Publier donne l’opportunité de pouvoir échanger avec différents acteurs du monde du digital, experts, consultants ou responsables digitaux de grandes entreprises.
Ma dernière publication, le livre blanc d’Office 365 (cliquer ici), a retenu l’attention de Christophe LAIGLE du groupe La Poste qui m’a contacté pour que nous partagions nos avis et retours d’expériences. L’échange a été passionné et passionnant.
Cela fait plus de 16 années que j’ai une approche très personnelle et disruptive du Digital Interne, d’abord avec SharePoint, puis avec un Réseau Social d’Entreprise chez Bouygues Telecom. Et depuis que je suis consultant digital interne, ce sont tous les outils de la Suite Office 365 que j’exploite pour accompagner mes clients.
Cette approche s’appuie sur l’exploitation des outils, et en particulier SharePoint – mais pas uniquement pour ses fonctionnalités documentaires, pour répondre à des besoins qui dépassent souvent le seul périmètre collaboratif, en débordant sur des besoins métier. Cette approche s’appuie surtout sur une posture résolument pragmatique, forcément agile, toujours dans l’exploration des nouvelles solutions sans tabou ni à priori, combinant différents outils et leurs usages associés pour répondre à des cas de figure particuliers.
A lire sur ce sujet la rubrique "Digitaliser des processus"
Mes retours d’expérience montrent que cette approche est la bonne, mais elle reste encore rare dans les entreprises. C’est pour cette raison que mon échange avec Christophe LAIGLE a été passionnant, parce que son approche est très similaire.
Il m’a semblé très intéressant qu’il puisse partager sa vision du sujet avec nous, qu’il nous parle du Digital Interne chez La Poste, et qu’il nous explique les particularités de ses mises en œuvre, en termes d’outils et d’approche.
Pouvez-vous vous présenter en quelques mots ?
Bonjour, je m'appelle Christophe LAIGLE (linkedIn),je travaille dans l’une des DSI du groupe La Poste depuis plus de vingt ans.
Durant ce parcours, j’ai été très tôt intéressé par toutes les méthodes et solutions qui permettent à une équipe projet de mieux travailler ensemble.
En 2003, alors que je cherchais une solution pour partager les documents de mise en production pour l’ensemble des équipes projets et production, j’ai découvert l’existence de Windows SharePoint Services. Ce fût le début d’une belle aventure et de la mise en place de nombreux projets utilisant au maximum tout le potentiel de cette fantastique solution.
Je suis toujours acteur dans ce domaine où ma mission actuelle consiste à conduire le changement auprès des 1000 collaborateurs de ma DSI pour l’usage de la suite d’outils Office 365. Je contribue également à la découverte et à l’appropriation de ces nouveaux outils dans les autres entités du groupe La Poste.
Quel est le contexte du digital interne au sein du groupe La Poste ?
Je citerai tout d’abord un chiffre pour mieux comprendre l’enjeux du digital interne au sein du groupe La Poste : 253 000 collaborateurs.
Depuis le début de l’année 2017, le groupe a décidé d’équiper l’ensemble de ses équipes de la suite d’applications d’Office 365. Cette décision montre la volonté du groupe de prendre le tournant du numérique et survient après l’équipement de tous les facteurs d’un smartphone leur permettant de réaliser les nouveaux services de proximité proposés par La Poste mais aussi de profiter en interne des outils collaboratifs d’Office 365.
Le déploiement d’Office 365 dans l’ensemble des entités se poursuit à un bon rythme. Les services de messagerie (Outlook/Exchange, Skype Entreprise) et collaboratifs (SharePoint, Teams, OneDrive, Planner) sont les premiers à être mis en œuvre. Yammer sera disponible pour les postiers au plus tard en septembre 2018 car Microsoft s’est engagé à héberger les données de ce service dans la zone Europe ce qui n’était pas le cas jusqu’à aujourd’hui.
Vous accompagnez les utilisateurs dans l’utilisation d’Office 365 : comment se passe cet accompagnement ?
