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Crise Covid 19 : mes conseils pour réussir le télétravail

March 12, 2020

Je ne vous apprends rien : depuis plusieurs semaines, le monde entier est entré dans une crise sanitaire sans précédent. Ce virus né en Chine qui se répand dans les pays du monde entier et met en danger la santé des personnes mais aussi toute l'économie mondiale.

 

 

Les grandes crises forcent les grands changements

 

Les sensibilisations auprès des entreprises, les efforts d'évangélisation ne suffisent généralement pas pour convaincre des orientations à prendre. Ce n'est que face aux problèmes que les choses prennent tout leur sens.

 

Par exemple, c'est bien souvent après une attaque virale que les entreprises prennent conscience de l'importante vitale de protéger l'entreprise de la cybercriminalité. Les conséquences peuvent être graves, comme en témoigne la triste expérience de la société de lingerie Lise Charmel (cliquer ici) qui se place en redressement judiciaire suite à une attaque de Rançonware.

 

Les solutions existent pourtant et elles sont efficaces, comme l'explique Xuan Ahehehinnou dans son interview (cliquez ici) sur les solutions de sécurité d'Office 365.

 

Et aujourd'hui, c'est toujours un virus qui menace les entreprises mais celui là n'est pas informatique : il a fallu la crise du Covid19  pour donner tout son sens à un autre pan de la digitalisation des entreprises ignoré par beaucoup : les solutions de télétravail.

 

 

Aujourd'hui, le télétravail n'est plus une option

 

Aujourd'hui, toutes les grandes entreprises sont comme des sous-marins parés à plonger en eau profonde pour une période indéterminée.

 

En une seule journée ce jeudi 13 mars, j'ai reçu dans ma boîte mail trois messages officiels envoyés par trois grands groupes que j'accompagne. On y parle confinement, limitation des déplacements et bien entendu, télétravail.

 

Pourtant, nombreuses sont les entreprises, petites ou grandes, qui ne voulaient pas entendre parler du télétravail il y a encore quelques semaines. Elles n'y sont donc pas du tout préparé, sur le plan de l'usage des outils, ni sur celui des approches du télétravail.

 

En quelques jours, le Covid 19 a montré que le télétravail n'était pas une option, mais bien une nécessité vitale dans bon nombre de situations, au-delà encore d'une simplification de la vie quotidienne (moins de transport). C'est aussi pour beaucoup qui le pratique une plus grande efficacité au quotidien, avec moins de sollicitation externe, et une bien meilleure concentration (si les conditions sont bonnes).

 

 

Ma première expérience de télétravail, il y a … 9 ans !

 

Le télétravail n'est pourtant pas une nouveauté. Il y a 9 ans de cela, le 7 février 2011 précisément, j'avais la chance comme 90 autres employés de Bouygues Telecom (sur 9000 à l'époque), de faire partie des premiers pilotes du télétravail, à raison de deux jours par semaine. Pour moi qui avait beaucoup de trajet, c'était une révolution, un appel d'air dans mes semaines de travail.

 

Mais le télétravail ce n'est pas qu'une affaire d'outils, même si sans les outils, il n'y a pas de télétravail. Nous avions tous bénéficié (managers et collaborateurs) d'une formation à la posture du télétravail : connaître les bonnes pratiques, faire confiance, se donner des objectifs, rendre compte, …

 

C'est aussi à cette époque que j'ai innové, en basculant l'activité de mon équipe dans le Réseau Social d'Entreprise Wooby Network tout neuf (il venait d'être lancé quelques mois avant). Nous l'utilisions pour animer la vie d'équipe, mais aussi pour animer nos projets avec nos clients internes au sein de communautés privées. En 2013, j'écrivais ce billet pour faire un retour d'expérience:  cliquer ici.

 

 

Les outils digitaux (Office 365) : les incontournables du télétravail

 

Nous regardions les actualités ce soir avec mon épouse, et un salarié italien obligé de travailler depuis chez lui expliquait que tout était compliqué : il fallait appeler au téléphone sans voir les gens et attendre les réponses aux mails envoyés.

 

Mon épouse, qui connaît bien mon travail, a ponctué avant moi : "Tiens, lui par exemple, il n'utilise pas Teams".

