Onco-Occitanie : transformation digitale interne avec Microsoft 365

Depuis 11 ans que je suis consultant, j’aide les entreprises de toutes tailles à tirer réellement parti des licences de Microsoft 365.

En 2024 j’avais travaillé quelques jours pour l’organisme Onco-Occitanie pour montrer les approches possibles, donner les clés de compréhension, comprendre les outils. Bref, simplement leur « mettre le pied à l’étrier » pour adopter correctement les usages des outils de Microsoft 365. Puis la petite équipe a œuvré en totale autonomie.

Récemment, mes deux interlocuteurs ont souhaité me montrer le résultat de leur démarche et j’ai trouvé qu’ils avaient fait un magnifique travail. L’organisme a beau être une petite structure, c’est un bel exemple à suivre pour les entreprises de toutes tailles, petites et grandes, car les approches restent très similaires même si les méthodes diffèrent selon la taille. La parfaite entente entre communication interne et informatique y est certainement pour beaucoup.

Solène DA PIEDADE (Responsable Communication et Evènementiel) et David LOUPIA (Responsable Système d'Information) ont accepté de partager leur expérience dans ce témoignage.

Solène, David, pouvez-vous vous présenter et expliquer ce qu’est « Onco-Occitanie » ?

Onco-Occitanie est le Dispositif Spécifique Régional de Cancérologie (DSRC) de la région Occitanie. Sa vocation est de contribuer à l’amélioration continue de la qualité de la prise en charge des patients atteints de cancer.

À ce titre, Onco-Occitanie accompagne, fédère et coordonne l’ensemble des acteurs impliqués en cancérologie afin d’harmoniser les pratiques professionnelles et d’optimiser le parcours de soins des patients.

Onco-Occitanie est une structure associative et regroupe environ 25 collaborateurs répartis sur deux sites géographiques (Toulouse et Montpellier). Son organisation s’articule autour d’un pôle Médical central, garant de l’expertise scientifique, soutenu par trois pôles supports, dont un pôle Communication Événementiel et un pôle Système d’Information.

Découvrir le site https://onco-occitanie.fr/

En lançant la mission en 2024, quel était votre objectif initialement ?

Dans nos expériences professionnelles précédentes, nous avions déjà connu des projets de migration vers Microsoft365. Nous étions donc convaincus de l’intérêt des outils collaboratifs et conscients des limites d’un fonctionnement interne centré sur l’email et un serveur partagé.

À notre arrivée dans la structure, il nous a semblé naturel de proposer de mener cette transformation et de la piloter ensemble. Pour sécuriser le lancement du projet, nous voulions nous assurer que les bases étaient solides : définir un cadre clair, embarquer la direction et le top management et éviter les écueils classiques des projets purement techniques.

Nous avons identifié le site Digital-Inside, notamment via les vidéos en ligne, dont le discours clair et structuré s’adressait directement aux équipes dirigeantes. L'accompagnement de l'auteur de ce site, Christophe Coupez, a permis au CODIR de bénéficier d’un avis externe expert et rassurant, de valider les ambitions et les moyens pour les atteindre et de s’assurer qu’aucun aspect important n’avait été oublié.

Quelles ont été les grandes étapes ?

Notre démarche s’est déroulée sur plusieurs mois, bien que la taille de notre structure soit relativement petite :

Cadrage du projet et mobilisation du CODIR (6 mois)

Nous avons commencé par formaliser le cadrage du projet, définir les objectifs et convaincre le comité de direction de la pertinence de la transformation. Pour sécuriser cette étape, nous nous sommes appuyés sur une AMOA externe (assurée par Christophe Coupez), qui a apporté un regard expert et structurant.

Migration progressive des usages (6 mois)

La migration des outils et des pratiques s’est faite progressivement : d’abord les fichiers individuels sur OneDrive, puis la structuration de nos espaces de travail collaboratifs (l’équipe intranet, ensuite les équipes de Pôles, puis les équipes projets et enfin les équipes médicales), avant de passer à l’arrêt complet des emails internes.

Cette progression par étapes a permis à chacun de se familiariser avec les nouveaux outils sans rupture dans le travail quotidien.

Gouvernance et pérennisation (démarche continue)

A l’issue du projet de migration, nous avons mis en place une gouvernance interne pour accompagner la transformation dans la durée : suivre et évaluer les pratiques, promouvoir de nouveaux usages adaptés à l’évolution de la maturité digitale interne, travailler sur les difficultés, adapter les usages aux évolutions des outils, intégrer le numérique dans le processus d’onboarding...

Toute démarche a ses particularités en fonction de l’entreprise : quelles sont-elles vous concernant ?

Chez Onco-Occitanie, plusieurs spécificités ont marqué notre projet de Transformation Numérique Interne.