Pour accompagner nos collaborateurs sur Office 365, je prends une position qui peut surprendre en me focalisant sur un seul outil : TEAMS !
Pourquoi ? J’ai fait le constat que la multiplicité des outils d’Office 365 (une vingtaine) et leur recouvrement fonctionnel, effraient les collaborateurs qui se disent qu’ils vont devoir se former à tous ces outils et qu’en attendant d’avoir du temps il est préférable de continuer avec la messagerie. Il risque de se passer du temps avant de voir les utilisateurs revenir vers ces nouveaux outils et usages !
Teams est disponible en France depuis mars 2017 et depuis j’ai pu mieux appréhender cet outil que je qualifie de révolutionnaire à plus d’un titre !
Tout d’abord, il permet à chaque postier de créer un espace collaboratif et d’inviter des collaborateurs à rejoindre et cela en toute autonomie vis-à-vis des équipes techniques. D’autre part, son interface n’est pas technique et suscite l’enthousiasme des utilisateurs dès les premières démonstrations.
Enfin Teams n’est pas une application « de plus » dans l’offre Office 365. Teams s’appuie sur SharePoint, Skype, OneDrive, Office Online, Planner, … en masquant leur complexité pour un utilisateur novice.
Une solution RSE a été mise en place il y a 4 ans au niveau du groupe et certains annoncent que Yammer va la remplacer. Pour ma part, je considère que Teams sera un choix plus pertinent dès lors que la communauté envisagée ne dépassera pas les 2500 membres, limite actuelle d’une équipe Teams.
Teams dispose de fonctionnalités sociales de Yammer mais bénéficie d’une intégration plus aboutie avec les autres applications d’Office 365. Les premiers ateliers de prise en main de Teams que j’ai menés m’encouragent dans cette approche. Alors pour le moment, je poursuis l’accompagnement dans cette voie.
Quelle est votre approche, en termes de méthode et d’outils ?
Depuis 2003, j’ai mené de nombreux projets basés sur SharePoint (GED, listes pour la gestion budgétaire, la gestion des contacts pour les incidents en production, les faits marquants, innovation participative,…) et réalisé l’accompagnement des utilisateurs.
J’ai pu observer ce qui fonctionne et ce qui ne rencontre pas beaucoup de succès. La mise en place d’un site SharePoint pour le partage de documents est un grand classique. L’utilisateur se retrouve confronté à 2 difficultés :
un accès difficile aux documents en utilisant le navigateur internet car il doit parcourir un long chemin qui passe par des sites, sous-sites, bibliothèques, dossiers, sous-dossiers, ...,
la publication d’un document rendu fastidieuse par la saisie des métadonnées et le doute sur l’accès ou non par d’autres utilisateurs au document qu’il vient de publier.
L’approche que je conseille dorénavant est d’utiliser SharePoint sans passer par le navigateur. Ainsi, l’utilisateur n’a pas l’impression d’utiliser SharePoint lorsqu’il réalise des copier/coller de dossiers et documents dans son explorateur de fichiers, lorsqu’il consulte l’annuaire de la direction dans Outlook (liste SharePoint de type Contacts), lorsqu’il met à jour un tableau dans Excel (liste SharePoint synchronisée),…
Bref, tous les avantages de SharePoint (gestion des versions, corbeille, intégration aux outils bureautiques, …) sans ses inconvénients (formation, coûts de personnalisation de la charte graphique, complexité des interfaces,…).
Je dirai également un mot sur l’utilisation de OneNote en tant que bloc-notes partagé : c’est un outil fantastique très largement méconnu et sous-estimé sur son utilisation collaborative et qui recèle bien des surprises.
Nous l’utilisons dans l’équipe comme d’une main courante où chacun peut remonter les difficultés, les succès, l’avancement des actions, etc. J’ai beaucoup d’autres exemples mais ce sera peut-être l’occasion d’une autre publication ;-).