 

Office 365 offre aujourd'hui des solutions uniques au télétravail. Je ne refais pas tout le topo des outils d'Office 365 (Teams en tête), mais tout est fait pour permettre de travailler de n'importe où, avec n'importe quel ordinateur. Si bien que des salariés qui ne seraient pas équipés au bureau d'ordinateurs portables (il en existe toujours), pourraient tout à fait travailler de la maison avec un ordinateur personnel, Mac ou Windows et accéder à la quasi intégralité de leur espace de travail bureautique et collaboratif (hors outils métier spécifique).

 

Une solution comme Teams offre des opportunités sans limite en termes de collaboration à distance, que ce soit au travers d'équipes de travail (sur des projets) mais aussi en termes de télécommunications avec des réunions en ligne par exemple, en visio conférence. Teams permet même de flouter votre arrière plan pour ne pas que vos collègues puissent critiquer le papier peint de votre chambre.

 

Teams, mais aussi la plupart des solutions d'Office 365 comme OneDrive, Yammer, SharePoint, sont des solutions indissociables du télétravail. Ces solutions permettent de conserver une certaine proximité sociale avec l'entreprise, en plus d'apporter une solution "digital Workplace" c'est à dire la solution globale pour accéder aux outils et aux données, depuis n'importe où avec n'importe quel ordinateur. 

 

A tel point que dans les démarches de transformation des entreprises, j'interviens fréquemment auprès de Directions de Ressources Humaines d'entreprise pour les aider à appréhender les solutions digitales dans leurs projets de déploiement de télétravail dans l'entreprise et à savoir en parler dans leurs plaquettes d'explication et différents supports. Je leur apporte les angles d'approche des solutions pour pouvoir expliquer aux collaborateurs comment Office 365 s'intègre au télétravail : pourquoi c'est indispensable et comment bien l'utiliser.

 

Le drame, c'est que pour toutes les entreprises qui doivent en urgence basculer dans ce mode de communication, l'effort de transition doit être intensif. Mais tout reste possible avec un bon angle d'approche.

 

 

Mes conseils pour réussir votre télétravail

 

Beaucoup de choses ont changé depuis 9 ans ! Aujourd'hui, avec Office 365 les outils pour télétravailler sont encore plus efficaces, mais les fondamentaux restent les mêmes. Voici mes quelques conseils pour réussir votre télétravail en m'appuyant sur mes neuf années d'expérience.

 

Trouvez-vous un espace calme pour travailler

 

Tout le monde n'a pas la change d'avoir un grand logement avec plusieurs pièces, spécialement en région parisienne. C'est pour cette raison que parfois, les prérequis imposées par les entreprises sont de disposer d'un bureau ou d'une pièce isolée de l'espace de vie pouvant servir de bureau. Dans tous les cas, disposer d'un espace calme et isolé est essentiel pour rester concentré. Si vous avez une chambre, installez-vous un petit bureau improvisé pour être tranquille.

 

Si vous n'avez aucun espace au calme et que vos enfants vous rendent fous ;-), vous pouvez trouver près de chez vous un espace de coWorking qui vous proposera un bureau protégé à deux pas de chez vous. Il y a de plus en plus dans les villes moyennes, comme cet espace OpenPark que j'aime beaucoup (très bon accueil) dans ma très belle ville de Rambouillet : cliquer ici.

 

Soyez transparents avec votre hiérarchie

 

Le télétravail ne peut fonctionner que sur la base de la confiance. Parce que vous travaillez en dehors de votre bureau, la confiance entre vous et votre hiérarchie doit être totale.

 

Or parfois, lorsqu'on travaille à la maison, on peut vouloir en profiter, par exemple, pour aller rechercher les enfants à l'école : une chose que vous n'avez jamais l'occasion de faire habituellement. Si vous devez vous sortir momentanément de votre domicile, n'oubliez pas à être complètement transparent et à informer votre responsable. C'est un gage de transparence mais c'est aussi important pour des raisons d'assurance : en dehors de vos heures de travail, vous n'êtes pas censés être en dehors de chez vous.

 

Donnez-vous des objectifs et partagez-les avec votre responsable

 

Entretenir la confiance, c'est aussi éliminer toutes les raisons que pourrait avoir votre hiérarchie de douter de votre implication dans votre travail. Pour cela, je vous recommande de vous donner des objectifs précis et mesurables (si c'est possible) que vous allez partager avec votre responsable.

 

Exemple :  "Demain je termine la note sur le prochain projet, et je fais le document de calcul du budget". 

