Microsoft Teams : gardez le contrôle, évitez les pièges
Avant de commencer, soyons clair : Microsoft Teams est un outil tout à fait fiable en termes de confidentialité des données. Microsoft Teams s'adosse à SharePoint qui n'a plus rien à prouver dans ce domaine.
Ni l'un ni l'autre de ces deux outils n'ont de failles de sécurité mais tous les deux ont des particularités qu'il faut connaître. En particulier, les particularités de SharePoint associées à celles de Teams peuvent réserver quelques surprises.
Comme je l'ai expliqué dans cette vidéo consacrée à la gestion de la sécurité dans SharePoint, certains paramétrages par défaut de SharePoint sont trop laxistes et mériteraient d'être révisés par Microsoft pour donner moins d'ouverture en termes de partage mais aussi en termes de droits.
Bref, si Teams et SharePoint fonctionnent très bien, il est tout de même important de connaître deux ou trois petites choses. C'est ce que nous allons ici point par point.
Cet article est un complément à un autre article publié en janvier 2026 : Conseils pour sécuriser les contenus de vos sites SharePoint
Les 10 points à connaître
C'est en échangeant avec mes clients (merci - encore - Catherine, Déborah, Kévin) que j'ai dressé une liste des points à connaître pour réellement et complètement blinder l'utilisation d'une équipe Teams. Leur demande était de savoir tout ce qu'il était possible de faire pour :
Contrôler qui dit quoi, dans quelles équipes
Eviter de perdre des fichiers
Garantir que seuls les membres et eux-seuls peuvent accéder aux fichiers de l'équipe
...
Au final, j'ai pu identifier dix point essentiels que vous pourrez découvrir ci-dessous :
#1 Les documents des conversations privées sont "jetables"
Lorsque vous dialoguez avec une ou plusieurs personnes au travers d'un chat (= conversation privée) et que vous partagez des fichiers, visuellement, il semble que ces documents sont réellement stockés dans Teams. En réalité, les documents que chaque participant poste dans une conversation privée sont stockées dans le OneDrive de la personne qui dépose le document. Vous retrouvez vos documents partagés dans le dossier "Fichiers de conversation Microsoft Teams" de votre OneDrive.
Le problème, c'est que les OneDrive sont propres à chaque utilisateur. Quand un utilisateur quitte l'entreprise, le stockage OneDrive est supprimé avec tous les documents qu'il contient. Si ces conversations étaient importantes (projets, etc), à chaque départ d'un participant, vous perdez les documents qu'il a partagés. C'est ce que j'avais constaté chez un client qui reprochait à Teams de perdre les fichiers de l'entreprise : leurs équipes projets avaient un fort turn-over et ils utilisaient exclusivement les conversations privées plutôt que les équipes.
Mon conseil Lorsque vous échangez sur des sujets importants (projets, ...) pensez à utiliser des canaux dans des équipes Teams. De cette manière les documents partagés dans les canaux sont stockés dans le site SharePoint associé à l'équipe Teams : il n'y a pas de risque de perte. Vous pouvez toujours échanger des documents en message privé, mais gardez à l'esprit que ceux là sont "jetables" et non pérennes.
#2 Un membre de l'équipe Teams a le droit de publier des messages dans tous les canaux
Par défaut, et c'est parfaitement normal, tous les membres d'une équipe ont le droit de créer des conversations dans tous les canaux des équipes Teams. Par défaut, ils ont également le droit de commenter toutes les conversations.
Autrement dit, si vous créez un canal Communication RH dédié aux informations des équipes RH, par défaut, tout le monde a le droit de créer une conversation dedans. Cela peut poser problème car peut être souhaitez-vous que seuls les responsables RH aient le droit de créer des conversations dans leur propre canal.
Pour certaines conversations sensibles, vous souhaitez aussi peut-être éviter que les utilisateurs apportent leurs commentaires, pour éviter des polémiques.
Mon conseil Comme je l'explique ici dans cette vidéo, vous pouvez activer la modération sur un canal pour réserver la possibilité de parler dans un canal à certaines personnes de votre choix : soit aux seuls propriétaires, soit à des personnes de votre choix au sein des membres de l'équipe Teams.
Attention, comme je l'explique ici dans cette vidéo, la fonctionnalité de modération est moins riche pour le tout premier canal créé de l'équipe : vous ne pouvez limiter qu'aux seuls propriétaires. Pour tous les autres canaux créés par la suite, vous pouvez choisir des personnes parmi les membres.
De même, lorsque vous créez une nouvelle conversation, vous pouvez restreindre la capacité des autres membres de commenter cette publication. A utiliser avec parcimonie, car une conversation que vous fermez aux commentaires peut être de nature à déclencher une polémique.
