Ces notifications par mails qui plombent l'adoption de Microsoft 365
Focus sur ces notifications par mails qui compliquent l'adoption des outils de Microsoft 365
Christophe COUPEZ
21 avr.7 min de lecture
top of page
Notifications
Comment couper les notifications des outils ?
Alors que des outils comme Teams et Viva Engage permettent une collaboration et une communication plus efficace sans mails, tous les outils de Microsoft 365 sont paramétrés par défaut pour spammer toute l'entreprise ce qui ne manque pas de générer des protestations chez les utilisateurs.
Cette page vous présente des GIFS animés qui expliquent comment régler individuellement ces notifications pour les outils Teams, SharePoint, Viva Engage, Planner et OneDrive. Ces GIFS sont libres de droit : vous pouvez les utiliser pour expliquer à vos utilisateurs comment procéder pour couper les notifications.
Car ces notifications peuvent être un frein réel à l'adoption de Microsoft 365, comme expliqué dans l'article ci-dessous :
Couper les notifications de Teams
Teams offre de nombreuses façons de gérer les notifications. Vous pouvez par exemple "passer en mute" des canaux ou des conversations trop "bavardes" pour cesser d'être notifié. C'est ce qu'on voit pendant les formations. Ici, nous nous intéressons uniquement aux notifications par mail qui sont paramétrées par défaut sur "toutes les heures".
Couper les notifications de SharePoint
Vous avez certainement déjà reçu des mails qui vous indiquent que vous avez peut être manqué des informations publiées dans un site SharePoint. En fait, Microsoft 365 repère les actualités (pages SharePoint promues en "actualité") dont vous n'avez pas encore pris connaissance pour vous inviter à aller les lire. Si vous avez créé des pages, vous pouvez aussi recevoir des notifications si quelqu'un like la page, ou dépose des commentaires : si vous êtes contributeur d'un intranet dans une grande société, vous pouvez facilement être bombardé de mails. Heureusement, vous pouvez les couper en suivant les explications ci-dessous :
Couper les notifications de Planner
Planner aussi est très bavard. Vous pouvez recevoir des mails si quelqu'un vous attribue des tâches ou si des commentaires sont ajoutés à une tâche. D'un côté, c'est important d'être informé mais vous avez aussi l'information dans ToDo et dans Planner. Vous pouvez couper ces mails, sauf pour l'ajout de commentaires dans une tâche. En effet, aucune fonctionnalité ne permet de couper cette notification parfaitement inutile.
Couper les notifications de Viva Engage
Des entreprises renoncent à Viva Engage car l'outil "spamme" par défaut ses utilisateurs avec des mails de notification quand de nouveaux posts sont publiés. Il est pourtant très simple de supprimer ces notifications, comme cela est expliqué ci-dessous :
Couper les notifications de One Drive
Qui l'eut cru : même OneDrive envoie des notifications par mail. Certaines de ces notifications peuvent être utiles. Contrairement aux outils comme Teams et Engage, ces notifications sont moins nombreuses. Vous pouvez en tout cas les régler à votre convenance en suivant les explications ci-dessous :
Couper les notifications pour tous
Il existe tout de même quelques moyens pour couper les notifications pour tous les utilisateurs.
En voici quelques uns.
Couper les notifications du "digest des actualités SharePoint"
Le "digest des actualités SharePoint", c'est un mail envoyé par Microsoft aux utilisateurs pour leur proposer des articles d'actualités (= pages SharePoint promues en "actualités"). Le mécanisme repose sur Graph : il s'appuie donc sur vos centres d'intérêt présumés, et sur les actualités que vous avez lues ou pas lues.
Bref, la règle de gestion est assez obscure : certains utilisateurs reçoivent des mails, d'autres pas. Mais une chose est sûre : de nombreuses entreprises souhaitent couper ce "digest", même si individuellement, chaque utilisateur peut paramétrer selon ce qu'il souhaite, comme expliqué un peu au dessus.
La bonne nouvelle est qu'il est possible de "couper" ce Digest pour tout votre tenant.
Il suffit de passer cette commande en Power Shell sur votre tenant (avec les droits d'admin, bien entendu) :
Set-SPOTenant -EnableAutoNewsDigest $true | $false
Pour en savoir plus, cliquez ici pour accéder à des explications de Microsoft.
A lire également cette page Microsoft qui donne des explications pour déconnecter toutes les notifications SharePoint. Cette page semble s'appliquer uniquement à SharePoint Mobile (à tester).
Couper les notifications OneDrive
Comme expliqué dans l'article, OneDrive envoie également des notifications.
Il semble possible de désactiver ces notifications au niveau du tenant, comme expliqué dans cette page MS.
Pour cela, rendez-vous dans l'administration de votre tenant :
Vous connaissez d'autres solutions, pour d'autres outils (Teams, Planner, Engage) ?
N'hésitez pas à me l'indiquer en me contactant via LinkedIn : cliquer ici.
Je me ferai un plaisir de vous citer.
bottom of page