifiés dans Workplace (programmation des messages, ...) ne justifierait en rien de se priver des avantages offerts par la conjugaison Yammer / Office 365, ni d'ajouter au prix des licences Office 365 le prix des licences Workplace.
Mais pour finir, l'essentiel est de bien penser votre projet de Réseau Social dans un cadre plus global de projet collaboratif, comme évoqué en début de billet.
Si votre objectif est de gagner en productivité et d'amélioration la collaboration dans l'entreprise, le choix de Yammer et surtout d'Office 365 s'impose, pour disposer de toutes les briques digitales nécessaires et interconnectées, et pas uniquement la brique RSE.
Complément d'information après diffusion du 12/12/2017
A l'origine, ce billet se voulait être une comparaison rapide entre les deux outils, sans entrer dans les détails de chaque fonctionnalité, ce qui rendrait l'exercice bien trop difficile.
Ce qui m'intéressait principalement, c'était de repositionner Yammer au sein d'Office 365 comme une des briques du digital (parmi d'autres outils) et non pas LA brique seule et unique du digital.
Car si le Réseau Social est indispensable (et je l'utilise pour travailler depuis 2011), aujourd'hui, ce n'est plus le seul outil pour travailler, face à des outils comme Slack/Teams, Trello/Planner, etc. Je voulais en cela répondre à un de mes interlocuteurs qui opposait Facebook Workplace et Office 365., ce qui n'a, à mon avis, aucun sens.
Par contre, on peut comparer Workplace à Yammer (et c'est ce que j'ai fait), mais même de cette manière, on réduit Yammer à un simple outil de RSE, en oubliant qu'il fait partie d'un écosystème beaucoup plus complet,et que c'est cette appartenance qui lui donne encore plus d'intérêt.
Cet article a suscité beaucoup de retours (merci à tous), à la fois en faveur de Facebook Workplace et en faveur de Yammer. Car bien évidemment j'ai du zapper certains aspects des deux outils.
Voici donc une réponse aux remarques qui m'ont été remontées, et des compléments d'informations sur les fonctionnalités qui ont semblé intéressant à mes interlocuteurs de mentionner :
Concernant Facebook Workplace, voici quelques compléments d'information :
- Je parle de licences dans mon billet, en précisant bien que c'est un coût par utilisateur et par mois (comme Office 365), mais il m'a été précisé qu'il faut parler d'abonnement. J'ai donc corrigé le mot dans le billet.
- il m'a été reproché de ne pas parler de l'intégration avec OneDrive Business ; en fait j'ai parle bien mais j'ai oublié le mot "Business", tout en précisant que je parle du OneDrive disponible avec Office 365 (donc OneDrive Busines). Mais je précise également qu'utiliser OneDrive (Business) pour stocker les documents d'un groupe n'est pas une bonne pratique, car tout espace OneDrive (Business) est attaché à un utilisateur. Au départ de l'entreprise de cette personne, l'espace OneDrive est supprimé et les documents avec.
- on m'a précisé que le groupe "achat et vente" dont je parle dans la partie "création du groupe" peut être administré. Je n'ai pas trouvé la fonctionnalité dans le module d'admin de Facebook, mais c'est donc apparemment possible. Cette possibilité de définir un "type de groupe" est une fonctionnalité intéressante, qui manque à Yammer. J'ai précisé dans le billet.
- on m'a reproché de ne pas parler des applications mobiles ; mais je précisais bien en fin de billet que les deux solutions avaient des solutions mobiles mais que je zappais cette partie (j'écris un billet, pas un livre)
- on m'a reproché de ne pas parler du live Streaming : la possibilité de prendre en direct une vidéo et de la diffuser dans un groupe Yammer. Dont acte ; j'ai ajouté cette possibilité dans la partie "publication de vidéo". Mais aujourd'hui (2019), Yammer propose aussi cette fonctionnalité.
- on m'a reproché de ne pas parler de la fonctionnalité de trending post ; j'ai ajouté la mention dans le billet dans la partie consacrée aux posts - partie que j'ai remaniée pour ce qui concerne Workplace pour faire apparaître ces points
- on m'a reproché de ne pas parler des cas clients qui ont choisi Workplace (Starbuck, Danone, RBS, Booking, ... je cite quelques exemples qui m'ont été donné). Mon billet n'a pas pour objectif de comparer le nombre de sociétés qui utilisent Yammer (ou plutôt Office 365) et Workplace ; ça n'apporterait rien. Il y a aussi des noms illustres de sociétés qui utilisent Yammer et je ne vais pas les lister pour rpouver que Yammer est mieux / ou moins bien que Workplace.
- On m'a reproché de ne pas parler de l'organigramme (il y en a un aussi sur Yammer, mais je ne peux pas analyser toutes ces fonctionnalités dans un seul billet) ni des pages profils. Même chose, je n'ai pas le temps ni la place de regarder tout en détail.
- Il m'a été aussi reproché de ne pas partler des BOTS, qu'il est possible d'intégrer dans Workplace. Effectivement, c'est un point important et une fonctionnalité pas (encore) proposée par Yammer. J'ai ajouté une section sur ce sujet.
- concernant Workplace (mais ça ne serait pas à son crédit), on m'a aussi conseillé de creuser la recherche. Workplace ne semble chercher que sur les posts / groupes, tandis que Yammer recherche également dans les documents. A creuser, je ne suis pas allé plus loin.
Concernant Yammer, j'ai eu aussi des réclamations sur des fonctionnalités à mentionner :
- on m'a reproché de ne pas parler de l'interaction entre Skype et Yammer. En effet, Skype est intégré dans Yammer, à la fois dans sa barre d'état, mais aussi dans son fonctionnement. Il est par exemple possibler de lancer une conversation à partir de Yammer. Cliquez ici pour en savoir plus.
Cette possibilité pallie un peu l'absence de pur "Live Streaming" dans Yammer, en utilisant Skype Broadcast dans Yammer (cliquer ici). Par contre, on ne pas peut pas (comme dans Workplace) lancer un flux en mode "non prévu". Mais dans la grande majorité des cas, les flux en direct sont généralement programmés en avance (meeting d'entreprise, etc).
- on m'a reproché de ne pas assez parler de l'intéraction entre Yammer et Stream, la plateforme vidéo collaborative, et les possibilités de publication de vidéo dans Yammer (j'en ai parlé, mais rapidement). Pour ceux qui veulent en savoir plus : cliquer ici
- Dernier point, on m'a reproché de ne pas avoir parlé de la solution proposée par Yammer de créer des "Réseaux externes". Autrement dit, votre société TRUC a son Yammer d'entreprise. Mais vous pouvez créer d'autres Réseaux Sociaux à côté, comme "TRUC PARTENAIRES", ou "TRUC CLIENTS" auxquels pourront accéder des personne externes à l'entreprise. Cela en plus de la possibilité (comme Workplace) de créer des groupes accessibles aux personnels externes à l'entreprise.
- On m'a conseillé aussi de parler du Dynamic Member Ship, c'est à dire la possibilité de créer des groupes dont les membres répondent à des critères particuliers liées aux données de l'active Directory. Par exemple, un groupe d'animation d'une Direction dont les membres font partie de cette direction (cliquer ici pour en savoir plus).
Christophe COUPEZ est consultant au sein de la société ABALON, spécialisée dans les technologies Microsoft, SharePoint et Office 365.
N'hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d'accompagnement sur ces sujets.