#3 Un membre de l'équipe Teams peut modifier / supprimer ses messages
Rien d'anormal et heureusement que c'est le cas : tout utilisateur peut corriger un message qu'il a lui-même posté dans Teams, ou même le supprimer. Il ne peut évidemment pas le faire pour les messages des autres utilisateurs.
Cela ne pose aucun problème sur la plupart des sujets, dans une entreprise saine, avec des collègues sains. Par contre, sur certains sujets polémiques ou sensibles, avec certaines personnes douteuses, peut être souhaitez-vous empêcher toute modification, de la même façon que le contenu d'un mail ne peut plus être modifié après envoi.
Exemple : un collaborateur vous demande votre autorisation pour engager une dépense de 10000 euros, vous répondez OK à son message mais il le modifie juste après pour afficher 20000 euros. Fort heureusement, toute modification d'un message est indiqué par un "modifié" affiché dans le message, mais l'ancienne version du message ne peut pas être retrouvé.
Mon conseil Ce problème reste exceptionnel et se rencontre principalement dans des entreprises dans lesquelles l'atmosphère n'est pas très saine et dans lesquelles règne un climat de méfiance. Si c'est le cas, sachez que le propriétaire d'une équipe peut retirer aux membres la possibilité de modifier et/ou de supprimer ses messages. Ca se passe dans Gérer l'équipe, onglet Paramètres, décochez les cases en jaune :
#4 Un membre de l'équipe Teams peut créer des canaux et supprimer n'importe quel canal de l'équipe
Voici quelque chose dont les propriétaires d'équipe Teams n'ont pas toujours conscience. Il n'y a pas que le propriétaire d'une équipe Teams qui peut créer de nouveaux canaux ou pire, supprimer des canaux existants. Dans le paramétrage par défaut d'une équipe Teams, tous les membres ont ce pouvoir.
Ca peut poser problème. Imaginez que vous avez mis en place une équipe Teams pour toute l'entreprise, avec des canaux très importants dans lesquels il y a beaucoup de publications et d'information. Intentionnellement, ou par accident, n'importe quel membre de l'équipe a la liberté de supprimer n'importe lequel de ces canaux. Après suppression, les documents resteront accessibles dans l'équipe Teams par contre, toutes les publications (conversations) du canal seront définitivement supprimés.
Mon conseil Pour les équipes Teams importantes, notamment les équipes Teams dites de communication d'entreprise (qui devient l'outil de communication central avec des canaux thématiques : infos RH, infos Outils, etc), pensez bien à modifier le paramétrage par défaut pour retirer cette capacité aux membres. Ca se passe dans Gérer l'équipe, onglet Paramètres, décochez les cases en jaune :
#5 Un membre de l'équipe Teams peut modifier tous les documents stockés dans les canaux de l'équipe
Rien d'anormal, c'est aussi un fonctionnement par défaut des équipes Teams : tous les membres d'une équipe Teams peuvent modifier les documents qui sont stockés dans les canaux des équipes Teams. Pour rappel, les documents sont en fait stockés dans un site SharePoint associé à l'équipe, comme expliqué ici dans cette vidéo.
Les membres de l'équipe Teams, par défaut, ont donc un pouvoir de lecture / écriture dans les listes documentaires. Ils peuvent créer des dossiers et des fichiers, les modifier et les supprimer. Mais dans certaines circonstances, cela peut poser problème, notamment lorsqu'il y a une communication officielle avec un document qui ne doit pas pouvoir être altéré.
Mon conseil Pour réduire cette capacité à modifier ou supprimer des fichiers, il y a plusieurs scénarios possibles :
Interdire l'ajout / modification / suppression dans tous les canaux : dans le site SharePoint de l'équipe, donnez le droit lecture seule au groupe Membres sur toute la liste Documents du site SharePoint - dans laquelle les documents de tous les canaux sont stockés.
Interdire l'ajout / modification / suppression dans un canal en particulier : dans le site SharePoint de l'équipe, donnez le droit lecture seule au groupe Membres sur le dossier correspond au canal, dans la bibliothèque Documents.
Déposer des document non modifiables dans un canal : dans le site SharePoint de l'équipe, dans le dossier du canal de la bibliothèque Documents, créez un dossier (exemple de nom : "Lecture Seule") et donnez au groupe Membres uniquement le droit en lecture : tous les documents qui y seront déposés seront en lecture seule, par héritage des droits du dossier.
Interdire la modification / suppression d'un document en particulier : donnez le droit lecture au groupe Membres sur ce fichier uniquement. Si vous en avez beaucoup à partager en lecture seule, préférez la solution précédente.
