A la recherche des pionniers digitaux dans votre entreprise

Innover, c’est avant tout un état d’esprit : c’est une combinaison de curiosité, d’intérêt et de volonté.

C’est la curiosité de regarder ce qui est existe et ce qui est disponible comme solutions. C’est un intérêt réel à apporter des solutions à des problèmes récurrents. C’est la volonté de mettre en place ces solutions, parfois contre vents et marées.

Au sein de l’entreprise, certaines personnes répondent à ce profil : je les appelle les « pionniers digitaux ». Ce sont des perles rares qu’il faut chouchouter, et je vais vous expliquer pourquoi.

Les différentes formes d’innovation

Dans les entreprises, il n'y a pas une seule forme d'innovation, mais plusieurs.

Il y a l’innovation des produits qu’on vend aux clients : c'est le travail des bureaux étude et développement. Il y a l’innovation de la production dans les usines qui permet de réduire le coût de fabrication des produits et donc de dégager des marges. Il y a l’innovation dans les métiers avec la mise en place d’applications informatiques pour automatiser les processus - notamment avec l’IA et la Power Platform.

Sur ces sujets, le retour sur investissement de ces innovations est facile à comprendre et à calculer : innover sur les produits permet de vendre plus. Innover sur les processus de fabrication ou les automatiser permet de dégager de la marge. Outiller des processus permet de traiter plus d’information et plus rapidement, et donc de multiplier la productivité.

Et puis, il y a une innovation dont on parle moins : c’est l’innovation de la collaboration et du partage dans l’entreprise

Bref, c'est l’innovation des scénarios de travail au quotidien. Comme le retour sur investissement (lire) est très difficile à appréhender, le réflexe est de penser que ça ne vaut rien du tout. Pour cette raison, rares sont les entreprises qui y accordent de l’intérêt.

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L'innovation de la collaboration et du partage à la traîne

Le sujet est pourtant important car une entreprise ne peut pas fonctionner efficacement si la collaboration n’est pas fluide et si les partages (notamment documentaires) ne sont pas efficaces.

Car « tout est collaboration » et « tout est documentaire » dans une entreprise. Par exemple, les projets nécessitent de dialoguer entre les différents acteurs pour informer, communiquer, questionner, partager des fichiers. L’animation de vie d’équipe implique de nombreux échanges et partages documentaires. Et c’est vrai pour tous les sujets sous différentes formes : animation des métiers, des processus, des démarches d’entreprise (RSE, innovation), support et entraide aux outils, ...

Même la communication interne devient de la collaboration : les entreprises modernes veulent « mettre en mouvement l’entreprise » autour des grands sujets. Ce n’est possible qu’en permettant aux collaborateurs de réagir aux actualités Corporate, de donner leur avis, de poser des questions. Bref c’est permettre à chaque collaborateur d’être un acteur de l’entreprise. Et ça, vous ne le ferez pas à bombardant les collaborateurs de mails.

De tous les domaines de l’innovation, la collaboration et le partage documentaire sont les parents pauvres des entreprises.

Pas d’accompagnement, pas de stratégie, pas de règles ni de consignes, pas ou peu de formation aux outils (Teams, SharePoint pour l’essentiel). Dans une très grande majorité des cas, la collaboration et la communication semblent bloquées dans les années 1990 avec les mails et les serveurs de fichiers, comme solutions exclusives. Et l’IA sur ce point n’est pas une solution miracle, juste une aide sur certains domaines (rédaction, traduction, ...).

Acheter des licences Microsoft 365 n’est en aucune façon un signe d’innovation de l’entreprise ni une garantie de gagner en efficacité. C’est seulement le bon usage qu’on fait des outils qui fait toute la différence. Cela nécessite de changer les scénarios de travail et donc d'accompagner les utilisateurs à ce changement. Mais comme le retour sur investissement ne saute pas aux yeux des décideurs, les efforts d’accompagnement ne semblent jamais justifiés.

Face à ces sujets les collaborateurs réagissent différemment. La grande majorité reste passive : elle subit les difficultés (trop de mails, des documents mal gérés) sans forcément chercher de solutions pour les résoudre. Une autre partie des collaborateurs sera ouverte à de nouvelles solutions mais seulement si on les lui présente "clés en main" et surtout, si on lui explique les gains qu'on peut en tirer. Une autre partie encore sera réfractaire à tout changement, presque par posture, et encore plus si il n’y a ni explication ni accompagnement.

