Plus que jamais, teams est présenté par Microsoft comme le Hub du travail collaboratif. Et dans les faits, cette position se vérifie, avec toujours plus d'intégration des fonctionnalités des différents outils de la Suite Office 365 dans les équipes et canaux de Teams.
Dans cette histoire, Teams et SharePoint forment un couple uni, soudé et heureux. Mais il leur manque encore un petit quelque chose pour que leur union soit parfaite.
SharePoint dans Teams : formidable
Vous le saviez très certainement, mais derrière Teams se cache SharePoint, sous la forme d'un site d'équipe. Les documents de chaque canal se trouvent dans la bibliothèque "documents" : chaque dossier dans cette bibliothèque correspond à un canal de l'équipe Teams associée.
L'intégration de SharePoint dans Teams est une des forces de l'outil. Elle offre plein d'opportunités, comme par exemple de pouvoir intégrer directement dans les canaux d'une équipe les pages d'un intranet SharePoint.
Les cas d'usage sont innombrables. A titre d'exemple, chez un client, j'avais réalisé un intranet "qualité & sécurité", avec différentes pages, dont l'une qui listait les produits dangereux. Lorsque j'ai accompagné la transformation digitale des équipes de terrains, dans leurs Teams de travail, j'ai intégré cette page sous forme d'un onglet. Autrement dit, il devient possible de se servir des différents intranets comme de ressources d'information pour les intégrer au cœur des environnements de travail.
Voici l'exemple d'un site intranet de communication Sharepoint tout à fait classique :
... qui s'intègre à la perfection dans le canal d'une équipe Teams :
Les possibilités d'intégration s'améliorent régulièrement. Très prochainement, les listes documentaires seront encore mieux intégrées dans les canaux au travers d'onglet. Pour en savoir plus : cliquez ici. Mais si l'intégration de SharePoint dans Teams est très riche et va encore s'améliorer, dans l'autre sens c'est plutôt décevant.
Teams dans SharePoint : la grande déception
Je réalise très souvent pour mes clients des intranets thématiques ou métier. L'exemple typique, c'est l'intranet RH : les collaborateurs y trouvent toutes les informations utiles sur les processus RH (déclaration des congés, etc). Mais les collaborateurs peuvent avoir des questions, ou les équipes RH peuvent avoir régulièrement des informations à communiquer.
Pour permettre le dialogue (sans échange de mail bien entendu), on créé alors une équipe Teams, avec différents canaux thématiques pour échanger (congés, mutuelle, …).
Cet espace RH est très logiquement intégré dans l'intranet de l'entreprise, qui est la porte d'entrée générale. Dans mes rêves les plus fous, dans la page dédiée aux congés & absences de l'espace RH, je voudrais intégrer le mur de conversation du canal de discussion dédié à ce sujet. De cette manière un collaborateur qui accèderait à la page SharePoint dédié à ce sujet pourrait voir en un coup d'œil les derniers échanges sur ce sujet, sans quitter le site. Il pourrait alors, poser une question directement dans le mur du canal Teams, sans quitter la page SharePoint.
Malheureusement, il n'existe pas à l'heure de possibilité pour faire cette intégration. Aucune Web part Teams n'est actuellement disponible dans SharePoint pour intégrer le mur de discussion d'un canal. Pour faire cette "liaison", je me contente donc de mettre une pauvre image avec un lien pour "encourager" les collaborateurs à aller se rendre dans le bon canal. Sans trop y croire.
L'intégration réussie de Yammer dans SharePoint
Cette intégration d'un mur de conversation dans SharePoint a pourtant été particulièrement réussie avec Yammer. Deux formes d'intégration sont même proposés.
On voit par exemple dans cette page dédiée RH les deux derniers posts du groupe Yammer "Espace RH" dédié au sujet, dans lequel les responsables RH postent des informations, et dans lequel les collaborateurs posent des questions (avec le post de type "question").
De cette façon au sein du site RH, les derniers échanges dans le groupe Yammer associé apparaissent. Je peux les consulter, et je peux aussi poster une message, sans quitter ma page.
Cette intégration marche tellement bien que dans la version antérieure (dans laquelle aucune mention de Yammer n'apparaissait, contrairement à ici), certains utilisateurs farouchement réticent à Yammer m'avait un jour plébiscité une page d'entraide sous SharePoint, particulièrement "cette zone d'échange bien pratique". Ils utilisaient Yammer sans le savoir et venait du coup en comprendre tout l'intérêt.
Pour changer les choses, votez !
Je vous ai convaincu ? Vous aussi vous voulez une Web part d'intégration du mur dans votre site SharePoint ? Vous pouvez faire quelque chose. Vous ne le saviez peut-être pas, mais tout le monde peut participer à l'amélioration des outils d'Office 365. Pour cela il existe un site intranet: https://microsoftteams.uservoice.com/
Si vous avez une idée de fonctionnalité, ou de modification d'une fonctionnalité existante, vous pouvez vous y connecter très facilement et déposer votre idée. Veillez cependant à vérifier si cette idée n'a pas déjà été déposée par quelqu'n d'autre. Si c'est le cas, alors il ne vous reste plus qu'à voter ! Les idées ayant le plus de votes vont monter dans l'ordre des priorités.
J'ai recherché la demande d'une Web part pour intégrer le mur d'un canal Teams. J'en ai trouvé qu'une seule demande, et j'ai été étonné de voir le peu de votes : moins de 300. A titre de comparaison, la demande de canal privé dans Teams (cliquer ici) a dépassé 24 000 votes.
Si ce billet vous a convaincu de l'importance de cette Webpart dans SharePoint, alors cliquez ci-dessous, puis cliquer sur le bouton de vote pour apporter votre voix à cette demande !
