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Digital Inside est un site dédié à la promotion, sensibilisation et accompagnement du digital interne au seins des petites, moyennes et grandes entreprises.

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Travailler autrement
avec les outils du digital

La finalité du Digital Working, c'est de travailler autrement chaque jour en tirant profit des usages que proposent les outils du digital interne en général, et ceux d'Office 365 en particulier. Reste à savoir à quoi cela correspond de façon concrète.

Après avoir été une révolution
dans les années 90, la messagerie devient
le goulet d'étranglement des entreprises

Les équipes que j'accompagne pensent que mon objectif est de supprimer à terme la messagerie d'entreprise, mais ce n'est pas du tout le cas ; la messagerie est l'un des outils du digital, et reste le meilleur outil pour certains types d'échange

La "nouveauté" (enfin, depuis 2007 environ), c'est que la messagerie n'est plus le seul et unique canal de communication et que pour plusieurs cas de figure, il y a des canaux beaucoup plus efficaces.

Pour autant, la messagerie reste encore aujourd'hui le canal de communication privilégié, voir unique pour tous les échanges au sein des entreprises, quel que soit le sujet.

 

La conséquence ce sont les déprimes des collaborateurs et de leurs managers, qui passent beaucoup de temps, chaque jour uniquement pour essayer de gérer leur messagerie, sans produire. Car la messagerie ne se vide jamais ; elle se remplit plus vite qu'on ne la vide.

 

Les collaborateurs plus rigoureux ont une vue consolidée des échanges et des documents, parfaitement rangés dans des dossiers, dans leur boîte aux lettres et sur leur disque dur. Pour cela, ils trient leurs mails, détachent les pièces jointes pour les ranger dans les bons dossieurs. Mais pour avoir cette vue consolidée, c'est un travail long et sans aucune valeur ajoutée.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Les autres, beaucoup rigoureux (plus brouillons ou n'ayant pas de temps) ne trient pas les messages dans la boîte de réception, et laisseront les fichiers en pièce jointes. Ils ne trient pas parce qu'ils se reposent sur le moteur de recherche de Word. Mais quand viendra le moment de récupérer une information importante, ils partiront en longue spéléologie dans Outlook pour retrouver le moment venu quelques brides de conversation sur un sujet donné, avec plus ou moins de succès. 

Au-delà du temps passé à tenter de juguler les avalanches de mail, il y a une conséquence bien plus gênante car cela signifie sur un projet tous les acteurs n'ont pas la même vision des informations, ni les mêmes facilités à prendre connaissance des conversations autour du projet.

 

Les plus rigoureux pourront avoir une vision plutôt claire des échanges, les autres n'en auront qu'une vision parcellaire. Et ça, ça peut poser de gros soucis sur de nombreux projets sensibles.

Parfois, lors de ma démonstration des collaborateurs m'interpellent pour m'expliquer, l'air serein, que j'exagère, et que gérer les messages de leur boîte mail ne pose aucun problème. Avant de découvrir autour d'un café, après la session, qu'ils ont un poste très en retrait de l'opérationnel, et qu'ils ne reçoivent que 4 ou 5 mails par jour. Effectivement.
 

 

Une recherche d'alternative
et d'efficacité 

Comme je l'ai indiqué dans cette page relatant les évolutions des outils de travail sur les cent dernières années (cliquer ici), le mail est l'outil collaboratif des années 90, à une époque où les entreprises, les gens, le monde, n'étaient pas soumis au rythme effréné qui est le nôtre dans les années 2017.

A cette époque, KODAK par exemple, était encore une entreprise prospère et puissante, indestructible, mais qui mourra très rapidement en 2012, faute d'avoir refusé jusqu'au bout de se transformer.

 

 

 

 

 

 

Un outil des années 90 ne peut pas répondre de manière efficace aux challenges des années 2020, et c'est pour cette raison que les entreprises cherchent des solutions pour régler le problème de la difficulté de travailler uniquement avec les mails.

Les outils du digital se sont implantés en réponse à cette difficulté. Côté Microsoft, pendant de nombreuses années, l'offre en termes d'outils était limitée. La solution collaborative phare était SharePoint. Mais depuis peu, Office 365 passe à la vitesse supérieure, et des outils s'ajoutent régulièrement à la palette des solutions collaboratives disponibles pour collaborer, partager de manière toujours plus efficace.

Travailler autrement, c'est savoir
utiliser les outils digitaux dans 
tous les cas de figure de leur métier

Ceux qui ont travaillé de manière pleine et efficace avec des outils digitaux pour animer des projets ou des réflexions (avec Yammer, SharePoint, Teams, etc) ne peuvent plus revenir en arrière et (re)travailler de nouveau "à l'ancienne" en se bombardant mutuellement de mails. 

Les outils digitaux (ceux d'office 365 en particulier) peuvent apporter des gains dans quasiment tous les cas de figure de l'activité de l'entreprise et dans toutes les circonstances. ​Les exemples sont innombrables et sont décrits dans la rubrique "cas d'usage", ou en cliquant sur les vignettes ci-dessous.

Des gains qui apparaissent
rapidement à l'usage

Les outils digitaux pour travailler, c'est comme le grand bain à la piscine : on a du mal à s'y plonger trouvant l'eau froide. Mais une fois qu'on y est, on la trouve finalement à la parfaite température. Les gains à utiliser les outils digitaux à la place des mails apparaissent évidents très rapidement lors des premiers usages.

C'est d'abord une autre façon de communiquer, plus directe, plus efficace, moins verbeuse. Dans les outils digitaux comme Yammer, ou Teams, la politesse est implicite. Inutile de dire bonjour, au revoir, et encore mieux "cordialement", tout simplement parce que ce n'est pas l'usage. Ce n'est donc pas, comme me l'a dit un jour une dame offusquée, "la promotion de l'impolitesse".

Au final,les messages sont plus courts, plus efficaces. Multiplié par le nombre d'échanges par jour, cet avantage est à lui seule décisif. Exemple avec un même message, envoyé sous forme de mail à gauche avec la formule de politesse et sous forme de post à droite. Les deux messages disent la même chose.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

C'est aussi une façon plus simple de gérer les conversations : plus de besoin de trier ses mails, les messages "tombent" directement dans les bonnes cases (les groupes Yammer, ou les équipes / canaux de Teams).  Par exemple, en ce qui me concerne, je ne fais plus de "dépilage" de ma boîte mail en rentrant de congés. Je me contente de consulter mes outils collaboratifs.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Mais il n'y a pas que sur les "conversations" entre les individus que les outils du digital apportent des gains évidents. Les nouveaux outils d'Office 365 donnent des gains d'efficacité directs :

  • Avec Planner par exemple, qui permet de gérer les tâches des équipes, au tour d'un tableau de style "management visuel (comme Trello). Exemple ci-dessous, avec le Planner de la réalisation de ce site Internet :

 

 

 

 

 

 

  • Avec To-do, un autre système de gestion de tâches, sous une forme plus classique
     

  • Avec SharePoint, pour gérer finement les documents, ou créer des espaces digitaux complets pour "porter" des sujets, des projets, des démarches,
     

  • Avec Power BI, pour analyser et partager de manière simple les données de l'entreprise, sans faire de lourds Excel longs à réaliser et peu évolués

... les exemples sont longs, et peuvent se trouver dans la pages de focus des outils.

 

 

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