Et puis, il y aura celles et ceux que je désigne comme des pionniers digitaux. A ne pas confondre avec les traditionnels "champions" qui ne sont souvent que des personnes plus ou moins intéressées, parfois déclarées volontaires par leur hiérarchie et qui ne sont censées n'être que des relais dans l'entreprise. Je les appelle pionniers car ce mot incarne trois dimensions essentielles : l’élan pour explorer, la volonté d’être ceux qui expérimentent et qui ouvrent la voie, et enfin le courage de mettre en œuvre ces solutions tout en assumant et défendant ces choix.

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Les pionniers digitaux

Les pionniers, ce sont des collaborateurs/trices qui sont curieux, qui veulent connaître les outils mis à leur disposition (que l'entreprise les y aide ou pas) et qui vont constamment rechercher les solutions pour optimiser les scénarios de travail, sans forcément qu'on leur demande.

Les pionniers sont dans toutes les strates de l’entreprise et très souvent là où on ne les y attend pas. Ce sont rarement des informaticiens : ils sont comptables, assistantes, chefs de projets, techniciens,… Ce sont très rarement des managers : en grande majorité, ce sont de simples collaborateurs qui sont curieux, intéressés et volontaires.

Ce profil est très rare, mais j’en croise parfois dans mes missions. Et quand c’est le cas, je ressens un immense plaisir : cela redonne du sens à mon métier.

J’ai deux exemples qui me viennent en tête.

Le premier est un technicien dans une entreprise en charge de réseaux sous terrains d’eau. C’est un vrai gars du terrain, en bottes, bleu de travail et casque de chantier. Je l’ai croisé presque par hasard, à l’occasion d’un audit de collaboration au sein de l’entreprise. Sans aide ni accompagnement, il avait mis en place un nouveau scénario de travail pour lui et ses collègues, sans même en parler à son boss qui était réfractaire à tout changement (!!). Avec ses collègues, ils sont constamment sur le terrain : ils devaient partir avec des liasses de papier et communiquer par SMS. Il a mis en place une équipe Teams très bien structurée (avec plusieurs canaux) pour dialoguer avec ses collègues et partager les fichiers (plans, consignes, etc), en utilisant l’application Teams mobile sur une tablette durcie dont ils étaient équipés pour une application métier. Résultat : plus besoin de prendre des classeurs de docs et la communication était plus fluide entre les collègues. Il a appris seul, en faisant ses essais. Vraiment top.

Le second est manager d’une petite équipe dans un atelier. Curieux, il s’est renseigné au sein de son entreprise pour connaître les solutions à sa disposition (Teams, SharePoint, Planner, ….). Son objectif : fluidifier la collaboration interne sur les commandes des clients et permettre aux personnels des ateliers d’accéder aux fiches techniques et ordres de fabrication via une simple tablette, plutôt qu’en imprimant des liasses de papier chaque matin. La solution mise en place : (1) des équipes Teams bien structurées pour traiter les commandes des clients et se synchroniser avec les commerciaux sans s'envoyer aucun mail et (2) un site SharePoint de production, pour gérer les ordres de fabrication et les rendre accessibles par tablette, dans l'atelier. Volontaire, il a embarqué son équipe dans ce nouveau mode de fonctionnement. Une de ses collaboratrices me confirme « on ne reviendrait plus en arrière ».

Il y en a eu d’autres, mais je m’arrête à ces deux exemples.

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Des profils rares

Ces profils sont rares et c’est fort dommage.

Les pionniers sont curieux, inventifs. Ce sont eux qui vont avancer l'entreprise et qui la modernisent, même si les dirigeants n'en ont pas du tout l'ambition. Généralement, ces personnes sont hyper investies, profondément passionnées par leur métier, avec un soin tout particulier à toujours bien faire. Ils sont souvent une forte personnalité, pour oser "pousser les lignes" et s'affranchir de certaines règles. Ce sont souvent aussi des personnes particulièrement corporate, très fières de leur entreprise. Bref, ces gens là sont des pépites.

La plupart des « pionniers » que j’ai croisés faisaient leurs essais et recherches le soir et le week-end, par manque de temps dans leur journée de travail. La grande majorité ne sont pas informaticiens : ils ont juste le goût de trouver des solutions et ont découvert presque par eux-mêmes ce que Microsoft 365 pouvait leur apporter. Tous sont passionnés par leur travail et par ce qu’ils réussissent à mettre en place avec seulement les outils dont ils disposent.

