A propos de


Digital Inside est un site dédié à la promotion, sensibilisation et accompagnement du digital interne au seins des petites, moyennes et grandes entreprises.

  • Facebook Social Icon
  • Twitter Social Icon
  • YouTube Social  Icon

Digitaliser une direction
avec les outils digitaux 

Au sein des entreprises, les grandes directions sont de petites entreprises à elles seules, qui recherchent à établir une cohérence entre les collaborateurs, à faciliter le partge et à fluidifier les échanges. Cette rubrique explique en quoi le digital est un axe de performance, et comment aborder ce projet. 

Toutes les Directions dans une entreprise ont besoin de cohérence entre les collaborateurs, mais certaines plus encore que d'autres, comme par exemple les Directions commerciales, qui doivent faire en sorte que tous les collaborateurs soient au même niveau d'information.

 

Et puis, de la qualité du partage de l'information et des échanges au sein d'une direction dépend aussi la réactivité des personnels qui y travaillent. Si chercher une information réclame des efforts, ou nécessite de solliciter des collègues (par mail, souvent), ce sont des points d'efficacité qui s'envolent.

 

La digitalisation d'une direction est une réponse à ces préoccupations. Les solutions digitales apportent des solutions pour faciliter le partage, fluidifier les échanges. Et le portail métier intranet est la première brique de la digitalisation d'une direction.

Etude d'un cas réel

La Directrice commerciale de GRTgaz a souhaité transformer la façon de collaborer et de partager l'information au sein de sa direction. Pour atteindre cet objectif, j'ai pu travailler en complète agilité avec le comité de direction. Découvrez le dossier complet, avec l'aimable autorisation de Catherine Brun, Directrice Commerciale.

Le portail métier pour 
agréger informations et collaboration

 

Le principe du portail Web n'a rien de nouveau. Il s'agit d'offrir aux collaborateurs un espace Web intranet unique dans lequel ils pourront trouver toutes les informations utiles, et accéder à tous les espaces de partage, ou outils métiers.

 

Cette explication est évidemment très réductrice. C'est bien plus qu'une simple page Web. Et si vous avez en tête cette seule définition, votre projet aura peu de chance d'aboutir à un résultat convaincant.

 

Le portail métier être vu comme un dispositif qui va porter la stratégie de la direction: sa structure sera pensée en fonction de l'orientation que vous voulez donner à votre activité. Le portail ne doit pas non plus se limiter à des liens, ou à des documents, mais idéalement intégrer les échanges, les discussions. Là aussi, le portail doit porter les ambitions de la direction en termes d'entraide, de collaboration, de synergies entre les équipes de la Direction.

 

Pour toutes ces raisons, la conception d'un portail métier (dans le cadre d'une digitalisation de la direction) constitue un véritable projet managérial, comme l'évoque Catherine Brun dans cette interview accordée à ce site.

Respecter l'identité
de la Direction utilisatrice

 

La mise en œuvre d'un portail métier au sein d'une direction, peut être pensée de plusieurs façons, sous plusieurs angles. Et selon la manière d'aborder le sujet, vous obtiendrez un franc succès ou un cuisant échec.

 

La mauvaise approche serait d'aborder le projet sous l'angle de l'outil. Le réflexe classique dans les DSI, quand les directions émettent le besoin fonctionnel d'un portail, est de déployer un site SharePoint assez basique pour y répondre rapidement, si possible en reprenant un modèle identique à ceux déployés dans d'autres directions, tout cela  sous prétexte de cohérence dans l'entreprise.

 

Dans la réalité, il y a derrière cette stratégie un objectif de simplification du travail pour deux des trois acteurs concernés : la DSI (mise en œuvre plus simple), la direction responsable de la qualité des données (contrôle plus aisé si tout le monde a le même modèle). L'intérêt du troisième acteur, c’est-à-dire la direction qui va utiliser le dispositif, est complètement mise de côté.

