Avec les différents confinements, Teams a été identifié par de nombreuses entreprises principalement comme un outil de visioconférence.
Il est encore souvent difficile de faire comprendre que Teams est bien plus que ça et qu'il est en mesure de remplacer les échanges internes au sein de l'entreprise.
La messagerie, le tout premier outil de collaboration digital
Un ami à la retraite depuis quelques années avait aidé à la fin des années 80 les entreprises à déployer les premières messageries. Il me parle souvent de son expérience. Le scénario de travail avec la messagerie était tellement différent que l'adoption ne s'était pas faite sans mal. Il se souvient des rires agacés de certains collaborateurs pendant les formations, qui n'imaginaient pas comment ce "machin électronique" pouvait réellement remplacer le courrier postal et le courrier interne, seule solution fiable à leurs yeux pour échanger.
Certains patrons ont même refusé ce changement et ont imposé pendant longtemps à leurs collaborateurs de continuer à leur déposer les messages sur papier, ce qui avait freiné le déploiement. Encore en 2014, je connaissais un directeur qui se faisait imprimer tous ses mails : ils lui étaient présentés dans un parapheur, sur lesquels il griffonnait la réponse au stylo et demandait à l'assistante de recopier la réponse sur son ordinateur.
Aujourd'hui, la messagerie est entrée dans l'ADN de tous. On n'imagine plus envoyer des collaborateurs en formation pendant une journée complète pour comprendre l'usage d'Outlook et ses bonnes pratiques, comme ce fut mon cas en 1996.
La messagerie : le totem de la collaboration interne
Toutes celles et ceux qui, comme moi, accompagnent les entreprises dans leur déploiement de Teams se reconnaîtront dans l'expérience passée de cet ami.
Les différents confinements ont permis de faire connaître Teams, mais beaucoup d'entreprises n'y voient encore qu'un outil de visioconférence. Lorsque j'interviens et que je tente d'expliquer que l'intérêt de Teams n'est pas (uniquement) là, mais dans sa capacité à être une alternative plus efficace au mail pour les échanges internes au sein de l'entreprise, le message a du mal à passer.
Car toucher à la messagerie, c'est toucher à un totem. La messagerie, c'est l'outil unique et principal pour collaborer depuis plus de trente ans : difficile d'imaginer qu'il puisse en être autrement. A part éventuellement pour chatter avec quelques personnes, comme avec Skype, mais guère plus.
Lors d'un séminaire, tandis que j'expliquais pourquoi et comment dans notre société Abalon, plus personne n'utilisait le mail depuis des années pour collaborer et communiquer entre nous, un participant m'avait accusé d'être un affabulateur. Pour lui, c'était rigoureusement et fondamentalement impossible.
Et pourtant : depuis l'avènement de Teams, nous n'échangeons plus aucun mail en interne. C'est un fait. La messagerie chez Abalon n'est plus utilisée que pour les échanges avec nos prospects : et lorsqu'une mission est lancée, tous nos échanges avec nos clients basculent dans Teams. Nous ne saurions plus mener une mission autrement.
Teams, plus efficace que la messagerie : la vidéo !
Expliquer qu'il est possible aujourd'hui d'utiliser majoritairement Teams plutôt que la messagerie pour les échanges internes vous fait passer souvent pour un utopiste. Pourtant, le choix de Teams face à la messagerie n'est ni un dogme ni une mode. Tout comme les entreprises ont compris dans les années 90 qu'échanger des mails était plus rapide et plus efficace que de s'envoyer des courriers postaux, collaborer en interne avec Teams permet de gagner des points d'efficacité, de réactivité et d'agilité. Ce n'est pas une conviction, c'est juste un constat.
Des salariés que je connais qui avaient basculé dans le "tout Teams" et qui partent ensuite dans des sociétés qui n'ont pas déployé cet outil souffrent énormément. Les échanges par mails leur semblent pénibles, longs, fastidieux. Autrement dit, les entreprises qui ont réussi à correctement intégrer Teams dans leur quotidien sont plus efficaces dans leur collaboration.
Il est toujours difficile d'expliquer en deux minutes pourquoi collaborer avec Teams est plus efficace qu'avec le mail. Pour y répondre, il faut expliquer le changement de scénario entre la messagerie et Teams pour bien en comprendre les avantages.
Pour enfin pouvoir répondre clairement à cette question, je me suis décidé à faire une vidéo. Dans cette vidéo, je déroule un scénario très simple d'échange au sein d'une petite équipe, tout d'abord avec la messagerie, puis avec Teams. Je montre ensuite les différences entre les deux modes de collaboration et les avantages d'utiliser Teams.
Je vous invite à la découvrir ici ou directement dans Youtube (cliquer ici) :
Passer (enfin) à une collaboration du 21ième siècle
Plus j'accompagne mes clients dans le déploiement des outils de Microsoft 365 (voir cette vidéo consacré au sujet, ou cette vidéo consacrée à la transformation digitale des entreprises), plus je suis convaincu que cette transition est un virage stratégique les plus importants de ces dernières années. Et Teams est assurément une composante essentielle (mais pas unique) de cette révolution, tout simplement parce que de la qualité de la collaboration dépend l'efficacité de toute l'entreprise.
Mais si Teams apparait de premier abord comme un outil simple d'usage, son adoption au sein de l'entreprise n'est pas pour autant aussi simple (voir mon billet "la simplicité ne doit pas exclure la réflexion").
L'accompagnement des équipes est primordiale pour réussir la transition d'une collaboration "tout mail" des années 90 à une collaboration reposant majoritairement sur Teams. La formation ne suffit pas ; il faut aider les collaborateurs à inventer de nouveaux scénarios de travail reposant sur Teams plutôt que sur le mail. La transition ne se fera pas en quelques jours, mais en plusieurs mois, à fur et à mesure que les sujet basculeront dans Teams.
J'en suis persuadé : d'ici quelques années, les difficultés des entreprises à passer à Teams feront autant sourire que lors du déploiement des premières messageries. En attendant, si la vidéo vous a convaincu de la capacité de Teams à révolutionner la collaboration au sein de votre entreprise, n'hésitez pas à me contacter pour que nous en parlions.
