La communication au sein d’une entreprise n’est pas chose aisée, mais tout a bien changé depuis ces 40 dernières années. Après la première révolution de la messagerie électronique du milieu des années 1980, les premiers intranets sont apparus vers la fin des années 1990. Ils sont cependant restés inaccessibles aux petites entreprises pendant plus de quinze ans. Nous vivons aujourd’hui la troisième révolution : l’accès démocratisé aux outils modernes de communication, grâce à des solutions cloud comme Microsoft 365. Pour la première fois, TPE, PME ou grandes sociétés ont accès aux mêmes outils.
Aujourd'hui, pour mettre en place un intranet, plus besoin de serveurs Web, ni de spécialistes en bases de données et encore moins de développeurs informatiques. Avec SharePoint Online, créer un intranet n’est plus un projet informatique coûteux et compliqué. C’est désormais un projet d’organisation et de communication, comme je l’évoque dans mon livre.
Parce que SharePoint devient (enfin) simple d’usage, déléguer une partie de la communication (locale et/ou métier) aux directions opérationnelles devient possible. Mais surtout, de nouvelles opportunités s’offrent aux équipes de la com’ interne au travers d’outils comme Viva Engage (Réseau Social d’Entreprise), Stream (vidéos), Forms (enquêtes), mais aussi Teams, sans parler de Sway, le petit outil oublié de tous (et même de Microsoft), mais que j’apprécie beaucoup.
Tout va donc pour le mieux dans le meilleur des mondes, comme dirait Pangloss dans Candide. La communication interne devrait maintenant être simple, puisqu’il n’y a plus l’obstacle de l’outil informatique trop cher ou trop compliqué à mettre en place, ni trop difficile à déléguer et à utiliser. Et pourtant, ça coince quand même.
En effet, je constate dans mes missions une réelle frustration : à la fois, les entreprises découvrent avec émerveillement toutes les opportunités qui sont enfin à leur portée, au travers d’intranet, de réseau social d’entreprise et des autres outils. Mais dans le même temps, quand vient le moment d’intégrer le contenu et surtout de publier des actualités régulières, elles constatent qu’elles manquent cruellement de personnes disponibles et compétentes pour le faire.
C’est avec ce constat en tête que j’ai rencontré Daphné Marlière, rédactrice Web et biographe .
Et si la solution, finalement, était plutôt de mutualiser une compétence de rédacteur/rédactrice Web pour intervenir ponctuellement sur des besoins de communication quand l’entreprise en a besoin ?
Daphné, pouvez-vous vous présenter en quelques mots ?
J’habite dans le Nord, près de Lille. J’ai travaillé pendant plus de 20 ans au sein d’une entreprise de grande distribution (Auchan), dans divers services internationaux de la centrale d’achats.
Mais ma passion a toujours été l’écriture. Il y a 5 ans, je me suis donc lancée dans une nouvelle aventure, en devenant tout d’abord biographe pour les particuliers : j’écris et réalise des livres illustrés de photos de famille. Ces ouvrages racontent des histoires de vie pour la transmission de la mémoire familiale aux jeunes générations.
Très rapidement, j’ai élargi mon offre de service à l’écriture Web et même à la réalisation de sites Internet avec l'outil WIX.
À la demande d’entreprises, d’agences de communication et de professionnels, j’interviens ponctuellement pour rédiger des articles destinés à la publication sur leurs sites Web et leurs blogs. Et de fil en aiguille, j’ai réalisé que les entreprises avaient également des besoins similaires pour leur communication interne, mais qu'elles n'avaient pas forcément les ressources disponibles ni le savoir-faire.
Accessoirement, pendant plusieurs années je me suis consacrée à la photographie. J’ai beaucoup appris dans les clubs dont je faisais partie. J'ai gagné plusieurs prix à des concours. Cette passion m'a donné une approche esthétique et graphique qui m'est très précieuse dans mes différentes productions, que ce soient des articles ou des sites internet.
Comment aider les entreprises dans le cadre de leur communication interne ?