 

Or, toutes les directions sont différentes. Elles ont toutes - par définition - des métiers différents, des missions différentes, des structures, des modes de fonctionnement, des stratégies différentes. Vouloir contraindre dans un même moule intranet toutes les directions d'une entreprise, c'est nier qu'elles ont chacune des stratégies et des identités qui leur sont propres.

 

 

Soigner la forme et le fond du portail

 

Les entreprises n'ont pas encore compris la force de la forme, de l'esthétique. Autant les sites internet sont soignés pour véhiculer une bonne image de marque auprès des clients, autant les outils internes sont souvent moches, pour dire le mot.

 

Le look est pourtant un levier important, quand je l'évoque dans ce billet :

Réaliser un portail esthétique ne nécessite pas nécessairement de grands efforts techniques. Il n'est pas forcément nécessaire de triturer SharePoint dans ses fondements. Un soin dans la construction des pages peut suffire, sans développement. Ou le recours à des outils comme Mozzaik365 peuvent donner une touche esthétique rapide et très satisfaisante, par rapport au SharePoint brut de décoffrage.

 

Et puis il y a le fond : l'art et la manière de trouver l'information. C'est à la fois l'ergonomie des pages, mais aussi la structure interne du portail, la manière la plus naturelle d'accéder au contenu. C'est aussi des dispositifs complémentaires que l'on peut mettre en place pour "guider le collaborateur" vers la bonne donnée, un dispositif que j'intègre dans tous les portails que je mets en place.

 

J'appelle ce dispositif "le moteur de recherche guidé". Le principe est simple : il s'agit de rechercher dans une liste de liens utiles, gérée et administrée par la personne en charge du portail. Ce n'est pas un moteur qui vous donne des centaines de fichiers en retour de votre recherche, mais c'est un moteur qui vous donne une, deux ou maximum trois réponses maximum qui sont des liens vers les emplacements où se trouvent les informations que vous recherchez.

 

Par exemple, un incident se produit : en situation de crise, si vous tapez "crise", le moteur de recherche guidé vous donne en résultat LE lien vers la page du portail qui porte toutes les consignes en cas de crise, et qui affiche les documents et outils pour gérer la crise.

 

L'accompagnement du portail métier

L'accompagnement de la digitalisation d'une Direction, c'est une fusée à trois étages. Chaque étage doit développer la poussée nécessaire pour aboutir à une transformation de la Direction.

 

- PREMIER ETAGE : donner du sens. L'adoption de votre portail métier ne se fera que si vos collaborateurs en comprennent le sens et la philosophie. C'est une étape indispensable, qui permet également à la Direction de bien appuyer cette démarche autour d'une stratégie bien réfléchie. Cela sera très précieux pour favoriser l'adoption.

 

- SECOND ETAGE : expliquer la nouvelle manière de travailler. Il faut "réinventer la manière de travailler au sein de la Direction en intégrant le portail métier. A lire par exemple le billet "réinventer la vie avec le RSE". Il s'agit par exemple d'expliquer comment on gère certains aspects du métier en s'appuyant sur le portail, à l'exclusion des anciens outils (mails, serveur de fichiers, etc). 

 

- TROISIEME ETAGE : donner le mode d'emploi des outils, où cliquer, comment publiser des documents, comment échanger avec les collègues, etc. C'est la partie la plus simple du dispositf.

Tous ces sujets seront traités de différentes manières : avec des actions de communication, des interventions en séminaires / réunions de direction, avec des vidéos, tutoriels, etc

L'approche d'un projet
de portail métier

 

La mauvaise approche est d'aborder le sujet sous l'angle réducteur des documents. C'est pourtant un grand classique des intranet métier que de mettre en place un dispositif destiné uniquement à stocker les documents, parfois même au sein d'une immense et unique bibliothèque SharePoint.

