On me demande souvent comment aborder correctement le déploiement de Microsoft 365. La question a l'air simple mais la réponse ne l’est pas forcément. Néanmoins, je me propose d’essayer dans ce billet de vous donner quelques idées en utilisant l’analogie avec une recette de cuisine.
Pas de recette miracle
Parce que chaque entreprise est différente, il n’existe pas de recette miracle. Pas de méthode de A à Z à dérouler de la première à la dernière page. C’est forcément du « sur mesure », et contrairement à beaucoup de domaines, ce « sur mesure » là n’est pas forcément plus cher ni plus compliqué à faire. Ne pas adopter une démarche "sur mesure" pourrait au contraire vous coûter très cher, comme nous allons en parler.
En fait, le déploiement de Microsoft 365 dans l’entreprise, c’est comme faire une mayonnaise. Il y a des ingrédients et des proportions à respecter, une recette à suivre avec des étapes, et un tour de main pour que « la mayonnaise prenne » :
Les ingrédients, ce sont des stratégies, des gouvernances, des actions de communication, de sensibilisation, des accompagnements, etc : j’en donne des exemples dans la suite de ce billet
La recette, c’est le plan d’actions : dans quel ordre on fait les choses, avec qui, à quel moment.
Le tour de main, c’est la compétence et l’expérience. C’est l’art et la manière d’expliquer et de convaincre, c’est savoir communiquer sur tel ou tel sujet, etc.
Attention au réflexe formation
Parce que Microsoft 365 est une solution informatique, les premiers réflexes de toutes les entreprises qui débutent sur ce sujet, c’est de lancer des formations aux outils. C’est un réflexe que les entreprises ont depuis plus de trente ans. Et jusqu’à maintenant, ça marchait très bien.
Sauf que Microsoft 365 ne rentre pas du tout dans ce schéma et pour plusieurs raisons :
Ce n’est pas un outil, mais un panel d’outils : si on peut envisager à la rigueur envoyer tout le monde en formation à Teams, ça devient compliqué de les former aussi à Planner, To Do, Lists, OneNote, OneDrive, etc (voir la liste en cliquant ici). Et « fermer les outils » (ou ne pas en parler) pour éliminer le problème n’est pas une solution.
Adopter Microsoft 365 c’est surtout changer de scénario comme je l’explique dans cet article. Or pour faire un scénario qui apporte réellement des gains de productivité (exemple, l’animation de projet comme je le décris dans cette rubrique), il faut utiliser plusieurs outils (Planner, OneNote, Lists, …), et non un seul comme Teams.
Les usages de Microsoft 365 ont un impact énorme sur plusieurs domaines de l’entreprise : sur la communication, sur la stratégie documentaire, sur les relations entre les salariés, entre les salariés et leurs managers, etc.
Parce que ces usages ont beaucoup d’impact, c’est un réel sujet d’entreprise, qui implique toutes les directions (RH, Com’ interne, directions opérationnelles) ainsi que la Direction Générale qui ont des rôles importants à jouer.
Microsoft 365 couvre également des sujets comme la cyber sécurité, la maîtrise de la conformité RGPD, la protection contre les fuites de données, les stratégies de rétention de l’information pour répondre aux obligations de la loi.
Bref, vous l’aurez compris, envoyer seulement les collaborateurs en formation ne permet pas de couvrir les sujets que j’ai ici rapidement évoqué (liste non exhaustive). Or si on loupe le déploiement de Microsoft 365, les risques pour l’entreprise sont nombreux et pas négligeables du tout :
Cela risque de créer une fracture numérique dans l’entreprise, entre ceux qui veulent utiliser Microsoft 365 et ceux qui ne voudront jamais utiliser ces outils et qui resteront à l’écart.
Cela risque de semer confusion la plus totale dans les outils : encore des outils, pourquoi faire ?