C’est vraiment à la carte et c’est très dépendant de la taille de l’entreprise, mais aussi de sa maturité en matière de communication d’entreprise.
Par exemple, je peux aider les petites entreprises dans la définition de leur plan de communication, en leur donnant des idées pour mieux informer les collaborateurs et les impliquer plus activement dans la vie de l’entreprise.
Dans les entreprises de taille plus importante, j’interviens surtout pour assister les grandes directions dans leurs efforts de communication interne. Il y a rarement une personne dédiée à cette tâche. Et bien souvent, quand il y en a une, c’est une tâche supplémentaire par rapport à sa mission opérationnelle. Elle n’a pas forcément la compétence nécessaire, ni l’envie d’ailleurs. J’interviens alors ponctuellement une ou plusieurs fois par mois pour prendre connaissance des nouvelles intéressantes, proposer des sujets de publication, rédiger et publier les actualités dans leur intranet. C’est complètement ajustable à l’actualité et aux besoins du moment, ce qui est très souple pour l’entreprise et bien plus économique que de mobiliser une personne interne à temps plein.
Et bien entendu, j’interviens régulièrement pour remplacer des personnes en charge de la communication qui partent en vacances.
Quelle est la plus-value d’un rédacteur web pour les entreprises dans le domaine de la communication interne ?
On l’oublie trop souvent, mais savoir communiquer et rédiger, c’est un métier. En particulier, la rédaction en format Web répond à des règles précises, que ce soit pour un site internet ou intranet.
J’ai suivi des formations dans ce domaine et ce sont des choses que je maîtrise bien. Il faut respecter les contraintes de la lecture sur écran. Le contenu doit être précis et direct, il faut éviter les phrases trop longues… C’est d’autant plus vrai dans le cadre professionnel, où les salariés sont sollicités de toutes parts et n’ont pas de temps à perdre.
J’essaie donc d’apporter toutes mes connaissances et mon expérience à mes clients dans ce domaine, à la fois dans mes productions, mais aussi dans l’accompagnement des personnes avec qui je travaille. Nous avons tous à gagner des uns et des autres.
Et puis, ces missions touchent beaucoup l'humain. Je m'intègre très vite dans un contexte métier et d'équipe, et j'ai un très bon sens du contact. Plus de trois ans d’expérience dans des PME, une participation et une implication active dans diverses associations et vingt ans de vie dans une grande entreprise : tout cela m’a apporté beaucoup de recul et de compréhension des divers contextes.
L'Intelligence Artificielle Générative débarque dans l'entreprise : est-ce un danger pour le métier de communicant ?
Les solutions d'Intelligence Artificielle Générative sont très impressionnantes au premier abord. Mais il ne faut pas prendre ses propositions pour argent comptant.
Il y a souvent beaucoup de déchets dans les productions, mais également ce qu’on appelle des « hallucinations ». Les résultats semblent corrects, sont livrés en quelques secondes, et tout d’un coup, sans qu’on sache bien pourquoi, rien ne va plus. Une vérification par l’humain reste indispensable, notamment dans les domaines les plus pointus.
Et il faut bien dire que, même avec des prompts élaborés, les textes produits par l’IA restent souvent fades et sans saveur. Ou au contraire, si on lui demande de mettre un peu de fantaisie, l’IA en fait trop et cela sonne faux.
L’IA générative est basée sur des statistiques et des probabilités, mais bien sûr, même si on appelle cela de « l’intelligence », la machine ne comprend pas ce qu’elle dit ! De plus, l’IA peut difficilement intégrer de façon naturelle les valeurs de l’entreprise. Actuellement, ces outils doivent être considérés comme des aides, mais pas comme une alternative complète à un(e) professionnel(le) de la communication.
Cela viendra certainement, plus ou moins rapidement, mais nous n'en sommes pas encore là. Prévoir un plan de communication, identifier ce qui mérite d'être relayé et publié, rédiger un texte et l'illustrer sans commettre d'impair, sont des actions qui nécessitent une compétence humaine.