 

C'est oublier qu'un métier ne se résume pas à une collections de documents, mais qu'il y a aussi des échanges, des discussions, des informations, des actualités, et tout autre type d'information structurée ou non structurée. Il ne faut résolument pas être "document centrique".

 

Le bon angle est aux antipodes de cette réponse générique et centrée sur le document : il faut au contraire s'immerger dans le métier de la direction, et percevoir avec l'équipe de direction le projet managérial qui se cache derrière leur besoin de portail, sachant que d'emblée, les responsables n'ont pas forcément conscience que derrière ce projet intranet se cachent de tels enjeux.

 

Il faut bien entendu identifier les documents qui sont produits et partagés, mais il faut voir au-delà, et comprendre sur certains sujets ce qui a encore plus de valeur que le document lui-même, c’est-à-dire l'information qui lui est associée.

 

Derrière un simple document, perdu dans la masse, se cache peut être des enjeux d'entreprise importants : ce genre de document doit être traité différemment, et mis en valeur dans l'intranet, un peu comme un diamant, petit par la taille, mais d'un coût important, sera mis en valeur dans un bel écrin.

 

Implication de la direction
& nécessaire agilité

 

L'implication de la Direction est fondamentale. En toute première ligne, le Directeur / la directrice de la structure et les membres de son comité de direction sont seuls décideurs. Car chaque orientation fonctionnelle décidé sur leur portail peut avoir un impact sur leur mode de fonctionnement, et donc sur l'atteinte des objectifs annuels qui leur ont été fixés.

 

Confier le sujet à un collaborateur trop éloigné de la Direction serait une erreur, car il aura difficilement en tête les objectifs managériaux de la Direction de la structure. Il se contenterait juste d'avoir un avis sur l'ergonomie, l'esthétisme, ou sur le pilotage du projet, sans intégrer le côté managérial du projet.

 

L'idéal est qu'un membre du Comité de Direction soit en charge du bon déroulement du projet. Il sera le facilitateur du concepteur de votre dispositif : il pourra aider à obtenir les réponses aux questions et saura motiver les membres de la direction qui ne sont pas moteurs dans cette démarche active. L'idéal parfait serait que cette personne soit la directrice / le directeur lui-même (;->), mais ce cas de figure se présente très rarement (cas d'école : la Directrice commerciale de GRTgaz - à lire le dossier du projet et son interview).

 

Mais ça ne suffit pas. Il faut une démarche pragmatique pour mener un tel projet.

 

N'abordez pas le sujet en commnaçant par demander aux responsables de la Direction un cahier des charges complet, parce qu'ils n'ont aucune idée de ce qu'ils souhaitent mettre en place en termes d'outils : définir le "comment", c'est le rôle du spécialiste digital qui saura mettre en musique les outils par rapport à une vision managériale.

 

Par contre, les cadres dirigeants ont une idée très claire de leur projet managérial, des postures qu'ils souhaitent initialiser avec ce dispositif et des gains qu'ils cherchent à en dégager. Cette vision doit être la source d'inspiration pour toute la conception du projet.

 

Le projet doit être mené obligatoirement en mode agile - ce qui n'implique pas une méthodologie de type Scrum, qui est en elle-même assez contraignante si on la suit au pied de la lettre. Je parle ici d'une certaine agilité pragmatique, à la fois dans la conception du besoin que dans sa réalisation (lire mon livre "penser autrement les projets informatiques" pour comprendre ma vision de l'agilité dans les projets).

Vers le portail et au-delà

 

Il y a encore quelques mois (à la date où j'écris ces lignes), la digitalisation d'une direction consistait pour moi à positionner au bon endroit des solutions comme SharePoint (pour le portail métier, le partage documentaire et autres) et Yammer, le Réseau Social d'Entreprise.

