Il y des secteurs de l'économie dans lequels les choses changent très vite. Je suis positionné sur l'un de cela, en ma qualité de consultant en digital interne. En une année environ, mon métier a beaucoup changé. Et je vais vous expliquer pourquoi.
Retour quelques années en arrière C'est en 2006 que j'ai commencé à promouvoir au sein des équipes de l'entreprise dont j'étais salarié (Bouygues Telecom), une "autre façon de travailler", en mettant en première ligne l'outil SharePoint, non pas comme une solution de gestion documentaire améliorée, mais comme une solution capable de "porter" un métier, un processus, des données métiers structurée ou pas. Encore aujourd'hui, cette approche native dont je me suis servi pour la mission de digitalisation d'une direction commerciale chez un client (cliquer ici) paraît encore innovante auprès de mes clients, 10 ans plus tard. Et puis en 2011, nous avions déployé un Réseau Social d'Entreprise, basé sur SharePoint et Sitrion. J'avais alors commencé à modifier le mode de travail de mon équipe, pour intégrer le RSE au cœur de notre activité. En quelques semaines, nous avons supprimé les mails pour traiter nos projets, avec de nets gains d'efficacité. Jusqu'à la fin 2016, j'abordais mes missions de transformation des équipes et des directions avec ces deux outils : SharePoint et Yammer, et les opportunités me semblaient déjà fort belles. C'était il y a un an.
Une offre d'outils qui s'enrichit constamment Depuis plus d'un an, l'offre d'Office 365 s'étoffe. De plus en plus. Dans les entreprises, au sein des DSI et dans les équipes des collaborateurs, certains s'en inquiètent, d'autres s'en agacent. Je fais partie de ceux qui y voient de fantastiques nouvelles opportunités pour mon métier, et pour mes clients. Citons quelques-uns de ces produits qui s'ajoutent et s'accostent à SharePoint et Yammer :
C'est par exemple Planner (le Trello de Microsoft), que j'utilise désormais pour gérer les tâches partagées sur un sujet. C'est PowerBI qui existe depuis quelques temps déjà, mais dont j'ai découvert le fabuleux potentiel au contact de la DIGITAL TEAM de GRTgaz (notamment Mouah Jomma - lire son interview). C'est aussi PowerApps, Flow, moins connus, mais aussi Delve que je redécouvre, Stream, magnifique plateforme collaborative vidéo qui porte toutes mes démarches d'accompagnement vidéo, To-do qui va remplacer mon Wunderlist, pour gérer mes tâches perso, et bien sûr le fabuleux Teams (le Slack façon Microsoft) qui met du liant entre tous ceux outils. Je n'ai pas cité tous les outils ; il y a en a d'autres, comme Dynamics,le CRM (lire cette fiche par Chloé Moreau, consultant Abalon), qui forment ensemble un écosystème complet d'usages et de fonctionnalités liées, et qui apportent ensemble des opportunités en cas d'usage sans limite… si vous savez les imaginer et les mettre en musique.
Un nouveau métier : architecte collaboratif Pour cette raison, depuis plusieurs mois, j'ai changé de métier. Je ne me contente plus de mettre en œuvre des solutions SharePoint et/ou Yammer. Avec mes coéquipières, nous sommes maintenant des architectes collaboratifs qui mettons en musique les différentes solutions qui sont aujourd'hui disponibles dans la suite Office 365. Avec les équipes de mes clients, dans le cadre de projets de "digital working" (cliquer ici) nous imaginons avec eux, en parfaite agilité, quels sont les outils (parmi toute la palette disponible aujourd'hui) qui vont permettre de répondre au mieux à leur problématique quotidienne.
On ne parle pas de projet informatique ici, on parle bien de véritable transformation digitale, mieux, de projet managérial. L'objectif est de passer d'un mode de travail "analogique" à un mode de travail "digital", d'une collaboration basée sur le mail et le serveur de fichiers, à un mode de travail exploitant toutes les opportunités offertes par les outils pour converser, gérer les tâches, partager les documents et les informations, porter une démarche, co-construire des documents, analyser des données, digitaliser des processus, etc.
A voir la vidéo sur les gains des outils Yammer et Teams dans la communication :
Le choix des outils, leur positionnement dans le métier des équipes, l'importance qu'on leur donne, … tout dépendra du contexte de l'équipe, de la vision que le manager a de son activité et des objectifs qu'il se donne, des données manipulées, etc. Dans certains cas, je donnerai une place prépondérante à PowerBI, qui sera porté par Teams et SharePoint, l'un pour converser autour des données, l'autre pour porter les données aux collaborateurs.
Dans d'autres cas, Yammer sera mis en avant pour porter une démarche générale, avec du Teams en arrière-plan pour la co-construire, et du Planner pour suivre les actions au sein des équipes.
Dans d'autres cas encore, je me concentrerai sur SharePoint dans lequel je vais intégrer du Yammer pour porter un métier dans l'entreprise, comme ce fut le cas dans ce cas d'usage, et j'intègrerai du PowerApps et Flow pour digitaliser les processus du métier, et du PowerBI pour les données.
Tout dépend de l'ambition du manager
Vouloir tirer le maximum de profit des outils de la suite Office 365 dépend certes du talent du spécialiste qui accompagnera l'équipe, mais aussi de l'ambition du manager qui souhaite transformer le mode de travail de son équipe.
Contacter un expert pour mener ce projet ne suffit pas ; le manager doit être impliqué, avoir une vision, des objectifs, et une réelle volonté d'accompagner son équipe dans la transformation.
Selon cette ambition, le projet de transformation digital aboutira, soit à une simple liste stérile de vœux pieux, soit à une réelle et complète transformation des méthodes de travail, avec des gains d'efficacité réels et immédiats à la clé.
Bientôt dans ce site, nous pourrons partager avec vous un cas d'usage très complet de transformation des modes de travail et de partage d'un pôle de comptabilité / finance au sein d'une grande entreprise française, que nous menons actuellement avec une équipe particulièrement impliquée et moteur.
Restez informés en cliquant ici.
Christophe COUPEZ est consultant au sein de la société ABALON, spécialisée dans les technologies Microsoft, SharePoint et Office 365.
N'hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d'accompagnement sur ces sujets.