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  • Christophe COUPEZ

Microsoft 365 : et si vous faisiez confiance à vos salariés ?

Comme j’ai déjà eu l’occasion de l’écrire, le contraste est saisissant entre l’engouement suscité par Copilot, la solution d'intelligence artificielle intégrée dans Microsoft 365 et la maturité réelle des entreprises. Pendant que certaines entreprises testent Copilot avec un vrai engouement, les autres se demandent toujours à quoi Microsoft 365 peut bien servir, à part la messagerie et les visioconférences.


Ce qui différencie ces différentes sociétés ce n’est pas leur domaine d’activité, ni l’âge du capitaine mais l’ambition des dirigeants en achetant des licences Microsoft 365 et surtout, j’en suis convaincu, la confiance que l’entreprise a placé dans les capacités de ses salariés à réussir à s’en servir. Explications.


L’ambition de l’entreprise : le moteur essentiel

Je ne vais pas revenir en détail sur ce sujet, que j’ai déjà abordé en long, en large et en travers dans mes différents articles et surtout dans mon tout dernier livre : "Les opportunités de Microsoft 365 expliquées aux dirigeants et aux décideurs". L’ambition, c’est l’essence même de la réussite du déploiement de Microsoft 365. Et c'est peu de dire qu'avec Microsoft 365 vous avez les moyens de vos ambitions au travers de dix opportunités que j'ai décrites dans mon dernier livre. Par exemple : fluidifier la collaboration, structurer l'entreprise et la rendre plus lisible, moderniser la communication, améliorer l'efficacité individuelle et collective, etc.


Sauf que Microsoft 365 n’est pas une baguette magique. Comme je l’explique dans cet article « accompagner, ce n’est pas que former », il y a un vrai travail de préparation de l’entreprise pour que Microsoft 365 puisse donner tout son potentiel. Sans préparation ni formation vos salariés continueront à travailler selon les anciens scénarios : mails et serveurs de fichiers.


Et si vous avez une ambition à la hauteur réelle des enjeux, si vous acceptez de préparer l’entreprise en conséquence, il restera à vos salariés de réussir la transition de l’ancien mode de travail au nouveau. Et c’est souvent là que ça se complique.


Pensez-vous que vos salaries sont capables de s’adapter ?

La question est fondamentale. Souvent, les ambitions de l’entreprise sont freinées par ce que les décideurs estiment être la (faible) capacité d’adaptation et/ou de compréhension de leurs salariés. La question se pose pour Microsoft 365, mais aussi pour n’importe quel outil numérique dont les scénarios imposent de travailler autrement qu’avec le mail et les antiques serveurs de fichiers.


En fait, sur le papier tout le monde signe pour une entreprise plus agile, plus efficace, mieux structurée, plus agile, plus réactive, pour des collaborateurs plus engagés, etc. Mais acheter des licences, ça ne suffit pas : il faut engager une vraie transformation des usages. Lorsque je prépare un plan d’action pour l’entreprise, les décideurs jugent sa faisabilité en fonction de ce qu’ils estiment être la capacité de leurs collaborateurs :


  • Collaborer en interne sans s’envoyer de mails ? « Mais vous n’y pensez pas, nos collaborateurs n’y arriveront jamais ».

  • Utiliser OneDrive ou SharePoint plutôt que les serveurs de fichiers ? « Impossible ils ne pourront jamais lâcher leurs lecteurs réseau ».

  • Leur parler de Planner, To do, Forms ? « Non non non, vous allez leur faire peur » !

  • Communiquer sans utiliser les mails ? « Jamais ils ne pourront : on les informe par le mail depuis 20 ans, pensez donc ! D’ailleurs notre directeur général veut absolument conserver les mails de com’. »

  • Classer les documents d’un fonds documentaire sans utiliser les dossiers et sous dossiers (voir cette vidéo) ? « là vous allez trop loin, jamais ils n’y arriveront, c’est trop différent de ce qu’ils utilisent ».

  • Réinventer les scénario de travail pour exploiter tous les outils ? « euh vous pouvez essayer de trouver quelque chose qui ne change rien à leurs habitudes? »


Et je ne parle même pas de Copilot : là, c’est de la pure science fiction. Souvent on me demande d’ailleurs de ne pas en parler pour ne pas « perdre » les collaborateurs, ni leur faire peur.


Bref, devant le peu de confiance des décideurs dans la capacité de leurs salariés, les ambitions de l’entreprise fondent comme neige au soleil, tout comme le retour sur investissement des coûts mensuels de licence.


Et la capacité de transformation des managers ?

Quand un projet de transformation est lancé, l’attention se porte TOUJOURS sur la capacité des collaborateurs à accepter le changement et à savoir utiliser les outils. Rarement (jamais) on pense aux managers de proximité, aux directeurs/trices et encore moins aux dirigeants. Pourtant, quel que soit leur statut, ils sont des utilisateurs de ces solutions. Et si les managers et dirigeants veulent lancer leurs collaborateurs dans Teams mais refusent, eux, de les y suivre alors il y a de sérieuses questions à se poser.


Ainsi, lorsque vous présentez les nouveaux scénarios de collaboration à un décideur et qu’il juge que ces scénarios sont hors de portée des collaborateurs, il faut vous demander : est-ce qu’il juge par rapport à la capacité des salariés ou par rapport aux siennes ?