Le point clé, selon nous, est son copilotage par les responsables Communication et Systèmes d’Information, un binôme essentiel pour articuler stratégie, outils et adoption, tout en confrontant les points de vue pour prendre les meilleures décisions.

En tant qu’association à but non lucratif, nous avons pu bénéficier de licences et services Microsoft avantageux, facilitant l’accès aux outils et la mise en œuvre du projet.

Par souci de transparence et pour favoriser l’appropriation des collaborateurs et prendre en compte leurs besoins, le CSE a été intégré dès la phase de migration du projet. Aujourd’hui, le groupe de pilotage interne TNI qui assure le suivi de la démarche est représentatif de tous les pôles et métiers.

Un effort particulier a été mis sur l’accompagnement aux usages : diffusion de ressources utiles, cafés TNI mensuels en visioconférence pour partager outils et bonnes pratiques, intégration de la TNI dans le processus d’onboarding, et mise à disposition de la plateforme Mandarine Academy pour permettre à chacun de se former et de mettre à jour ses connaissances selon ses besoins.

Nous avons également pris la décision de ne pas utiliser Microsoft pour stocker les données de santé des patients, afin d’assurer la conformité réglementaire et la sécurité des informations sensibles.

Aujourd’hui, quels usages faites-vous de Microsoft 365 ?

Aujourd’hui, Microsoft Teams est devenu l’outil central du fonctionnement de la structure. Nous avons fait le choix d’un modèle clair : plus de serveur partagé, plus de mails en interne, et pas d’intranet Web parallèle. Toute la collaboration passe par Teams.

Nous avons structuré l’environnement autour de différents types d’équipes, identifiables par une couleur d’icône distincte :

• des équipes de pôle pour le fonctionnement quotidien des services,

• des équipes thématiques « médicales » pour les activités métier,

• des équipes thématiques « supports », des équipes projets.

Chaque équipe constitue à la fois une communauté de travail et un espace structuré pour échanger, stocker, partager des documents et piloter l’activité.

Nous avons également créé une équipe publique générale qui remplace le traditionnel intranet web. Elle centralise la communication interne, les informations RH et les ressources utiles à tous.

Cette organisation positionne clairement Teams comme le cœur de notre collaboration interne.

Transformer n’est jamais simple : quelles difficultés avez-vous rencontrées ?

Transformer une organisation n’est jamais simple, surtout lorsqu’il s’agit de faire évoluer des habitudes installées depuis plus de 25 ans. La première difficulté a été de convaincre qu’un modèle autre que le “tout email” pouvait non seulement fonctionner, mais être plus efficace. Nous avons d’abord mis en lumière les limites du fonctionnement existant (perte de temps, doublons, informations dispersées) avant de présenter concrètement le nouveau modèle et de le démontrer à travers des exemples.

L’accompagnement aux usages a également représenté un investissement important. Nous avons fait le choix de le porter en interne, ce qui a demandé du temps et de l’énergie, mais a permis une meilleure appropriation. L’animation de la démarche dans la durée demande aussi beaucoup d’investissement

Le passage à une solution cloud apporte de nombreux avantages, mais aussi quelques frustrations : certaines évolutions peuvent être perçues comme des “régressions”, car les outils évoluent en permanence sans que nous en maîtrisions totalement le rythme.

Enfin, si la recherche d’informations est aujourd’hui plus simple qu’auparavant, grâce à la centralisation des données dans les équipes Teams, il reste encore des marges de progression pour optimiser son efficacité.

Nous travaillons également sur le suivi des indicateurs d’usage et sur la bonne articulation entre Outlook et Teams.

La coexistence d’équipes Teams spécialisées (thématiques, projets…) et d’espaces plus transversaux a demandé un temps d’adaptation. Le changement majeur repose sur un nouveau paradigme : la personne qui publie une information doit réfléchir à l’endroit le plus pertinent pour la partager. C’est un véritable renversement par rapport au mail, où chaque destinataire doit lui-même organiser l’information reçue.

Pour finir, quelles sont les prochaines étapes ?

Pour la suite, l’enjeu principal est de faire vivre la démarche dans la durée. Nous souhaitons notamment recruter un alternant afin de renforcer l’animation. L’objectif est désormais de passer d’une transformation numérique interne, portée par un projet, à une véritable culture numérique interne, partagée par tous et intégrée au fonctionnement quotidien de la structure.

Nous voulons également améliorer notre gestion de projet et explorer de nouveaux outils qui nous permettraient de gagner en lisibilité et en efficacité au quotidien (Planner Premium).

Enfin, nous travaillons à développer davantage d’automatisations pour simplifier les tâches répétitives et à faible valeur ajoutée, et permettre aux équipes de se concentrer davantage sur leurs missions principales (Power Automate).