Cela risque de générer du mécontentement : être envoyé en formation sur des outils dont on ne comprend ni l’intérêt, ni le sens, ni les enjeux stratégiques pour l’entreprise, c’est un vrai générateur de colère, d’autant que cela remet en cause trente années d’habitude de travail.
Cela risque de créer le désordre le plus complet dans la maîtrise de la connaissance et des documents. Si la situation est déjà compliquée avec vos serveurs de fichiers, ajouter OneDrive, SharePoint, Teams sans stratégie ne va rien améliorer, bien au contraire.
Enfin, l’entreprise risque de ne tirer aucun avantage des licences achetées : alors que les dirigeants sont souvent focalisés sur le ROI de leurs investissements, un mauvais déploiement n’en rapporte aucun (voir cette rubrique pour en savoir plus sur le ROI), car les salariés continueront à travailler avec la messagerie et le serveur de fichiers, comme il y a trente ans.
Définissez votre ambition avec Microsoft 365
Dans la vie personnelle comme dans la vie des entreprises, on ne fait jamais rien pour rien. Derrière chacune de nos décisions se cache une ambition, qui peut être petite ou grande. Et c’est lorsqu’il n’y a aucune logique dans nos décisions que nous faisons des erreurs.
Définir votre ambition avec Microsoft 365, c’est simplement répondre à la question suivante : Pourquoi avez-vous décidé d’acheter les licences Microsoft 365 ? Quels étaient vos objectifs lorsque vous avez pris cette décision ? Toute votre ambition se résume dans la réponse à cette question.
Si vous n’avez pas d’idée très claire de la réponse, ou si la réponse se résume à « couper les serveurs de messagerie et de serveurs de fichiers parce que ça coûte trop cher à exploiter », sans vous mentir, c’est un peu court.
Je peux vous souffler quelques idées d’ambition pour le déploiement de Microsoft 365 dans votre entreprise. Dans l’ordre dans lequel ça me vient à l’esprit. Prêt ?
... Rendre l’entreprise plus réactive et plus agile, gagner des points de productivité, améliorer l’efficacité collective & individuelle, améliorer la satisfaction et le bien être des collaborateurs, améliorer la maîtrise de la connaissance, être capable de « mettre en mouvement l’entreprise » pour amener les salariés à s’impliquer, améliorer l’engagement des salariés envers l’entreprise, améliorer la communication interne, promouvoir l’innovation par l’intelligence collective, promouvoir l’entraide, moderniser le style managérial, faciliter la transversalité, moderniser la culture d’entreprise, uniformiser nos modes de travail, assurer le respect des règles et normes, assurer la maîtrise documentaire, se protéger contre la cyber criminalité, se protéger contre la fuite de données, maîtriser la conformité RGPD (vaste sujet) et le respect des lois (délais de conservation des fichiers), rendre l’entreprise plus efficace en digitalisant des processus métier, outiller les techniciens des ateliers pour gagner en fiabilité et pour faciliter leur quotidien, …
La liste n’est pas exhaustive, mais n’en ajoutons pas plus. Disons simplement pour résumer, et sans fausse modestie, qu’il y a moyen d’avoir de l’ambition pour l'entreprise quand on achète des licences Microsoft 365.
C’est cette vision claire de votre ambition qui va vous permettre de positionner le curseur des actions que vous allez mettre en œuvre pour y répondre.
Une grande ambition n’implique pas forcément des coûts de mise en œuvre exorbitants mais elle implique plus d’implication en interne, en réflexion et en décisions. Et plus l’ambition est forte, plus l’implication monte dans la hiérarchie, jusqu’à la direction générale quand l’ambition touche aux enjeux stratégiques de l’entreprise.
Et c’est justement là que se trouve le plafond de verre des déploiements de Microsoft 365 : rares sont les entreprises qui parviennent à dépasser le niveau du simple projet informatique classique, ce qui réduit mécaniquement l’ambition à son strict plancher.