 

Avec les nouveaux outils de la suite d'Offices 365, comme Teams, Planner, to-do, flow, powerApps, … les choses ont beaucoup évolué, en seulement quelques mois. Aujourd'hui, la digitalisation d'une direction ne se limite plus à la simple mise en œuvre d'un portail SharePoint, mais bien à la bonne implantation de tous ces outils entre eux, et dans le quotidien des collaborateurs.

 

La première étape sera la mise en place d'un portail Web intranet pour donner un cadre digital à l'activité ; mais cette première étape devra être vite suivie d'un accompagnement des équipes à adopter les solutions digitales pour travailler, dans le cadre d'une démarche de "digital Working" qui fait l'objet d'un dossier complet dans ce site.

Cliquez sur la bannière pour en savoir plus

Animer la démarche digitale
au sein de votre direction

 

Même une fois mis en service, un portail métier n'est jamais terminé. Tout simplement parce que les missions et les activités d'une direction évoluent avec le temps, et que le portail doit évoluer avec elles. Mais au-delà  de ces seules évolutions fonctionnelles prévisibles, l'animation du portail métier est un point fondamental à ne pas oublier.

 

Cette animation se fait sur plusieurs points :

 

  • Le rappel régulier des enjeux du portail : les campagnes d'information et de sensibilisation ne doivent pas se limiter à la seule communication sur l'ouverture du dispositif : régulièrement, il faut en rappeler les enjeux, car les habitudes ont la vie dure,

 

  • la supervision de son (bon) fonctionnement : une personne au sein de la direction doit être investie d'une mission d'administration et de supervision. Cette personne doit veiller, régulièrement, à ce que le portail soit bien utilisé, que les informations soient régulièrement déposées aux bons endroits, et qu'elles soient à jour. Et si ce n'est pas le cas, il faut investiguer pourquoi ce n'est pas le cas: parce que pas le temps, pas envie, ou parce que le dispositif n'est pas cohérent (et donc correction à faire) ?

    Ce point de supervision est capital, car des informations obsolètes dans un portail métier ruine son intérêt et sa crédibilité en tant qu'outil métier

 

  • le maintien de la cohérence opérationnelle : j'évoquais précédemment (cliquer ici) le dispositif de "moteur de recherche guidé", qui permet de guider le collaborateur vers la bonne page d'un site, sans l'obliger à chercher partout dans le portail métier. Ce type de dispositif doit être géré : ajouter de nouveaux contenus, en retirer, etc. Le "catalogue des contenus utiles" doit évoluer, et doit correspondre aux contenus "phare" que la Direction souhaite vraiment rendre très visible.

 

  • l'exemplarité et la cohérence : la direction doit être cohérente avec ses décisions. Si la stratégie est de mettre en place des moyens digitaux pour collaborer et partager, il faut le faire jusqu'au bout. Si le portail porte par exemple un groupe Yammer de direction, plus aucune communication de direction ne doit passer par d'autres canaux (mails en particulier) que ce groupe Yammer. Les membres de la direction doivent être exemplaires et être utilisateurs eux-mêmes de ces solutions, moyennant un coaching s'il le faut de la part d'un spécialiste si besoin

 

  • le changement des habitudes : pour que le dispositif fonctionne, il faut que les collaborateurs changent leurs habitudes. Il faut "réécrire" avec eux la manière de travailler autour de sujets complets de leur métier, pour leur expliquer comment, dans ce nouveau contexte, on collabore désormais autour de tel ou tel dispositif. Régulièrement, il faut revoir les équipes pour leur expliquer, réaliser des tutoriels vidéos. Faire changer les habitudes est l'étape la plus complexes.

Cette rubrique vous a peut-être inspiré un cas d'usage concret pour votre entreprise ? Si vous souhaitez que nous en discutions, la société ABALON et moi même sont à votre disposition pour analyser votre contexte métier, vous conseiller, et vous accompagner de la conception à la réalisation.   

Besoin d'accompagnement ?

Vous avez des questions ou besoin de conseils ?

contactez-moi  |  qui suis-je ?   |   société Abalon