 

Managers, fixez des règles et faîtes confiance

 

Si vous êtes managers et que le télétravail de vos collaborateurs est une nouveauté, n'hésitez pas à fixer des règles et apprenez à faire confiance à priori. Evitez les blagounettes genre "il est bien le film à la télé ?" ou "tu étais en sieste ?" qui peuvent être interprétés comme une sorte de harcèlement.

 

Soyez réactifs aux appels ou sollicitations

 

Lorsque vous êtes en télétravail, soyez vigilant à répondre avec une bonne réactivité aux appels de votre équipe ou de votre responsable. Si vous ne répondez pas, il peut y avoir quelques suspicions mal placés qui peuvent naître chez vos interlocuteurs. On vous imaginera allongé devant votre télé, endormi devant un bon film ;-).

 

Alors que tout simplement, … vous étiez aux toilettes. Pour cette raison, la pause technique est pour beaucoup de télétravailleurs une source de stress (véridique).

 

Cachez les tablettes de chocolat et autres friandises (véridique aussi)

 

En 2011, lorsque j'ai témoigné devant un parterre de 200 personnes chez Bouygues Telecom pour faire un retour d'expérience du télétravail, j'avais donné ce conseil, car j'avais pris 3 kilos en quelque semaines. En effet, la cuisine est là, près de vous, avec ses multiples tentations et vous avez vite faits de vous laisser aller ;-).

 

Fixez-vous un horaire précis

 

Comme au travail, fixez-vous une heure de début de journée, une date de pause déjeuner, et une heure de fin. Pendant la pause déjeuner, n'oubliez pas de modifier le "statut" de votre profil (si vous êtes sur un outil comme Teams) pour indiquer que vous êtes en pause déjeuner.

 

Le soir, méfiez-vous, vous risquez de dépasser l'heure. C'est paradoxale, mais autant je quitte mes clients à 18h00 précises quand je suis dans leurs locaux pour prendre mon train de retour, autant lorsque je travaille en télétravail, je sors souvent de mon bureau vers 20h00 ! Difficile de s'arrêter si on n'est pas contraint par des horaires de transport.

 

Expliquer à vos enfants ce qu'est le télétravail

 

Depuis que mes enfants sont tout petits, ils savent que lorsque papa est à la maison en télé travail, il ne faut pas le déranger, jamais. Ma porte est fermée et je demande à ma famille d'oublier même que je suis présent. C'est important car vos enfants ne comprennent pas pourquoi papa est là, mais qu'il ne veut pas jouer.  Pour ma part, le problème a été résolu lorsque j'ai expliqué que le travail de papa permettait de payer les jouets. A vous de trouver vos propres arguments.

 

Quand vous avez une réunion importante, pensez à prévenir vos enfants et vos proches pour éviter qu'ils viennent vous déranger en pleine réunion :

 

 

Pendant les réunions en visio conférence, enfermez chat et chien

 

Expérience vécue ce matin même : pendant un séminaire de 3 heures avec mon client, le chat miaulait comme un perdu pour venir me rejoindre dans mon bureau. Il a fallu l'intervention en urgence de mon épouse pour exfiltrer le chat.

 

Ne vous laissez pas distraire

 

Vous êtes à la maison, alors vous pourriez vous laisser distraire par beaucoup de choses. Des choses sympa, comme la télévision ou moins sympas mais nécessaires, comme la lessive, le repassage, etc. Il y a mille choses qui peuvent vous distraire à votre domicile, mais il faut garder le cap et rester concentré. Pour cela, se fixer des objectifs et des horaires est la meilleure solution.

 

Faites vos réunions d'équipe tous connectés (avec Teams ou autre)

 

Quand j'étais pilote télétravail en 2011 j'avais mis en place une pratique qui en étonnait plus d'un. Pour faire leurs réunions d'équipe, certains choisissaient les jours où un maximum de collègues étaient dans les locaux : ils se mettaient en salle et faisaient la réunion avec seulement un ou deux collègues à distance : je les appelais "les sacrifiés".

 

Car le souci c'est que les quelques personnes à distance se sentent isolées et ignorées : souvent même la tablée oublie leur présence en ligne.