Une petite ambition, ce sont certes de petits moyens : un programme de formation basique de toute l’entreprise à Teams par exemple. C’est rapide, économique et on peut penser (à tort) que « ça fait le job ». Mais une petite ambition, c’est aussi de petits résultats (voir aucun) et potentiellement de grands soucis à gérer par la suite, comme ceux que j’ai énumérés dans le paragraphe précédent.
Si vous voulez faire des économies en réduisant vos efforts de déploiement, pensez aussi au coût que peut représenter la perte d’efficacité de vos équipes qui se retrouveront perdues face à une forêt de sites SharePoint et d’équipes Teams créés de façon complètement anarchique.
Choisissez les bons ingrédients
Comme je l’ai dit, il n’y a pas de recette unique qui marchera à tous les coups avec toutes les entreprises. Toutes mes missions sont différentes, car toutes les entreprises sont différentes et donc logiquement toutes les ambitions sont également différentes comme je viens de l’évoquer.
C’est le niveau d’ambition qui nous permettra de définir le plan d’actions à mener. La taille de l’entreprise est aussi un paramètre important. On ne va pas préparer le déploiement de la même manière pour une simple TPE de 20 personnes que pour une entreprise de plus de 1000 personnes réparties en plusieurs petites sociétés hétérogènes. Le profil des salariés va aussi beaucoup influencer notre approche, selon que nous aurons affaire à des personnes qui maîtrisent un minimum l’outil informatique ou selon que ces personnes travaillent dans des bureaux ou dans des ateliers.
C’est pour cette raison qu’une telle démarche ne peut être que « sur mesure ». Il n’y a pas de « prêt à porter » dans ce domaine. Et c’est aussi pour cette raison que pour définir le mode opératoire, il faut de la préparation pour bien connaître l’entreprise : son contexte, sa culture d’entreprise, etc. Autrement dit, ne me demandez pas de vous dire en trente minutes comment déployer Microsoft 365 dans votre entreprise, ça ne fonctionne pas comme ça.
En revanche, il y a des ingrédients qui sont les mêmes dans toutes les démarches. La recette définira lesquels nous allons choisir, et en quelque proportion. Voici quelques exemples d’ingrédients les plus courants.
Ayez une idée claire de ce qu’est Microsoft 365, ses enjeux et ses opportunités
Très souvent les entreprises qui déploient Microsoft 365 veulent faire vite, trop vite. Persuadées qu’il s’agit d’un classique projet informatique, et résumant souvent le déploiement de Microsoft 365 à « former les salariés à Teams », elles font des raccourcis dangereux, sans réellement savoir à quoi correspond Microsoft 365 : ni ce que la solution contient, ni ce qu’elle permet de faire, ni comment il faut l’aborder.
Prenez le temps de suivre des séminaires généralistes (Abalon peut vous aider sur ces sujets) qui vous permettront de comprendre la philosophie de Microsoft 365 et ce que ça permet de faire. Ou à minima, lisez mon livre « Le digital interne d’entreprise » !
Définissez vous une vision et une ambition
Je ne reviens pas sur ce sujet que je viens d’évoquer précédemment, mais ce point est capital. Avant de définir ces ambitions, prenez le temps de bien découvrir le champ des possibles de Microsoft 365 (voir le point précédent) car cette connaissance fine va inspirer votre ambition.
Prenez le temps d’écrire un simple A4 dans lequel vous allez définir les objectifs que vous voulez attendre en déployant Microsoft 365, car si vous ne savez pas à quoi ressemble la cible, ni où elle se trouve, vous n’avez aucune chance de l’atteindre. Faites valider cette ambition par la direction générale.
Identifiez les acteurs clés de votre déploiement
Hé non, le déploiement de Microsoft 365 ce n’est pas juste l’affaire de la DSI. Toute l’entreprise est mobilisée pour la réussite de ce projet. Dans une mission que j’ai menée, dans la période de lancement de la démarche, j’avais un point de synchro deux fois par mois avec le DSI, le DRH et le DIR’COM. Ce sont les trois acteurs clés dans une démarche, avec les autres directions opérationnelles également.