Si vous ne savez pas comment gérer les droits, reportez vous à ma vidéo : gestion des droits et rôles dans Microsoft 365
#6 Un membre de l'équipe peut modifier ou supprimer les pages du site SharePoint associé à l'équipe
Après avoir compris qu'en créant une équipe Teams on obtenait un site SharePoint, certains propriétaires utilisent ce site pour faire des mini intranets composés de pages SharePoint, d'articles d'actualité, d'évènements, etc.
Ce n'est pas forcément une mauvaise pratique mais attention : de la même manière que les membres d'une équipe Teams peuvent modifier tous les éléments de n'importe quelle bibliothèque, ils peuvent aussi modifier à loisir les pages du site SharePoint qui se trouvent dans la liste "Pages du site".
Ainsi pendant leur visite, les membres découvrent avec surprise qu'ils ont accès au bouton Modifier de toutes les pages du mini intranet. Il arrive que certains salariés blagueurs modifient les pages ou qu'ils les altèrent pas accident (modification ou suppression). Dans tous les cas, ça ne fait pas très sérieux.
Mon conseil Si vous avez créé un mini intranet dans le site SharePoint adossé à votre équipe Teams, modifiez les droits de la bibliothèque Pages du site qui contient les pages de votre site. Donnez au groupe Membres le niveau d'autorisation Lecture, pour leur enlever la possibilité de modifier / supprimer les pages.
#7 Un membre de l'équipe Teams peut créer des listes dans le site SharePoint de l'équipe (bibliothèques de documents, listes, ...), les modifier ou les supprimer
Voici quelque chose qui risque de vous étonner. Les personnes que vous ajoutez comme simples Membres dans votre équipe Teams sont versées fort logiquement dans le groupe Membres du site SharePoint adossé à votre équipe Teams. Jusque là, tout va bien.
Sauf que, comme je l'explique ici dans cette vidéo, par défaut Microsoft a donné un Niveau d'autorisation (Modification) bien trop élevé à ce groupe. Vous pensez que les membres de ce groupe ne peuvent que gérer du contenu (ajouter, modifier, supprimer des éléments dans des listes) mais en fait, ce rôle est bien plus élevé.
En réalité les membres de votre équipe Teams peuvent créer des bibliothèques de documents dans le site et des listes structurées, alors qu'on pourrait logiquement penser que seuls les propriétaires ont ce pouvoir.
Les membres peuvent aussi supprimer des bibliothèques / listes ou modifier leur paramétrage (exemple : ajouter des colonnes ou les supprimer, modifier le paramétrage des versions,...). Imaginez : une bibliothèque complète de documents qui disparait sans crier gare.
Mon conseil Sur un site SharePoint non rattaché à une équipe Teams, comme expliqué ici dans cette vidéo, je vous aurais conseillé de modifier le Niveau d'autorisation du groupe Membres en le faisant passer de Modification (trop large) à Collaboration (= pouvoir uniquement mettre à jour les contenus). Mais cette opération n'est pas possible pour un site SharePoint associé à une équipe Teams.
Voici une solution pour le site SharePoint de votre équipe Teams :
Dans le site SharePoint, créez un nouveau groupe SharePoint que vous pourrez appeler par exemple Membres Teams
Donnez à ce groupe un niveau d'autorisation Collaboration uniquement
Dans ce nouveau groupe mettez comme membre le Groupe Microsoft 365 correspondant à l'équipe
Et dans le groupe Membres d'origine, retirez ce groupe Microsoft 365 des membres
Si vous ne savez pas comment gérer les droits, reportez vous à ma vidéo : gestion des droits et rôles dans Microsoft 365
#8 Un membre de l'équipe Teams peut partager documents et pages du site SharePoint de l'équipe avec n'importe qui (non membres de l'équipe)
Vous avez créé une équipe Teams sensible et vous avez trié sur le volet les rares personnes qui y ont accès. Vous êtes sereins : en votre qualité d'unique propriétaire de l'équipe, vous savez que seules les personnes que vous avez invitées peuvent lire les échanges et accéder aux documents.
Concernant les messages dans les canaux, vous avez raison. Seuls les membres de l'équipe peuvent lire les échanges dans les canaux.
Mais s'agissant des documents de l'équipe Teams, c'est moins sûr.
Comme on vient de le voir, tous les membres de l'équipe Teams sont versés dans le groupe SharePoint Membres du site SharePoint associé. Et comme je l'explique ici dans cette vidéo, le paramétrage par défaut de SharePoint est bien trop laxiste : par défaut, il autorise le groupe Membres SharePoint à partager tout avec n'importe qui. Non seulement n'importe quel membre peut donner accès en lecture à des documents et pages à qui il veut, mais il peut aussi donner des droits en modification & suppression à des personnes qui ne pas pas membres de l'équipe Teams, sans que le propriétaire de l'équipe n'en soit averti. Et là, on rigole moins.
