Au fil de mes publications et des retours que j'en ai, j'ai croisé la route de Maeva Chelly, une assistante de direction résolution digitale, passionnée par son travail, et par l'apport du digital dans son métier : elle en est même une ambassadrice.
Au sein des entreprises de toutes tailles, les assistantes ont un rôle essentiel. Elles sont proches des collaborateurs pour la plupart, et proches des managers / décideurs pour beaucoup.
Elles ont un rôle de facilitateur : elles ont tout intérêt à tirer partie des outis digitaux mis à leur disposition. Maeva a accepté de répondre à quelques questions.
Maeva, pouvez-vous présenter votre parcours professionnel ?
Je suis assistante de Direction depuis plus de 25 ans, au sein de Direction Générale ou Direction Marketing de sociétés internationales. Je travaille chez Microsoft depuis 10 ans.
Convaincue que la performance est présente au cœur de chaque organisation, je m’épanouis dans la gestion de projets variés, visant à organiser de bout en bout leur bon déroulement répondant aux besoins des clients internes et externes dans le respect de règles de planification et de budget.
Je consacre 20% de mon temps à un rôle d’Ambassadrice métier, auprès de la communauté des assistant(e)s pour les accompagner dans l’adoption des usages liés à la transformation numérique. Ce n’est pas une mission que me confie Microsoft, mais une liberté que me laisse Microsoft sur le temps que j’ai pu optimiser grâce au numérique pour me développer sur des projets qui me tiennent à cœur et notamment celui de partager mes expériences, mes connaissances.
Enfin, je suis passionnée de numérique et utilisatrice avertie, je puise mon énergie dans l’efficacité, le partage, la communication, la gestion de projet.
Vous animez un site professionnel destiné aux assistant(e)s de direction. Pouvez-vous nous en parler ?
Depuis quelques années, je publie des fiches pratiques à travers le magazine et le site Assistant(e) Plus pour faciliter le quotidien des assistant(e)s abonné(e)s à ces médias, via une sélection des meilleurs "Trucs & Astuces" Office 365.
Forte des succès rencontrés et à la demande croissante d'aide, j’ai décidé de créer mon blog #DigitalActive (www.maevadigitalactive.com). Je partage plus que jamais la pensée d'Anna Monar : "Le partage enrichit chacun en accroissant leur connaissance".
J’ai tout simplement envie de partager ma passion des outils Microsoft, d'écrire des articles sur comment les utiliser (au mieux), de créer une communauté autour des mêmes centres d'intérêt, de stimuler l'envie d'apprendre, d'apporter ma contribution aux autres, de me faire connaître...
J’ai eu donc envie d'un endroit pour moi, un lieu de rendez-vous sur Internet pour échanger. Un espace entre champs des possibles et réalité.
De Outlook à OneNote, en passant par Word, Excel, PowerPoint, Skype Entreprise, Forms... et bien d'autres logiciels encore, le blog est là pour guider et aider dans la bonne pratique outils collaboratifs Office 365 à travers des fiches pratiques, des trucs et astuces pour gagner en efficacité, des modèles prêts à l’emploi pour un gain de temps indéniable.
Vous êtes ce qu’on peut appeler une assistante de direction résolument digitale, notamment en vous appuyant sur les outils d’office 365. Qu’est-ce que ces outils vous ont apporté au quotidien? Quels sont les outils les plus efficaces pour les assistant(e)s selon vous?
Parmi les outils qui me semblent indispensables pour une assistant(e), je citerai les outils de travail collaboratif d’Office 365, à savoir, en priorité Outlook, Excel et PowerPoint, mais également pour le stockage SharePoint, OneDrive, pour la prise de note OneNote, et Yammer comme réseau social d’entreprise.
Il y a également l’indispensable Skype Entreprise, pour la messagerie instantanée, Microsoft Forms pour les questionnaires/sondages. Sans oublier Microsoft Teams, véritable hub de connexion privé, rassemblant personnes, conversations, fichiers, espace de stockage, outils dans un seul emplacement permettant à chacun d'avoir un accès immédiat à tout ce dont il a besoin.
Bien au-delà de tous ces outils, la transformation numérique est avant tout un changement d'usages.
Dans mon quotidien, je passe 30% de mon temps sur Outlook dans la gestion de mails, mais également pour gérer différents calendriers. Mettre en place des règles, des indicateurs de suivi ou affecter des catégories pour une utilisation ou recherche ultérieure est un atout essentiel dans le processus de hiérarchisation et de traitement des mails. Je m’applique également de bonnes pratiques pour gagner du temps (j’en parle dans mon blog).
Changer ma façon de travailler, c’est aussi ne plus utiliser le mail pour échanger avec mon manager surtout lorsque celui-ci est à l’étranger. J’utilise des solutions collaboratives partagées comme OneNote, OneDrive. Lieu privilégié d’échange, de partage de note et d’historisation de l’information, cet espace me permet de rester en contact avec lui et le décalage horaire entre nous ne devient plus un obstacle à la communication.
Le temps gagné, je le dédie de la gestion de projets visant à organiser de bout en bout leur bon déroulement répondant aux besoins des clients internes et externes. Pour cela j’utilise Microsoft Teams, un espace collaboratif privé qui où tout est centralisé, que cela soit en mode conversation, prise de note, espace de stockage de documents, avec de la coédition en temps réel, tout cela lié à un projet dédié.
Voilà comment au quotidien le digital avec des astuces simples, ludiques et inspirantes, des outils collaboratifs, me permet de gagner en temps, sérénité, efficacité et productivité.
Vous avez certainement l’occasion de croiser des assistant(e)s qui n’ont pas adopté ces nouveaux usages. Quels freins avez-vous constaté ?