Par exemple, vous n’arriverez à rien si les managers ne sont pas convaincus de l’intérêt de ces nouvelles façons de collaborer et de partager, et s’ils ne sont pas objectivés dans le déploiement au travers d’actions à lancer au sein de leurs propres équipes. Et qui d’autres que les Ressources Humaines peuvent aider à faire passer ces messages ?
Bref, pour réussir à impliquer les directions, il faut qu’elles comprennent pourquoi elles sont concernées et ce qu’on attend d’elles. Voyez cet extrait (gratuit) de mon livre dans lequel j’explique leurs implications.
Définissez une stratégie et un plan d’actions
Définir une stratégie c’est choisir les ingrédients et écrire la recette. J’en parle plus en détail dans le chapitre suivant. En tout cas, ne foncez pas tête baissée, définissez une stratégie cohérente, avec un plan d’action clair.
Définissez une gouvernance claire des outils
La gouvernance des outils, c’est la règle du jeu. Au travers de la gouvernance on définit le « champs des possibles » des collaborateurs : ce qu’ils ont le droit de faire, ce qu’on va leur interdire ou ce qu’on va promouvoir. Par exemple, la capacité des salariés à créer un site SharePoint de communication ou une équipe Teams est un grand point de gouvernance à définir avant de faire quoi que ce soit.
Définissez une stratégie documentaire
Je parle en détail de la stratégie documentaire dans cet article de mon site, que je vous invite fortement à lire. La stratégie documentaire doit clarifier la manière de gérer les documents (et au-delà, la connaissance) dans l’entreprise. C’est un point crucial car si c’était la confusion régnait déjà dans l’entreprise avec les serveurs de fichiers, vous allez ajouter de nouveaux dispositifs de stockage et de partage (OneDrive, Teams, SharePoint, …) qui vont ajouter encore plus de confusion. Avant de lancer quoi que ce soit, il faut donc que l’entreprise ait une vision claire de la manière de créer, gérer, stocker et partager les fichiers dans le nouvel écosystème constitué par Microsoft 365.
Définissez une stratégie d’utilisation de Teams
Comment allez-vous utiliser Teams au sein de l’entreprise ? Former les collaborateurs à utiliser Teams comme membre d’une équipe est une chose : savoir comment et pourquoi créer des équipes et comment elles sont architecturées entre elles en est une autre.
De nombreuses entreprises « explosent en vol » devant la création en dépit du bon sens de dizaines ou de centaines d’équipes Teams. Pour éviter cela, il faut se définir une vraie stratégie d’utilisation de Teams qui permettra de guider (et de recadrer) les salariés.
Définissez une stratégie de migration des serveurs de fichiers
Pour collaborer sur un même sujet (un projet par exemple), obliger les salariés à utiliser Teams ET le vieux serveur de fichiers qui contient toujours les fichiers des projets est une grave erreur. L’intérêt de Teams, c’est de centraliser dialogue, information et document sur un même sujet dans une équipe thématique. Si les fichiers d'un sujet ne sont pas dans l'équipe Teams qui traite ce sujet, tous les gains s’effondrent.
La migration de fichiers est en tout cas un vrai sujet. Ce n’est pas un bête déplacement de fichiers de A vers B. Elle s’appuie sur votre stratégie documentaire et sur votre stratégie d’utilisation de Teams. Pour en savoir plus lisez mon article sur le retour sur investissement de la migration des serveurs de fichiers, qui donne de grandes orientations.
Mettez en place un hub d’entreprise
On l’appelait jadis « intranet ». Comme je l’explique dans mon dernier livre, le périmètre de l’intranet a bien changé, son approche aussi. Ce n’est plus un projet d’un an, qui coûte plusieurs centaines de milliers d’euros. Ce n’est d’ailleurs plus un projet informatique : c’est un projet organisationnel.