Autre problème : à chaque fois qu'un membre de l'équipe créé un lien de partage, il casse l'héritage des droits, ce qui peut compliquer la gestion des droits si de nouveaux groupes SharePoint sont créés dans le site par la suite.
Exemple de situation vue dans une entreprise : une équipe Teams avait été mise en place par un manager pour porter un sujet sensible avec 5 VIPs triés sur le volet.
Sans que le propriétaire de l'équipe Teams ne le sache, un des 5 membres de l'équipe avait créé des liens en lecture & modification vers certains dossiers des canaux : il avait partagé ces liens avec ses proches collaborateurs pour faciliter sa collaboration avec eux sur ce sujet, sans autre explication.
Sans savoir ce qu'étaient réellement ces dossiers, et sans savoir qu'ils n'étaient pas censés y accéder, ces "invités" ont pensé que ces espaces étaient destinés aux échanges : ils ont modifié des fichiers qui s'y trouvaient et en ont ajouté de nouveaux.
😨 Paniqué, depuis son équipe Teams, le propriétaire de l'équipe voyait que des fichiers étaient modifiés et ajoutés par des personnes inconnues qui n'étaient pas membres de l'équipe, Teams alors que le sujet traité était hautement sensible.
Mon conseil Comme expliqué ici dans ma vidéo, modifiez les Paramètres de partage du site SharePoint associé à votre équipe Teams. Modifiez le paramètre Autorisations de partage de la valeur par défaut, trop large, pour choisir à la place Seuls les propriétaires de site peuvent partager des fichiers, des dossier et le site. Profitez en pour désactiver la possibilité de demander l'accès au site.
#9 Un membre de l'équipe Teams peut partager le site SharePoint de l'équipe en totalité avec n'importe qui (non membres de l'équipe)
Conséquence du point précédent, si n'importe quel membre du site clique sur Roue crantée / Autorisation du site, il voit apparaître le bouton Ajouter des membres et Partager le site uniquement.
Et là, c'est bingo : il peut partager l'intégralité du site SharePoint de l'équipe Teams (avec tous les documents des canaux standards) avec n'importe qui, dans le dos de son propriétaire.
Mon conseil Réalisez l'opération recommandée dans le point précédent pour éviter cette situation.
#10 Un membre d'un canal privé ou partagé peut partager les documents à n'importe qui (non membres de l'équipe)
Comme je l'explique ici dans la vidéo, derrière un canal privé ou un canal partagé se cache un site SharePoint dédié au stockage des documents du canal. Du coup, ce site SharePoint particulier répond aux mêmes règles que celles que j'ai expliquées précédemment.
Donc, par défaut, tous les membres du canal privé ou partagé peuvent partager à d'autres personnes (non membres) les documents qui y sont stockés. Ils peuvent aussi modifier le paramétrage des listes. Seule différence : ils n'ont pas la possibilité de partager tout le site car cette option n'apparaît pas dans ce cas de figure.
Mon conseil Réalisez l'opération recommandée dans le point précédent dans les sites SharePoint de vos canaux privés & partagés.
En conclusion
Microsoft Teams existe depuis bientôt 10 ans et SharePoint existe depuis 25 ans. Aucun de ces outils ne présente de failles de sécurité. Mais Teams et SharePoint restent des outils, et les outils ont des fonctionnalités et des paramétrages par défaut qu'il faut connaître.
Tout comme l'association de deux médicaments peut avoir des effets secondaires, le mariage de Teams avec SharePoint expose à un risque.
Ce risque réside principalement sur le fait que tous les membres de vos équipes Teams sont automatiquement versés dans le groupe des Membres des sites SharePoint associés, et que comme ce groupe a des droits par défaut trop élevés, ces simples membres héritent de droits insoupçonnés sur les sites SharePoint adossés aux équipes Teams. Mieux vaut le savoir.
Dans 90% de vos cas d'usage, tout ce qui est expliqué ici ne vous posera aucun problème. Inutile de vous prendre la tête.
Par contre, si vous avez des équipes Teams sensibles ou embarquant un grand nombre de membres, tout cela mérite votre plus grande attention.
Ce qu'il faut retenir c'est qu'il est toujours important de comprendre les outils qu'on utilise et qu'il devrait y avoir dans chaque entreprise un référent qui maîtrise ces sujets, qu'il soit interne ou missionné.
Bref, si vous avez besoin de formation, d'explications, d'accompagnement ou d'analyse / audit de vos équipes Teams, n'hésitez pas à me contacter pour que nous en discutions.
Commentaires