La transformation numérique des entreprises est une réalité et par la même occasion, le métier de l’assistant(e) évolue. L'arrivée du micro-ordinateur a transformé les secrétaires en assistant(e)s et le numérique les transforme en vraie ambassadrice de l’organisation tournée vers la gestion de projet.
Mais pour cela, il a fallu accepter la façon de changer le métier. Historiquement ce qui faisait notre valeur c’est ce que l’on savait et ce que les autres ne savaient pas ; ce n’est plus tout à fait vrai ! car à l’heure de la transformation numérique, c’est la capacité à partager notre savoir et l’enrichir du savoir des autres pour un bénéfice commun.
Le numérique ce n'est pas seulement un sujet d'outils et aussi et beaucoup un sujet d'état d'esprit. Fort est de constater que le principal frein de l’assistant(e) à l’adoption des nouveaux usages est souvent l’assistant(e) elle-même. Elles n’osent pas changer leur façon de travailler, elles attendent qu’on le leur demande.
Elles pensent, à tort, que les outils vont les remplacer. Cependant, ils ne se suffisent pas à eux-mêmes et peuvent devenir nos pires ennemis si nous les maitrisons mal. Derrière l’outil il y a l’humain !
Le rôle du assistant(e) est multiple et varié. Souvent effectué dans l’invisible, la multiplicité de tâches laisse peu de temps pour chercher l’outil le plus adapté au besoin. Par manque de formation ou par manque d’envie, l’assistant(e) ne s’engage pas vers le numérique. Il faut cependant activer sa curiosité, partager ses découvertes, ne pas hésiter à essayer. Pas à pas, doucement changer sa façon de travailler, collaborer, échanger pour gagner du temps et être plus agile, ne plus avoir peur du changement.
Les assistant(e)s sont naturellement des réseaux sociaux qui détient le savoir. Passer ce savoir au format numérique ne lui enlève rien car elle en reste la garante. Ce n'est pas son rôle qui change mais la façon dont elle l'exerce.
Selon moi, l'assistant(e) doit avoir une ouverture d'esprit face aux outils informatiques et sortir des usages en mode traditionnel. Elles peuvent initier leurs managers et collaborateurs aux outils, organiser des événements dans l'entreprise, animer des réseaux de communication, mettre en place de nouvelles pratiques plus collaboratives..... créer du lien et favoriser l’adoption. Le numérique est une très belle opportunité d’optimisation de son temps.
Le numérique, c’est ludique, inspirant et un véritable atout pour le métier. Qu’on le veuille ou non, le numérique, c’est comme le passage à l’an 2000 ou l’arrivée de l’Euro, on ne peut l’empêcher. Le numérique, c’est maintenant et demain, c’est l’ère de l’intelligence collective. L’entreprise passe de l’individualisme au collectif. Ensemble on est plus fort et surtout on va plus loin…
Notamment via Microsoft, vous intervenez en session pendant lesquelles vous partagez vos expériences. Pouvez-vous nous en parler ?
Comme indiqué précédemment, je dédis 20% de mon temps gagné grâce au numérique, en tant qu’Ambassadrice métier, auprès de la communauté des assistant(e)s pour les accompagner dans l’adoption des usages liés à la transformation numérique.
Le but principal de ces interventions est de leur donner envie d’avoir envie. Les assistant(e)s sont au cœur des organisations, à la croisée des solutions technologiques et de l’humain. Elles sont les relais et les rouages incontournables de la transformation digitale. Elles accompagnent, elles amplifient, elles simplifient....., elles ont un rôle de facilitateurs, un véritable hub de connexion, un peu comme des aiguilleurs du ciel pour que tout le monde trouve sa place et évolue en toute confiance et sécurité.
Plus que jamais, les assistant(e)s infusent la transformation, là où il faut déployer de nouveaux outils mais surtout et avant tout de nouveaux modes de travail collaboratifs, les assistant(e)s sont un maillon clé pour accompagner les managers et les collaborateurs.
L’avenir de notre métier c'est l'intelligence collective. Le changement n'est pas tant sur les outils que sur la posture d'ouverture au changement. Accepter de faire différemment et avoir la volonté de suivre son temps, d'aller de l'avant, de ne pas rester sur ses positions et de suivre le sens de l'histoire.
Il est donc important qu’elles comprennent que le numérique n’est en aucun cas un danger pour ce métier, c'est au contraire une somme infinie d'opportunités si les assistant(e)s s'approprient le numérique pour travailler mieux, plus vite et ensuite s'investir sur des projets pour montrer leur valeur ajoutée. Car le propre de ce métier c'est que mieux on le fait, plus il est invisible. Le numérique va permettre de rendre visible l'invisible...
A travers des scénarios d’usage pour gagner en temps, sérénité, productivité, efficacité, il ne s’agit en aucun cas de formation technique, je souhaite leur donner envie de devenir de vraies ambassadrices Office 365.
Les assistant(e)s peuvent être les meilleures amies et les pires ennemis dans l’adoption des usages. Elles ne sont pas au cœur des décisions des choix technologiques, mais au cœur du dispositif d’adoption, de la mise en place de nouveaux usages collaboratifs, plus modernes, plus agiles, plus innovants s’appuyant sur l’intelligence collective. Il est important de les intégrer dès le début dans le plan de transformation numérique des entreprises afin qu'elles puissent être moteur de l'adoption.
Au-delà de ces interventions, je suis co-animatrice d'un réseau d'échanges et de discussions sur les valeurs et les évolutions du métier, créé à l’issue des conférences, interventions, animations, avec des assistant(es) de tout univers, passionné(e)s égalemement. Véritable lieu d’entre-aide et de partage qui ne cesse de grandir.