Le hub d’entreprise est la colonne dorsale de votre écosystème digital. C’est la porte d’entrée à toutes les connaissances et c'est le support indispensable à votre stratégie documentaire. Et bien entendu, c’est une pièce maîtresse dans votre communication d’entreprise réinventée avec Microsoft 365.
Identifiez les relais de proximité et animez la communauté
Microsoft 365 c’est avant tout de la proximité. Une équipe « centrale » n’aura jamais la capacité humaine et matérielle de « tenir la main » de chaque salarié d’un grand groupe. Il faut donc compter sur l’entraide de proximité au travers de personnes de bonne volonté, bien câblée sur ces sujets et surtout convaincues de ce nouveau mode de travail avec les outils de Microsoft 365.
Vous les appellerez comme vous voudrez : « champions », « relais », « ambassadeurs », … qu’importe. Vous pourrez animer cette communauté et compter sur les membres pour aider à la transformation de l’entreprise.
Sensibilisez et accompagnez l’entreprise sur la démarche
Avant même de former les salariés aux nouveaux outils, il faut donner du sens. Utiliser Microsoft 365 pour collaborer à la place de la messagerie n’est pas une chose naturelle pour celles et ceux qui utilisent les mails depuis plus de trente années. Vous qui lisez ces lignes et qui réfléchissez vous-même à un prochain déploiement, vous devez en être convaincu. Pour cela, je vous invite à visionner ma vidéo : « Pourquoi Teams est plus efficace que la messagerie ».
Il faut montrer comment ces nouveaux modes de travail vont les aider au quotidien et que ces solutions apportent. Il faut également évoquer les enjeux pour l’entreprise et en montrer toute l’importance.
Faites monter en compétence les collaborateurs sur les outils
Pour tirer toute la puissance de Microsoft 365, encore faut-il bien en connaître le fonctionnement des outils et surtout les bonnes pratiques. Mais former tous les salariés (ou au moins une majorité) à plusieurs outils comme Planner, To Do, OneDrive, ... c'est compliqué. Sur ce sujet, voyez l’approche d’Abalon pour répondre à ce besoin au travers de sa solution « Les Essentiels 365 », une solution hybride entre vidéos de formations et séminaires.
Cette phase de montée en compétence est très importante, mais comme on a pu le voir, elle ne fait que s’inscrire dans une stratégie plus générale qui va en préparer le terrain. Ces formations seront en plus autant d’occasions d’expliquer les différentes stratégies qui auront été définies, comme par exemple la stratégie documentaire associées à l'utilisation de ces outils.
Aidez les équipes à changer leurs scénarios de travail
Savoir utiliser les outils est important (formation), mais réussir à réécrire les scénarios de travail avec ces nouveaux usages c’est autre chose encore. Si on fait l’analogie avec le permis de conduire, la formation aux outils c’est le code de la route, et réécrire les scénarios c’est l’épreuve de la conduite. Mais vous n'aurez pas votre permis de conduire si vous n'avez pas fait les deux examens.
En effet, si l’entreprise achète des licences Microsoft 365 mais que les salariés continuent à collaborer avec les mails et les serveurs de fichiers, ces licences ne serviront strictement à rien et aucun gain de productivité ne sera constaté. C’est hélas ce que je constate dans 80% des cas que je rencontre.
Il est impératif que les équipes de l’entreprise parviennent à réécrire leurs scénarios de travail : vous pourrez découvrir des exemples de nouveaux scénarios en cliquant ici. Pour réussir à obtenir ce résultat, il faut un accompagnement un peu spécial, que j’appelle le Digital Working, et que j’évoque dans cette rubrique de mon site.
Mettez en place un espace d’adoption pour porter la démarche
La démarche de déploiement et de transformation des usages doit être ancrée dans quelque chose de visible et de concret. Pour cela, il est indispensable de disposer d’un site digital de communication sur toute la démarche (= un site SharePoint de communication).