Je me définis comme un de ces pionniers depuis 2006, lorsque j'ai mis en place chez Bouygues Telecom mes premiers sites SharePoint qui exploitaient "les listes SharePoint" (fonctionnalité toute récente à l'époque) comme je l'explique (avec un exemple illustré) dans cette interview de 2016 d'un manager de Bouygues Telecom, Olivier Belma. Plus tard, en 2010, nous avons déployé le premier Réseau Social d'Entreprise, et j'avais lancé une démarche de ma propre initiative que j'avais appelée "Travailler autrement". J'en parle de cette expérience dans la page 17 de ma "brochure de départ" de Bouygues Telecom. Depuis ce temps, j'explore, j'essaie, et je partage mes retours d'expérience, notamment au travers de ce site.

Certaines entreprises savent identifier ces talents et leur donner les moyens de s'épanouir. Ce fut mon cas chez Bouygues Telecom avec mes deux seuls patrons en 15 ans, puis Patrick Guimonet pendant 10 ans.

Au cours de mes missions comme consultant, j'ai croisé la route de quelques rares personnes repérées pour leur talent de transformateur à qui l'entreprise leur a proposé de changer de poste pour intégrer avec succès la direction de transformation. Je pense notamment à ce jeune comptable qui s'est passionné pour la Power Platform et qui a rejoint la Factory de son entreprise pour créer des applications métier.

Gig Mindset inside Organizations

En 2020, j'avais été contacté par Jane McConnell qui faisait une recherche pour son livre intitulé "Gig Mindset Inside Organizations". Elle m'avait fait l'honneur d'être une des personnes interrogées pour ses recherches sur ces profils atypiques.

Extrait de cet article du site "Harvard Business Review" :

" (...) Les changements à grande échelle ou les programmes d’apprentissage ne sont pas la solution. Bien qu’elles soient bien intentionnées, elles sont généralement structurées de haut en bas, et la majorité échouent car elles ne permettent pas aux gens de prendre des initiatives individuelles. Au lieu de cela, les entreprises devraient permettre aux employés de devenir des « changeurs d’esprit à des petits boulots » : ce que j’appelle une nouvelle génération audacieuse d’employés à temps plein, salariés, qui pensent et agissent comme des freelances. Les « gig mindset » apprennent constamment — ils s’autogèrent, prennent des initiatives spontanées, se concentrent davantage sur les compétences que sur les rôles, se sentent libres de raccourcir les processus et n’hésitent pas à remettre en question le statu quo. Ils partagent ce qu’ils apprennent avec les autres, prennent en main leur propre croissance personnelle et se sentent confiants dans leur capacité à influencer les gens. (...)"

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Les idées de vos pionniers valent de l'or

Si vous avez lancé une démarche de transformation d'entreprise avec Microsoft 365, les pionniers sont vos meilleurs atouts. Ce sont eux qui vont trouver les meilleurs scénarios et surtout les plus convaincants parce qu'ils sont proches du terrain et surtout, parce qu'ils salariés de l'entreprise.

Les consultants comme moi avons simplement pour mission de faire la courte échelle à l'entreprise pour qu'elle sache lancer sa démarche dans la bonne direction. Nous leur évitons de pédaler dans la semoule et de faire toutes les erreurs des débutants. Mais lorsqu'un consultant présente un scénario (comme ceux que vous trouverez dans cette rubrique), les salariés se disent qu'il vend sa soupe et que ces exemples ne peuvent fonctionner que dans d'autres entreprises, pas la leur. Par contre, quand un de leur collègue présente un scénario et explique les gains qu'il en tire, croyez moi, l'impact est bien plus fort.

Lorsque je croise un de ces pionniers/ères chez un client, c'est toujours pour moi un grand moment de plaisir, mes clients pourront vous le dire. C'est un peu comme si un violiste croisait un fan de violon : les deux se comprennent. L'intérêt se ressent tout de suite chez ces personnes : les yeux pétillent. Après quelques démonstrations des usages des outils, j'ai l'impression de lancer un moteur à grand coup de manivelle : dès que les principes sont compris, après quelques pétarades, la machine démarre et le pionnier aligne idées sur idées. C'est parti !

