S'il y a bien une chose que je plébiscite chez mes clients au sujet du digital, c'est bien que les actions soient cohérentes avec les ambitions. Typiquement, si l'ambition est de déployer les usages digitaux dans toute l'entreprise, j'estime que pour préparer le déploiement, les équipes sont obligées d'utiliser les solutions digitales que l'entreprise s'apprête à déployer.
Je me suis imposé à moi-même cette règle très saine, pour couvrir tout le processus de création de mon dernier livre "Le digital interne en entreprise" aux éditions Mardaga : je vais vous raconter comment cela s'est passé.
Utiliser le digital pour préparer la publication d'un livre
D'ordinaire adepte de l'auto édition (voir mes précédents livres : cliquer ici), pour mon dernier ouvrage "Le digital interne d'entreprise", j'ai eu l'occasion de travailler avec des professionnels du livre : les honorables éditions Bruxelloises MARDAGA, fondée en 1966, qui créent à cette occasion une nouvelle collection dédiée aux entreprises (cliquer ici).
J'ai alors découvert un processus très professionnel, avec différents intervenants et surtout beaucoup de collaboration, d'échange de messages (question / réponses, information, …) et de partage de fichiers (contrats, chapitres en cours d'écriture, ébauche du livre, corrections, etc).
D'emblée, j'ai expliqué à mes différents intervenants que je ne pouvais pas imaginer écrire un livre qui explique comment se passer des mails, en communiquant uniquement par le mail, comme si toutes les solutions que nous allions évoquer dans le livre n'existaient pas.
J'ai donc proposé d'être cohérent dans nos ambitions et de produire ce livre qui fait la promotion des solutions digitales, en utilisant ces mêmes solutions digitales, en particulier Teams. J'ai été extrêmement heureux lorsque mes deux principaux interlocuteurs ont accepté de tenter l'expérience !
Création d'une équipe Teams
Ma première action a donc été de créer une équipe Teams. Cette équipe a été créée dans l'environnement de la société qui m'emploie et qui m'encourage dans toutes ces initiatives de publication : ABALON, fondée par Patrick GUIMONET bien connu des conférences internationales.
Une fois cette équipe créée, il m'a suffit d'inviter les intervenants externes de MARDAGA, simplement en saisissant leurs adresses email dans la liste des membres.
Pour leur expliquer ce qui allait se passer, et quels gains nous pouvions tirer de cette collaboration, je leur avais préalablement envoyé le lien vers cette vidéo, que j'avais réalisée pour expliquer comment collaborer avec des personnes externes à l'entreprise, avec Teams.
Expliquer Teams et ses usages
Inviter interlocuteurs MARDAGA ne suffit pas : il faut leur expliquer ce qu'est l'outil TEAMS et comment nous allons l'utiliser dans notre contexte de publication. En clair, il fallait "écrire le scénario" de notre collaboration, pour expliquer comment se positionne l'outil Teams : quels canaux utiliser, pour quel sujet, etc.
Pour cela, j'ai créé un canal "Aide sur Teams" dans laquelle il était possible de poser d'éventuelles questions. Surtout, j'avais réalisé quelques vidéos très simples, sans grande préparation, juste pour expliquer le scénario de travail. C'est ce que je fais (de façon plus soignée) avec mes clients.
Ces vidéos avaient pour objectif de donner un cadre d'usage et de compréhension de l'outil au cœur du contexte de notre collaboration.
Tutoriel vidéo qui explique décrit l'équipe Teams au travers de ses canaux
Des canaux qui suivent le déroulement du processus
Dans un premier temps, en plus du canal "GENERAL" que je n'exploite généralement pas (c'est un canal finalement très technique dans lequel s'affiche toutes les actions d'ajout de membres, renommage de canaux, ajout de droits, etc), je n'avais créé en plus du canal d'assistante qu'un seul canal de communication que j'avais intitulé "1. Contrats".
Ce canal était dédié à tous les échanges que nous avons eu autour du contrat que nous avons signé entre l'éditeur MARGADA et moi-même, auteur. Au sein de ce canal, nous avons donc conversé dans l'onglet "conversation" (sans s'envoyer de mail) et partagé des fichiers (le contrat sous sa forme initiale, puis les différentes versions amendées et corrigées).
Une fois la partie contractuelle terminée, nous sommes passés aux étapes suivantes. Et à chaque fois que nous entamions une nouvelle étape, je créais le canal associé pour y "canaliser" toutes les discussions et les échanges de fichiers sur ce sujet. Au total, plusieurs canaux ont été créés : discussions sur le plan général, sur le titre du livre, sur les chapitres, etc.
De cette manière, revoir les échanges sur une étape particulière de notre projet d'édition consiste simplement à cliquer sur le bon canal pour revoir les échanges, et les fichiers partagés.
Donner une vue sur l'avancement de l'écriture, en direct
Un des usages principaux étaient de donner une vision en direct à mes interlocuteurs pendant la rédaction du livre.
Pour cela, j'avais simplement créé une page SharePoint, accessible dans Teams depuis un onglet. En un clic, mes interlocuteurs pouvaient voir le taux d'avancement général, le statut d'écriture de chaque chapitre, et grâce à un lien, il suffisait d'un clic pour lire la première ébauche de chaque chapitre. J'aurais pu tout aussi bien utiliser des colonnes sur la liste documentaire avec un statut et des codes couleur.
Dans la phase de correction, l'utilisation de Teams s'avère également indispensable pour canaliser les échanges (sans utiliser le mail) et garder une seule référence du fichier.
Merci à mes interlocuteurs digitaux des éditions Mardaga
Pour collaborer avec les outils digitaux, il faut être plusieurs. Je n'aurais jamais pu utiliser ces solutions digitales si mes interlocuteurs aux Editions Mardaga avaient refusé d'emblée d'essayer de faire autrement et de tester ces outils dont nous allions justement en faire la promotion au travers de ce livre.
Au contraire, ils ont accepté d'être cohérents avec les ambitions de ce livre et de tester les opportunités de ce type d'outils. Qu'ils en soient remerciés !
Merci en particulier à celui qui m'a contacté en octobre 2018 pour me proposer une collaboration dans la nouvelle collection entreprise des éditions Mardaga, Stefano Calzati, responsable de collection chez Mardaga. Il m'a apporté une aide précieuse et pertinente tout au long du processus.
