La collaboration au sein des entreprises au travers d’équipes Teams et de canaux (à la place des mails) révolutionne les scénarios de travail : la collaboration est plus fluide, plus agile, plus simple, et un mot, beaucoup plus efficace qu’avec le mail, comme je l’explique dans cette vidéo.
Sept ans après la naissance de Teams, la maîtrise de la notion de « canal » par les entreprises restent pourtant souvent insuffisante, voir inexistante. Si les canaux standards (appelés aussi « publics ») et privés sont généralement faciles à comprendre, ce n’est pas le cas des canaux partagés. C’est fort dommage car ces canaux partagés offrent des opportunités incroyables aux entreprises pour couvrir des besoins de collaboration complexes. C'est que je vais essayer de vous faire découvrir dans la vidéo associée à cet article.
Aborder les canaux sous l’angle des scénarios
Le problème dans les entreprises, c’est que l’accompagnement à Teams se fait encore trop souvent sous l’angle des outils (=mode d’emploi) alors qu’il faudrait l’aborder sous l’angle des scénarios (=mise en œuvre pour répondre à un besoin métier particulier). C’est ce que je fais dans le cadre de mes missions auprès des entreprises, notamment avec du Digital working.
Le choix d’un type de canal (standard, privé, partagé) doit répondre à un besoin métier clair, au risque sinon de faire du « bricolage » et de passer à côté de tous les gains que peut vous apporter un outil comme Teams.
Concrètement, dans cette vidéo, je vous présente les trois types de canaux Teams sous l’angle précisément de quatre scénarios métier concrets. Le premier scénario est simple, avec un manager qui anime son service avec des canaux standards. Puis le scénario se complexifie, avec un canal privé, puis un canal partagé pour répondre à des besoins de collaboration plus larges.
La centralisation des canaux partagés dans une équipe : puissant !!
Le scénario #4 décrit dans la vidéo va certainement susciter de l’intérêt auprès d’un grand nombre d’entre vous car il en suscite chez mes clients ! C’est la solution la plus élégante quand on souhaite couvrir des besoins complexes de collaboration entre des personnels de plusieurs services différents, sans pour autant « noyer » tout le monde sous une avalanche d’équipes Teams.
Ce scénario #4, avec cette équipe « Supervision Contrôleurs de Gestion » montre qu’il est possible de participer à plusieurs équipes sur des thématiques précises (le "budget" dans le cadre de cette vidéo) sans pour autant en être membre à part entière et être noyés sous les équipes Teams de tous les services.
Pour l'anecdote, ce scénario m’a été directement inspiré par la demande d’une de mes clientes du secteur bancaire (merci Caroline 😊)qui me demandait récemment de concevoir un scénario de collaboration des chefs de projet avec les managers / décideurs, sans pourtant autant intégrer ces managers dans toutes les équipes projets, solution qui aurait été rejetée.
Ainsi, plutôt que les managers soient en copie de tous les mails des chefs de projet (ancien scénario), dans ce nouveau scénario, chaque projet est une équipe Teams et chaque chef de projet sollicite et/ou informe le manager uniquement via un canal partagé 100% dédié à la relation avec le management. Tous les canaux « management » des projets dont un manager a la charge de supervision sont regroupés dans une équipe unique créée pour lui, ce qui donne à chaque manager la capacité de centraliser tous les canaux d'échange des projets dans une seule équipe qui lui est dédiée.
Par contre, un processus d’invitation pas simple...
Dans la vidéo, pour le scénario #4 qui est le plus intéressant, j’ai volontairement simplifié le processus d’invitation d’une équipe dans un canal partagé. Dans la réalité, ce processus est plus complexe, voir même, assez déroutant. Il se déroule en 6 temps (voir les images ci-dessous en illustration).
Pour aider à la compréhension, j'appelle "équipe A", l'équipe qui contient un canal à partager (dans la vidéo, c'est l'équipe d'un service) et j'appelle "équipe B" celle qui va recevoir le canal (dans la vidéo, c'est l'équipe du contrôleur de gestion).
Le propriétaire de l'équipe A va choisir de partager "Avec une équipe"
Comme il n'est pas propriétaire de l'équipe qu'il veut inviter, il va indiquer le nom du propriétaire de l'équipe B : une invitation lui est envoyée.
Ce dernier va recevoir une notification dans "Activité" : il va cliquer sur "accepter".