Leurs idées valent de l'or et elles méritent donc un bel écrin. Si vous avez mis en place un site SharePoint de communication pour porter votre démarche (c'est absolument nécessaire), vous pouvez régulièrement poster des articles qui décrivent les réalisations des pionniers. Ca peut être des idées toutes simples : comme lancer une enquête avec Forms et traiter les réponses en 2 minutes plutôt qu'en 4 heures de compilation des retours de mails. Ca peut être utiliser Copilot pour traiter des données en quelques secondes. Ca peut être plus classiquement mettre en place une équipe Teams pour fluidifier la collaboration autour d'un processus.

Ces publications mettent en valeur ces initiatives innovantes ainsi que leurs auteurs. En termes de reconnaissance professionnelle, vous pouvez difficilement faire mieux. Indirectement, cette reconnaissance rejaillit sur le manager du pionnier qui est vu comme un catalyseur de talent. Mais surtout, ces témoignages sont autant d'inspiration pour tout le reste de l'entreprise : ils donnent des exemples concrets d'utilisation et de gains à en attendre.

A plusieurs reprises, je me suis servi des réalisations de ces pionniers lors d'intervention en CODIR, lorsque ma mission consistait à convaincre les décideurs de l'intérêt de Microsoft 365, à la demande d'un DSI convaincu ou d'un directeur de transformation en recherche d'appuis.

Il m'est arrivé à plusieurs reprises, en pleine présentation, de projeter le film d'un salarié (tournée avec les moyens du bord - un simple iPhone souvent) qui explique ce qu'il a mis en place et ce qu'il en tire comme bénéfices vaut toutes les explications. Le fait que ce soit un salarié qui s'exprime a mille fois plus de poids que si c'était un consultant.

Après la projection, la conclusion s'impose alors : "Que vous le vouliez ou pas, certains salariés s'approprient déjà les outils que vous avez achetés, en se débrouillant comme ils le peuvent. Maintenant, que souhaitez-vous faire : bloquer ces initiatives et les empêcher d'utiliser les outils que vous avez payés, les ignorer ou les accompagner & les encourager pour en tirer tous les bénéfices dans l'entreprise ?"

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Des pionniers pas toujours appréciés à leur juste valeur

On pourrait penser que ces pionniers qui débordent d'énergie et qui s'impliquent autant pour améliorer l'efficacité des collègues sont encensées par l'entreprise. Hélas c'est rarement le cas.

Le parcours des pionniers ne se termine pas toujours bien et pour plusieurs raisons.

La principale raison c'est que ce rôle est très rarement dans la fiche de poste du pionnier. Ce sont majoritairement des initiatives personnelles et volontaires. Du coup, ça ne plait pas forcément.

Certaines entreprises adorent cet esprit volontaire et innovant et apprécient cet effort constant de partage des retours d'expérience. Au contraire, d'autres sont agacées par cet "excès d'énergie" et par ce qu'ils considèrent comme une critique ouverte des processus internes.

Par exemple, lorsque j’explique en séminaire qu’une collaboration limitée au mail et aux serveurs de fichiers me renvoie à mes débuts de carrière en 1996, ça déclenche chez certains une prise de conscience, tandis que d’autres le perçoivent comme une remarque vexante.

Les pionniers sont souvent vus comme des personnes critiques, des "empêcheurs de faire comme d'habitude". La relation avec le manager peut être houleuse pour plusieurs raisons :

1. Le manager a rarement missionné son collaborateur à explorer de nouvelles solutions - c'est son initiative personnelle, or on ne lui a rien demandé.

2. Son collaborateur se permet de proposer de nouvelles façons de travailler, ce qui n'est ni son rôle ni ses responsabilités. Et justement : le manager peut être vexé qu'on cherche à lui imposer ces scénarios qu'il ne comprend pas forcément.

3. Par manque de culture digitale avec Microsoft 365, le manager peut avoir l'impression que son collaborateur s'amuse avec ces outils au lieu de travailler, alors que ces outils permettraient au contraire d'être plus efficaces.

J'ai croisé la route de quelques pionniers dont les belles initiatives se sont terminées tristement dans le bureau des Ressources Humaines (véridique) avec un avertissement pour recadrer le dissident. Si le manager ne comprend pas la personnalité de son collaborateur, et en plus si le manager est réfractaire à toute idée de changement, le clash est rapide. En cas de conflit, le pionnier a deux choix : s'éteindre ou partir. Mais s'il s'éteint, il partira.

