Dans cet article, je me propose de partager avec vous une petite astuce que je donne à mes clients pour améliorer la visibilité de leurs communications « corporate » dans le Réseau Social d’Entreprise Viva Engage de leur société. Mais avant de tout vous expliquer, faisons un rappel sur ce qu’est le Réseau Social d’Entreprise (RSE) avec Viva Engage.
Petit rappel sur le RSE
Si les premiers Réseaux Sociaux d’Entreprise (RSE) sont apparus il y a plus de 15 ans, rares sont les entreprises à en avoir réellement compris le positionnement et les nombreuses opportunités. C’est fort dommage, car comme je l’ai expliqué dans mon dernier livre « Comment réinventer la communication interne avec Microsoft 365 », le RSE permet de moderniser la communication d’entreprise bloquée 30 ans dans le passé avec la messagerie d’entreprise.
Le Réseau Social d’Entreprise permet de basculer d’une communication uniquement par mail qui saoule tout le monde (que j’ai baptisée le « spamming d’entreprise » dans mon livre), vers une communication par abonnement à des communautés thématiques qui répondent à de vrais sujets d’intérêt pour les collaborateurs (exemple, des communautés de support à des processus comme les achats, ou à des outils comme l’ERP ou Microsoft 365 comme dans cet exemple chez TOTAL ENERGIES).
Reste à oser changer les choses et à engager l’entreprise dans une nouvelle manière de communiquer, ce qui n’est pas chose facile. La difficulté n’est pas tant du côté des collaborateurs qui seront ravis de ne plus être noyés sous les mails de la com’ interne, mais plutôt du côté des dirigeants qui sont souvent très conservateurs sur ce sujet : j’en parle dans mon livre (page 29).
Donné pour mort avec l’apparition de Teams il y a bientôt huit ans, le RSE historique Yammer de Microsoft s’est refait une jeunesse avec un nouveau nom « Viva Engage », et un positionnement (très bien vu) résolument orienté vers l’engagement du collaborateur. Personnellement, c’est un outil que j’adore, qui est extrêmement riche en possibilités et en fonctionnalités.
Les publications de la com’ interne dans Viva Engage
Les entreprises qui utilisent Viva Engage pour communiquer regrettent cependant une chose très handicapante : il n’est pas simple pour les collaborateurs de faire le tri entre les « posts corporate », publiés par celles et ceux qui sont légitimes pour parler au nom de l’entreprise (l'équipe de la direction de la communication interne) et les messages des autres collaborateurs.
En effet, même si je travaille au sein de la direction de la communication interne et que je suis légitime pour « parler au nom de l’entreprise », si je publie un message corporate dans n’importe quelle communauté, il est publié en mon nom propre. Difficile pour les salariés d’une grande entreprise d’identifier parmi tous les messages publiés, ceux qui sont des messages officiels, des autres non officiels.
Comme je l’explique en page 113 de mon livre, il existe pourtant bien une astuce : demander à l'entreprise la création un compte Microsoft 365 dédié à la communication corporate. Le nom affiché pourra alors être "COMMUNICATION INTERNE", et la photo de profil pourrait être le logo de l'entreprise.
Quand il faut publier un message corporate au nom de l’entreprise, on peut alors utiliser ce compte. On a alors une communication au nom de l’entreprise, ce qui clarifie les choses aux yeux des collaborateurs :
Mais cette solution se heurte à un problème de taille : outre le besoin de changer physiquement de compte pour poster avec une autre identité, les collaborateurs de la direction de la communication interne doivent se partager le mot de passe de ce compte pour publier. C’est généralement rédhibitoire en termes de stratégie de sécurité des comptes et très rares sont les entreprises qui acceptent de passer outre cette règle.
Une autre solution : la délégation.
Viva Engage permet en effet de donner à d’autres personnes la possibilité de publier dans Viva Engage en votre nom propre : c'est la notion de délégation. Par exemple, un directeur peu habitué aux outils digitaux (un grand classique dans les entreprises) peut nommer son assistante comme « déléguée » de son compte Viva Engage. L’assistante pourra alors, sous la dictée de son patron, publier un message dans une communauté au nom de son directeur et pas en son propre nom.
Dans ce scénario, la création d’un compte spécial « direction de la communication interne » reste nécessaire. Mais le mot de passe est conservé par l’équipe qui créé le compte (souvent la DSI), comme cela se fait pour un « compte de service » utilisé par des traitements informatiques. Ce mot de passe n’est pas donc PAS divulgué aux membres de la direction de la communication interne, qui n'ont pas à se le partager, ce qui n’enfreint aucune règle de sécurité.