J’ai en tête l’exemple d’un service dont je devais aider la transformation avec les usages de Microsoft 365. Toute l’équipe était enthousiaste. Mais tout a été stoppé au grand damne des collaborateurs car leur manager, lui, n’était jamais parvenu à changer ses habitudes. Il avait autorisé ses équipiers à utiliser Teams mais il leur avait imposé de continuer à lui écrire par mail. Pour éviter de communiquer deux fois, une fois dans Teams pour toute l’équipe, et une fois dans le mail pour le manager, toute l’équipe avait abandonné les nouveaux scénarios.


Ce n’est pas une question d’âge

Il serait commode pour moi de vouloir convaincre les entreprises de s'investir sur ces sujets en leur disant que s'ils ne font pas l'effort de la transformation, les jeunes générations vont fuir leur entreprise. Mais ce n'est pas forcément vrai. Depuis plus de 15 ans que je travaille sur ces sujets, je sais que l’âge n’est pas la raison des difficultés de déploiement.


Dans une même entreprise, j’ai déjà accompagné des équipes de cinquantenaires qui ont adopté les nouveaux scénarios en quelques jours. Et à l’opposé, j’ai parfois échoué à transformer des équipes de jeunes collaborateurs qui sont restés rivés à leurs mails et serveurs de fichiers.


Tout est question de postures et de besoins. L’équipe de cinquantenaires dont je parle a vu dans ces nouveaux scénarios des solutions à des problèmes qu'ils cherchaient à résoudre depuis plusieurs années. A l'opposé, les jeunes dont je parlais à l'instant sortaient de l'université ou de leurs écoles, et n'avaient utilisé que les mail pour collaborer entre eux : les anciens scénarios, dignes des années 1990 leur convenaient donc très bien : ils ne connaissaient finalement rien d'autre.


Voulez-vous tirer votre entreprise vers le haut, ou vers le bas ?

Devant toutes ces limites que les entreprises s’imposent sous prétexte que les collaborateurs sont estimés incapables de s'adapter, les leviers dont on dispose pour réussir une vraie transition sont limités.


La vraie question à se poser est la suivante : faut-il tirer l'entreprise vers le haut et vers la modernité, ou la maintenir dans le passé et le statuquo ?


C'est la même question qui s'est posée dans les années 1980 lorsque l'informatique a débarqué dans les bureaux, tout d'abord les micro-ordinateurs, puis la messagerie et les serveurs de fichiers. J'en parle dans cet article.

Lorsque je propose des scénarios de travail avec Teams, on me dit souvent "si on modifie trop les habitudes, on va perdre une partie de nos collaborateurs" (= ceux que l'on estime incapables de s'adapter). C'est donc souvent le second choix qui est retenu de peur de créer une fracture numérique entre ceux qui sont capables d'évaluer et les autres.


En fait, une fracture numérique se fait dans tous les cas. Car n'en doutez pas, il y a fort heureusement dans votre entreprise des forces vives qui ne demandent pas mieux d'innover, d'explorer de nouvelles pistes, d'être plus efficaces et surtout, de travailler plus agréablement. Ce sont ces forces vives qui font progresser les entreprises et surtout, ce sont ces collaborateurs qui sont souvent les plus engagés.


Malheureusement, ces forces vives sont rarement entendues. On préfère prendre soin de celles et ceux qui risquent d'être réfractaires, plutôt que d'encourager celles et ceux qui souhaitent innover, et de leur donner les moyens de le faire.


En choisissant le statuquo, en n'osant pas innover et moderniser les scénarios de travail de peur de perdre les collaborateurs qui ont du mal à innover, vous prenez le risque de perdre ces forces vives qui iront chercher ailleurs cette ambition qu'ils n'ont pas trouvée dans votre entreprise. C'est ce qui est arrivé récemment dans un entreprise dont j'ai croisée la route, avec un manager talentueux, convaincu par Microsoft 365 qui a finalement quitté son entreprise de guerre lasse, fatigué d'essayer de convaincre sans être entendu.


Les compétences numériques de plus en plus essentielles

Par contre, il ne faut pas se voiler la face : il y a un prérequis et ce prérequis, c'est la maîtrise de l'outil informatique. L'illectronisme existe, même dans les entreprises. Lorsque j'anime des formations, je me rends compte de la différence de maîtrise élémentaire de l'outil informatique entre les salariés. J'ai déjà rencontré dans mes formations à l'outil Teams des personnes qui ne maîtrisaient pas la gestion des fichiers : ils ne connaissaient pas l'explorateur de fichiers, sous Windows. Comment voulez-vous être efficace dans Teams si la notion de fichiers vous échappe ?


Beaucoup ne savent pas créer un "favori" dans leur navigateur internet, ni ouvrir un nouvel onglet. On pense que la messagerie est entrée dans l'ADN de tous les collaborateurs modernes, mais c'est faux : on me demande souvent une petite formation Outlook au passage, pour savoir comment correctement envoyer un mail ou savoir monter une réunion.


L'intelligence artificielle avec Copilot ne changera pas grand chose pour ces collaborateurs qui manquent des bases essentielles. Pire : ils risquent de s'en servir comme d'un pansement sur une jambe de bois. Difficile d'apprendre à conduire une moto puissante si on ne sait déjà pas tenir sur un vélo.


En somme, la compétence numérique est plus que jamais déterminante dans les entreprises modernes, devenant une nécessité absolue pour chaque collaborateur.



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