Juste après, il va sélectionner l'équipe B qui doit recevoir ce canal partagé : il choisit parmi la liste des équipes dont il est propriétaire. Il clique sur "terminé".
Une fois que c'est fait, une notification est envoyée au propriétaire de l'équipe A (!), qui doit approuver le choix et accepter que son canal soit intégré dans l'équipe B sélectionnée.
Une fois que c'est approuvé, le canal partagé apparaît alors dans l'équipe B.
Ouf, c'est terminé. Une fois qu'on connaît le principe, tout est plus simple.
Les invités externes : "persona non grata" dans les canaux partagés
Contrairement aux autres types de canaux, comme c'est expliqué dans la vidéo, vous ne pouvez pas inviter de personnels externes à votre organisation. Autrement dit, vous ne pouvez pas inviter de fournisseur ou autres prestataires s'ils n'ont pas un compte Microsoft 365 dans votre entreprise.
Il y a cependant une possibilité, mais elle n'est pas simple : il s'agit de mettre en place une approbation mutuelle entre les deux organisations, avec la connexion B2B Azure Active Directory. Cette opération ne se fera pas facilement : les relations d'approbation ne se font pas tous les quatre matins, et elle ne se font généralement qu'entre des organisations très proches et très liées. Par exemple : des sociétés d'un même groupe commun.
Inutile de demander à votre DSI une approbation avec vos 50 fournisseurs (si ce n'est plus) simplement pour pouvoir les inviter des canaux partagés Teams. Et rares sont les entreprises qui n'ont que deux ou trois fournisseurs uniquement (sauf si ce sont des sociétés du Groupe). Bref, tant que cette limite reste en place, les scénarios intégrant des personnes externes dans les canaux partagés sont compliqués ou impossibles à mettre en place.
Ce qu’il faut retenir
Cette vidéo, et en particulier le scénario #4, montre les opportunités inédites et insoupçonnées de collaboration au sein d’une entreprise, de manière canalisée.
Vous n’y verrez de l’intérêt que si vous avez conscience de la puissance de collaboration avec Teams, à la place de la messagerie (voir cette vidéo) ce qui vous donnera alors l'envie de mettre en oeuvre ces solutions.
Dans le cas contraire, ces scénarios vous sembleront d'un premier abord trop complexes par rapport aux échanges de mails qui vous semblent beaucoup plus simple à première vue. Il y a pourtant une différence essentielle :
La collaboration avec Teams est canalisée et structurée : on peut y mettre des règles, des scénarios claires, ...
La collaboration avec la messagerie est anarchique et déstructurée, avec toutes les conséquences que l’on imagine sur l’efficacité individuelle et collective, ce que je relève dans tous mes audits d’entreprise.
Pour cette raison, la collaboration avec Teams doit se réfléchir et se préparer, ce qui n'est pas le cas avec la messagerie, où chacun fait un peu ce qu'il veut. Et cette préparation, cette réflexion, très peu d'entreprise acceptent d'y consacrer du temps, alors que l'efficacité, l'agilité, la performance est le sujet principal dans tous les CODIRs.
Le pré requis pour réussir à mettre en place de tels scénarios c'est une réelle volonté de transformation des scénarios de collaboration (= abandonner l’ancien scénario basé sur les mails) et réussir à embarquer tous les acteurs de cette collaboration dans cette démarche. Or dans la grande majorité des cas, le management et la direction générale en tête ne sont pas impliqués ni même intéressés, ce qui ne permet pas de créer une dynamique réelle et suffisante pour un changement d'une telle envergure. J'y reviendrai dans de prochaines publications.
La vidéo montre en tout cas que la définition de ces scénarios mérite une réelle réflexion et une maitrise des outils. Penser ces scénarios, c’est ce que j’appelle faire de « l’ingénieurie collaborative », un concept complètement nouveau dans un monde professionnel où le « chacun pour soi » règne en maître depuis 30 ans avec une messagerie qu'on peut utiliser à tord et à travers sans règle particulière. Les managers, en copie de tous les mails pourront en témoigner.
Bref, pour toutes les entreprises qui souhaitent canaliser, fluidifier, optimiser la collaboration, les solutions modernes et innovantes existent, comme celles présentées dans cette vidéo et cet article. Pour les autres, la seule solution reste la messagerie, sans espoir de progrès, en espérant que les concurrents ne feront pas l'autre choix.
