La suite Office 365 compte aujourd’hui un nombre impressionnant d’outils dont certains comme SharePoint, Teams et Yammer sont devenus des incontournables de la collaboration en entreprise (en tout cas ils devraient l’être).
Le grand challenge des entreprises aujourd’hui est de savoir à quoi servent ces outils et comment ils peuvent s’intégrer dans le travail quotidien. Parmi le panel très complet des outils de la suite il y en a un qui intrigue plus que d’autres : Sway.
Sway ? Kezako ?
Sway est une sorte d’OVNI dans le panel des outils. Il ne ressemble à aucun autre. Ce n’est pas un outil à proprement collaboratif. Ce n’est pas non plus à proprement parler un outil de CMS (content management) qui permettrait de créer un site web à proprement parler.
En fait sway est un outil qui permet de faire des présentations en ligne de forme très « digitales » et disruptives. En résumant, si vous voulez expliquer un processus et que vous voulez le faire de manière moderne, plutôt que de créer un PowerPoint comme vous le feriez au siècle dernier, vous allez créer un Sway.
Un cas d'usage pour comprendre
Jusqu'à il y a peu de temps, je n'avais jamais vu de cas d’usage dans le cadre de mes missions mais un exemple a retenu mon attention par la pertinence de l’usage et la qualité de la réalisation.
Cet exemple vient de GRTgaz, entreprise qui possède et exploite en France le plus long réseau de transport de gaz naturel à haute pression d'Europe. GRTgaz est aussi une entreprise qui a une démarche de transformation digitale très ambitieuse et qui cherche toutes les opportunités que le digital peut offrir, notamment au travers d’office 365.
À cet effet une « Digital team » a été créée en juin 2016, qui compte aujourd’hui plus de 80 personnes. Pour en savoir plus, cliquez ici pour lire la synthèse de l’intervention de GRTgaz aux MS EXPERIENCES de Microsoft d’octobre 2017.
C’est au sein de cette Digital team qu’est né l’exemple que nous allons découvrir maintenant. Cette réalisation est le fruit de l’initiative personnelle de deux membres de l’équipe Data Lab de la Digital Team, en charge de tous les sujets « Business intelligence » (avec l’utilisation de Power BI, l’un des outils de la suite Office 365) et data science : Matthieu ROY et Nicolas SANH.
Matthieu et Nicolas vous êtes tous les deux à l’origine de cette réalisation: quel est l’objectif de votre « Sway » ?
Dans le cadre de l'activité du DataLab, nous donnons régulièrement des formations Power BI aux utilisateurs métiers de GRTgaz en mode présentiel, avec notamment des exercices pratiques.
Nous sway-tions donner aux utilisateurs un support type tutorial qui leur auraient permis de refaire ces exercices à tête reposée, voire de se former de manière autonome.
Après quelques réflexions, nous avons donc choisi le format Sway pour répondre à ce besoin de manière innovante !
Découvrez le Sway dans cette vidéo :
Pouvez-vous nous expliquer comment vous est venue l’idée d’utiliser Sway ?
Initialement, et par habitude, nous avions commencé à rédiger un document Word avec des captures d'écran et des instructions pas-à-pas. Pendant l'élaboration, nous nous sommes rendus compte que certaines manipulations auraient mieux été expliquées à travers des vidéos plutôt que des images.
Problème : Word n'est pas video-friendly. Nous avions donc pensé à Power Point, mais également à Sway.
Cela nous a paru être une bonne opportunité de tester Sway, d'autant plus que son côté web était un atout pour la diffusion du contenu (pas besoin de faire transiter un gros fichier PPT dans des mails).
Par ailleurs, l'utilisation de Sway fit bien avec l'ADN du DataLab, qui est de véhiculer l'adoption de nouveaux outils afin de moderniser les méthodes de travail de GRTgaz.
Est-ce que ça a été difficile à mettre en place ? Quelles sont les difficultés auxquelles vous avez dû faire face ? À l’opposé quelles sont les forces de cet outil ?
Les avantages que l'on peut évoquer :
Prise en main intuitive (interface claire, tout se fait en web, que ce soit pour la conception ou la consultation du Sway)
Facile d'intégrer une vidéo ou certains objets avec du embed HTML (tous ne sont pas supportés malheureusement)
Effet wahou simple à obtenir (effets de transition automatiques, navigation agréable, responsive design ...)
Permet de se focaliser sur le contenu plutôt que sur la forme
Facile à diffuser (juste une URL)
Les difficultés que nous avons trouvées :
Options de mise en forme limitées (par exemple, il est impossible de positionner une image au pixel prêt par rapport à un texte). C'est peut-être un mal pour un bien : ça nous pousse à créer quelque chose d'assez homogène.
Exports pas optimaux lorsqu'on a des vidéos (seuls les exports Word ou PDF sont possibles. On aurait aimé pouvoir faire un export full HTML)
Travail collaboratif moins intuitif que les autres outils bureautiques de Office 365 (par exemple, lorsque deux personnes travaillent sur un Sway de manière concurrente, l'un ne voit pas les modifications de l'autre tant qu'il n'a pas rechargé le Sway).
En conclusion quel bilan faites-vous de cette première utilisation opérationnelle de Sway ?
Nous sommes très contents de cette utilisation de Sway : elle répond parfaitement à deux points clés pour le DataLab : transmettre des connaissances aux utilisateurs métiers à travers des outils innovants et ergonomiques.
En outre, cela nous a permis de faire un peu de promotion pour Sway 🙂
Nous avons donc décidé de garder le même format pour nos futurs supports de formation à destination des utilisateurs métiers.
Merci à Nicolas SANH pour m'avoir soufflé cet excellent titre ;-)