Pour le moment, ces outils sont surtout une aide efficace. J'utilise par exemple ChatGPT ou Copilot pour trouver des idées. Le résultat n'est pas toujours au rendez-vous, mais avec un prompt bien fait, ces outils donnent de solides ébauches d'orientation, ce qui fait gagner beaucoup de temps.
J'utilise aussi l'IAG pour produire des images de synthèse, obtenues à partir d’un simple prompt. Là aussi, il faut savoir comment s'y prendre pour obtenir de bons résultats. C’est parfois décevant malheureusement. L'art du prompt va assurément devenir une compétence indispensable à avoir. Mais nous n'en sommes qu'au début.
Comment aider les entreprises et les professionnels au sujet de l’intelligence artificielle générative ?
Parfois, les missions sont uniquement centrées sur la montée en compétence des clients. Je propose par exemple des ateliers d'écriture Web pendant lesquelles j'explique toutes les règles et les bonnes pratiques à respecter.
J'interviens également pour prodiguer des conseils en matière de communication et de rédaction, ou de mise en page des articles d'actualité. Je propose également des ateliers pour bien utiliser les IAG, pour trouver des idées ou générer des images d'illustration.
Comment voyez-vous les outils de Microsoft 365 dans le cadre de votre métier ?
Pendant très longtemps, je m'étais focalisée sur la rédaction Web pour les sites Internet.
Je suis déjà intervenue sur différents outils de gestion de contenu (CMS) interne comme WordPress, WIX, Shopify, mais en découvrant SharePoint Online, j'ai vraiment eu envie de m'y intéresser de plus près.
Je trouve que SharePoint est un outil très simple à utiliser, qui permet de produire de beaux résultats. Mais l'outil ne fait bien sûr pas tout : il faut que le contenu soit à la hauteur, à la fois sur le fond et la forme. Et ça, c'est mon travail.
En matière de communication avec Microsoft 365 il n'y a pas que l'intranet, il y a aussi tous les autres outils qui sont précieux pour communiquer. Je pense par exemple à Viva Engage, le Réseau Social d'Entreprise. Ce type d'outil entre de plain-pied dans la stratégie de communication, et j'interviens également sur ce plan pour animer quelques communautés ponctuellement, si mes clients le souhaitent. J'aide aussi souvent mes clients dans la conception d'enquêtes internes, que je peux réaliser avec Forms par exemple.
J'apprécie également beaucoup Teams pour créer un canal de dialogue avec mes clients. C'est bien plus efficace que les mails, à la fois pour dialoguer, mais aussi partager nos fichiers. Et nous pouvons ainsi faire nos réunions en visio-conférence de façon très simple, ce qui me permet d'intervenir partout en France.
En résumé, Microsoft 365 est une belle opportunité pour aider les entreprises à mieux communiquer. Ce sont des outils que j'aime beaucoup utiliser dans ce cadre.
Comment se déroulent ces missions ?
Je travaille pour plusieurs clients en parallèle, je suis donc très flexible sur la planification des interventions. Certains clients me réservent un certain nombre de jours ou de demi-journées par mois, d’autres me sollicitent uniquement quand il y a un besoin ou pour remplacer une personne en congé.
Selon mes clients, nous collaborons par mail et partages de fichiers avec OneDrive ou au travers d’une équipe Teams. Nous faisons nos réunions en visio-conférence lorsque le client est en dehors de la région lilloise.
Dans tous les cas, je dois avoir dans l’entreprise un(e) référent(e), c’est-à-dire une personne capable de me faire part, lors d’un point d’échange de tous les événements importants qui se sont déroulés depuis le dernier entretien. Certes, je ne suis pas à temps plein dans l’entreprise, ni salariée, mais un brief rapide me permet de bien comprendre les sujets saillants que nous allons pouvoir exploiter et relayer. Comme je l’ai expliqué, je connais bien le monde de l’entreprise et cela m’aide beaucoup dans l’approche des sujets.
Vous pouvez retrouver mes prestations sur mon site internet Planète-Rédac
LinkedIn : Daphné Marlière