Pour finir, l’application de bureau Teams est d’autant plus intéressante à mes yeux qu’elle réalise une sorte de synthèse entre SharePoint, OneNote, et les autres applications d’Office 365 tout en améliorant l’expérience utilisateur.
Avez-vous quelques belles histoires digitales à partager avec nous ?
Il était une fois au début du XXIe siècle (2003), un projet d’optimisation du processus de mise en production auquel participaient plus de 500 acteurs d’une DSI.
Le partage de documents représentait à lui seul un enjeu critique pour fluidifier les échanges et sécuriser les déploiements. Une toute première version de SharePoint (WSS) avait retenu mon attention pour répondre à ce besoin.
Après concertation avec toutes les parties prenantes, l’arborescence du site SharePoint a été vite définie et mise en place. Une phase pilote très courte a permis de confirmer que la solution était simple, efficace et facile à prendre en main. La généralisation a été réalisée en 2004 et ce site continue toujours d’être utilisé par toutes les équipes de la DSI encore aujourd’hui après 14 ans de bon fonctionnement.
Quelques années après sa mise en place, le site a été revu et simplifié notamment sur la gestion des droits d’accès : les accès restreints au départ (chaque équipe dispose des droits en écriture sur ses documents) ont laissé la place à la collaboration de confiance (toutes les équipes ont accès en écriture aux documents de toutes les équipes).
Ce site SharePoint hébergé en interne va-t-il être repris dans SharePoint Online ou dans un espace Teams ? La belle histoire continue !
A l’origine de notre échange, il y a la publication du livre blanc sur Office 365. Pouvez-vous nous dire quels sont les points dans lesquels vous vous êtes reconnus ?
Ils sont nombreux ! Il y a tout d’abord une phrase que j’utilise très souvent :
« Aujourd’hui, si vous communiquez et partagez en entreprise uniquement en utilisant la messagerie et le serveur de fichiers, vous travaillez en fait de la même façon qu’il y a 30 à 40 ans. ».
Cette phrase montre bien toute la difficulté d’un collaborateur à se défaire d’habitudes prises pendant des années et le challenge pour les équipes en charge de conduire le changement.
A lire en complément sur ce thème, l'article de ZDnet "la complexité du collaboratif ? Changer les habitudes"
J’ai pu constater au sein de notre groupe les « effets induits » par les nouveaux usages collaboratifs :
« le décloisonnement, la prise d’initiative, la sollicitation entre collègues au-delà des structures, une perte de « contrôle total » des managers (qui deviennent plus « leader» que« patron »), etc. ».
Ces exemples montrent que le déploiement d’Office 365 au sein des entreprises est plus un projet de management qu’un projet technique.
Je partage également cette vision :
« En fait, SharePoint peut vous permettre avec du simple paramétrage, de digitaliser des processus métiers complets, et à peu de frais. »
... et je l’ai mise en œuvre à de nombreuses reprises. En mettant en avant Teams dans la conduite du changement sur Office 365, je sensibilise les équipes sur les évolutions fréquentes de cet outil par Microsoft dues au succès qu’il rencontre dans les entreprises.
Il n’est plus envisageable de former des milliers d’utilisateurs sur ces nouveaux outils. Je partage donc cette phrase :
« (Office 365) C’est aussi une palette d’outils vivante, qui évolue régulièrement. Cette « instabilité » est d’ailleurs vécue comme une contrainte, mais elle se révèle à l’usage, une vraie force. ».
Voilà il y a bien d’autres visions que je partage et c’est ce qui m’a vraiment surpris à la lecture de ce livre blanc et c’est ce qui m’a donné envie de contacter Christophe Coupez pour avoir un échange plus riche sur nos expériences respectives.
Pour toutes ces raisons, je recommande à tous ceux qui ont a mené un projet de déploiement d’Office 365, de prendre connaissance du livre blanc (cliquer ici) puis de bénéficier des services et de l’expérience de Christophe Coupez.