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Des pionniers qui deviennent consultants

La passion pour ces sujets peut être si forte qu'elle pousse certains pionniers à devenir consultants pour avoir la possibilité d'accompagner d'autres entreprises. J'ai croisé des destins surprenants au cours de mes années d'expérience.

C'est le cas de Lina BALDENWECK. En 2019 je l'avais interviewée pour mon site (lire) : à cette époque elle était assistante de direction et pionnière dans l'utilisation des solutions. Sans accompagnement, elle avait mis en place de nombreux scénarios avec les outils de Microsoft 365. Peu de temps après, elle a choisi de devenir consultante Microsoft 365 pour aider d'autres entreprises. Nous travaillons aujourd'hui dans la même société, Abalon !

C'est aussi le cas d'André DARMEDRU, un ancien collègue de Bouygues Telecom. André était responsable Validation (stratégie de tests, quality center). Curieux, il cherchait constamment des moyens pour faciliter le travail de son équipe. En 2010, il est venu voir mon équipe d'experts SharePoint pour nous montrer ce qu'il avait fait avec un simple site SharePoint et franchement, nous étions sciés par tant d'ingéniosité - voir même un peu vexés ! En 2016, André devenait consultant sur Office 365 et SharePoint. Il est aujourd'hui Product Owner des outils collaboratifs.

Des exemples comme ceux-là, j'en ai plusieurs. Maintenant, la question est de savoir si vos talents doivent travailler pour vous, ou pour d'autres entreprises.

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Des profils à cultiver, pas à éteindre

Depuis 11 ans que je suis consultant, je peux témoigner que les déploiements de Microsoft 365 sont à l'origine de l'éclosion de nouveaux talents qui ne pouvaient pas s'exprimer jusque là faute de terrain de jeux. Microsoft 365 leur a offert de nouvelles opportunités.

Si votre entreprise possède des licences Microsoft 365 et que vous êtes DRH, vous devez vous poser cette question : que fait-on des pionniers qui vont émerger un moment ou à un autre ?

• Doit on les convoquer pour leur demander de se calmer, et les "éteindre" pour ne pas déranger celles et ceux qui n'ont pas envie du changement et/ou pour éviter des conflits avec leur manager ?

• Doit-on les laisser quitter l’entreprise (bon débarras !) pour développer leur talent ailleurs, tout simplement parce qu’on ne comprend pas ce qu’ils font ou que l'entreprise n'a pas du tout l'ambition d'exploiter les licences qu'elle a pourtant achetées (!) ?

• Ou doit-on au contraire les identifier pour exploiter au mieux leurs talents au service de toute l'entreprise et/ou en les mettant en valeur pour diffuser leurs idées et retours d’expérience pour inspirer ?

• Ou plus simplement, ne faut-il pas prendre 1h pour les écouter expliquer pourquoi ce sujet les passionne et ce que ça pourrait apporter à toute l'entreprise ?

Dans mon livre destiné aux dirigeants et décideurs (cliquer), je consacre tout le chapitre 7 à décrire l'implication de chaque direction dans la réussite du déploiement de Microsoft 365. L’implication de la Direction des Ressources Humaines est fondamentale comme je l'explique dans cet article : "Pourquoi et comment les RH sont forcément concernés par le déploiement de Microsoft 365". Et ce sujet, ce n'est qu'un des treize points d'implication que j'évoque dans l'article.

Lorsque l’entreprise déploie des licences Microsoft 365, une formation spéciale doit être donnée aux managers, pour leur expliquer la posture qu’on attend d’eux, les opportunités que ces solutions peuvent apporter à l’efficacité de leurs équipes. A l’occasion de cette formation, il est important de leur parler de ces profils atypiques pour les avertir à l'avance qu'ils peuvent en avoir un jour dans leur équipe et que si c'est le cas, c'est une chance, pas une menace.

Cette formation managériale n'est jamais faite, et c'est fort dommage. Cela explique en parti les échecs d'adoption des solutions.

Une chose est certaine, ces pionniers seront de précieux appuis pour votre démarche de transformation de l'entreprise avec Microsoft 365. Ils apporteront de nouveaux cas d'usage et feront la démonstration des gains de ces outils dans le quotidien de l'entreprise.

A condition, bien sûr, d'aborder ce sujet dans le cadre d'une sérieuse démarche d’entreprise au long cours et non sous l’angle d’un obscure projet informatique comme c'est encore trop souvent le cas.