L’intervenant de la DSI va créer le compte, puis il fera trois petites opérations complémentaires :
il va se connecter avec ce compte sur https://www.Microsoft365.com
il va mettre comme « photo de profil », le logo de l’entreprise
il va ouvrir Viva Engage, et accéder au module de gestion des délégués du compte pour nommer des délégués
Vidéo : accès à la délégation
Là, il pourra nommer une personne de la direction de la communication interne comme gestionnaire des délégués de ce compte. Cette personne pourra alors ensuite, en toute autonomie, nommer jusqu’à 20 délégués de ce compte. Ces personnes seront autorisées à poster dans Viva Engage des messages d’entreprise au nom de "COMMUNICATION INTERNE" et parleront ainsi toutes d'une seule voix. Cela évite également de montrer l'identité véritable de l'auteur du post qui peut être potentiellement gênant s'il s'agit d'un prestataire par exemple.
Si vous êtes nommé(e) délégué(e) du compte, il alors très simple de poster un message « au nom de l’entreprise ». Dans l’exemple ci-dessous, Louise MICHEL est une collaboratrice de la direction de la communication interne. Elle doit poster un message pour relayer les voeux de la Direction Générale : elle ne doit pas le poster en son nom propre, mais au nom de la COMMUNICATION INTERNE de l'entreprise. Pour cela, dans l’éditeur du message, elle dispose de la possibilité de choisir le compte au nom duquel elle va s’exprimer : le sien, ou le(s) compte(s) dont elle est déléguée. La seule condition est que ces comptes soient membres de la communauté en question.
Une fois le message posté « au nom » du compte officiel de communication interne, le message apparaît bien comme officiel, et non en son nom propre. Pour les collaborateurs, il n’y a donc aucun doute sur la nature officielle de la publication.
Le cas de la communauté « toute l’entreprise »
La communauté « toute l’entreprise » est une communauté spéciale dont tous les collaborateurs de l’entreprise sont membres. C’est une communauté que la direction de la communication interne doit particulièrement soigner, car c’est l’organe central pour parler à tous les collaborateurs.
Parce que Viva Engage va héberger des communautés qui sont réellement utiles aux collaborateurs et qui les intéressent vraiment (pour l’accompagnement à certains processus et outils, ou pour animer des communautés sur des sujets d’intérêt), les collaborateurs seront forcément utilisateurs de Viva Engage, au risque sinon de ne plus avoir d’information du tout, et sur rien. En prenant connaissance des informations des communautés qui les intéressent, ils auront ainsi connaissance des informations générales publiées dans cette communauté « toute l’entreprise » qui s’afficheront dans leur mur.
Malheureusement, il est courant de constater que cette communauté "toute l'entreprise" est complètement abandonnée par la direction de la communication interne qui n’a pas encore pris conscience des enjeux, même si des dizaines de milliers de collaborateurs en sont membres.
Les signes de cet abandon sont nombreux : pas de nom particulier (on peut pourtant renommer « toute l’entreprise » avec le nom de la société par exemple), pas d’image personnalisé dans le bandeau, pas d’icône, pas d’explication, aucune animation, et une communauté « en friche et en libre service » où tout le monde peut publier ce qu’il veut. Un comble pour des directions de la communication interne qui refusent souvent d'utiliser Viva Engage justement pour mieux verrouiller la communication d’entreprise.
Le rôle de la direction de la communication interne, c’est pourtant de « mettre en visibilité » de toute l’entreprise les informations intéressantes postées dans différentes communautés publiques. C’est un travail de veille très utile pour l'équipe de la com' interne, qui permet d’identifier les signaux forts ou faibles de l'entreprise, de repérer des sujets qui pourraient avoir de la valeur et qui mériteraient d'être portée à la connaissance de tous les collaborateurs. Ca peut être par exemple pour informer l’entreprise d’un problème technique important ou pour mettre en valeur la réussite d’un projet et féliciter l’équipe.
En conclusion
Viva Engage a beaucoup plus d’intérêt pour les grandes entreprises que pour les toutes petites PME qui peuvent se contenter uniquement de Teams pour animer leur communication et les groupes d’intérêt. Les positionnements de Teams et de Viva Engage sont en tout cas bien différents, comme je l'explique dans cette page.
Pour ces grandes sociétés, Viva Engage offre des opportunités importantes pour moderniser la communication et permettre aux collaborateurs de se mobiliser lors de grands événements majeurs (comme dans cet exemple (lire), lors du lancement de la 4G chez Bouygues Telecom). Loin d'être une solution en perte de vitesse, Microsoft investit sur l'outil en proposant de nouvelles fonctionnalités (les campagnes, ...) et de nouveaux outils associés (Viva Amplify).
Si vous voulez en savoir plus sur ce sujet, n'hésitez pas à lire mon livre et/ou à me contacter (cliquer) pour vous aider à explorer ces possibilités pour votre entreprise.
