C'était la fonctionnalité la plus demandée dans "user voice", le site de Microsoft dans lequel les utilisateurs peuvent déposer leurs demandes d'évolution : plus de 24 000 votes sur une idée déposée par une certaine Angela Sze il y a ... 3 ans.
Annoncés depuis plusieurs mois, les "canaux privés" sont enfin arrivés dans Teams. Nous allons voir ensemble ce que cette "petite" évolution peut changer dans votre usage de Teams.
Pour commencer : les canaux dans Teams, c'est quoi ?
Teams, c'est l'outil collaboratif phare de Microsoft. Pour permettre aux collaborateurs de partager autour d'un projet ou dans le cadre de la vie d'une équipe, Teams permet de créer des "équipes" qui vont rassembler différentes personnes (les membres) travaillant ensemble dans le cadre d'un même sujet.
Autour d'un même sujet, il peut y avoir plusieurs thèmes de discussion et de partage. Pour un projet informatique par exemple, il peut y avoir des discussions autour de la phase de conception, ou encore de la phase de la réalisation, de recette ou du déploiement. Pour canaliser les échanges et les partages autour de chacun de ces thèmes, il est possible de créer des "canaux".
Chaque canal dispose (principalement) d'un mur de discussion pour communiquer (à la place des mails) et d'un espace de stockage de fichiers. Un canal "Général" est créé par défaut.
Beaucoup d'entreprises se vantent de beaucoup utiliser Teams, mais à y regarder de plus près, ce n'est pas toujours bien utilisé. Ainsi quand la majorité des équipes Teams n'ont aucun autre canal que le canal "Général", et que le mur de conversation est entièrement vide, c'est le signe que Teams n'est utilisé que comme un vulgaire serveur de fichiers, sans exploiter toute sa vraie puissance.
Pas de canaux privés = un gros risque de prolifération
Jusqu'à maintenant, les membres d'une équipe avaient tous les mêmes droits d'accès aux différents canaux. Autrement dit, si vous étiez membres d'une équipe Teams avec 10 canaux, tous les membres avaient un accès aux 10 canaux, sans possibilité de restriction en termes de visibilité des messages.
Beaucoup pensent qu'il en est mieux ainsi : après tout, ces outils sont faits pour collaborer et pour cette raison personne ne devrait avoir de secrets à cacher. Cette posture n'est évidemment pas réaliste car dans la vraie vie, ce n'est pas si simple.
Exemple : pour animer son pôle, un responsable va créer une équipe Teams et y inviter tous ses collaborateurs. Il va créer plusieurs canaux pour échanger:
un canal "informations générales" (pour publier les infos d'entreprise)
un canal "planning d'équipe" (pour discuter autour du planning),
un canal "projets en cours" (pour échanger et se tenir au courant des projets de chacun), etc.
Mais le responsable souhaite aussi échanger avec son adjoint et un collaborateur de confiance sur les budgets et sur la stratégie de réorganisation. Ce sont deux sujets sensibles : fort logiquement, il ne souhaite pas qu'en dehors de ces deux collaborateurs de confiance, le reste de l'équipe ait une vue sur ces deux canaux.
Jusqu'à maintenant, le manager n'avait d'autres choix que de créer une autre équipe Teams avec deux canaux (Budgets et Stratégie), dont il aurait réservé l'accès à lui-même aux deux collaborateurs.
Cette impossibilité de pouvoir restreindre les droits sur les canaux est donc une cause importante de la prolifération des Teams au sein des organisations. Nous en parlerons dans la suite de ce billet.
Dans tous les cas, la possibilité ou l'impossibilité de disposer des canaux privés a un impact majeur sur "l'architecture" des environnements Teams qui sont mis en place et sur l'accompagnement auprès des collaborateurs.
La difficulté avec ce sujet, c'est que cette fonctionnalité a été annoncée il y a très longtemps et que sa mise à disposition a sans cesse été retardée. Au final, les entreprises (dont mes clients directs) ne savent pas sur quel pied danser, ni quelles consignes donner aux collaborateurs dont le premier reproche sur Teams, justement, est de ne pas permettre de cloisonner les discussions.
Mais il est maintenant possible de modifier les droits sur chaque canal : c'est la fête !
Avec la dernière évolution, il est aujourd'hui possible de restreindre les droits sur chaque canal d'une équipe Teams : les canaux n'héritent plus forcément des droits positionnés sur l'équipe elle-même.
Dans un premier temps, vérifiez bien que les "canaux privés" sont bien activés sur votre tenant. Cela veut dire également que vous pouvez interdire la création des canaux privés, ce qui serait à mon sens une erreur, sauf si vous voulez éviter la prolifération des sites SharePoint... Vous allez comprendre après de quoi je parle.