 

Je faisais l'inverse : j'avais fixé mes réunions d'équipe uniquement lorsque presque tout le monde était à distance. Et ceux qui étaient dans les locaux étaient invités à rester à leur poste de travail et non pas à se rassembler dans une salle. Ils devaient se connecter "comme s'ils étaient chez eux". De cette manière, tout le monde est sur un pied d'égalité. La qualité sonore est également nettement meilleure, et l'outil (Teams par exemple) est capable de montrer qui parle.

 

Équipez-vous d'un micro casque

 

La qualité sonore est essentielle pour une bon confort de réunion en visio conférence. Faites l'investissement d'un bon casque audio avec un micro intégré : c'est essentiel pour vos échanges.

 

N'oubliez pas le MUTE

 

Vous ne parlez pas ? Alors coupez votre micro (position MUTE) pour éviter la pollution sonore (surtout si vous tapez sur le clavier en même temps) - merci S Devillebichot pour la remarque

 

Par contre, si vous faites autre chose pendant la réunion, si vous prenez un appel au téléphone pendant que la réunion se déroule ou si vous parlez à vos proches, vérifiez bien que vous avez RÉLLEMENT le mute, pour éviter des situations gênantes: 

 

 

Animez votre équipe avec un outil digital comme Teams

 

En 2011, lorsque nous avons du jour au lendemain basculés en télétravail, avec en plus l'externalisation de mes prestataires qui étaient jusque là dans nos locaux, j'avais noté une recrudescence d'échanges de mail pour tout et n'importe quoi. En fait, comme nous n'étions plus à proximité, les mille et une questions que nous nous posions chaque jour avaient basculé dans la messagerie.

 

J'avais donc initié la communication par communauté de Réseau Social d'Entreprise : nous échangions via des murs de conversation plutôt que par mail. J'avais noté que ce canal de communication permettait de recréer une sorte de proximité sociale. Nous pouvions bien sûr échanger sur des sujets de travail, mais aussi partager quelques blagues, comme nous le faisions habituellement devant la machine à café.

 

Aujourd'hui, avec Teams, c'est encore plus simple, en réservant des "canaux" de discussion thématiques, pour animer la vie de l'équipe. Encore faut-il bien comprendre comment fonctionne Teams.

 

Ayez (essayez d'avoir) une bonne connexion réseau !!

 

Si vous êtes comme moi, vous avez peut-être une connexion ADSL de piètre qualité. Ca n'est pas forcément un problème pour télécharger des fichiers Word ou Excel, mais ça le devient pour des fichiers plus lourds ou pire, pour pouvoir participer à des réunions en ligne.

 

Si vous n'avez pas de débit ou de connexion ADSL, n'oubliez pas que vous pouvez transformer votre smartphone en émetteur Wifi. Vous ne le savez peut être pas, mais votre connexion 4G peut vous fournir un débit bien meilleur que votre ADSL. Il faut pour cela que vous ayez un bon forfait 4G avec une bonne enveloppe DATA. Pour créer un "partage de connexion" avec votre iPhone, cliquez ici, et si vous avez un smartphone Android, cliquez ici.

 

Si votre connexion n'est pas top, pensez à proposer aux participants de couper la vidéo pour réduire la bande passante. Avec uniquement un échange voix, ça se passe plutôt bien. Réservez la bande 

 

Au pire, si vous n'avez vraiment aucun réseau, pensez à rechercher dans votre ville un espace de coWorking qui est forcément équipé de haut débit, pour le temps d'une réunion importante.

 

 

Si vous avez besoin d'aide…

 

Si vous faites partie des entreprises qui doivent basculer du jour au lendemain dans un mode de télétravail, vous aurez peut être besoin d'aide à la fois sur la manière d'utiliser les outils avec Office 365 (Teams, etc) mais aussi sur la méthodologie et l'accompagnement des télétravailleurs (et de leurs managers).

 

N'hésitez pas à me contacter (cliquer ici) dans ce cas : avec mes collègues d'Abalon nous pouvons vous aider sur ces deux sujets indissociables.

 

A suivre également le Webinar sur le sujet, que j'aurai le plaisir d'animer avec Gokan dans le cadre de la communauté aOS : 

 

 

 

Bon télétravail et respectez bien les gestes barrières au virus pour vous protéger mais surtout protéger les personnes les plus exposées

(cliquez ici pour accéder au kit de communication sur les gestes barrières)

 

 

 

 

Pour conclure et garder le sourire
 

Je vous recommande cette vidéo de Lucie Carbone sur le télé travail :

 

 

 

 

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