Au travers de ce site vous pourrez rappeler les enjeux (avec une vidéo du dirigeant par exemple), donner des exemples de scénarios, expliquer les gains et opportunités, exposer des tutoriels, diffuser des témoignages, etc. Bref, cet espace sera le lieu de référence de toute l’entreprise pour bien comprendre le sens de ces nouveaux outils pour travailler.
Digitalisez les processus
Très vite, vous vous rendrez compte que certains processus gérés uniquement manuellement seraient plus efficaces s’ils étaient digitalisés au travers de formulaires, avec des automatismes et des règles de gestion par exemple.
Si cette digitalisation était coûteuse à réaliser il y a encore trois ou quatre ans, aujourd’hui les outils de la Power Platform de Microsoft 365 permettent de digitaliser rapidement et économiquement des processus pratiques (déclaration des notes de frais par exemple) et des processus métier (applications sur tablette durcie en atelier par exemple). Dans mon livre « réinventer la communication interne avec Microsoft 365 », j’explique par exemple comment digitaliser le processus des reportings pour éliminer les mails stériles avec des fichiers Excel en pièces jointes.
Réinventez la communication interne avec Microsoft 365
Aujourd’hui, communication et collaboration sont deux sujets indissociables. Microsoft 365 est de nature à vous permettre de complètement réinventer la manière de communiquer dans l’entreprise, comme je l’ai expliqué dans mon dernier livre accessible (gratuitement) en cliquant ici.
Arrêtons ici la liste des ingrédients, mais cette liste n’est pas exhaustive et surtout elle se complète en fonction de votre contexte et de vos besoins.
Trouvez la bonne recette, laissez cuir à feux doux et remuez régulièrement
Vous connaissez les ingrédients qui sont à votre disposition. Reste à écrire la recette : c’est-à-dire définir la liste d’ingrédients à intégrer dans votre préparation, les proportions à choisir pour donner le goût que vous recherchez, puis à définir les étapes pour incorporer les différents ingrédients.
Parfois, je donne la recette qui convient le mieux, mais les décideurs changent les ingrédients à leur convenance : ils mettent du poulet plutôt que du bœuf (c’est moins cher), ils mettent moins de poivre, plus de sel, suppriment des ingrédients ou les remplacent par d’autres, réduisent le temps de cuisson, etc. Ensuite, il ne faut pas s’étonner que le plat n’ait pas le goût escompté.
La stratégie de déploiement des outils de Microsoft 365 est en tout point similaire à une recette de cuisine. La recette s’écrit en fonction de votre entreprise mais en aucun cas l’unique ingrédient sera la seule formation.
Dans tous les cas, un déploiement n’est jamais une opération rapide qui se termine en quelques semaines et encore moins en quelques jours. Il y a une préparation à faire qui n’est ni compliquée ni longue, mais qui est nécessaire (définition des différentes stratégies et gouvernances que j’ai évoquées).
Il faut laisser cuir à feux doux pour gagner en maturité et en réflexion de fonds. Et surtout, comme pour une soupe, il faut remuer régulièrement qu’elle prenne toute sa saveur et surtout, pour qu'elle n'attache pas au fond de la casserole. Pour le dire autrement, l’animation de la démarche est importante. Elle sera portée par une communauté Yammer ou une équipe Teams, en complément d’un site d’adoption comme nous l’avons évoqué.
En conclusion
A lire ce billet, déployer correctement Microsoft 365 semble être une chose compliquée. La recette semble réservée aux grands chefs et les ingrédients ressemblent à du caviar hors de prix. Ce n’est pourtant pas le cas. Les stratégies dont je parle peuvent tenir sur quelques feuilles A4. Il n’y a rien de compliqué, ce n’est que du bon sens et une bonne connaissance de Microsoft 365.
La chose est à retenir c'est que la formation n’est pas le seul ingrédient dans cette recette. C’est un ingrédient indispensables mais il s’inscrit dans une recette beaucoup plus générale. Avec la formation aux outils Microsoft 365, c’est la préparation de votre écosystème collaboratif qui est importante pour cadrer les usages et éviter de lancer l’entreprise dans l’inconnu.