A priori, c'est "oui" par défaut. Rendez-vous dans la console d'admin de Teams pour vérifier : https://admin.teams.microsoft.com/ puis suivez le chemin suivant :
Ensuite, c'est très simple : à la création de votre canal, il vous suffit de spécifier que le canal est privé :
Mine de rien, cette évolution n'était pas simple techniquement et cela explique très certainement le délai de mise en oeuvre. Car au-delà de l'interface Teams, c'est aussi SharePoint qui est impacté par cette évolution, et pas seulement : potentiellement Planner, intégré dans un canal. Mais ça sera pour plus tard.
En effet, souvenez-vous que les documents que vous partagez avec Teams, sont en fait stockés dans un site SharePoint "caché" derrière Teams. Autrement dit, modifier les droits sur un canal Teams implique de modifier les droits également sur le dossier du site SharePoint associé, qui contient les documents.
La solution retenue par Microsoft (lire) pour bien cloisonner les environnements documentaires : créer un site SharePoint par canal privé ! Autrement dit, si vous créez un teams avec 3 canaux publics et 2 canaux privés, vous aurez au final... 3 sites SharePoint pour stocker les documents.
Certaines fonctionnalités ne sont pas encore adaptées. C'est le cas par exemple du Planner ou de Stream qui n'hériteront pas encore de la restriction d'accès que vous positionnerez sur les canaux.
Pouvoir restreindre l'accès à certains canaux permet de limiter drastiquement le nombre de Teams dans les entreprises. J'ai vu de nombreux cas où, pour un même sujet, plusieurs teams avaient été créés (le maximum que j'ai vu : 4 équipes Teams pour un même sujet), tout simplement parce que ce sujet touchait plusieurs sujets sensibles, impliquant plusieurs populations différentes.
Au-delà de la prolifération réduite, il y a aussi d'énormes gains d'usage. Tout d'abord pour celui qui est à l'origine de l'équipe Teams : plutôt que de devoir jongler entre plusieurs équipes Teams sur un même sujet, il n'en a plus qu'une seule, globale et unique.
Mais également pour les membres des équipes : dans un bon nombre de cas, certains canaux ne les concernaient pas. Même si ces canaux ne contenaient pas d'informations sensibles, leur simple affichage pouvait les perturber, et les amener à se demander s'ils étaient ou pas concernés. Ne pas les voir parce qu'on n'est pas concerné, c'est quand même plus simple.
Pour en savoir plus, voici quelques liens utiles :
Everything you need to know about Private Channels in Microsoft Teams (JumpTo365)
Microsoft Teams Private Channels introduction (msunified.net)
Private Channels in Microsoft Teams (Microsoft)
Une évolution qui ouvre de nouveaux cas d'usages
Toute évolution fonctionnelle apporte de nouveaux cas d'usage. Et dans ce cas présent, cette nouvelle fonctionnalité offre des opportunités. Impossible de toutes les identifier, mais un cas d'usage que j'ai en tête pourrait fort bien intéresser les RH des PME.
Dans les petites PME de quelques dizaines de personnes, gérer les relations avec les collaborateurs n'est pas toujours simple: il faut dialoguer et partager avec le collaborateur régulièrement pour bon nombre de sujets. Sans Teams, tout se passe par le mail, ce qui n'est vraiment pas pratique pour la personne en charge de l'administratif.
Désormais il est possible de créer une seule équipe Teams, dans laquelle chaque salarié a son propre canal privé pour un dialogue avec son responsable RH.
Dans le canal de chaque collaborateur, la responsable RH (ou responsable administrative) pourra s'adresser en direct au collaborateur, en privé, poser des questions, demander des actions (corriger une erreur dans une déclaration de congés par exemple), partager des documents.
Si l'entreprise est plus grande, il est alors possible de faire une équipe Teams par direction, ce qui facilite la gestion. Dans chaque canal, on retrouvera le mur de conversation, et dans les fichiers, plusieurs dossiers éventuellement pour déposer les fiches de salaire, pour gérer les notes de frais, pour stocker les comptes rendus d'entretien annuel, etc.
Au final, plutôt que de gérer les mails de tous les collaborateurs et d'avoir à les trier, un canal de communication privé pourra se faire entre l'administratif et son administré. C'est un cas d'usage simple : il y en a évidemment beaucoup d'autres rendus possibles par cette évolution.
Les évolutions des outils font évoluer les usages
Cette évolution tant attendue montre bien une fois de plus que l'évolution des outils (que certaines entreprises redoutent tant) fait évoluer les usages, à condition que les collaborateurs soient bien sensibilisés, que l'entreprise soit en veille et qu'elle ne voit pas chaque évolution comme une nouvelle lubie de l'éditeur mais comme une nouvelle opportunité à explorer.
L'évolution de ces usages apportent des gains de performance et une simplification des modes de travail dont les entreprises auraient tord de se priver.
Dans ce cas présent, il vous reste rapidement à informer vos utilisateurs de cette bonne nouvelle pour limiter la prolifération, en profitant de ce prétexte pour faire une nouvelle touche de pédagogie.
